Modelo 361: Spanische IVA für Drittlandsfirmen

Eine spanische Rechnung mit ausgewiesener IVA führt bei einem ausländischen Unternehmen nicht automatisch zu einer Erstattung. Vor dem Ausfüllen von Modelo 361 muss geklärt werden, ob die Rechnung überhaupt spanische IVA enthalten durfte, welche Gesellschaft Leistungsempfänger ist, ob diese Gesellschaft im maßgeblichen Zeitraum als nicht in Spanien niedergelassen gilt, welche Umsätze sie in Spanien ausgeführt hat und ob ihr Sitzstaat die spanische Gegenseitigkeitsvoraussetzung erfüllt.

Das Verfahren betrifft nur die IVA des spanischen Anwendungsgebiets, also grundsätzlich Festlandspanien und die Balearen. IGIC der Kanarischen Inseln sowie die indirekten Steuern von Ceuta und Melilla werden nicht über Modelo 361 erstattet. Ebenso wenig dient das Formular zur Rückforderung einer bloß irrtümlich berechneten spanischen Steuer oder zur Verrechnung eigener spanischer Ausgangsumsätze.

Das Wichtigste im Überblick

Modelo 361 ist für Unternehmer und Freiberufler bestimmt, die weder im spanischen IVA-Gebiet noch in der EU, auf den Kanaren, in Ceuta oder Melilla niedergelassen sind.
Ein in Deutschland ansässiger Unternehmer verwendet für spanische Vorsteuer grundsätzlich das unionsrechtliche Erstattungsverfahren über Modelo 360, nicht Modelo 361.
Der Antragsteller muss während des Erstattungszeitraums grundsätzlich als nicht in Spanien niedergelassen gelten und darf dort nur die gesetzlich zugelassenen Arten von Umsätzen ausgeführt haben.
Drittlandsunternehmer müssen im Regelfall vorab einen im spanischen IVA-Gebiet ansässigen Vertreter bestellen. Dieser erfüllt die Verfahrenspflichten und haftet bei einer unberechtigten Erstattung gesamtschuldnerisch.
Zusätzlich ist grundsätzlich Gegenseitigkeit erforderlich. Ob sie besteht und welche Einschränkungen gelten, ergibt sich aus einer aktuellen Resolution der spanischen Dirección General de Tributos zum jeweiligen Sitzstaat.
Ohne Gegenseitigkeit bleiben gesetzliche Ausnahmen für bestimmte Formen, Schablonen und Produktionsausrüstung sowie für bestimmte mit einer beruflichen Messe, einem Kongress oder einer Ausstellung verbundene Leistungen möglich.
Für ausschließlich durch ein einschlägiges OSS-Regime erfasste Tätigkeiten können weder Gegenseitigkeit noch ein spanischer Vertreter verlangt werden. Besteht daneben die Pflicht zu nationalen spanischen IVA-Erklärungen, ist die Vorsteuer dagegen regelmäßig über diese Erklärungen abzuziehen.
Erstattet wird nur rechtmäßig geschuldete spanische IVA, die einer unternehmerischen Tätigkeit dient und nach den spanischen Abzugsregeln nicht ausgeschlossen ist.
Der Zeitraum umfasst grundsätzlich mindestens drei Monate und höchstens ein Kalenderjahr. Ein kürzerer Restjahreszeitraum ist zulässig.
Mindestbetrag: 400 Euro bei einem Zeitraum unter einem Jahr, aber mindestens drei Monaten; 50 Euro bei einem Kalenderjahr oder einem zulässigen Restjahreszeitraum.
Die Einreichungsfrist beginnt am Tag nach Ende eines Kalenderquartals beziehungsweise Kalenderjahres und endet am 30. September des Folgejahres.
Die AEAT entscheidet grundsätzlich innerhalb von vier Monaten. Bei Auskunftsersuchen kann das Verfahren bis zu acht Monate dauern; die Antwortfrist auf ein Ersuchen beträgt einen Monat.
Modelo 361 ersetzt weder eine spanische IVA-Registrierung noch Modelo 303, SII, OSS/IOSS-Erklärungen, Rechnungsberichtigungen oder künftige Pflichten aus dem spanischen Rechnungssoftware-Regime.

Was Modelo 361 tatsächlich erstattet

Modelo 361 ist kein allgemeiner Zuschuss für in Spanien entstandene Kosten. Es ist ein besonderes Verfahren zur Vergütung spanischer Vorsteuer an bestimmte nicht im spanischen IVA-Gebiet niedergelassene Unternehmer. Erstattungsfähig können insbesondere sein:

IVA aus einer ordnungsgemäßen spanischen Lieferantenrechnung;
bei der Einfuhr festgesetzte spanische Einfuhrumsatzsteuer;
nur der geschäftlich und vorsteuerabzugsberechtigt verwendete Anteil;
nur die Steuer, die nach Leistungsort, Steuerbefreiung, Steuersatz und Steuerschuldnerschaft tatsächlich geschuldet war.

Vor jedem Antrag sollte deshalb zuerst die Ausgangsrechnung geprüft werden. Eine in Madrid ausgestellte Rechnung kann ohne spanische IVA richtig sein, wenn bei einer B2B-Dienstleistung der Leistungsort beim ausländischen Empfänger liegt. Umgekehrt kann eine in Spanien steuerbare Grundstücksleistung spanische IVA auslösen. Ob der Rechnungsaussteller in Spanien sitzt, beantwortet die Leistungsortfrage nicht allein.

Falsch berechnete IVA gehört nicht in das Erstattungsverfahren

Hat der Lieferant spanische IVA berechnet, obwohl der Umsatz nicht in Spanien steuerbar, steuerfrei oder vom Leistungsempfänger im Reverse-Charge-Verfahren zu versteuern war, ist die Steuer nicht allein durch ihre Zahlung zu erstattungsfähiger Vorsteuer geworden. Der Lieferant muss grundsätzlich eine Berichtigungsrechnung ausstellen und seine eigene Erklärung korrigieren. Verweigert er dies, kommen die spanischen Verfahren zur Berichtigung seiner Selbstveranlagung und zur Erstattung einer rechtsgrundlos gezahlten Steuer in Betracht.

Die AEAT nennt die unberechtigte Steuerberechnung ausdrücklich als häufigen Ablehnungsgrund. Ein Modelo-361-Antrag darf daher nicht dazu verwendet werden, eine materiell falsche Rechnung unverändert zu lassen.

Zuerst das richtige Verfahren wählen

Situation des Leistungsempfängers	Typischer spanischer Weg
Sitz oder feste Niederlassung in Deutschland oder einem anderen EU-Mitgliedstaat	unionsrechtlicher Erstattungsantrag über den Ansässigkeitsstaat, in Spanien als Modelo 360 verarbeitet
Sitz auf den Kanaren, in Ceuta oder Melilla	besonderes Modelo-360-Verfahren über die AEAT
Sitz außerhalb EU, Kanaren, Ceuta und Melilla; keine lokale spanische Erklärungspflicht	gegebenenfalls Modelo 361
Pflicht zu nationalen spanischen IVA-Selbstveranlagungen für lokale Umsätze	Vorsteuer grundsätzlich in Modelo 303 beziehungsweise der einschlägigen lokalen Erklärung
Drittlandsunternehmer mit ausschließlich durch ein OSS-Regime erfasster Tätigkeit, Spanien ist Verbrauchsstaat	spanische Vorsteuer gegebenenfalls über Modelo 361 mit OSS-Sonderregeln
Rechnung enthält IVA zu Unrecht	zuerst Rechnungs- und Steuerberichtigung, nicht bloß Modelo 361
Rechnung betrifft IGIC oder Steuer aus Ceuta/Melilla	jeweiliges territoriales Erstattungsverfahren, nicht Modelo 361

Entscheidend ist die konkrete Gesellschaft, die die Leistung bezogen hat. Konzernzugehörigkeit, wirtschaftlicher Eigentümer, Gesellschafter oder Zahlstelle ersetzen den Leistungsempfänger nicht. Ist eine spanische Hotelrechnung auf eine deutsche Tochter ausgestellt, gehört der mögliche Erstattungsanspruch nicht zur US-Muttergesellschaft. Jede Gesellschaft eines Umsatzsteuerkonzerns stellt grundsätzlich einen eigenen Antrag; bei einer gemeinsamen ausländischen Gruppennummer verlangt die AEAT zusätzliche Zuordnungsnachweise.

Wer als nicht in Spanien niedergelassen gilt

Antragsteller muss ein Unternehmer oder Freiberufler sein, der im relevanten Zeitraum weder im spanischen IVA-Gebiet noch in der EU, auf den Kanaren, in Ceuta oder Melilla niedergelassen ist. Maßgeblich ist nicht nur der Registerort, sondern auch eine mögliche feste Niederlassung.

Eine feste Niederlassung setzt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine hinreichende Beständigkeit sowie eine geeignete personelle und technische Struktur voraus. Eine bloße spanische Steuernummer, ein Bankkonto, die Beteiligung an einer spanischen Gesellschaft oder die Beauftragung eines unabhängigen Dienstleisters schafft für sich allein nicht zwingend eine feste Niederlassung. Umgekehrt kann eine tatsächlich dauerhaft verfügbare Organisation in Spanien die Nichtansässigkeit ausschließen.

Die LIVA enthält eine wichtige Differenzierung: Selbst wenn ein Unternehmer eine feste Niederlassung in Spanien besitzt, kann er für einen Erstattungszeitraum noch als nicht niedergelassen behandelt werden, wenn von dieser Niederlassung während des gesamten Zeitraums keine Lieferungen oder Dienstleistungen ausgeführt wurden. Im Antrag muss dies ausdrücklich erklärt werden. Sobald die spanische Organisation in die Ausgangsumsätze eingreift, ist regelmäßig zu prüfen, ob die Vorsteuer über lokale IVA-Erklärungen statt über Modelo 361 abzuziehen ist.

Immobilien und Bauleistungen

Der Besitz einer spanischen Immobilie allein beantwortet die Niederlassungsfrage nicht. Vermietung, Verkauf, Projektentwicklung, Bauüberwachung, Personal, lokale Geschäftsführung oder eine dauerhaft verfügbare technische Struktur können jedoch Registrierung und laufende Erklärungen auslösen.

Bei Bau- und Sanierungsleistungen ist außerdem zu prüfen, ob das spanische Reverse Charge nach Artikel 84 LIVA greift. Ist der ausländische Auftraggeber selbst Steuerschuldner, handelt es sich nicht um gewöhnlich vom Lieferanten berechnete Vorsteuer für Modelo 361. Bei steuerfreier Wohnraumvermietung fehlt häufig das Abzugsrecht; bei steuerpflichtiger gewerblicher Vermietung kann eine lokale Registrierung mit Modelo 303 erforderlich sein.

Welche spanischen Umsätze sind während des Zeitraums zulässig?

Das besondere Erstattungsverfahren steht grundsätzlich nur zur Verfügung, wenn der Antragsteller im spanischen IVA-Gebiet keine steuerbaren Lieferungen oder Dienstleistungen ausführt. Das Gesetz lässt jedoch bestimmte Umsätze zu:

Lieferungen oder Dienstleistungen, bei denen nach Artikel 84 Absatz 1 Nummern 2, 3 oder 4 LIVA der spanische Leistungsempfänger die Steuer schuldet;
bestimmte nach den Artikeln 21, 23, 24 oder 64 LIVA steuerfreie Beförderungsleistungen und Nebenleistungen.

Wichtig ist die Richtung des Reverse Charge: Zulässig können Ausgangsumsätze des ausländischen Antragstellers sein, bei denen sein spanischer Kunde die Steuer schuldet. Wird der Antragsteller dagegen als Leistungsempfänger nach Artikel 84 Absatz eins Nummer 2 oder 4 LIVA selbst spanischer Steuerschuldner, schließt Artikel 119 Absatz zwei Nummer 3 das besondere Vergütungsverfahren aus; die Steuer ist über das einschlägige lokale Erklärungsverfahren abzurechnen. In einer Rechnung mit Reverse Charge gibt es außerdem keine vom Lieferanten ausgewiesene spanische IVA, die im Modelo 361 zurückgefordert werden könnte.

Führt der Unternehmer andere spanische Ausgangsumsätze aus, ist das Sonderverfahren regelmäßig ausgeschlossen. Dann müssen Registrierung, Modelo 303, gegebenenfalls Modelo 349, Rechnungsstellung und Aufzeichnungen neu beurteilt werden. Eine bereits eingereichte Erstattungsforderung wird nicht dadurch richtig, dass die lokalen Umsätze im Antrag verschwiegen werden.

Gegenseitigkeit: der zusätzliche Drittlandsfilter

Für einen gewöhnlichen Drittlandsantrag reicht es nicht, dass alle übrigen Voraussetzungen erfüllt sind. Der Sitzstaat muss spanischen Unternehmern eine vergleichbare Erstattung gewähren. Das spanische Recht verlangt eine formelle Anerkennung dieser Gegenseitigkeit durch Resolution der Dirección General de Tributos.

Daraus folgen drei praktische Regeln:

Eine Doppelbesteuerungsvereinbarung, ein Handelsabkommen oder die bloße Existenz einer ausländischen Umsatzsteuer ersetzt die Resolution nicht.
Eine anerkannte Gegenseitigkeit kann sachlich eingeschränkt sein. Die Beschränkungen des Sitzstaats können sich auf den spanischen Anspruch auswirken.
Sitzstaat, Gebiet und Zeitraum müssen genau stimmen. Für das Vereinigte Königreich enthalten die amtlichen Regeln beispielsweise eine gesonderte Behandlung Nordirlands bei Waren und Dienstleistungen.

Die aktuelle Resolution ist deshalb vor jeder Einreichung zu dokumentieren. Eine pauschale Länderliste ohne Prüfung der jeweiligen Bedingungen ist riskant. Selbst bei anerkannter Gegenseitigkeit bleiben sämtliche spanischen Voraussetzungen zu Nichtansässigkeit, Rechnung, geschäftlicher Verwendung und Abzugsverboten bestehen.

Gesetzliche Erstattungen ohne Gegenseitigkeit

Artikel 119 bis LIVA lässt zwei Fallgruppen auch ohne anerkannte Gegenseitigkeit zu:

Formen, Schablonen und Produktionsausrüstung: Der nicht niedergelassene Unternehmer erwirbt oder importiert die Gegenstände in Spanien und stellt sie einem spanischen Hersteller zur Fertigung von Waren zur Verfügung. Die hergestellten Waren müssen anschließend aus der EU an den ausländischen Unternehmer versandt werden; die Formen oder Ausrüstung müssen nach Abschluss ebenfalls an ihn versandt oder zerstört werden.
Berufliche Messen, Kongresse und Ausstellungen: Erfasst sind Zugangs-, Beherbergungs-, Restaurant- und Beförderungsleistungen, soweit sie mit der Teilnahme an einer in Spanien stattfindenden gewerblichen oder beruflichen Veranstaltung verbunden sind.

Diese Ausnahmen beseitigen nur die Gegenseitigkeitsvoraussetzung. Der Antragsteller bleibt grundsätzlich zur Bestellung eines spanischen Vertreters verpflichtet, muss Unternehmer sein, darf das besondere Verfahren nicht durch andere spanische Umsätze verlieren und muss die materielle Abzugsfähigkeit nachweisen. Insbesondere ist eine Hotel- oder Restaurantleistung nicht allein deshalb voll abzugsfähig, weil sie zu einer Messe gehört: Artikel 96 LIVA verlangt zusätzlich, dass Reise-, Beherbergungs- und Verpflegungskosten nach den einschlägigen Ertragsteuerregeln geschäftlich abzugsfähig sind.

Zeitlich begrenzte Sondergesetze

Neben den dauerhaften Ausnahmen können besondere Veranstaltungsgesetze eine begrenzte Befreiung von der Gegenseitigkeit vorsehen. Bereits verkündet ist beispielsweise eine spezielle Regel für bestimmte Vorgänge im Zusammenhang mit dem Männerfinale der UEFA Champions League 2027. Sie gilt nicht allgemein für Sport-, Reise- oder Eventkosten und muss nach Veranstaltungsbezug, Zeitraum und den übrigen Erstattungsvoraussetzungen gesondert geprüft werden.

Vertreter in Spanien und seine Haftung

Der Drittlandsunternehmer muss grundsätzlich vor der Antragstellung einen Vertreter bestellen, der im spanischen IVA-Gebiet ansässig ist. Der Vertreter reicht Modelo 361 elektronisch ein, erfüllt die formellen Verfahrenspflichten und haftet gemeinsam mit dem Antragsteller, wenn eine Erstattung zu Unrecht erfolgt. Die Finanzverwaltung kann eine Sicherheit verlangen.

Bei der ersten Antragstellung durch diesen Vertreter oder nach Ablauf des bisherigen Mandats ist eine elektronische Kopie der notariellen Originalvollmacht beizufügen. Die Vollmacht muss insbesondere enthalten:

Identität, Anschrift und Steuerdaten des Antragstellers;
Identität und Anschrift des Vertreters;
Ort und Datum der Erteilung;
Vertretungsbefugnis und ausdrückliche Befugnis zur elektronischen Einreichung von Modelo 361;
gegebenenfalls ausdrückliche Inkassovollmacht, wenn die Erstattung auf ein Konto des Vertreters fließen soll.

Die Vollmacht muss vollständig auf Spanisch abgefasst oder durch einen vereidigten Übersetzer ins Spanische übertragen sein. Bei ausländischer Beurkundung ist grundsätzlich eine Haager Apostille erforderlich; besteht kein einschlägiges Haager Übereinkommen, muss das Dokument ordnungsgemäß legalisiert werden.

Ohne die gesetzlich verlangte Unternehmerbescheinigung und die erforderliche Vollmacht gilt der Antrag nach dem Reglamento del IVA nicht als eingereicht. Das lässt sich nach Ablauf des 30. September nicht zuverlässig durch ein späteres Nachreichen heilen.

OSS-Ausnahme vom Vertreter und von der Gegenseitigkeit

Ein außerhalb der EU ansässiger Unternehmer, der spanische Vorsteuer ausschließlich für Umsätze verwendet, die durch eines der besonderen OSS-Regime erfasst sind, kann die Erstattung über Modelo 361 beantragen, ohne dass Spanien Gegenseitigkeit oder einen Fiskalvertreter verlangen darf. Der Antrag muss die einschlägige OSS-Identifikationsnummer enthalten.

Die Ausnahme ist eng: Führt der Unternehmer daneben in Spanien andere Umsätze aus, für die er spanische IVA-Erklärungen abgeben muss, ist die spanische Vorsteuer grundsätzlich in diesen Erklärungen abzuziehen, einschließlich der Vorsteuer für die OSS-Tätigkeit. OSS-Registrierung, Modelo 369 und Modelo 361 bleiben verschiedene Vorgänge. Die OSS-Registrierung allein ist weder Erstattungsantrag noch Nachweis, dass jede spanische Eingangsleistung dem Sonderregime dient.

Welche Kosten abzugsfähig sind

Eine Ausgabe kann nur in dem Umfang erstattet werden, in dem sie der wirtschaftlichen Tätigkeit des Antragstellers dient und Ausgangsumsätze unterstützt, die zum Vorsteuerabzug berechtigen. Zusätzlich gelten die spanischen Einschränkungen der Artikel 95 und 96 LIVA.

Geschäftliche Verwendung

Privat veranlasste Kosten sind nicht erstattungsfähig. Bei laufenden Waren und Dienstleistungen verlangt Artikel 95 LIVA grundsätzlich eine unmittelbare und ausschließliche betriebliche Verwendung; eine gemischte private Nutzung erlaubt deshalb nicht allgemein den anteiligen Abzug. Die besonderen anteiligen Nutzungsregeln für Investitionsgüter und die in Artikel 95 Absatz vier genannten Fahrzeugkosten bleiben davon unberührt. Buchhaltung, Verträge, Reisekalender, Teilnehmerlisten, Projektunterlagen, Zahlungsnachweise und interne Kostenstellen müssen die betriebliche Zuordnung tragen.

Für bestimmte Investitionsgüter gelten besondere Nutzungsregeln. Bei gewöhnlichen Pkw geht das spanische Gesetz grundsätzlich von einer 50-prozentigen unternehmerischen Verwendung aus, solange kein anderer Umfang nachgewiesen wird; für gesetzlich benannte Fahrzeuggruppen bestehen andere Vermutungen. Eine höhere Quote erfordert belastbare Nutzungsnachweise.

Ausschlüsse und Beschränkungen

Artikel 96 LIVA schließt oder beschränkt unter anderem Vorsteuer aus:

Lebensmitteln, Getränken und Tabak;
Unterhaltungs- und Freizeitangeboten;
Aufmerksamkeiten und Geschenken an Kunden, Arbeitnehmer oder Dritte;
Reise-, Hotel- und Restaurantleistungen, sofern die Kosten nicht nach den einschlägigen spanischen Ertragsteuerregeln als geschäftlich abzugsfähig gelten;
Schmuck und bestimmten Edelmetall- oder Edelsteingegenständen.

Es bestehen gesetzliche Gegen-Ausnahmen, etwa bei Waren, die gewöhnlich zum Weiterverkauf bestimmt sind, oder bei Leistungen, die ein entsprechend tätiger Unternehmer entgeltlich weiterberechnet. Deshalb ist die Kostenart nicht isoliert, sondern zusammen mit Geschäftsmodell und Weiterverwendung zu prüfen.

Pro rata und spätere Berichtigung

Verwendet der Antragsteller Eingangsleistungen sowohl für Umsätze mit als auch ohne Vorsteuerabzugsrecht, darf er nur den abzugsfähigen Anteil verlangen. Das aktuelle Modelo 361 erfasst eine allgemeine Pro-rata-Quote des Antragstellers und zusätzlich den auf die jeweilige Rechnung anzuwendenden Prozentsatz. Ohne Eintrag setzt das Formular bei der einzelnen Rechnung grundsätzlich 100 Prozent an; das befreit nicht von der materiell richtigen Kürzung.

Ändert sich der endgültige Abzugsprozentsatz später, muss der Antrag korrigiert oder eine zu hohe Erstattung zurückgezahlt werden. Die Korrektur darf nicht bis zu einer späteren Prüfung aufgeschoben werden.

Rechnungen, Einfuhrbelege und Zahlungsnachweise

Voraussetzung ist ein formeller Beleg über das Abzugsrecht. Bei Lieferungen und Dienstleistungen ist dies grundsätzlich eine ordnungsgemäße Originalrechnung; bei Einfuhren das Dokument, aus dem die von der Zollverwaltung festgesetzte Einfuhrsteuer hervorgeht.

Für jede Rechnung oder jeden Einfuhrbeleg verlangt das aktuelle Formular unter anderem:

Art des Vorgangs;
Belegnummer und Ausstellungsdatum;
Bemessungsgrundlage und IVA-Betrag in Euro;
gegebenenfalls Kennzeichnung als vereinfachte Rechnung;
Pro-rata-Quote und beantragter Erstattungsbetrag;
Kostenkategorie und erforderlichenfalls Beschreibung;
NIF oder Umsatzsteueridentifikation, Name, Anschrift und Kontaktdaten des Lieferanten.

Eine Kartenzahlung, Hotelreservierung oder bloße Zahlungs- beziehungsweise Plattformabrechnung ersetzt keinen ordnungsgemäßen Rechnungsbeleg. Auch eine zulässige vereinfachte Rechnung kann genügen, wenn sie insbesondere die nach Artikel 7 Absatz 2 des Real Decreto 1619/2012 erforderliche spanische oder EU-NIF und Anschrift des Empfängers sowie den gesonderten IVA-Betrag enthält; ein gewöhnlicher anonymer Kassenbon genügt nicht. Antragsteller, Rechnungsempfänger und wirtschaftlicher Kostenträger müssen zusammenpassen. Bei Einfuhrumsatzsteuer ist außerdem zu prüfen, wer im Zollbeleg als Importeur und Schuldner ausgewiesen ist.

Elektronische Rechnungskopien sind zwingend beizufügen, wenn die Bemessungsgrundlage des einzelnen Belegs 1.000 Euro übersteigt; bei Kraftstoff gilt eine Schwelle von 250 Euro. Die AEAT kann unabhängig davon weitere Kopien oder Originale verlangen. Originale sind während der steuerlichen Verjährungsfrist verfügbar zu halten.

Erstattungszeitraum, Mindestbetrag und Stichtag

Der Antrag kann sich beziehen auf:

einen Zeitraum von mindestens drei Monaten und höchstens einem Kalenderjahr;
einen Zeitraum unter drei Monaten, wenn er genau den verbleibenden Teil des Kalenderjahres bildet.

Für einen normalen Dreimonats- bis Elfmonatszeitraum muss die beantragte IVA mindestens 400 Euro betragen. Für einen Antrag über das gesamte Kalenderjahr oder einen zulässigen Restjahreszeitraum genügen 50 Euro.

Nach einem bereits eingereichten Antrag für einen bestimmten Zeitraum können übersehene Rechnungen in einem neuen Jahresantrag für dasselbe Kalenderjahr aufgenommen werden. Doppelansätze sind unzulässig. Maßgeblich ist bei Lieferungen und Dienstleistungen grundsätzlich der Zeitraum, in dem die Steuer entstanden und die zugehörige Rechnung ausgestellt wurde; bei Einfuhren der Einfuhrzeitraum.

Die Frist beginnt am Tag nach Ende eines Kalenderquartals beziehungsweise Kalenderjahres und endet am 30. September des folgenden Kalenderjahres. Für im Jahr 2026 entstandene, ordnungsgemäß dokumentierte Vorsteuer endet die reguläre Einreichungsfrist damit am 30. September 2027. Der 30. September ist keine bloße Empfehlung. Eine verspätete Einreichung birgt den Verlust des besonderen Erstattungsanspruchs; auf eine nachträgliche Fristverlängerung sollte nicht vertraut werden.

Elektronischer Antrag und vollständiger Nachweis

Seit 1. Juli 2024 gilt das überarbeitete elektronische Modelo 361. Die Einreichung erfolgt über die AEAT durch den Vertreter oder im OSS-Sonderfall durch den berechtigten Antragsteller. Das Formular enthält insbesondere:

Identität, Sitzstaat, ausländische TIN und gegebenenfalls spanische NIF;
Tätigkeit nach NACE/CNAE und allgemeine Pro-rata-Quote;
Daten des Vertreters und der Vollmacht;
Zeitraum und automatisch addierten Erstattungsbetrag;
Bankverbindung;
Erklärungen zu Nichtansässigkeit, spanischen Umsätzen, Gegenseitigkeit beziehungsweise OSS;
Belegliste und Anlagen.

Pflichtunterlagen

Regelmäßig erforderlich sind:

amtliche Bescheinigung des Sitzstaats, dass der Antragsteller im gesamten Erstattungszeitraum eine der IVA vergleichbare unternehmerische Tätigkeit ausübte;
bei erster Einreichung oder neuer Vollmacht die ordnungsgemäße Vertretungsvollmacht;
Rechnungskopien oder Einfuhrdokumente oberhalb der 1.000-/250-Euro-Schwellen;
bei ausländischen Umsatzsteuergruppen gegebenenfalls amtlicher Gruppenstruktur- und Zuordnungsnachweis;
spanische Fassung beziehungsweise vereidigte spanische Übersetzung der beigefügten Unterlagen.

Sinnvolle freiwillige Nachweise sind Verträge, Bestellungen, Zahlungsbelege, Reise- und Veranstaltungskalender, Ausstellerbestätigung, Transportdokumente, Exportnachweise, OSS-Registrierung, Nutzungsberechnungen und eine kurze Überleitung jeder Kostenposition zum Geschäftsmodell. Sie ersetzen keine Pflichtanlage, können aber Rückfragen vermeiden.

Bankverbindung

Das aktuelle Formular akzeptiert IBAN-Konten und auch Nicht-IBAN-Konten außerhalb des SEPA-Raums; bei einer Nicht-IBAN-Verbindung ist SWIFT-BIC anzugeben. Kontoinhaber muss der Antragsteller oder ein Vertreter mit ausdrücklicher notarieller Inkassovollmacht sein. Die Bankverbindung sollte vor Einreichung auf Währung, Gebühren, Namensgleichheit und Empfangsfähigkeit geprüft werden.

Prüfung durch die AEAT und Auszahlung

Die AEAT ist für Bearbeitung und Entscheidung zuständig. Der normale Verfahrensablauf ist:

Eingang des vollständigen elektronischen Antrags;
formelle und materielle Prüfung;
gegebenenfalls elektronisches Auskunftsersuchen innerhalb der ersten vier Monate;
Antwort des Antragstellers innerhalb eines Monats;
Entscheidung grundsätzlich innerhalb von vier Monaten, bei zusätzlicher oder weiterer Information spätestens innerhalb von acht Monaten;
Auszahlung einer anerkannten Erstattung grundsätzlich innerhalb von zehn Tagen nach Ablauf der maßgeblichen Entscheidungsfrist.

Wer elektronische Mitteilungen nicht überwacht, riskiert eine Ablehnung trotz materiell berechtigter Rechnung. Der Vertreter sollte deshalb Zuständigkeiten, Zugang zur elektronischen Zustelladresse und Vertretungsdauer für die gesamte Verfahrenszeit sichern.

Verstreicht bei einem Informationsverfahren die Höchstfrist ohne ausdrückliche Entscheidung, gilt der Antrag verfahrensrechtlich als abgelehnt. Eine ausdrückliche oder fiktive vollständige oder teilweise Ablehnung kann angefochten werden. Nach der Ley General Tributaria kommen insbesondere der fakultative recurso de reposición oder eine wirtschaftsverwaltungsrechtliche Beschwerde in Betracht. Gegen einen ausdrücklich bekanntgegebenen Bescheid beträgt die Frist grundsätzlich einen Monat ab dem Folgetag. Bei einer Ablehnung durch Schweigen kann die wirtschaftsverwaltungsrechtliche Beschwerde nach Artikel 235 Absatz 1 dagegen ab dem Tag nach Eintritt der Schweigenswirkung eingelegt werden; hierfür gilt nicht dieselbe einmonatige Endfrist wie beim ausdrücklichen Bescheid. Die konkrete Rechtsbehelfsbelehrung des Bescheids ist vorrangig zu prüfen.

Berichtigung, Verspätung und unberechtigte Erstattung

Übersehene Rechnung

Wurde eine Rechnung in einem früheren unterjährigen Antrag nicht erfasst, kann nach dem Reglamento del IVA ein neuer Jahresantrag für das betreffende Kalenderjahr gestellt werden. Voraussetzung bleibt, dass die gesetzliche Ausschlussfrist eingehalten wird. Derselbe Beleg darf nicht mehrfach angesetzt werden.

Fehler im bereits gestellten Antrag

Falsche Rechnungssummen, Pro-rata-Werte, Lieferantendaten oder eine später geänderte Abzugsquote müssen über die von der AEAT vorgesehenen Korrekturwege berichtigt werden. Ergibt sich eine Überzahlung, ist sie zurückzuerstatten. Ein nachträglicher Lieferantenrabatt, eine Stornierung oder eine Berichtigungsrechnung verändert ebenfalls den erstattungsfähigen Betrag.

Antrag nach dem 30. September

Nach Fristablauf besteht ein erhebliches materielles Ablehnungsrisiko. Eine nachträglich beschaffte Unternehmerbescheinigung oder Vollmacht macht einen nicht rechtzeitig vollständig gestellten Antrag nicht automatisch fristgerecht. Deshalb sollten Bescheinigung, Vertretung und Rechnungsprüfung deutlich vor dem Stichtag abgeschlossen sein.

Rückforderung und Sanktion

Unrichtige Angaben über Ansässigkeit, Umsatzart, Gegenseitigkeit, Kostenverwendung oder Pro rata können zur Rückforderung zuzüglich Zinsen führen. Die spanische Abgabenordnung sanktioniert das unberechtigte Erlangen von Steuererstattungen. Der spanische Vertreter haftet nach Artikel 119 bis LIVA für eine unberechtigte Erstattung gesamtschuldnerisch; eine interne Freistellung zwischen Unternehmen und Vertreter bindet die Finanzverwaltung nicht.

Deutschland–Spanien-Abgrenzung

Ein in Deutschland niedergelassener Unternehmer gehört nicht in Modelo 361, sondern reicht seinen Antrag elektronisch über das deutsche Bundeszentralamt für Steuern im unionsrechtlichen Verfahren ein. Die spanische AEAT bearbeitet ihn als Erstattungsstaat. Auch hier müssen spanische Leistungsort-, Rechnungs- und Abzugsregeln erfüllt sein.

Typische Konzernfälle:

Eine US-Mutter zahlt eine auf die deutsche Tochter ausgestellte spanische Rechnung: Anspruchsinhaber bleibt grundsätzlich die deutsche Tochter; sie prüft Modelo 360.
Eine deutsche Mutter zahlt eine auf die US-Tochter ausgestellte Rechnung: Die US-Tochter prüft Modelo 361; die Zahlung durch die Mutter ist gesondert zu dokumentieren.
Eine spanische Tochter bezieht die Leistung: Vorsteuer gehört grundsätzlich in ihre spanische IVA-Erklärung, nicht in den Antrag der ausländischen Mutter.
Ein deutscher Unternehmer unterhält eine in den Umsatz eingebundene feste Niederlassung in Spanien: lokale Registrierung und Modelo 303 können das Erstattungsverfahren verdrängen.

Ansässigkeitsbescheinigung, Handelsregisterunterlagen, Vollmachten, Konzernstruktur, Vertrag, Rechnung, Zahlungsfluss und tatsächliche Leistungsnutzung müssen dieselbe rechtliche Zuordnung ergeben.

E-Commerce, Plattformen, OSS und IOSS

Bei E-Commerce-Strukturen ist zuerst zu bestimmen, wer umsatzsteuerlicher Lieferer, Importeur, Rechnungsempfänger und Plattformbetreiber ist. Eine Plattform kann in gesetzlichen Fällen als fingierter Lieferer gelten. Dann ist die vom ursprünglichen Händler wirtschaftlich getragene Plattform- oder Logistikrechnung nicht automatisch dieselbe Leistung wie der Verkauf an den Endkunden.

Ein Drittlandsunternehmer, der ausschließlich über Non-Union-OSS, Union-OSS oder IOSS erfasste Umsätze ausführt, kann spanische Vorsteuer für diese Tätigkeit über Modelo 361 verlangen, ohne Gegenseitigkeit und Vertreter. Das Modelo 369 enthält nur geschuldete Ausgangssteuer; Vorsteuer wird dort nicht abgezogen.

Lagert der Händler dagegen eigene Ware in Spanien, importiert sie auf eigene Rechnung, tätigt lokale Verkäufe oder wird für andere Vorgänge spanischer Steuerschuldner, können spanische NIF-IVA, Modelo 303, Zoll- und Aufzeichnungspflichten entstehen. Die OSS-Sonderregel darf dann nicht pauschal auf sämtliche Eingangsleistungen übertragen werden.

SII und Rechnungssoftware sind getrennte Pflichten

Die Einreichung von Modelo 361 löst für sich allein weder SII noch eine Pflicht zur Führung spanischer Ausgangsrechnungsregister aus. SII betrifft bestimmte in Spanien registrierte Unternehmer, etwa monatlich Abrechnende, REDEME-Teilnehmer, große Unternehmen, IVA-Gruppen oder freiwillige Teilnehmer. Entsteht wegen lokaler Umsätze eine spanische Registrierung, muss diese Frage getrennt geprüft werden.

Auch das spanische Rechnungssoftware-Regime und VERI*FACTU ersetzen Modelo 361 nicht. Nach dem derzeit verkündeten Übergangsrecht liegen die verpflichtenden Anpassungstermine im Jahr 2027: vor dem 1. Januar 2027 für Körperschaftsteuerpflichtige und vor dem 1. Juli 2027 für die übrigen betroffenen Unternehmer. Ein reiner Empfänger spanischer Rechnungen wird nicht allein wegen eines Erstattungsantrags zum Nutzer eines spanischen Rechnungsprogramms. Wer in Spanien selbst Rechnungen ausstellt, muss den eigenen Anwendungsbereich gesondert prüfen.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: US-Aussteller auf einer Fachmesse in Barcelona

Eine US-Gesellschaft ohne feste Niederlassung in der EU nimmt im Mai 2026 an einer gewerblichen Fachmesse in Barcelona teil. Sie bezieht folgende ordnungsgemäß auf ihren Namen ausgestellte Leistungen:

Messezugang und Teilnehmergebühren als Eintrittsberechtigung, nicht als Stand-/Ausstellerpaket: 4.000 Euro netto plus 840 Euro IVA;
Hotel für das Messeteam: 3.000 Euro netto plus 300 Euro IVA;
lokale Beförderung im unmittelbaren Messezusammenhang: 500 Euro netto plus 50 Euro IVA.

Das Beispiel unterstellt, dass die Leistungen tatsächlich mit der beruflichen Messe verbunden, die Reise- und Hotelkosten ertragsteuerlich geschäftlich abzugsfähig, keine privaten Anteile enthalten und keine anderen spanischen Umsätze ausgeführt werden. Dann kann die gesetzliche Messeausnahme die fehlende Gegenseitigkeit überwinden. Der Vertreter, die Unternehmerbescheinigung, vollständige Rechnungen, Reise- und Messedokumentation sowie die spanischen Abzugsregeln bleiben erforderlich. Der mögliche Antrag beträgt unter diesen Annahmen 1.190 Euro. Handelt es sich bei der 4.000-Euro-Position stattdessen um ein einheitliches Stand-/Ausstellerpaket an die US-Gesellschaft, liegt der Leistungsort nach der allgemeinen B2B-Regel regelmäßig in den USA. Zu Unrecht berechnete 840 Euro wären dann über eine Lieferantenberichtigung statt über Modelo 361 zu klären. Aus Hotel und Beförderung verblieben unter den übrigen Annahmen 350 Euro: zu wenig für einen unterjährigen Antrag mit 400-Euro-Mindestbetrag, aber ausreichend für einen Jahresantrag mit 50-Euro-Mindestbetrag.

Beispiel 2: Schweizer Unternehmen mit gewöhnlicher Beratung in Madrid

Eine Schweizer Gesellschaft erhält im Jahr 2026 eine Rechnung über spanische Rechtsberatung. Zuerst ist zu prüfen, ob die Leistung bei einer B2B-Beziehung überhaupt in Spanien steuerbar war. Ist der Leistungsort beim schweizerischen Empfänger, hätte keine spanische IVA berechnet werden dürfen; der Lieferant muss die Rechnung berichtigen. Erst wenn spanische IVA materiell geschuldet ist, kommen Gegenseitigkeit, Nichtansässigkeit, Vertreter und Abzugsfähigkeit zum Tragen.

Das Beispiel zeigt: Die Anerkennung eines Sitzstaats ersetzt niemals die Prüfung der einzelnen Rechnung.

Beispiel 3: Drittlandshändler im Non-Union-OSS

Ein kanadischer Anbieter ohne EU-Niederlassung erbringt digitale B2C-Leistungen an Kunden in Spanien und erklärt sie über Non-Union-OSS. Für eine ausschließlich dieser Tätigkeit dienende spanische Fachleistung fällt rechtmäßig spanische IVA an. Unter den OSS-Sonderregeln kann er die Vorsteuer über Modelo 361 zurückfordern, ohne Gegenseitigkeit und ohne spanischen Vertreter. Er muss aber seine OSS-Identifikation, die ausschließliche Zuordnung der Eingangsleistung und die übrigen Abzugsvoraussetzungen nachweisen.

Mietet er zusätzlich ein Büro mit Personal in Spanien und erbringt von dort Leistungen, ist die lokale Niederlassungs- und Registrierungslage neu zu bestimmen; die OSS-Ausnahme trägt dann nicht automatisch den gesamten Vorsteuerabzug.

Arbeitsfolge vor der Einreichung

Anspruchsteller auf Gesellschaftsebene festlegen; Rechnung, Vertrag, Zahlung und Nutzung derselben Einheit zuordnen.
Prüfen, ob der Beleg spanische IVA oder eine andere territoriale Steuer enthält.
Leistungsort, Befreiung, Steuersatz und Steuerschuldner je Rechnung kontrollieren.
Sitz, feste Niederlassungen und Tätigkeiten des Antragstellers im gesamten Zeitraum dokumentieren.
Sämtliche in Spanien ausgeführten Umsätze erfassen und gegen Artikel 119 LIVA abgleichen.
Aktuelle Gegenseitigkeitsresolution oder gesetzliche Ausnahme bestimmen.
Spanischen Vertreter und Vollmacht rechtzeitig bestellen, soweit keine OSS-Ausnahme greift.
Unternehmerbescheinigung für den vollständigen Zeitraum beschaffen.
Geschäftliche Verwendung, Ausschlüsse und Pro-rata-Quote je Rechnung berechnen.
Pflichtkopien, Übersetzungen, Gruppenunterlagen und freiwillige Belege elektronisch vorbereiten.
Mindestbetrag, Zeitraum und 30.-September-Frist kontrollieren.
Nach Einreichung elektronische Zustellungen, Auskunftsfristen, Berichtigungen und Auszahlung überwachen.

Typische Fehlentscheidungen

Jede spanische IVA als erstattungsfähig behandeln. Zu Unrecht berechnete Steuer muss berichtigt werden.
Modelo 361 für eine deutsche Gesellschaft verwenden. EU-Unternehmer nutzen grundsätzlich Modelo 360 über ihren Ansässigkeitsstaat.
Konzernrechnungen bei der Mutter bündeln. Anspruchsinhaber ist die konkrete Leistungsempfängerin.
Gegenseitigkeit aus einem Steuerabkommen ableiten. Erforderlich ist grundsätzlich eine DGT-Resolution zum Sitzstaat und deren genauer Umfang.
Messeausnahme mit vollständigem Vorsteuerabzug verwechseln. Sie beseitigt nur die Gegenseitigkeit, nicht Artikel 95 und 96 LIVA.
Vertreter erst nach Antragstellung bestellen. Die Bestellung und ordnungsgemäße Vollmacht müssen grundsätzlich vorher vorliegen.
Lokale spanische Umsätze verschweigen. Sie können das Sonderverfahren ausschließen und Modelo 303 auslösen.
Reverse Charge falsch lesen. Zulässige Ausgangsumsätze mit Steuerschuld des Kunden sind etwas anderes als eine eigene spanische Steuerschuld als Leistungsempfänger.
Belegkopie mit vollständiger Rechnung verwechseln. Formelle Rechnungsfehler bleiben auch unterhalb der Uploadschwelle schädlich.
Den 30. September als verlängerbare Organisationsfrist ansehen. Verspätung kann den Anspruch vernichten.
OSS, Modelo 369 und Modelo 361 gleichsetzen. Registrierung, Ausgangssteuererklärung und Vorsteuervergütung sind getrennte Verfahren.
Elektronische Rückfrage verpassen. Auf ein AEAT-Auskunftsersuchen muss grundsätzlich innerhalb eines Monats geantwortet werden.

Häufige Fragen

Muss ein Unternehmen aus jedem Drittstaat Gegenseitigkeit nachweisen?

Grundsätzlich ja, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift. Maßgeblich ist eine amtliche spanische DGT-Resolution und ihr konkreter Umfang. Die Messe-/Produktionsausnahmen sowie bestimmte OSS-Fälle kommen ohne Gegenseitigkeit aus.

Braucht ein Drittlandsunternehmen immer einen Vertreter in Spanien?

Im Regelfall ja. Der Vertreter muss im spanischen IVA-Gebiet ansässig sein, vorab bestellt werden und haftet bei unberechtigter Erstattung mit. Für ausschließlich OSS-bezogene Erstattungen entfällt die Pflicht; auch dann bleibt ein freiwilliger Vertreter möglich.

Kann eine Hotelrechnung für eine Messe erstattet werden?

Die Messeausnahme kann die Gegenseitigkeitsvoraussetzung beseitigen. Zusätzlich müssen die Veranstaltung gewerblich oder beruflich, der Hotelaufenthalt damit verbunden, die Rechnung ordnungsgemäß und der Aufwand nach den materiellen Abzugsregeln geschäftlich abzugsfähig sein.

Welche Frist gilt für Rechnungen aus 2026?

Der Antrag muss spätestens am 30. September 2027 eingereicht sein. Der konkrete Antragszeitraum kann ein Kalenderjahr, mindestens drei Monate oder der zulässige Rest eines Kalenderjahres sein.

Kann eine vergessene Rechnung später ergänzt werden?

Nach einem unterjährigen Antrag kann eine nicht erfasste Rechnung in einem neuen Jahresantrag für dasselbe Kalenderjahr aufgenommen werden, sofern die gesetzliche Frist noch läuft. Eine doppelte Erstattung ist ausgeschlossen.

Muss jede Rechnung hochgeladen werden?

Zwingend hochzuladen sind derzeit Rechnungen und Einfuhrbelege mit einer Bemessungsgrundlage über 1.000 Euro, bei Kraftstoff über 250 Euro. Die AEAT darf weitere Belege und Originale anfordern. Jede Position muss unabhängig von der Uploadpflicht formell ordnungsgemäß sein.

Wird die Vorsteuer im Modelo 369 abgezogen?

Nein. Modelo 369 erklärt OSS-/IOSS-Ausgangssteuer. Spanische Vorsteuer eines berechtigten Drittlandsunternehmers wird gegebenenfalls über Modelo 361 erstattet oder bei Pflicht zur nationalen IVA-Selbstveranlagung in Modelo 303 abgezogen.

Was geschieht, wenn die AEAT nicht innerhalb von vier Monaten entscheidet?

Bei einem Auskunftsersuchen kann sich die Entscheidung bis höchstens acht Monate nach Eingang verlängern. Läuft die maßgebliche Höchstfrist ohne Mitteilung ab, gilt der Antrag als abgelehnt und kann nach den spanischen Rechtsbehelfsregeln angefochten werden.

Führt Modelo 361 zu SII oder VERI*FACTU?

Nein, nicht allein durch den Erstattungsantrag. Lokale spanische Umsätze, Registrierung, Abrechnungsstatus und eigene Rechnungsausstellung können jedoch unabhängig davon SII- oder Rechnungssoftwarepflichten auslösen.

Amtliche Quellen und Rechtsstand

Rechtsstand dieses Artikels ist der 10. August 2026. Die Rechnungssoftwaretermine 2027 sowie die besondere Ausnahme für die UEFA Champions League 2027 sind ausdrücklich als künftig beziehungsweise zeitlich begrenzt bezeichnet.