Rechnungen, Aufzeichnungen und VERI*FACTU in Spanien

Steuerliche Aufzeichnungen beginnen nicht mit dem Ablageordner und Rechnungsstellung nicht mit der Auswahl einer Vorlage. Zuerst muss feststehen, welcher Umsatz in welchem Staat, mit welcher Steuerfolge und durch wen zu erklären ist. Erst danach lassen sich Rechnungsinhalt, Buchung, Vorsteuerabzug, Meldung und die technischen Anforderungen an das Rechnungssystem richtig bestimmen.

Das Wichtigste im Überblick

Vor jeder Rechnung sind Steuerbarkeit, Unternehmereigenschaft, Leistungsort, Befreiung, Steuersatz und Steuerschuldner zu klären. Eine formal schöne Rechnung kann materiell falsch sein.
Spanien unterscheidet vollständige Rechnungen, vereinfachte Rechnungen und Berichtigungsrechnungen. B2B-Rechnungen sind grundsätzlich spätestens vor dem 16. Tag des Folgemonats auszustellen; Sonderzeitpunkte gelten unter anderem für innergemeinschaftliche Lieferungen und Anzahlungen.
Rechnungen ersetzen nicht die IVA-Bücher, IRPF-Aufzeichnungen oder handelsrechtliche Buchführung. Kapitalgesellschaften müssen zusätzlich Jahresabschluss, Beschlussfassung und Registerhinterlegung organisieren.
Das Suministro Inmediato de Información (SII) übermittelt IVA-Buchdaten zeitnah an die AEAT. Wer seine IVA-Bücher nach Artikel 62 Absatz 6 RIVA über das SII führt, ist nach Artikel 3 Absatz 3 des Real Decreto 1007/2023 vom dortigen SIF-Regime ausgenommen.
VERI*FACTU ist eine Betriebsart eines regelkonformen Rechnungssystems. Die Rechnungsdatensätze werden fortlaufend und unmittelbar an die AEAT übermittelt. Die zweite, ebenfalls zulässige Betriebsart speichert die Datensätze im eigenen oder beauftragten System und benötigt zusätzliche Sicherungen, elektronische Signaturen und ein Ereignisprotokoll.
Originale Rechnungsdatensätze dürfen nach ihrer Erzeugung nicht überschrieben oder gelöscht werden. Fehler werden durch einen zusätzlichen späteren Korrekturdatensatz und, soweit nötig, eine Berichtigungsrechnung nachvollziehbar korrigiert; eine Annullierung ist nur für den entsprechenden Stornofall vorgesehen.
Körperschaftsteuerpflichtige im Anwendungsbereich müssen ihre Systeme vor dem 1. Januar 2027, die übrigen erfassten Steuerpflichtigen vor dem 1. Juli 2027 angepasst haben.
Die verpflichtende B2B-E-Rechnung nach Real Decreto 238/2026 ist nicht dasselbe wie VERI*FACTU. Ihre Anwendung beginnt erst zwölf Monate nach der maßgeblichen Ministerialverordnung für Unternehmen über acht Millionen Euro Vorjahresumsatz und 24 Monate danach für die übrigen Betroffenen. Ausgangspunkt des Fristlaufs ist deren Inkrafttreten, nicht das Veröffentlichungsdatum des Real Decreto 238/2026.

Die richtige Reihenfolge: erst Steuerrecht, dann Beleg und Datensatz

Eine belastbare Rechnungs- und Aufzeichnungsentscheidung folgt regelmäßig dieser Kette:

Wer handelt? Natürliche Person, Kapitalgesellschaft, Personenzusammenschluss, Betriebsstätte, Plattform oder Vermittler können unterschiedliche Pflichten haben.
Liegt eine wirtschaftliche Tätigkeit vor? Der IVA-Unternehmerbegriff ist eigenständig. Auch einzelne oder vorbereitende Umsätze können erfasst sein.
Was wird geleistet und wo liegt der Leistungsort? Warenlieferung, Dienstleistung, Grundstücksleistung, Bauleistung, Vermietung, digitale Leistung oder innergemeinschaftlicher Vorgang folgen unterschiedlichen Regeln.
Ist der Umsatz steuerpflichtig oder befreit? Eine Befreiung kann mit oder ohne Vorsteuerabzug wirken. Das beeinflusst Rechnungstext, Vorsteuer und pro-rata-Berechnung.
Welcher Satz gilt und wer schuldet die Steuer? Neben 21, 10, 4 oder 0 Prozent kommen Reverse Charge, innergemeinschaftliche Steuerbefreiung und Sonderregime in Betracht.
Welche Rechnung ist auszustellen? Vollständig, vereinfacht, zusammenfassend, durch den Leistungsempfänger oder berichtigend.
In welche Bücher und Meldungen gehört der Umsatz? IVA-Buch, SII, Modelo 303, Modelo 349, OSS/IOSS-Aufzeichnung, IRPF-Buch oder Finanzbuchhaltung.
Welches technische System wird verwendet? Erst hier entscheidet sich, ob Real Decreto 1007/2023 und eine der beiden SIF-Betriebsarten greifen.

Diese Reihenfolge verhindert einen häufigen Fehler: Das Rechnungsprogramm wird anhand eines Standardfalls konfiguriert und bestimmt faktisch die Steuerbehandlung. Richtig ist das Gegenteil – die rechtliche Einordnung steuert das Programm.

Welche Aufzeichnungen in Spanien nebeneinander bestehen

IVA-Bücher

Artikel 62 der spanischen IVA-Verordnung verlangt grundsätzlich vier Registerbücher:

ausgestellte Rechnungen;
erhaltene Rechnungen;
Investitionsgüter, soweit ihre Vorsteuer nach Art. 107 bis 110 LIVA zu berichtigen ist;
bestimmte innergemeinschaftliche Vorgänge, soweit die in Art. 66 RIVA genannten Warenbewegungen oder Konsignationslagerfälle vorliegen.

Die Artikel 63 bis 66 regeln den jeweiligen Inhalt. Eintragungen müssen so erfolgen, dass Bemessungsgrundlage, Steuerbetrag, Gegenpartei, Rechnungsnummer, Datum, Steuerart und gegebenenfalls Berichtigung nachvollziehbar bleiben. Artikel 69 bestimmt den Eintragungszeitpunkt; Fehler in den Büchern werden nach Artikel 70 berichtigt. Die Bücher sind Grundlage der periodischen IVA-Selbstveranlagung über Modelo 303, aber nicht mit dieser Erklärung identisch.

IRPF-Aufzeichnungen für Selbständige

Bei natürlichen Personen richtet sich der Umfang nach Einkunftsart und Gewinnermittlung. Die Orden HAC/773/2019 verlangt bei vereinfachter direkter Gewinnermittlung insbesondere Bücher über Verkäufe und Einnahmen, Einkäufe und Ausgaben sowie Investitionsgüter. Freiberufler führen zusätzlich Aufzeichnungen über erhaltene Vorschüsse und für Mandanten verauslagte Beträge. Andere Gewinnermittlungsarten können weitergehende Bücher auslösen.

Eine gemeinsame Tabellenstruktur für IVA und IRPF kann organisatorisch sinnvoll sein. Sie ändert aber nicht die unterschiedlichen Rechtszwecke: IVA ordnet Umsätze und Vorsteuer periodisch zu; IRPF ermittelt den Gewinn und prüft Betriebsausgaben, Abschreibungen und zeitliche Zurechnung.

Körperschaftsteuer und handelsrechtliche Buchführung

Kapitalgesellschaften und andere buchführungspflichtige Unternehmen führen nach Artikel 25 Código de Comercio eine geordnete, chronologische Buchführung mit Inventar- und Jahresabschlussbuch sowie Journal. Handelsrechtliche Bücher, Korrespondenz, Dokumente und Belege sind nach Artikel 30 grundsätzlich sechs Jahre ab letzter Eintragung aufzubewahren; längere steuerliche Prüfungs- und Nachweiszeiträume können hinzukommen.

Die Geschäftsleitung einer spanischen Kapitalgesellschaft muss den Jahresabschluss grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach Geschäftsjahresende aufstellen. Die ordentliche Gesellschafterversammlung zur Feststellung des Vorjahresabschlusses muss innerhalb der ersten sechs Monate des neuen Geschäftsjahres zusammentreten (Art. 164 Abs. 1 LSC). Nach der Feststellung ist der Abschluss regelmäßig innerhalb eines Monats beim Handelsregister zu hinterlegen. Rechnungssystem, IVA-Bücher und Jahresabschluss müssen daher abstimmbar sein; keiner dieser Datenbestände ersetzt die anderen.

Vom IVA-Sachverhalt zur richtigen Rechnung

Unternehmereigenschaft und Steuerbarkeit

Die Ley 37/1992 erfasst entgeltliche Lieferungen und Dienstleistungen von Unternehmern oder Freiberuflern im Rahmen ihrer Tätigkeit. Unternehmereigenschaft kann auch bei Vermietung, Erschließung oder der Vorbereitung einer wirtschaftlichen Tätigkeit vorliegen. Privatverkauf und unternehmerischer Umsatz sind deshalb nicht allein anhand der Anzahl der Rechnungen zu unterscheiden.

Leistungsort

Der Leistungsort entscheidet, ob spanische IVA auszuweisen ist. Bei Waren sind Transportbewegung, Beginn oder Ende der Beförderung, Montage und innergemeinschaftlicher Erwerb relevant. Bei Dienstleistungen gilt im B2B-Grundfall häufig der Sitz des Leistungsempfängers, im B2C-Grundfall der Sitz des Leistenden; Grundstücks-, Veranstaltungs-, Personenbeförderungs-, Restaurant-, kurzfristige Vermietungs- und digitale Leistungen haben Sonderregeln.

Ein spanischer Unternehmer darf deshalb nicht automatisch auf jede Rechnung 21 Prozent IVA setzen. Ebenso wenig ist jede Rechnung an einen deutschen Kunden ohne spanische IVA richtig. Unternehmereigenschaft des Kunden, gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, tatsächliche Leistung und feste Niederlassung müssen dokumentiert werden.

Befreiung und Vorsteuer

Artikel 20 LIVA enthält zahlreiche inländische Befreiungen. Innergemeinschaftliche Lieferungen und Ausfuhren beruhen auf anderen Vorschriften und Nachweisen. Manche Befreiungen schließen den Vorsteuerabzug aus; andere, etwa ordnungsgemäß belegte Ausfuhren, erhalten ihn. Wer sowohl abzugsberechtigende als auch nicht abzugsberechtigende Umsätze erzielt, muss die pro-rata-Regeln und gegebenenfalls spätere Berichtigungen prüfen.

Der Vorsteuerabzug setzt unter anderem Unternehmereigenschaft, Verwendung für abzugsberechtigende Umsätze, eine ordnungsgemäße Rechnung und zeitgerechte Ausübung voraus. Ein verbuchter Betrag wird nicht allein durch Zahlung oder Bankbeleg zur abzugsfähigen Vorsteuer.

Steuerschuldner und Reverse Charge

Nach Artikel 84 LIVA schuldet grundsätzlich der leistende Unternehmer die IVA. In gesetzlich bestimmten Fällen geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über. Dann wird die Rechnung ohne ausgewiesene spanische IVA erstellt und mit dem zutreffenden Hinweis auf die Umkehrung der Steuerschuld versehen. Der Leistungsempfänger erfasst Ausgangs- und gegebenenfalls abzugsfähige Vorsteuer in seiner IVA-Abrechnung.

Reverse Charge ist keine allgemeine Vereinfachung für ausländische Kunden. Bei Grundstücks- und Bauleistungen, festen Niederlassungen, bestimmten Rohstoffen oder grenzüberschreitenden Dienstleistungen unterscheiden sich Voraussetzungen und Nachweise.

Vollständige, vereinfachte und berichtigende Rechnung

Vollständige Rechnung

Artikel 6 Real Decreto 1619/2012 verlangt insbesondere eine fortlaufende Nummer und gegebenenfalls eine Serie, Ausstellungsdatum, Namen oder Firma und Steueridentifikationsnummern, Anschriften, Leistungsbeschreibung, Bemessungsgrundlage, Steuersatz und Steuerbetrag. Hinzu kommen je nach Fall Leistungsdatum, Befreiungsnorm, Reverse-Charge-Hinweis, Selbstfakturierung oder Sonderregime.

Serien sind nicht frei austauschbare Ablagekategorien. Getrennte Serien sind in bestimmten Fällen vorgeschrieben oder sachgerecht, etwa für Berichtigungsrechnungen, verschiedene Betriebsstätten oder durch Empfänger ausgestellte Rechnungen. Nummernfolge und Zeitbezug müssen nachvollziehbar bleiben.

Vereinfachte Rechnung

Artikel 4 erlaubt vereinfachte Rechnungen insbesondere bis zu einem Gesamtbetrag von 400 Euro einschließlich IVA und für Berichtigungsrechnungen. Die Grenze von 3.000 Euro einschließlich IVA gilt für die in Art. 4 Abs. 2 ausdrücklich aufgezählten Branchen und Umsätze; daneben sind besondere AEAT-Genehmigungen nach Abs. 3 möglich. Die Ausschlüsse des Abs. 4, etwa für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen, bleiben zu beachten. Artikel 7 enthält einen reduzierten Pflichtangabenkatalog. Verlangt ein unternehmerischer Kunde den Vorsteuerabzug, müssen zusätzliche Identifikations- und Steuerdaten aufgenommen werden.

Eine Kartenzahlungsquittung ohne die gesetzlichen Angaben ist nicht automatisch eine vereinfachte Rechnung. Umgekehrt darf ein Kleinbetrag nicht allein aus Bequemlichkeit vereinfacht fakturiert werden, wenn der Tatbestand nicht passt.

Berichtigungsrechnung

Eine Rechnung ist nach Artikel 15 zu berichtigen, wenn Pflichtangaben fehlen oder falsch sind, die IVA materiell unrichtig bestimmt wurde oder die Bemessungsgrundlage nachträglich geändert wird. Die Berichtigung ist vorzunehmen, sobald der Grund bekannt ist, grundsätzlich innerhalb der gesetzlichen Vierjahresgrenze. Sie muss die ursprüngliche Rechnung identifizierbar machen und die Korrektur eindeutig zeigen.

Eine Gutschrift im kaufmännischen Sinn, ein neuer PDF-Ausdruck oder das Überschreiben der alten Rechnung erfüllt diese Anforderungen nicht automatisch. Die steuerliche Berichtigung und der technische SIF-Storno- beziehungsweise Ersatzdatensatz sind zwei aufeinander abgestimmte, aber unterschiedliche Ebenen.

Ausstellungszeitpunkt, Übermittlung und Aufbewahrung

Eine Rechnung ist grundsätzlich bei Ausführung des Umsatzes auszustellen. Ist der Empfänger Unternehmer oder Freiberufler und handelt er für sein Unternehmen, darf die Rechnung regelmäßig bis vor dem 16. Tag des auf den Umsatz folgenden Monats ausgestellt werden. Für innergemeinschaftliche Lieferungen gilt ebenfalls eine besondere Folgemonatsfrist. Anzahlungen lösen grundsätzlich schon bei Vereinnahmung eine Rechnung aus, soweit keine gesetzliche Ausnahme eingreift.

Rechnungen können auf Papier oder elektronisch übermittelt werden, sofern Authentizität der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind. Elektronische Zustimmung und Verfahrensregeln sind zu beachten. Aussteller und Empfänger müssen Rechnungen, Kopien und zugehörige Belege geordnet, zugänglich und in einer Form aufbewahren, die eine Prüfung ermöglicht.

Eine pauschale Aussage „vier Jahre genügen“ ist gefährlich. Steuerliche Festsetzungs- und Prüfungsfristen, noch offene Verlust- oder Vortragspositionen, Vorsteuerberichtigungszeiträume, Investitionsgüter und anhängige Verfahren können längere Nachweise verlangen. Daneben steht die handelsrechtliche Sechsjahresfrist. Praktisch sollte eine Aufbewahrungsmatrix je Dokumentenart und Steuerjahr geführt werden.

Innergemeinschaftliche Umsätze, OSS/IOSS, Plattformen und Drittland

Innergemeinschaftliche Waren und Dienstleistungen

Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung müssen Warenbewegung, Unternehmereigenschaft des Abnehmers, gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Zusammenfassende Meldung zusammenpassen. In Spanien wird Modelo 349 für die einschlägigen innergemeinschaftlichen Vorgänge verwendet. Fehler in Identität, Zeitraum oder Betrag sind nicht nur Buchungsfehler, sondern können die Steuerbefreiung gefährden.

B2B-Dienstleistungen nach der Empfängerortregel werden häufig ohne spanische IVA mit Reverse Charge fakturiert. Der Leistungsempfänger und seine feste Niederlassung sind nachprüfbar zu bestimmen. Eine deutsche Rechnungsanschrift allein beweist nicht, dass die Leistung einer deutschen Niederlassung zugeordnet ist.

OSS und IOSS

Der One-Stop-Shop kann bestimmte grenzüberschreitende B2C-Umsätze zentral melden. Der Import-One-Stop-Shop betrifft bestimmte Fernverkäufe eingeführter Waren. Diese Regime ändern nicht die Notwendigkeit, Lieferort, Leistungstyp, Kundenstatus und anwendbaren Steuersatz des Verbrauchsstaats zu ermitteln. Die besonderen OSS-Aufzeichnungen sind zehn Jahre ab Ende des Jahres des Umsatzes elektronisch verfügbar zu halten.

Die OSS-Zahlung ersetzt nicht automatisch lokale IVA-Erklärungen für andere Umsätze, Vorsteuervergütungsverfahren oder Lagerbewegungen. Wer etwa Waren in mehreren EU-Staaten lagert, kann neben OSS lokale Registrierungen benötigen.

Plattform- und Marktplatzfälle

Eine elektronische Schnittstelle kann bei bestimmten Fernverkäufen oder Einfuhren als fiktiver Lieferer gelten. Dann werden zwei aufeinanderfolgende Lieferungen innerhalb einer Lieferkette fingiert, mit eigenen Rechnungs- und Aufzeichnungsfolgen. In anderen Fällen vermittelt die Plattform lediglich und der Händler bleibt Lieferer. Plattformabrechnung, Zahlungsdienstleisterbericht und eigene Bücher müssen auf denselben Bruttoumsatz, Gebühren und Erstattungen abgestimmt werden.

Drittlands- und Betriebsstättenfälle

Ausfuhr, Einfuhr, Dienstleistung an ein Drittland und Leistung über eine feste Niederlassung sind getrennte Tatbestände. Zollbeleg, Ausgangsvermerk, Einfuhrabgabenbescheid und Leistungsnachweis gehören zur Rechnungskette. Eine Niederlassung in Deutschland oder Spanien kann eigene Rechnungs-, Buch- und Erklärungspflichten haben, selbst wenn die Zentrale das ERP-System betreibt.

SII und SIF/VERI*FACTU sind nicht dasselbe

Das SII ist eine besondere elektronische Führung der IVA-Bücher durch zeitnahe Übermittlung von Rechnungsinformationen an die AEAT. Es gilt insbesondere für bestimmte große Unternehmen, IVA-Gruppen, REDEME-Teilnehmer und freiwillig Optierende nach den IVA-Vorschriften. Die Übermittlungsfristen und Datensätze des SII folgen der IVA-Verordnung und der Orden HFP/417/2017.

Das SIF-Regime des Real Decreto 1007/2023 betrifft dagegen die technischen Eigenschaften von Programmen, die Rechnungsprozesse unterstützen. Artikel 3 Absatz 3 nimmt Steuerpflichtige, die ihre IVA-Bücher nach Artikel 62 Absatz 6 RIVA über das SII führen, grundsätzlich insgesamt vom RRSIF aus, nicht nur einzelne im SII gemeldete Vorgänge. Ein Unternehmen sollte deshalb zuerst feststellen, ob es SII-pflichtig oder freiwillig im SII ist, bevor es sein Projekt als VERI*FACTU-Projekt plant.

Eine freiwillige SII-Teilnahme nur zur Vermeidung anderer Systemanforderungen hat eigene Bindungs-, Frist- und Datenfolgen. Sie sollte nicht ohne Gesamtvergleich gewählt werden.

Wer fällt unter Real Decreto 1007/2023?

Artikel 3 erfasst im gemeinsamen spanischen Steuergebiet, soweit ein Rechnungssystem verwendet wird, insbesondere:

Körperschaftsteuerpflichtige, ausgenommen die dort bezeichneten vollständig steuerbefreiten Körperschaften;
natürliche Personen mit wirtschaftlichen Tätigkeiten im IRPF;
Nichtresidenten, die Einkünfte über eine spanische Betriebsstätte erzielen;
Einheiten im Regime der Einkünftezurechnung, soweit sie wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben.

Die Regeln gelten auch, wenn das System nur für einen Teil der Tätigkeit verwendet wird. Artikel 4 grenzt den sachlichen Umfang ab und enthält Ausnahmen für bestimmte Umsätze, bei denen keine Rechnungspflicht besteht oder eine besondere Genehmigung vorliegt. Foralgebiete haben eigene Zuständigkeiten und sind gesondert zu prüfen.

Echte Handrechnung, Word und Excel

Nicht jede digitale Datei ist automatisch ein SIF. Nach den amtlichen AEAT-Fragen fällt ein Text- oder Tabellenprogramm nicht allein deshalb unter die Regelung, wenn es nur zur Eingabe, Ausstellung, zum Ausdruck und zur unveränderten Aufbewahrung einzelner Rechnungen dient und keine Verarbeitung der Rechnungsdaten zu einem System stattfindet. Auch einfache Listen oder Summen machen eine Datei nicht zwingend zum Rechnungssystem.

Die Grenze wird nach der AEAT-Abgrenzung überschritten, wenn die Rechnungsinformationen unmittelbar zu IVA- oder IRPF-Büchern, Buchhaltungsdaten oder anderen Ergebnissen für die Erfüllung steuerlicher Pflichten verarbeitet werden. Nicht jede Nummerierungsfunktion, Kundenliste oder einfache Summierung genügt dafür allein. Maßgeblich ist die tatsächliche Funktion, nicht die Produktbezeichnung. Eine angeblich „manuelle“ Rechnung, die aus einem automatisierten ERP erzeugt wird, bleibt eine Systemrechnung.

Technische Mindestanforderungen an das Rechnungssystem

Artikel 7 erlaubt ein regelkonformes System eines Herstellers oder die von der Steuerverwaltung bereitgestellte Anwendung. Jedes System muss nach Artikel 8 Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Unveränderbarkeit gewährleisten und technisch zur Übermittlung an die AEAT fähig sein.

Für jede Rechnung erzeugt das System gleichzeitig oder unmittelbar vor ihrer Ausstellung einen Registro de facturación de alta. Dieser enthält die in Artikel 10 und der technischen Orden HAC/1177/2024 bestimmten Kerndaten, einschließlich Bezug auf den vorangehenden Datensatz und dessen Hash; beim ersten Datensatz der Kette entfällt dieser Vorgängerbezug. Wird eine Rechnung annulliert, entsteht nach Artikel 11 ein eigener Annullierungsdatensatz. Die ursprüngliche Spur bleibt erhalten.

Weitere Kernelemente sind:

Verkettung der Datensätze über Hashwerte;
elektronische Signatur in der Betriebsart ohne laufende Übermittlung;
Ereignisprotokoll für systemrelevante Vorgänge in dieser Betriebsart;
QR-Code auf Papier- und nicht vollständig strukturierten elektronischen Rechnungen; bei vollständig strukturierten elektronischen Rechnungen das QR-URL-Datenfeld;
unmittelbarer Datenzugang und Exportmöglichkeit für eine Prüfung;
eine verantwortliche Erklärung des Herstellers oder Entwicklers für jede Version, die dem Nutzer zugänglich sein muss.

Cloudanbieter, externe Buchhaltung oder Konzern-ERP verlagern die Verantwortung nicht vollständig. Der Nutzer muss belegen können, welche Version, Betriebsart, Mandantentrennung und Erklärung für seinen Betrieb eingesetzt wurden.

Zwei zulässige Betriebsarten

VERI*FACTU mit laufender Übermittlung

Bei einem „Sistema de emisión de facturas verificables“ werden alle Alta- und Annullierungsdatensätze fortlaufend, sicher, automatisch, unmittelbar und nach ihrer Erzeugung an die AEAT übermittelt. Weil die Verwaltung die Kette erhält, müssen diese Datensätze nach Artikel 16 Absatz 3 nicht zusätzlich elektronisch signiert werden. Die Rechnung enthält den QR-Code beziehungsweise bei vollständig strukturiertem Format das QR-URL-Datenfeld und die für diese Betriebsart vorgesehene Kennzeichnung.

Die Übermittlung ist keine Vorabgenehmigung der materiellen IVA. Ein von der AEAT angenommener Datensatz kann dennoch einen falschen Steuersatz, Leistungsort oder Kundenstatus enthalten. Modelo 303, 349 oder Jahresabschluss werden nicht allein durch die Übermittlung ersetzt.

Regelkonformes System ohne laufende Übermittlung

Die zweite Betriebsart übermittelt die Datensätze nicht fortlaufend. Sie ist rechtlich zulässig, verlangt aber Aufbewahrung im eigenen oder im beauftragten System, elektronische Signatur, Verkettung, zusätzliche Kontrollen und ein Ereignisprotokoll. Die Speicherung muss nicht auf einem Rechner im eigenen Betrieb erfolgen; auch eine regelkonforme Cloudlösung ist möglich. Daten müssen auf Anforderung in vorgeschriebenem Format bereitgestellt werden können.

Ein System darf die Betriebsarten nicht je Rechnung nach Opportunität mischen. Die Entscheidung und der Wechsel müssen nach den gesetzlichen Regeln und technischen Vorgaben erfolgen; nach dem individuellen Pflichtbeginn bindet die aufgenommene VERI*FACTU-Übermittlung mindestens bis zum Ende des betreffenden Kalenderjahres. Vor dem jeweiligen Pflichttermin gilt nach der AEAT dagegen ein Testzeitraum: Die Testübermittlung darf beendet und bis zum Pflichttermin ein anderes System verwendet werden. Für mehrere Unternehmen in einem System sind Datensätze und Konfiguration je Steuerpflichtigem strikt zu trennen.

Fehlerkorrektur ohne Überschreiben

Nach Artikel 8 dürfen erzeugte Datensätze nicht gelöscht, verdeckt oder inhaltlich geändert werden. Eine Korrektur erfolgt durch einen zusätzlichen späteren Datensatz. Dabei sind zwei Fragen getrennt zu beantworten:

Ist der technische Datensatz falsch? Dann wird nach den Spezifikationen ein Annullierungs- oder ersetzender Datensatz erzeugt, ohne das Original zu beseitigen.
Ist die Rechnung steuerlich falsch? Dann ist nach Artikel 15 Real Decreto 1619/2012 eine Berichtigungsrechnung auszustellen und in den IVA-Büchern sowie Erklärungen zu verarbeiten.

Eine reine technische Annullierung macht eine bereits an den Kunden übermittelte Rechnung nicht automatisch steuerlich unwirksam. Umgekehrt darf eine Berichtigungsrechnung nicht dadurch „vereinfacht“ werden, dass der alte Datensatz überschrieben wird. Kundenkommunikation, Zahlungsabgleich und Meldungskorrektur gehören zum selben Prozess.

Verbindliche SIF-Termine 2027

Die konsolidierte Schlussbestimmung 4 des Real Decreto 1007/2023, geändert durch Real Decreto-ley 15/2025, setzt zwei Stichtage:

Betroffene Gruppe	System muss angepasst und betriebsbereit sein
Steuerpflichtige nach Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe a – insbesondere Körperschaftsteuerpflichtige	vor dem 1. Januar 2027
Übrige Steuerpflichtige nach Artikel 3 Absatz 1 – insbesondere viele Selbständige	vor dem 1. Juli 2027

Das bedeutet praktisch: Die erfassten Körperschaftsteuerpflichtigen dürfen ab 1. Januar 2027, die übrigen Betroffenen ab 1. Juli 2027 keine nicht konforme erfasste Systemlösung mehr einsetzen. Datenmigration, Stornoabläufe, QR-Druck, Herstellererklärung, Zugriffsrechte und Schnittstellen sollten vor dem letzten Tag getestet werden.

B2B-E-Rechnung nach Real Decreto 238/2026: eigenes Projekt

Das Real Decreto 238/2026 entwickelt die verpflichtende strukturierte elektronische Rechnung zwischen Unternehmern und Freiberuflern. Es regelt unter anderem Formate, Plattformen, Interoperabilität, Übermittlung einer getreuen Kopie an die öffentliche Lösung und Statusmeldungen. Erfasst werden grundsätzlich rechnungspflichtige B2B-Umsätze an Unternehmer oder Freiberufler mit Sitz, Betriebsstätte oder steuerlichem Wohnsitz in Spanien, soweit der Umsatz diesem Anknüpfungspunkt zuzuordnen ist. Vereinfachte Rechnungen sind grundsätzlich ausgenommen; die qualifizierten vereinfachten Rechnungen nach Art. 7 Abs. 2 Real Decreto 1619/2012 fallen jedoch nicht unter diese Ausnahme. Weitere gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.

Die Anwendung ist ausdrücklich aufgeschoben, bis die Ministerialverordnung zur öffentlichen E-Rechnungslösung in Kraft tritt. Ab diesem Ausgangsdatum gelten:

zwölf Monate für Unternehmer und Freiberufler, deren Umsatz im unmittelbar vorangegangenen Kalenderjahr acht Millionen Euro überschritten hat;
24 Monate für die übrigen erfassten Unternehmer und Freiberufler.

Ein absolutes Startdatum ist aus dem Inkrafttreten der maßgeblichen Ministerialverordnung und der jeweiligen Zwölf- oder Vierundzwanzigmonatsfrist zu berechnen. Der Fristlauf beginnt nicht schon mit dem Erlass oder der Veröffentlichung des Real Decreto 238/2026. Für die Statusmeldungen nach dessen Artikeln 10 und 12 erhalten natürliche Personen und Einheiten im Einkünftezurechnungsregime mit höchstens acht Millionen Euro Vorjahresumsatz zusätzlich zwölf Monate nach Ablauf der allgemeinen Vierundzwanzigmonatsfrist.

Das SIF-Regelwerk und die B2B-E-Rechnung können dieselbe Software betreffen, beantworten aber verschiedene Fragen: Das erste sichert den steuerlichen Rechnungsdatensatz und erlaubt wahlweise dessen laufende Übermittlung als VERI*FACTU an die AEAT; das zweite bestimmt Format und Austausch der Rechnung zwischen Unternehmen.

Formulare und Abstimmung

Modelo 036: Anmeldung und Änderung von Tätigkeit, IVA-Regime, Einbehaltspflichten, Betriebsstätten- und Identifikationsdaten. System- und Rechnungsprozesse müssen mit den Zensusdaten übereinstimmen.
Modelo 303: periodische IVA-Selbstveranlagung. Ausgangssteuer, Vorsteuer, Reverse Charge, Berichtigungen und Sonderfelder werden aus den Büchern abgeleitet.
Modelo 349: Zusammenfassende Meldung für einschlägige innergemeinschaftliche Lieferungen, Erwerbe und Dienstleistungen. Gegenpartei, Zeitraum und Betrag müssen mit Rechnung und IVA-Buch übereinstimmen.
SII: zeitnahe elektronische IVA-Buchführung für erfasste oder freiwillig teilnehmende Unternehmen.
OSS/IOSS: eigene Registrierung, Meldung und zehnjährige elektronische Aufzeichnung für die erfassten B2C-Umsätze.

Eine Nullmeldung oder eine akzeptierte Übermittlung beweist nicht, dass alle materiellen Pflichten erfüllt sind. Regelmäßig sollten Rechnung, Buch, Zahlungsfluss, Zoll-/Transportnachweis und Steuererklärung über eine eindeutige Referenz verbunden werden.

Sanktionen und Verfahrensrisiken

Artikel 201 LGT sanktioniert Verstöße gegen Rechnungs- und Dokumentationspflichten abhängig von Art und Umfang. Daneben enthält Artikel 201 bis besondere Sanktionen für nicht regelkonforme Systeme:

Hersteller, Produzenten oder Vermarkter können bei den gesetzlichen Tatbeständen mit 150.000 Euro je Wirtschaftsjahr mit Verkäufen und je unterschiedlichem Systemtyp belegt werden;
für jedes vertriebene System ohne die erforderliche verantwortliche Erklärung kann eine feste Sanktion von 1.000 Euro entstehen;
ein Nutzer, der ein zertifizierungsbedürftiges nicht zertifiziertes oder ein verändertes zertifiziertes System besitzt, kann mit 50.000 Euro je Wirtschaftsjahr sanktioniert werden.

Hinzu kommen mögliche IVA-Nachzahlung, Zinsen, Zuschläge und Sanktionen wegen unrichtiger Erklärungen. Ein Softwarevertrag sollte deshalb Haftung, Updates, Datenexport, Nachweise und Unterstützung bei Prüfungen ausdrücklich regeln, ohne die eigene steuerliche Verantwortung des Unternehmers auszuschließen.

Deutschland–Spanien: zwei Aufzeichnungssysteme können parallel gelten

Eine spanische Gesellschaft oder spanische Betriebsstätte folgt für ihre spanischen Umsätze den spanischen Rechnungs-, IVA- und SIF-Regeln. Eine deutsche Gesellschaft mit spanischer Tätigkeit kann daneben deutsche Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten haben. Zentraler Konzernserver oder deutsche Rechnungsausgabe beseitigen den spanischen Anknüpfungspunkt nicht.

Nach § 140 AO gelten außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auch für die Besteuerung. § 146 AO verlangt ordnungsmäßige, vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen sowie die Erhaltung elektronischer Daten in auswertbarer Form. § 147 Absatz 3 sieht derzeit folgende Grundfristen vor:

zehn Jahre für die in § 147 Absatz 1 Nummer 1 und 4a bezeichneten Unterlagen;
acht Jahre für Buchungsbelege nach Nummer 4;
sechs Jahre für die übrigen in § 147 Absatz 1 genannten Unterlagen.

Die Frist endet nicht, soweit die Unterlagen für noch nicht abgelaufene steuerliche Fristen oder Verfahren bedeutsam sind. Spanische Aufbewahrung und deutscher Datenzugriff müssen daher gemeinsam konzipiert werden. Eine in Spanien korrekte QR-Rechnung erfüllt nicht automatisch jede deutsche Rechnungsanforderung; umgekehrt ersetzt eine deutsche E-Rechnung keinen spanischen Alta-Datensatz.

Praktische Umstellungsfolge

Rechtsträger, Betriebsstätten, Tätigkeiten, IVA-Regime und SII-Status je spanischer Steueridentifikationsnummer erfassen.
Umsatzarten nach Leistungsort, Befreiung, Satz, Steuerschuldner und Rechnungstyp in einer Entscheidungsmatrix abbilden.
Rechnungsserien, Nummernlogik, Leistungsdatum, Berichtigung, Anzahlungen und Selbstfakturierung dokumentieren.
IVA-, IRPF- und Finanzbuchhaltung mit Modelo 303, 349, OSS/IOSS und Jahresabschluss abstimmen.
Tatsächliche Funktionen jedes Programms prüfen; Word-/Excel-Dateien nicht nur nach Namen, sondern nach der tatsächlichen Weiterverarbeitung ihrer Rechnungsdaten für steuerliche Pflichten beurteilen.
SII-Ausnahme oder Anwendungsbereich des Real Decreto 1007/2023 festlegen.
VERI*FACTU oder konforme Betriebsart ohne laufende Übermittlung auswählen und Herstellererklärung, Version, Hash, Signatur, Ereignisprotokoll, QR und Export testen.
Berechtigungen so trennen, dass niemand Originaldatensätze überschreiben kann.
Berichtigungs- und Stornofälle mit Buchhaltung, Kundenkommunikation und Steuererklärungen in einer Testumgebung durchspielen.
B2B-E-Rechnung als getrenntes Projekt beobachten und das Ausgangsdatum der Ministerialverordnung dokumentieren.
Aufbewahrungsmatrix für Spanien, Deutschland, OSS und noch offene Steuerperioden festlegen.
Monatliche Kontrollen zwischen Rechnungsdaten, Bank, Lager, Plattform, IVA-Büchern und Erklärungen einrichten.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Spanische SL mit Standardsoftware

Annahmen: Eine auf Mallorca ansässige SL stellt inländische B2B-Rechnungen aus, nimmt nicht am SII teil und nutzt ein cloudbasiertes Rechnungssystem. Sie ist Körperschaftsteuerpflichtige nach Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe a.

Die SL muss die materielle IVA und Rechnung nach Real Decreto 1619/2012 korrekt bestimmen und ihre Bücher sowie Modelo 303 führen. Ihr System muss vor dem 1. Januar 2027 den SIF-Anforderungen entsprechen. Sie kann VERI*FACTU mit laufender AEAT-Übermittlung oder die konforme Betriebsart ohne laufende Übermittlung wählen. Die B2B-Rechnungspflicht beginnt nicht automatisch am selben Tag; deren Start hängt vom Inkrafttreten der maßgeblichen Ministerialverordnung und der jeweiligen Übergangsfrist ab.

Beispiel 2: Selbständiger mit Excel-Vorlage

Annahmen: Ein spanischer Freiberufler trägt Kundendaten und Betrag manuell in eine unverknüpfte Excel-Vorlage ein, druckt jede Rechnung als PDF und führt die gesetzlich erforderlichen Bücher getrennt. Es gibt keine Makros, automatische Register, Nummernvergabe oder Buchungsübergabe.

Nach der AEAT-Abgrenzung ist die Datei nicht allein wegen Excel zwingend ein SIF. Erzeugt sie aus den Rechnungsinformationen dagegen unmittelbar Steuerregister, Buchungen oder andere Ergebnisse für steuerliche Pflichten, fällt sie nach der AEAT-Abgrenzung unter den SIF-Begriff. Eine reine Nummerierungs- oder Summenfunktion reicht für diese Einordnung nicht allein aus. Unabhängig davon bleiben Rechnungspflichten, lückenlose Serie und IRPF-/IVA-Bücher bestehen. Bei SIF-Nutzung müsste der Selbständige das System vor dem 1. Juli 2027 anpassen.

Beispiel 3: Deutsche GmbH mit spanischer Betriebsstätte

Annahmen: Eine deutsche GmbH betreibt eine feste Niederlassung in Spanien. Rechnungen werden aus dem deutschen ERP im Namen der Betriebsstätte erzeugt; die spanische Einheit nimmt nicht am SII teil.

Die zentrale Technik verhindert den spanischen Anwendungsbereich nicht. Das ERP muss die spanischen Datensätze, QR-Codes beziehungsweise zulässigen QR-URL-Datenfelder, Serien und Korrekturwege je spanischer NIF regelkonform bilden. Gleichzeitig bleiben deutsche Buch- und Aufbewahrungspflichten bestehen. Leistungszuordnung zur Betriebsstätte, deutsche und spanische IVA-Meldungen sowie konzerninterne Abstimmung müssen vor der Systemkonfiguration geklärt werden.

Typische Fehlentscheidungen

Auf jede Rechnung 21 Prozent IVA setzen, ohne Leistungsort und Steuerschuldner zu prüfen.
„Ohne IVA“ schreiben, ohne Befreiungsnorm, Reverse-Charge-Grund oder Transportnachweis zu sichern.
Eine vereinfachte Rechnung allein wegen eines Kleinbetrags verwenden, obwohl der gesetzliche Fall nicht erfüllt ist.
Eine alte PDF überschreiben, statt Berichtigungsrechnung und neuen Datensatz zu erzeugen.
SII, VERI*FACTU und B2B-E-Rechnung als drei Namen für dieselbe Pflicht behandeln.
Annehmen, VERI*FACTU sei zwingend die einzige zulässige Betriebsart.
Word oder Excel pauschal als ausgenommen ansehen, obwohl die Rechnungsdaten unmittelbar in Steuerregister oder Buchhaltungsdaten verarbeitet werden.
Den 1. Januar 2027 auch für alle Selbständigen oder den 1. Juli 2027 auch für alle Körperschaftsteuerpflichtigen verwenden.
Aus dem Real Decreto 238/2026 bereits ein festes B2B-Startdatum ableiten, obwohl der Fristlauf an die Ministerialverordnung anknüpft.
Nur Rechnungen aufbewahren, aber Leistungs-, Transport-, Zoll-, Zahlungs- und Kundenstatusnachweise nicht verbinden.
Spanische Daten nach deutschen Fristen löschen oder umgekehrt, ohne offene Verfahren und längere Sonderzeiträume zu prüfen.

Häufige Fragen

Muss jedes spanische Unternehmen VERI*FACTU verwenden?

Nein. Zuerst muss es in den persönlichen und sachlichen Anwendungsbereich des Real Decreto 1007/2023 fallen und ein Rechnungssystem verwenden. SII-Fälle sind nach Artikel 3 Absatz 3 ausgenommen. Innerhalb des SIF-Regimes sind VERI*FACTU mit laufender Übermittlung und ein regelkonformes System ohne laufende Übermittlung zulässige Betriebsarten.

Ist eine Rechnung ohne QR-Code ab 2027 automatisch ungültig?

Eine im Anwendungsbereich mit einem SIF ausgestellte Rechnung muss grundsätzlich einen QR-Code enthalten. Bei einer vollständig strukturierten elektronischen Rechnung ist stattdessen die QR-URL als eigenständiges Datenfeld vorgeschrieben; eine grafische QR-Abbildung ist dann nicht erforderlich. Ob ein fehlender QR-Code die zivilrechtliche Forderung vernichtet, ist davon zu trennen; steuerlich und sanktionsrechtlich ist die Nichtbeachtung jedenfalls ein erhebliches Risiko.

Ersetzt die AEAT-Übermittlung Modelo 303?

Nein. Der Datensatz dient der Rechnungs- und Kontrollspur. Die periodische IVA-Selbstveranlagung bleibt bestehen, soweit keine besondere gesetzliche Änderung eingreift.

Darf eine falsche Rechnung gelöscht und neu geschrieben werden?

Nicht im regelkonformen System. Der Originaldatensatz bleibt erhalten. Technische Annullierung oder Ersatzdatensatz und die steuerlich erforderliche Berichtigungsrechnung müssen nachvollziehbar erzeugt werden.

Gilt die B2B-E-Rechnung ab Januar 2027?

Das ist kein gesetzliches Pauschaldatum. Die 12- und 24-Monatsfristen des Real Decreto 238/2026 beginnen mit dem Inkrafttreten der Ministerialverordnung zur öffentlichen Lösung. Ein pauschaler Gleichlauf mit den SIF-Terminen 2027 ergibt sich daraus nicht.

Wie lange sind Unterlagen aufzubewahren?

Es gibt keine für alle Dokumente und Situationen einzige Frist. In Spanien sind steuerliche, IVA-spezifische und handelsrechtliche Zeiträume sowie offene Verfahren zu verbinden; OSS-Aufzeichnungen sind zehn Jahre verfügbar zu halten. In Deutschland gelten nach § 147 AO insbesondere zehn, acht oder sechs Jahre je Dokumentenkategorie, mit Verlängerung bei noch steuerlich relevanten Perioden.

Amtliche Quellen und Rechtsstand

Rechtsstand: 11. August 2026. Künftige operative Termine der B2B-E-Rechnung wurden vom Stand der noch ausstehenden Ministerialverordnung getrennt.