Betriebsausgaben in Spanien steuerlich absetzen

„Betriebsausgabe“ ist in Spanien kein einheitlicher Prüfbegriff für alle Steuerarten. Eine spanische S.L. ermittelt ihre Körperschaftsteuer ausgehend vom handelsrechtlichen Ergebnis. Ein selbständig tätiger Mensch ermittelt den Gewinn im IRPF nach den Regeln für wirtschaftliche Tätigkeiten. Ob zusätzlich die IVA als Vorsteuer abziehbar ist, wird noch einmal eigenständig beurteilt. Derselbe Beleg kann deshalb ertragsteuerlich abziehbar, umsatzsteuerlich aber nicht oder nur teilweise abziehbar sein.

Das Wichtigste im Überblick

Steuerpflichtigen zuerst bestimmen: S.L./S.A., spanische Betriebsstätte, Autónomo und vermögensverwaltende Privatperson unterliegen nicht demselben Abzugssystem.
Bei Gesellschaften ist die Buchhaltung der Ausgangspunkt: Nach Artikel 10 LIS wird der steuerliche Gewinn aus dem ordnungsgemäßen Rechnungsergebnis abgeleitet und durch steuerliche Mehr- und Minderrechnungen angepasst.
Fünf Grundprüfungen gehören zusammen: richtige Buchung, zeitliche Zuordnung, belastbarer Nachweis, Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit und kein gesetzliches Abzugsverbot.
Zahlung allein genügt nicht: Ein privater Aufwand, eine verdeckte Ausschüttung, eine Geldbuße oder der Körperschaftsteueraufwand bleibt trotz Zahlung grundsätzlich nicht abzugsfähig.
Nahestehende Personen brauchen Fremdvergleich: Leistungen zwischen Gesellschaft, Gesellschafter, Geschäftsführer und verbundenen Unternehmen sind bei einer Nähebeziehung im Sinne von Artikel 18 LIS nach Marktwert zu behandeln und gegebenenfalls zu dokumentieren.
Zinsen, Abschreibungen, Wertberichtigungen und Rückstellungen haben Sonderregeln: Die handelsrechtliche Buchung entscheidet nicht abschließend über die steuerliche Höhe oder den Zeitpunkt.
Autónomos folgen eigenen IRPF-Regeln: Der Aufwand muss der Tätigkeit zugeordnet, ordnungsgemäß erfasst und belegt sein. In der vereinfachten direkten Gewinnermittlung kann für schwer nachweisbare Aufwendungen und Rückstellungen eine Pauschale von 5 Prozent mit einem Jahreshöchstbetrag von 2.000 Euro gelten.
Vorsteuer ist eine separate Frage: Eine körperschaftsteuerlich abziehbare Ausgabe berechtigt nur dann zum IVA-Abzug, wenn die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen, insbesondere unternehmerische Verwendung und Rechnung, erfüllt sind.

Welches Abzugssystem gilt?

Steuerpflichtiger/Sachverhalt	Ertragsteuer	Ausgangspunkt	Typische Erklärung
Spanische S.L., S.A. oder andere ansässige Körperschaft	Impuesto sobre Sociedades	handelsrechtliches Ergebnis, steuerlich angepasst	Modelo 200; gegebenenfalls Vorauszahlungen Modelo 202
Nichtansässiges Unternehmen mit spanischer Betriebsstätte	IRNR für Betriebsstätten, weitgehend nach LIS-Regeln	gesonderte Betriebsstättenbuchführung und Gewinnzurechnung	Modelo 200/206 und gegebenenfalls 202
Selbständiger Unternehmer/Freiberufler als natürliche Person	IRPF, wirtschaftliche Tätigkeit	direkte Gewinnermittlung normal oder vereinfacht; gegebenenfalls módulos	persönliche IRPF-Erklärung und Vorauszahlungen
Nichtansässige Person ohne Betriebsstätte	IRNR ohne Betriebsstätte	grundsätzlich einzelne spanische Einkünfte; Abzugsmöglichkeiten abhängig von Status und Einkunftsart	regelmäßig Modelo 210
IVA/Vorsteuer	Ley del IVA	Verwendung für besteuerte unternehmerische Umsätze und formelle Rechnungsvoraussetzungen	insbesondere Modelo 303; weitere Pflichten je Status

Die Rechtsform ist deshalb kein bloßes Etikett. Eine Rechnung an die private Person des Gesellschafters ist nicht automatisch Aufwand der S.L. Eine deutsche GmbH kann spanische Kosten nicht automatisch in Spanien abziehen, wenn sie dort keine Betriebsstätte oder andere steuerliche Bemessungsgrundlage hat. Umgekehrt kann eine spanische Gesellschaft auch Auslandsaufwand abziehen, sofern er ihrem Geschäft zuzurechnen ist und die spanischen Anforderungen erfüllt.

Das Grundschema für spanische Gesellschaften

1. Rechnungsergebnis als Ausgangspunkt

Nach Artikel 10 Absatz 3 LIS wird die steuerliche Bemessungsgrundlage grundsätzlich aus dem nach Handelsrecht ermittelten Ergebnis abgeleitet. Die Steuererklärung setzt nicht einfach sämtliche Zahlungen als Aufwand an. Sie übernimmt die ordnungsgemäße Buchführung und korrigiert sie dort, wo die LIS andere Wert-, Zeit- oder Abzugsregeln vorgibt.

Das bedeutet in der Praxis:

Ein Aufwand, der handelsrechtlich zu buchen ist, muss grundsätzlich in der Buchhaltung erscheinen.
Eine handelsrechtliche Ausgabe kann steuerlich ganz oder teilweise nicht abziehbar sein; dann erfolgt eine positive außerbilanzielle Korrektur.
Eine steuerliche Vergünstigung kann eine negative Korrektur oder einen späteren Abzug auslösen.
Ein Aufwand kann endgültig nicht abzugsfähig oder nur zeitlich verschoben sein. Dieser Unterschied ist für Folgejahre und latente Steuern wichtig.

2. Periodengerechte Zuordnung

Artikel 11 LIS knüpft an den wirtschaftlichen Anfall nach den Rechnungslegungsregeln an, nicht ausschließlich an den Zahlungszeitpunkt. Vorauszahlungen, nachträgliche Rechnungen, Boni, Jahresabschlusshonorare und mehrjährige Leistungen müssen deshalb der richtigen Periode zugeordnet werden.

Zunächst nicht oder zu spät gebuchte Aufwendungen können nach ihrer ordnungsgemäßen Verbuchung unter den gesetzlichen Bedingungen in der späteren Buchungsperiode berücksichtigt werden, soweit daraus keine niedrigere Besteuerung entsteht als bei richtiger Zuordnung. Diese Ausnahme ist kein freies Wahlrecht. Der Steuerpflichtige muss die ursprüngliche Periode, die Buchung, die steuerliche Wirkung und eine mögliche Verjährung nachvollziehbar prüfen.

3. Nachweis und Rechnung

Eine Rechnung ist der Regelfall, aber nicht der einzige denkbare Nachweis. Je nach Vorgang gehören zusammen:

Vertrag, Bestellung oder Gesellschafter-/Organbeschluss;
ordnungsgemäße Rechnung oder gleichwertiger Beleg;
Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum;
Zahlungsnachweis und Bankspur;
geschäftlicher Zweck und interner Genehmigungsweg;
bei Reisekosten Teilnehmer, Anlass, Strecke und Reisetage;
bei verbundenen Unternehmen Kostenbasis, Nutzen, Verteilungsschlüssel und Fremdvergleich;
bei Sachleistungen Übergabe-, Nutzungs- oder Verbrauchsnachweis.

Ein formal korrekter Beleg beweist noch nicht, dass die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Umgekehrt sollte eine echte Leistung nicht allein wegen eines heilbaren Formfehlers aufgegeben werden; der Beleg ist möglichst vor Abgabe der Steuererklärung zu berichtigen.

4. Betrieblicher Zusammenhang

Die Ausgabe muss der Geschäftstätigkeit der Gesellschaft dienen. Bei Kapitalgesellschaften wird nicht jedes unwirtschaftliche Geschäft automatisch privat; die Finanzverwaltung darf aber tatsächliche Leistung, Begünstigten, Marktüblichkeit und Unternehmensinteresse prüfen. Aufwendungen zugunsten von Gesellschaftern oder Angehörigen benötigen besonders klare Unterlagen.

Die Beurteilung erfolgt nicht nur nach dem Namen des Kontos. „Beratung“, „Reisekosten“ oder „Marketing“ ist ohne konkrete Leistung und Nutzen kein ausreichender Nachweis. Umgekehrt kann auch ein ungewöhnlicher Aufwand abziehbar sein, wenn er real, geschäftlich begründet, marktgerecht und nicht gesetzlich ausgeschlossen ist.

5. Kein besonderes Abzugsverbot oder keine Begrenzung

Die LIS enthält endgültige Abzugsverbote, zeitliche Verschiebungen und quantitative Grenzen. Vor der Übernahme in die Körperschaftsteuer sind daher insbesondere Artikel 12 bis 16, 18 und bei Beteiligungen Artikel 21 und folgende zu prüfen.

Typische abzugsfähige Aufwendungen – mit Bedingungen

Waren, Fremdleistungen, Miete und laufende Kosten

Einkauf, Unteraufträge, Software, Versicherungen, Miete, Energie, Telefon, Werbung und professionelle Beratung sind grundsätzlich geschäftliche Aufwendungen, wenn Leistung, Empfänger, Zeitraum, Preis und betrieblicher Zweck nachgewiesen sind. Bei länger nutzbaren Wirtschaftsgütern ist statt Sofortabzug regelmäßig eine Aktivierung mit Abschreibung erforderlich.

Bei Leistungen aus dem Ausland sind zusätzlich zu prüfen:

spanische IVA beziehungsweise Reverse-Charge;
Quellensteuer auf bestimmte Zahlungen an Nichtresidenten;
DBA-Entlastung und Ansässigkeitsnachweis;
Verrechnungspreise bei verbundenen Unternehmen;
ob ein immaterieller Wert oder ein mehrjähriger Vorteil aktiviert werden muss.

Personalaufwand

Gehälter, Arbeitgeberbeiträge, variable Vergütung und betriebliche Sozialleistungen sind grundsätzlich abzugsfähig, wenn sie tatsächlich geschuldet, richtig periodisiert und lohnsteuerlich beziehungsweise sozialversicherungsrechtlich behandelt werden. Private Kostenübernahmen können Arbeitslohn oder Gesellschaftervorteil sein; fehlende Payroll-Erfassung ist ein Warnsignal, aber die ertragsteuerliche Einordnung ist gesondert vorzunehmen.

Abfindungs- und Beendigungszahlungen unterliegen Artikel 15 Buchstabe i LIS: Der über 1 Million Euro liegende Betrag oder – wenn höher – der über die gesetzlich zwingende Entschädigung hinausgehende Betrag ist unter den gesetzlichen Voraussetzungen nicht abzugsfähig. Zahlungen an denselben Empfänger sind auch bei Verteilung auf mehrere Steuerjahre und bei Zahlungen durch andere Gesellschaften desselben Konzerns zusammenzurechnen.

Geschäftsführer- und Verwaltungsratsvergütung

Geschäftsführerbezüge sind nicht pauschal nicht abzugsfähig. Artikel 15 Buchstabe e LIS nimmt Vergütungen für Leitungsfunktionen und andere arbeitsvertragliche Funktionen aus dem Liberalitätsverbot heraus. Die Abziehbarkeit ist deshalb anhand der tatsächlichen Funktionen und der gesetzlichen Abzugsvoraussetzungen zu beurteilen, nicht allein anhand der Bezeichnung als Organvergütung.

Das bedeutet jedoch keine voraussetzungslose Abziehbarkeit. Zu prüfen bleiben:

tatsächliche Leistung und klare Funktionsbeschreibung;
ordnungsgemäße Buchung und Periodisierung;
Satzung, Organbeschluss und gesellschaftsrechtliches Vergütungssystem;
Einbehalt auf Geschäftsführer-/Organbezüge;
Marktwert bei Gesellschafter-Geschäftsführern, soweit eine Nähebeziehung nach Artikel 18 LIS vorliegt;
Abgrenzung zwischen Arbeitslohn, Organvergütung, Dividende und verdecktem Vorteil.

Die sichere Praxis besteht deshalb nicht darin, gesellschaftsrechtliche Formalien zu ignorieren, sondern sie mit Vertrag, Satzung, Beschlüssen, Leistungsnachweisen und Payroll in Einklang zu bringen.

Abschreibungen

Artikel 12 LIS erlaubt steuerliche Abschreibungen für den tatsächlichen Wertverzehr nach den gesetzlich anerkannten Methoden und Tabellen. Entscheidend sind Anschaffungs- oder Herstellungskosten, Nutzungsbeginn, betriebliche Verwendung, Nutzungsdauer und gegebenenfalls ein besonderer Anreiz für kleine Unternehmen.

Ein geringwertiges Wirtschaftsgut ist nicht automatisch in beliebiger Höhe sofort abziehbar. Beschleunigte oder freie Abschreibung setzt eine konkrete gesetzliche Begünstigung voraus. Bei Immobilien sind Grund und Boden und Gebäude aufzuteilen, da der Boden nicht planmäßig abgeschrieben wird.

Forderungsausfälle und Wertberichtigungen

Wertberichtigungen auf Forderungen sind nur unter Artikel 13 LIS abzugsfähig. Typische gesetzliche Anknüpfungen sind der Ablauf der vorgeschriebenen Frist seit Fälligkeit, Insolvenz des Schuldners, strafrechtlich relevante Vermögensdelikte oder gerichtliche beziehungsweise schiedsgerichtliche Geltendmachung. Ausnahmen betreffen unter anderem bestimmte Forderungen gegen öffentliche Stellen oder verbundene Personen, soweit die besonderen Voraussetzungen nicht erfüllt sind.

Eine pauschale Buchung „zweifelhafte Forderungen“ ohne Debitorenliste, Fälligkeit, Mahnverlauf und rechtlichen Status ist nicht ausreichend. Umgekehrt ist beim späteren Zahlungseingang die Auflösung nachvollziehbar zu erfassen; sie wirkt nur insoweit steuererhöhend, wie die Wertberichtigung zuvor steuerlich abgezogen wurde.

Rückstellungen

Artikel 14 LIS beschränkt bestimmte Rückstellungen und langfristige Verpflichtungen. Handelsrechtlich gebuchte Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten sind steuerlich nur abzugsfähig, wenn kein spezielles Verbot oder Aufschubtatbestand greift. Besonders zu prüfen sind langfristige Personalverpflichtungen, Restrukturierungen, interne Garantien, Rückbau, Prozessrisiken und variable Vergütungen.

Finanzierungsaufwand

Nettofinanzierungsaufwendungen sind nach Artikel 16 LIS grundsätzlich nur bis zu 30 Prozent des steuerlich definierten operativen Gewinns abziehbar. Ein Betrag von 1 Million Euro ist nach der gesetzlichen Grundregel unabhängig von dieser Prozentgrenze abziehbar; nicht abgezogene Zinsen können innerhalb der jeweiligen Abzugsgrenze in spätere Perioden vorgetragen werden. Nicht ausgeschöpfter Spielraum der 30-Prozent-Grenze ist dagegen auf die folgenden fünf Jahre übertragbar. Bei einer Steuerperiode von weniger als zwölf Monaten wird die 1-Million-Euro-Grenze zeitanteilig gekürzt.

Zusätzlich bestehen besondere Verbote, etwa für bestimmte konzerninterne Erwerbsfinanzierungen, hybride Gestaltungen und Finanzierungen, die wirtschaftlich Eigenkapitalausschüttungen ersetzen. Bei Gesellschafterdarlehen sind Zinssatz, Laufzeit, Sicherheiten, Bonität, tatsächliche Zahlung und Verrechnungspreisdokumentation zu prüfen.

Typische nicht oder nur begrenzt abzugsfähige Aufwendungen

Artikel 15 LIS nennt insbesondere:

Vergütungen des Eigenkapitals, also insbesondere offene und verdeckte Gewinnausschüttungen;
den spanischen Körperschaftsteueraufwand selbst;
straf- und verwaltungsrechtliche Geldbußen sowie bestimmte steuerliche Zuschläge;
Spielverluste;
Spenden und freigebige Zuwendungen, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift;
bestimmte Aufwendungen aus rechtswidrigen Handlungen;
bestimmte Aufwendungen mit verbundenen Personen bei Qualifikations- oder Besteuerungsmismatches;
den AJD-Steueraufwand des Kreditgebers bei notariellen Hypothekendarlehen;
den gesetzlich ausgeschlossenen Teil hoher Beendigungsvergütungen.

Kundengeschenke und Bewirtung

Nicht jede Zuwendung ist eine nicht abziehbare Liberalität. Aufwendungen für Kunden- oder Lieferantenbeziehungen, übliche Aufmerksamkeiten gegenüber Personal, Absatzförderung sowie Aufwendungen, die mit Einnahmen zusammenhängen, können abziehbar sein. Für Aufmerksamkeiten an Kunden oder Lieferanten, etwa Bewirtungen und Geschenke, gilt jedoch eine quantitative Grenze von 1 Prozent des Nettoumsatzes des Steuerjahres.

Die Gesellschaft sollte Empfänger, Geschäftsbezug, Teilnehmer, Anlass und Betrag dokumentieren. Ein Beleg mit der Angabe „comida“ oder „regalo“ ohne geschäftliche Zuordnung genügt bei einer Prüfung häufig nicht.

Private Nutzung und Gesellschaftervorteile

Trägt die Gesellschaft Kosten für Wohnung, Fahrzeug, Reisen, Schule, Haushalt oder private Beratung eines Gesellschafters, sind mehrere Folgen möglich:

Arbeitslohn oder Sachbezug bei einer echten Tätigkeit;
fremdübliche Vergütung für eine sonstige Leistung;
Forderung gegen den Gesellschafter;
offene Ausschüttung;
verdeckte Gewinnausschüttung beziehungsweise nicht fremdüblicher Gesellschaftervorteil.

Die private Komponente darf nicht schlicht im Betriebsaufwand verbleiben. Gleichzeitig muss die korrespondierende Besteuerung beim Begünstigten geprüft werden. Eine spätere Umbuchung auf das Gesellschafterverrechnungskonto ist nur tragfähig, wenn eine echte, durchsetzbare Rückzahlungsverpflichtung besteht.

Verbundene Unternehmen und Fremdvergleich

Artikel 18 LIS verlangt für Geschäfte zwischen nahestehenden Personen und Unternehmen den Marktwert. Das betrifft nicht nur Warenlieferungen, sondern auch:

Management- und Beratungsleistungen;
Kostenumlagen und Shared Services;
Darlehen, Garantien und Cash-Pooling;
Lizenzen, Marken und Software;
Geschäftsführervergütungen, soweit sie unter Artikel 18 LIS fallen;
Vermietung von Immobilien oder Fahrzeugen;
Übertragung von Kunden, Personal, Funktionen oder Risiken.

Für Dienstleistungen muss insbesondere ein tatsächlicher oder erwartbarer Nutzen beim Empfänger bestehen. Anteilseigneraktivitäten der Muttergesellschaft dürfen nicht ohne Weiteres der Tochter belastet werden. Der Verteilungsschlüssel muss zur Leistung passen; Umsatz, Personal, Nutzungszahlen oder Transaktionen können je nach Kostenart sachgerecht sein.

Je nach Umfang und Art der Geschäfte sind Verrechnungspreisdokumentation und Modelo 232 erforderlich. Das Modelo 232 wird grundsätzlich im Monat nach Ablauf von zehn Monaten seit Ende des Steuerjahres eingereicht; bei kalendergleichem Jahr typischerweise im November. Die gesetzlichen Schwellen und „spezifischen Geschäfte“ sind für jedes Jahr zu prüfen.

Die bloße Organstellung begründet für die Vergütung der Organfunktion nach Artikel 18 Absatz 2 Buchstabe b keine verbundene Transaktion. Andere Nähebeziehungen, insbesondere eine Beteiligung von mindestens 25 Prozent, sind gesondert zu prüfen.

Beteiligungserträge, Beteiligungsverluste und Kosten

Die steuerliche Behandlung einer Holding lässt sich nicht auf den Abzug ihrer Verwaltungskosten reduzieren. Bei Dividenden und Veräußerungsgewinnen kann Artikel 21 LIS eine Beteiligungsbefreiung gewähren, wenn insbesondere die Beteiligungs- und Haltedauervoraussetzungen erfüllt sind. Die Befreiung wird grundsätzlich um 5 Prozent als pauschale Verwaltungskostenkomponente reduziert; wirtschaftlich sind daher regelmäßig 95 Prozent begünstigt, soweit keine Ausnahme greift.

Korrespondierend sind Verluste aus Beteiligungen und damit zusammenhängende Wertminderungen häufig eingeschränkt oder ausgeschlossen. Erwerbsfinanzierung unterliegt zusätzlich Artikel 16 und gegebenenfalls besonderen Anti-Missbrauchsregeln. Vor jeder Aussage „Holdingkosten sind absetzbar“ müssen deshalb mindestens geprüft werden:

Beteiligungsquote und Haltedauer;
Ansässigkeit und Besteuerung der Tochtergesellschaft;
Art des Ertrags oder Verlusts;
Zusammenhang der Finanzierung mit Erwerb oder konzerninterner Umstrukturierung;
ETVE- oder anderes Sonderregime;
Substanz, Leitung und tatsächliche Dienstleistungen der Holding.

Verluste, Mindestbesteuerung und Steuergruppe

Verlustvorträge

Negative steuerliche Bemessungsgrundlagen können nach Artikel 26 LIS grundsätzlich ohne feste zeitliche Verfallsfrist vorgetragen werden. Die Verrechnung ist jedoch regelmäßig auf 70 Prozent der vor Abzug der Kapitalisierungsreserve und vor Verlustverrechnung verbleibenden positiven Bemessungsgrundlage begrenzt; bis zu 1 Million Euro kann nach der Grundregel unabhängig von der Prozentgrenze verrechnet werden. Für große Unternehmen gelten strengere Prozentsätze, und bei Mantelkauf- oder missbräuchlichen Konstellationen kann der Verlustvortrag eingeschränkt sein.

Die Finanzverwaltung kann die Entstehung alter Verlustvorträge innerhalb der besonderen gesetzlichen Kontrollfrist prüfen. Steuererklärung, Buchhaltung und hinterlegte Jahresabschlüsse müssen deshalb langfristig gesichert werden.

Mindestbesteuerung

Artikel 30 bis LIS sieht für bestimmte große Unternehmen – insbesondere bei Nettoumsatz von mindestens 20 Millionen Euro – und für Steuergruppen eine Mindestbesteuerung vor. Der Mindestbetrag knüpft nicht schlicht an den handelsrechtlichen Gewinn an, sondern an eine gesetzlich angepasste Bemessungsgrundlage und berücksichtigt Ausnahmen sowie besondere Prozentsätze. Ein formal abzugsfähiger Aufwand kann daher die laufende Steuer nicht in demselben Umfang reduzieren, wenn die Mindeststeuer greift.

Steuergruppe

Eine spanische Steuergruppe wird nicht automatisch durch Mehrheitsbesitz gebildet. Das Konsolidierungsregime erfordert gesetzliche Voraussetzungen und eine wirksame Option. Die Gruppe erklärt über Modelo 220 und leistet Vorauszahlungen über Modelo 222; die einzelnen Gesellschaften behalten eigene Rechnungslegungs- und Informationspflichten. Konzerninterne Aufwendungen können im Gruppenregime eliminiert oder zeitlich anders wirken.

Sonderregime nicht pauschal übertragen

Der allgemeine Abzugsmaßstab kann durch besondere Systeme verändert werden. Dazu gehören unter anderem:

ETVE für bestimmte ausländische Beteiligungen;
neu gegründete Gesellschaften und Unternehmen im Sinne des Startup-Gesetzes;
SOCIMI;
gemeinnützige Einrichtungen nach Ley 49/2002;
AIE und UTE;
ZEC und andere territorial begrenzte Anreize;
Reserven für Investitionen auf den Balearen oder Kanaren;
Patent-Box-Regelungen für bestimmte immaterielle Einkünfte.

Die Bezeichnung im Handelsregister genügt nicht. Voraussetzungen, Optionen, Mindesthaltedauer, Substanz, Tätigkeit, Dokumentation und Verlust von Vergünstigungen sind jeweils nach der aktuellen Spezialnorm zu prüfen.

Körperschaftsteuersätze für 2026

Für Steuerperioden, die im Jahr 2026 beginnen, weist die AEAT insbesondere folgende Sätze aus:

Kategorie	Satz 2026
Allgemeiner Satz	25 %
Unternehmen mit Nettoumsatz unter 1 Million Euro, soweit nicht als vermögensverwaltend ausgeschlossen	19 % auf die ersten 50.000 Euro steuerliche Bemessungsgrundlage, 21 % auf den Rest
Unternehmen reduzierter Größe nach Art. 101 LIS	23 %
Qualifizierte neu gegründete Unternehmen	15 %
Qualifizierte „empresas emergentes“	15 %
Vermögensverwaltende Gesellschaft	25 %

Die reduzierten Sätze gelten nicht allein wegen geringer Umsätze. Konzernzugehörigkeit, wirtschaftliche Tätigkeit, Vermögensverwaltung, Neugründung aus bestehender Tätigkeit und besondere Ausschlüsse sind vorher zu prüfen. Bereits gesetzlich vorgesehene weitere Absenkungen für spätere Jahre dürfen nicht vorzeitig auf 2026 angewandt werden.

Autónomos: eigene Regeln im IRPF

Bei einem Autónomo richtet sich die Abziehbarkeit nach den Regeln für Einkünfte aus wirtschaftlicher Tätigkeit. In der direkten Gewinnermittlung muss der Aufwand grundsätzlich:

mit der Tätigkeit zusammenhängen;
in den vorgeschriebenen Büchern oder der Buchhaltung erfasst sein;
der richtigen Periode zugeordnet sein;
durch Rechnung oder sonstigen zulässigen Beleg nachgewiesen sein;
frei von einem besonderen Abzugsverbot sein.

Die private Mitveranlassung ist bei natürlichen Personen besonders bedeutsam. Wohnung, Pkw, Telefon, Reisen und Verpflegung dürfen nicht schematisch vollständig abgezogen werden. Für die teilweise betrieblich genutzte Wohnung, Verpflegung des Unternehmers, Fahrzeuge und wirtschaftlich teilbare Gegenstände bestehen spezielle Regeln und Nachweisanforderungen.

Vereinfachte direkte Gewinnermittlung

Die vereinfachte Methode kann bei Erfüllung der gesetzlichen Voraussetzungen und grundsätzlich bis zu der maßgeblichen Umsatzgrenze von 600.000 Euro angewandt werden. Für Rückstellungen und schwer nachweisbare Ausgaben wird regelmäßig eine Pauschale von 5 Prozent des vorher ermittelten positiven Gewinns berücksichtigt, höchstens 2.000 Euro pro Jahr. Die Pauschale ist keine zusätzliche 5-Prozent-Kürzung sämtlicher Einnahmen und kann mit bestimmten anderen Ermäßigungen unvereinbar sein.

Bei Betriebsveräußerung oder -aufgabe ist zu prüfen, ob laufender Gewinn, Veräußerungsgewinn, Entnahme stiller Reserven und ein erforderlicher Übergang der Gewinnermittlung getrennt zu erfassen sind. Eine bloße Fortführung der bisherigen Einnahmen-Ausgaben-Logik kann zu einem unvollständigen Ergebnis führen.

IVA-Vorsteuerabzug ist nicht der Betriebsausgabenabzug

Der Vorsteuerabzug nach den Artikeln 92 bis 99 LIVA setzt insbesondere voraus, dass der Unternehmer die Gegenstände oder Dienstleistungen für zum Vorsteuerabzug berechtigende Umsätze verwendet und über eine ordnungsgemäße Rechnung verfügt. Bei gemischter oder privater Verwendung gelten Zuordnungs- und Aufteilungsregeln. Ausschlüsse können etwa bei bestimmten Reise-, Bewirtungs- oder privaten Ausgaben greifen.

Praktisch sind drei Ergebnisse möglich:

Nettoaufwand abzugsfähig und IVA vollständig als Vorsteuer abziehbar.
Nettoaufwand abzugsfähig, IVA aber nicht abziehbar; dann kann die nicht abziehbare IVA Teil der Anschaffungs- oder Aufwandshöhe sein.
Weder Aufwand noch IVA abziehbar, etwa bei rein privatem Gesellschafterkonsum ohne korrekte Weiterbelastung.

Eine Rechnung mit spanischer IVA ist nicht automatisch richtig. Bei grenzüberschreitenden B2B-Leistungen kann Reverse-Charge gelten; eine fälschlich ausgewiesene ausländische Steuer wird nicht durch Aufnahme in Modelo 303 zu spanischer Vorsteuer.

Deutschland–Spanien-Fälle

Kostenumlage aus Deutschland

Belastet eine deutsche Muttergesellschaft Management-, IT- oder Finanzkosten an eine spanische Tochter, muss die spanische Gesellschaft den konkreten Nutzen, die Kostenbasis, den Verteilungsschlüssel und den Marktpreis belegen. Anteilseigneraufwand der Mutter und Doppelarbeiten sind auszusondern. Zusätzlich sind IVA, Quellensteuer und Modelo 232 zu prüfen.

Deutsche Gesellschaft mit spanischer Betriebsstätte

Die Betriebsstätte braucht eine getrennte Gewinnzurechnung nach spanischem Recht und DBA. Nur der wirtschaftlich zugehörige Aufwand darf die spanische Betriebsstättengröße mindern. Hauptsitzkosten können unter den gesetzlichen Voraussetzungen verteilt werden; interne Lizenz-, Zins- oder Vergütungsposten werden nicht in jedem Fall wie Geschäfte zwischen zwei rechtlich selbständigen Unternehmen behandelt.

Spanische Ausgabe und deutscher Steuerabzug

Dass Spanien einen Aufwand anerkennt, bindet das deutsche Finanzamt nicht. Beide Staaten wenden ihre eigenen Gewinnermittlungs- und Abzugsregeln an. Das DBA verteilt Besteuerungsrechte und vermeidet Doppelbesteuerung, schafft aber keinen automatischen Betriebsausgabenabzug und keinen automatischen Step-up.

Formulare, Fristen und Dokumentation

Pflicht	Typischer Vordruck/Unterlage	Grundfrist oder Funktion
Zensus, NIF, Tätigkeiten und Steuerpflichten	Modelo 036	vor Beginn beziehungsweise bei Änderung innerhalb der einschlägigen Frist
Körperschaftsteuer	Modelo 200	25 Kalendertage nach Ablauf von sechs Monaten seit Ende des Steuerjahres
Vorauszahlungen	Modelo 202	erste 20 Kalendertage April, Oktober und Dezember; Bankeinzug regelmäßig bis zum 15.
Steuergruppe	Modelos 220/222	Jahreserklärung/Vorauszahlungen nach Gruppenregime
Verbundene Geschäfte	Modelo 232	Monat nach Ablauf von zehn Monaten seit Ende des Steuerjahres; bei Kalenderjahr regelmäßig November
IVA	insbesondere Modelo 303, gegebenenfalls 390/SII	abhängig von Abrechnungsrhythmus und Status
Einbehalte	je Zahlung etwa 111/190, 115/180 oder 123/193	abhängig von Art des Empfängers und der Zahlung
Handelsrecht	Buchhaltung, Inventar-/Jahresabschluss, Beschlüsse, Registereinreichung	laufend; Jahresabschluss nach gesellschaftsrechtlichem Kalender

Eine S.L. sollte mindestens Hauptbuch, Belegarchiv, Vertragsregister, Anlagenverzeichnis, Debitoren-/Kreditorenlisten, Gesellschafter- und Organbeschlüsse, Verrechnungspreisunterlagen und Steuerabstimmung zusammenführen. Das Handelsgesetzbuch verlangt grundsätzlich eine sechsjährige Aufbewahrung handelsrechtlicher Bücher und Unterlagen; steuerliche Kontrollfristen, Verlustvorträge und anhängige Verfahren können eine längere Sicherung erforderlich machen.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Beratung der deutschen Muttergesellschaft

Eine spanische S.L. erhält von ihrer deutschen Mutter eine Jahresrechnung über 120.000 Euro „Management Fee“. Die Mutter legt eine Kostenstellenliste, Tätigkeitsberichte, Namen der Mitarbeiter, ausgeschlossene Anteilseignerleistungen und einen sachgerechten Verteilungsschlüssel vor. Die Leistungen wurden tatsächlich für die spanische Gesellschaft erbracht.

Unter diesen Annahmen ist ein Abzug grundsätzlich möglich, aber nicht allein wegen der Rechnung. Marktwert, Leistungsnutzen, Reverse-Charge-IVA, mögliche Quellensteuer und Modelo-232-Pflicht sind zu prüfen. Fehlen Nutzen- und Leistungsnachweise, kann die AEAT den Abzug ganz oder teilweise versagen.

Beispiel 2: Gesellschafterreise

Die S.L. bezahlt Flug, Hotel und Restaurant für den Gesellschafter und seine Familie. Nur zwei Tage der siebentägigen Reise betreffen nachweisbare Kundentermine; die übrige Zeit ist privat.

Der gesamte Betrag darf nicht als Reisekosten der Gesellschaft behandelt werden. Der geschäftliche Anteil ist mit Termin- und Zahlungsnachweisen zu bestimmen. Der private Teil ist je nach Rechtsgrund als Forderung, Vergütung/Sachbezug oder Gesellschaftervorteil zu behandeln; auch IVA und Einbehalte sind entsprechend zu korrigieren.

Beispiel 3: Zinsgrenze

Eine Gesellschaft weist für eine zwölfmonatige Steuerperiode 1,4 Millionen Euro Nettofinanzierungsaufwand und einen steuerlich definierten operativen Gewinn von 2 Millionen Euro aus. Weitere Sonderregeln werden nicht unterstellt.

30 Prozent des operativen Gewinns ergeben 600.000 Euro. Nach der gesetzlichen Grundregel sind jedoch bis zu 1 Million Euro abziehbar. Die verbleibenden 400.000 Euro werden nicht endgültig vernichtet, sondern können unter den gesetzlichen Voraussetzungen vorgetragen werden. Konzerninterne Erwerbsfinanzierung oder hybride Sachverhalte könnten das Ergebnis verschärfen.

Beispiel 4: Autónomo in der vereinfachten Methode

Ein selbständiger Berater erzielt nach nachgewiesenen Einnahmen und Einzelkosten einen positiven Zwischengewinn von 40.000 Euro und erfüllt die Voraussetzungen der vereinfachten direkten Gewinnermittlung. Andere Inkompatibilitäten werden nicht unterstellt.

Die Pauschale für Rückstellungen und schwer nachweisbare Ausgaben beträgt 5 Prozent, also 2.000 Euro. Da dies zugleich der Jahreshöchstbetrag ist, können nicht zusätzlich weitere 5 Prozent auf andere Tätigkeiten oder beliebige unbelegte Privatausgaben abgezogen werden.

Korrektur und Rechtsbehelf

Fehlt ein Aufwand oder wurde er falsch behandelt, ist zuerst zu unterscheiden:

zu wenig Steuer erklärt: rectificativa, soweit für das betreffende Modelo und Steuerjahr vorgesehen, andernfalls ergänzende Selbstveranlagung; Zuschläge und Zinsen können hinzukommen;
zu viel Steuer erklärt: Berichtigung beziehungsweise rectificativa nach dem für das betreffende Modelo geltenden Verfahren;
Buchungsfehler: handelsrechtliche Korrektur und steuerliche Periodenprüfung;
Verrechnungspreisanpassung: korrespondierende Behandlung bei beiden Beteiligten und gegebenenfalls Verständigungsverfahren;
behördliche Versagung: Einspruchsähnliche reposición oder wirtschaftsverwaltungsrechtliche reclamación in der gesetzlichen Frist, regelmäßig ein Monat nach Bekanntgabe.

Die aktuelle Modelo-200-Generation sieht ein Verfahren der rectificativa vor. Für ältere Perioden kann ein anderes Berichtigungsverfahren gelten. Deshalb müssen Steuerjahr, Formularversion und Zeitpunkt der Korrektur getrennt geprüft werden.

Typische Fehler

Zahlung und Abziehbarkeit werden gleichgesetzt.
Körperschaftsteuer-, Autónomo- und IVA-Regeln werden vermischt.
Aufwand wird in der Steuererklärung angesetzt, ohne in der Buchhaltung erfasst zu sein.
Bewirtung und Geschenke werden ohne Empfänger und Geschäftsbezug gebucht oder die 1-Prozent-Grenze wird ignoriert.
Private Gesellschafterkosten verbleiben als normaler Aufwand, ohne korrespondierende Besteuerung oder Rückzahlungsforderung.
Geschäftsführerbezüge werden entweder pauschal verworfen oder trotz fehlender Leistung, Beschlüsse und Marktprüfung pauschal abgezogen.
Konzernumlagen enthalten Anteilseigneraktivitäten, Doppelarbeit oder willkürliche Schlüssel.
Eine Beteiligungsbefreiung wird als 100-prozentig behandelt, obwohl regelmäßig eine 5-prozentige Kürzung gilt.
Verlustvorträge werden ohne langfristige Belege übernommen.
Zukünftige, bereits gesetzlich vorgesehene Steuersatzsenkungen werden vor dem richtigen Beginnjahr angewandt.
Eine ausländische Umsatzsteuer wird als spanische Vorsteuer in Modelo 303 abgezogen.

Häufige Fragen

Muss jede abzugsfähige Ausgabe eine Rechnung haben?

Die Rechnung ist der wichtigste Regelbeleg und für den IVA-Abzug grundsätzlich zentral. Je nach Vorgang können zusätzliche oder andere Nachweise erforderlich sein, etwa Lohnabrechnung, Vertrag, Bankbeleg oder behördlicher Bescheid. Eine Rechnung allein beweist weder Leistung noch Geschäftszweck.

Ist ein Pkw der S.L. vollständig abziehbar?

Nicht automatisch. Anschaffung beziehungsweise Leasing, Abschreibung, laufende Kosten, private Nutzung, Sachbezug und IVA sind getrennt zu prüfen. Bei privater Nutzung durch Gesellschafter oder Mitarbeiter muss die Gegenleistung beziehungsweise Vergütung erfasst werden.

Sind Geldbußen und Säumniszuschläge abziehbar?

Geldbußen, Sanktionen sowie die in Artikel 15 LIS genannten Zuschläge sind grundsätzlich nicht abzugsfähig. Verzugs- oder Nachzahlungszinsen sind gesondert zu qualifizieren und können als Finanzierungsaufwand den Grenzen des Artikels 16 unterliegen.

Kann eine S.L. die private Krankenversicherung des Gesellschafter-Geschäftsführers abziehen?

Nur nach korrekter Qualifikation. Besteht ein Vergütungszusammenhang, kann Personalaufwand und beim Empfänger Arbeitslohn/Sachbezug vorliegen. Ohne fremdübliche Vergütungsgrundlage kann es ein Gesellschaftervorteil sein. Zusätzlich sind Einbehalt, Payroll und mögliche persönliche Steuerbegünstigungen zu prüfen.

Gilt die 5-Prozent-Pauschale auch für eine S.L.?

Nein. Die Pauschale für schwer nachweisbare Ausgaben in der vereinfachten direkten IRPF-Gewinnermittlung betrifft qualifizierte Autónomos, nicht die Körperschaftsteuer einer S.L.

Sind Aufwendungen einer spanischen Holding immer abzugsfähig?

Nein. Leistung und Geschäftszweck, Beteiligungsbefreiung, Verlustbeschränkungen, Finanzierungsgrenzen, Verrechnungspreise und ein mögliches Sonderregime müssen zusammen geprüft werden.

Amtliche Quellen und Rechtsstand

Rechtsstand: 11. August 2026. Steuersätze beziehen sich auf Perioden, die 2026 beginnen; bei abweichendem Wirtschaftsjahr ist das Beginnjahr der Periode zu prüfen.