Bücher und Aufzeichnungen für Autónomos

Ein spanischer Autónomo braucht kein einheitliches „Kassenbuch für alles“. Die Aufzeichnungspflichten entstehen aus mehreren Ebenen: dem IRPF, der IVA, dem Rechnungsrecht, gegebenenfalls dem Handelsrecht sowie besonderen Systemen wie dem Suministro Inmediato de Información. Welche Bücher tatsächlich erforderlich sind, hängt deshalb von der ausgeübten Tätigkeit, dem Gewinnermittlungsverfahren, dem IVA-Regime und einzelnen Vorgängen ab.

Die Bücher sind mehr als eine Vorbereitungshilfe für die Steuererklärung. Sie müssen die wirtschaftlichen Vorgänge so abbilden, dass Einnahmen, Ausgaben, Vorsteuer, Ausgangssteuer, Einbehalte, Investitionsgüter und grenzüberschreitende Sachverhalte überprüfbar bleiben. Eine korrekt ausgestellte Rechnung ersetzt den Registereintrag nicht; umgekehrt heilt ein Eintrag keine fehlende oder falsche Rechnung.

Das Wichtigste im Überblick

Zuerst Tätigkeit und Verfahren bestimmen: Gewerbliche und berufliche Tätigkeiten, estimación directa normal, estimación directa simplificada und estimación objetiva lösen unterschiedliche Pflichten aus.
Direkte Methode: Unternehmer in der vereinfachten direkten Methode führen grundsätzlich ein Einnahmenbuch, ein Ausgabenbuch und ein Investitionsgüterbuch. Für nichtkaufmännische Tätigkeiten gilt dies auch in der normalen direkten Methode.
Freiberufler: Bei beruflichen Tätigkeiten kommen in beiden direkten Varianten ein Einnahmenbuch, ein Ausgabenbuch, ein Investitionsgüterbuch und ein Buch über Vorschüsse und Auslagen hinzu.
Kaufmännische Normalmethode: Wer eine kaufmännische Tätigkeit in estimación directa normal ausübt, muss grundsätzlich nach dem Código de Comercio buchen, insbesondere mit Journal sowie Inventar- und Jahresabschlussbuch.
Módulos: Bei estimación objetiva besteht keine vollständige Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Rechnungen und Modulnachweise bleiben aber Pflicht; ein Investitionsgüterbuch und in bestimmten umsatzabhängigen Tätigkeiten ein Einnahmenbuch können zusätzlich erforderlich sein.
IVA separat prüfen: Üblicherweise bestehen Register für ausgestellte und empfangene Rechnungen, gegebenenfalls für Investitionsgüter und bestimmte innergemeinschaftliche Vorgänge. Ein gemeinsames IRPF-/IVA-Buch ist nur zulässig, wenn alle Felder und Regeln beider Systeme erfüllt sind.
Zeitnah statt nachträglich: IRPF-Einträge müssen grundsätzlich vor Ablauf der Frist für die jeweilige Vorauszahlung vorliegen. Für IVA und SII gelten eigene, teilweise wesentlich kürzere Fristen.
Fehler nicht löschen: Falsche oder fehlende Einträge werden durch nachvollziehbare Berichtigungsbuchungen korrigiert. Die ursprüngliche Spur darf nicht unkenntlich gemacht werden.
Mehrere Tätigkeiten trennen: Für jede eigenständige Tätigkeit sind gesonderte Bücher oder eindeutig getrennte Datenbereiche zu führen.
Digitalisierung 2027: Die Anforderungen an Fakturierungssoftware nach dem Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación werden nach der Ende 2025 beschlossenen Verschiebung grundsätzlich 2027 wirksam. Das ist nicht dasselbe wie SII oder die künftige verpflichtende B2B-E-Rechnung.

Welche Buchführungspflicht gilt?

Die Entscheidung beginnt nicht bei der Software, sondern bei fünf Fragen:

Handelt es sich um eine unternehmerische oder berufliche Tätigkeit?
Wird der Gewinn nach estimación directa normal, estimación directa simplificada oder estimación objetiva ermittelt?
Ist die Tätigkeit in der normalen direkten Methode kaufmännisch oder nichtkaufmännisch?
Welches IVA-Regime gilt, und besteht eine Pflicht oder Option zum SII?
Gibt es besondere Vorgänge wie Investitionsgüter, innergemeinschaftliche Warenbewegungen, Einbehalte, mehrere Tätigkeiten oder eine deutsche Betriebsstätte?

Übersicht nach IRPF-Verfahren

Tätigkeit und Verfahren	Grundsätzlich erforderliche Aufzeichnungen
Kaufmännische unternehmerische Tätigkeit, estimación directa normal	Buchführung nach Código de Comercio: insbesondere Libro Diario sowie Libro de Inventarios y Cuentas Anuales; steuerliche Zusatzaufzeichnungen soweit erforderlich
Nichtkaufmännische unternehmerische Tätigkeit, estimación directa normal	Libro registro de ventas e ingresos, Libro registro de compras y gastos, Libro registro de bienes de inversión
Unternehmerische Tätigkeit, estimación directa simplificada	Einnahmenbuch, Ausgabenbuch, Investitionsgüterbuch
Berufliche Tätigkeit, estimación directa normal oder simplificada	Einnahmenbuch, Ausgabenbuch, Investitionsgüterbuch sowie Libro registro de provisiones de fondos y suplidos
Estimación objetiva	Rechnungen und Modulnachweise; Investitionsgüterbuch bei steuerlicher Abschreibung; Einnahmenbuch, wenn der Nettoertrag nach dem Umsatz- oder Tätigkeitsvolumen bestimmt wird
Comunidad de bienes oder andere entidad en atribución de rentas	Einheitliche Bücher auf Ebene der Gemeinschaft nach deren Methode; anschließende Zurechnung der Ergebnisse an die Beteiligten

Kaufmännische Tätigkeit in der normalen direkten Methode

Art. 68 RIRPF verweist für kaufmännische Tätigkeiten in estimación directa normal auf die handelsrechtliche Buchführung. Art. 25 Código de Comercio verlangt eine geordnete, zur Tätigkeit passende Buchführung, die alle Vorgänge chronologisch nachvollziehbar macht und periodische Inventare und Bilanzen ermöglicht. Notwendig sind mindestens das Libro Diario und das Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

Nicht jede selbständige Tätigkeit ist handelsrechtlich kaufmännisch. Freie Berufe sowie bestimmte land-, vieh- oder handwerksbezogene Tätigkeiten können anders einzuordnen sein. Die steuerliche Einordnung sollte daher nicht allein aus der IAE-Bezeichnung oder dem umgangssprachlichen Begriff „Gewerbe“ abgeleitet werden.

Wer außerhalb dieses handelsrechtlichen Pflichtfalls freiwillig eine vollständige Buchhaltung führt, wird dadurch nicht automatisch von den steuerlichen IRPF-Registern befreit. Art. 68 Abs. 10 RIRPF lässt die besonderen Registerpflichten grundsätzlich fortbestehen.

Inhalt der IRPF-Bücher

Libro registro de ventas e ingresos

Das Einnahmenbuch bildet die Erlöse und sonstigen betrieblichen Einnahmen ab. Nach der Orden HAC/773/2019 gehören insbesondere hinein:

bei Einnahmen ohne Rechnungspflicht eine fortlaufende Einnahmennummer;
Nummer und gegebenenfalls Serie der ausgestellten Rechnung;
Ausstellungsdatum und, wenn abweichend, Datum des Umsatzes;
Name oder Firma und NIF des Kunden, soweit erforderlich;
Art oder Beschreibung der Einnahme;
Gesamtbetrag, steuerlich anrechenbarer Ertrag und gegebenenfalls IVA;
angewandter Einbehaltssatz und einbehaltener IRPF-Betrag, wenn der Vorgang einem Einbehalt unterliegt;
sonstige Einnahmen wie Zuschüsse, Entschädigungen oder betriebliche Eigenverbrauchsvorgänge, soweit steuerlich relevant.

Bareinnahmen dürfen nicht lediglich als Bankeinzahlung erfasst werden. Die wirtschaftliche Operation, nicht der spätere Geldtransfer zur Bank, ist der maßgebliche Vorgang. Bei zulässigen vereinfachten Rechnungen kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein täglicher Sammelposten verwendet werden; der Sammelposten darf die Nachvollziehbarkeit der einzelnen Belege und des betroffenen Monats nicht beseitigen.

Libro registro de compras y gastos

Das Ausgabenbuch erfasst die betrieblichen Käufe und Aufwendungen. Typische Pflichtangaben sind:

Nummer und gegebenenfalls Serie der empfangenen Rechnung; bei Aufwendungen ohne Rechnungspflicht eine fortlaufende Aufwandsnummer;
Ausstellungsdatum der Rechnung oder des anderen Belegs sowie, wenn abweichend, Datum des Vorgangs;
Name oder Firma und NIF des Lieferanten;
Beschreibung des Einkaufs oder Aufwands;
Gesamtbetrag, steuerlich abzugsfähiger Betrag und getrennte IVA-Daten;
gegebenenfalls angewandter Einbehaltssatz und einbehaltener Betrag.

Empfangsdatum und Zahlungsstatus können zusätzlich für IVA, zeitliche Zuordnung und offene Posten erforderlich oder zweckmäßig sein; sie ersetzen die IRPF-Pflichtangaben nicht.

Rechnungen, Zollbelege, Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsbeiträge, Bankgebühren und andere nachgewiesene Betriebsvorgänge können unterschiedliche Belegarten haben. Entscheidend ist, dass der Eintrag den tatsächlichen Vorgang und die steuerliche Behandlung erkennen lässt.

Die Orden HAC/773/2019 erlaubt unter engen Voraussetzungen einen Sammelposten für mehrere am selben Tag erhaltene Eingangsrechnungen desselben Lieferanten. Die Gesamtsumme ohne IVA darf dabei 6.000 Euro nicht überschreiten; jede einzelne Rechnung darf höchstens 500 Euro ohne IVA betragen. Auch hier müssen die Einzelbelege erhalten bleiben.

Libro registro de bienes de inversión

Das IRPF-Investitionsgüterbuch ist Grundlage für die Abschreibung. Es sollte für jedes Wirtschaftsgut mindestens dokumentieren:

genaue Bezeichnung und Identifikation;
Lieferant und Rechnungsdaten;
Anschaffungs- oder Herstellungskosten einschließlich der zuzurechnenden Anschaffungsnebenkosten und nicht abzugsfähiger IVA sowie den maßgeblichen Abschreibungswert;
Datum der Anschaffung und Beginn der betrieblichen Nutzung;
betrieblicher Nutzungsumfang;
zulässige Abschreibungsmethode, Satz und jährlicher Betrag;
kumulierte Abschreibung und steuerlicher Restwert;
Verbesserung, Teilentnahme, vollständige Entnahme, Verlust oder Veräußerung.

Eine sofortige Zahlung macht einen langlebigen Vermögensgegenstand nicht zum sofort abzugsfähigen Aufwand. Gesetzlich zulässige freie Abschreibungen bleiben möglich: Neue materielle Anlagegüter mit einem Stückwert von höchstens 300 Euro können nach Art. 28 Abs. 1 LIRPF in Verbindung mit Art. 12 Abs. 3 Buchst. e LIS bis zur jährlichen Gesamtgrenze von 25.000 Euro frei abgeschrieben werden. Umgekehrt reicht ein bloßer Eintrag im Anlagenbuch nicht aus, wenn das Wirtschaftsgut privat oder nicht nachweisbar für die Tätigkeit genutzt wird.

Das IRPF-Investitionsgüterbuch ist vom IVA-Investitionsgüterregister zu unterscheiden. Das IVA-Register ist nach Art. 65 RIVA insbesondere erforderlich, wenn Vorsteuerabzüge für Investitionsgüter nach den Art. 107 bis 110 LIVA über mehrere Jahre zu berichtigen sind. Beide Register können technisch zusammengeführt werden, müssen dann aber sowohl Abschreibung als auch Vorsteuerquote und IVA-Berichtigungen vollständig enthalten.

Libro de provisiones de fondos y suplidos

Freiberufler führen zusätzlich ein Buch über provisiones de fondos und suplidos.

Eine provisión de fondos ist ein vom Mandanten oder Kunden im Voraus überlassener Betrag, der später mit dem Honorar oder den zu tragenden Kosten verrechnet wird. Ein suplido ist enger: Der Freiberufler zahlt im Namen und für Rechnung des Mandanten einen Betrag, den rechtlich der Mandant schuldet. Nur weil eine Rechnung an den Freiberufler weiterberechnet wird, entsteht noch kein suplido.

Das Buch muss insbesondere eine laufende Nummer, die Unterscheidung zwischen Vorschuss und suplido, Datum, Betrag sowie Name und NIF des Vorschussgebers beziehungsweise des Empfängers der ausgelegten Zahlung enthalten. Auch der Bezug zur späteren Rechnung oder ein abweichender Verwendungszweck ist zu erfassen. Die richtige Qualifikation ist wichtig, weil ein echter suplido regelmäßig weder eigener Umsatz noch eigener Aufwand ist, während eine Kostenweiterbelastung Bestandteil der eigenen Leistung und der IVA-Bemessungsgrundlage sein kann.

IVA-Register: eigenständige zweite Ebene

Wer IVA-pflichtige oder erklärungspflichtige Umsätze ausführt, muss zusätzlich die IVA-Aufzeichnungen prüfen. Das Regelmodell des RIVA umfasst:

Libro registro de facturas expedidas – ausgestellte Rechnungen, auch berichtigte, steuerfreie und bestimmte nicht steuerbare Umsätze;
Libro registro de facturas recibidas – empfangene Rechnungen, Zollbelege und weitere zum Vorsteuerabzug berechtigende Dokumente;
Libro registro de bienes de inversión – nur soweit eine Vorsteuerberichtigung für Investitionsgüter erforderlich ist;
Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias – nur für die in Art. 66 RIVA ausdrücklich genannten Warenbewegungen und Konsignationslagerfälle.

Das vierte Register ist kein allgemeines Verzeichnis sämtlicher EU-Umsätze. Innergemeinschaftliche Lieferungen, Erwerbe und Dienstleistungen können zusätzlich in Modelo 349 zu melden sein; Modelo 349 ist aber selbst kein Buch und ersetzt die Rechnungsregister nicht.

Ausgestellte Rechnungen

Im IVA-Ausgangsregister werden grundsätzlich Nummer und gegebenenfalls Serie, Ausstellungsdatum, gegebenenfalls Leistungsdatum, Kunde und NIF, Bemessungsgrundlage, Steuersatz und Steuerbetrag erfasst. Berichtigungsrechnungen werden gesondert gekennzeichnet. Steuerfreie und nicht steuerbare Vorgänge benötigen die zutreffende rechtliche Kennzeichnung; ein Nullbetrag ohne Erläuterung reicht nicht.

Empfangene Rechnungen

Im IVA-Eingangsregister werden Rechnungen, Zollbelege und bestimmte interne Abrechnungsdokumente fortlaufend nummeriert. Neben Lieferant, Datum, Bemessungsgrundlage und IVA müssen der tatsächlich abzugsfähige Vorsteuerbetrag und gegebenenfalls Prorrata, Reverse Charge oder ein Sonderregime erkennbar sein.

Der Zeitpunkt des Rechnungseingangs und der Zeitraum des Vorsteuerabzugs können auseinanderfallen. Das Register muss deshalb nicht zwingend in jedem Quartal exakt denselben abzugsfähigen Betrag ergeben wie Modelo 303; die Abweichung muss aber erklärbar sein.

Ein gemeinsames IRPF-/IVA-Buch

Art. 12 Orden HAC/773/2019 erlaubt die Nutzung eines IRPF-Buchs auch für die IVA, wenn sämtliche Anforderungen des RIVA erfüllt werden. Das ist eine Möglichkeit, keine automatische Gleichstellung.

Ein gemeinsamer Datensatz muss beispielsweise gleichzeitig unterscheiden können zwischen:

Gesamtbetrag, IRPF-Ertrag oder -Aufwand und IVA-Bemessungsgrundlage;
ausgewiesener IVA, tatsächlich abzugsfähiger IVA und nicht abzugsfähiger IVA;
Einbehalt im IRPF;
Rechnungsdatum, Umsatzdatum, Empfangsdatum sowie gegebenenfalls Zahlungsdatum;
steuerfreien, nicht steuerbaren, Reverse-Charge- und innergemeinschaftlichen Vorgängen;
laufendem Aufwand und Investitionsgut.

Die AEAT stellt seit 2020 ein standardisiertes elektronisches Format bereit; die für 2026 aktualisierten Designs können unter anderem für Renta WEB, Pre303 und Pre130 verwendet werden. Die Nutzung der Vorlage ist praktisch hilfreich, ersetzt aber nicht die Prüfung, ob zusätzliche Felder oder Sonderregister erforderlich sind.

Rechnungen und Registereinträge richtig verzahnen

Rechnungspflicht

Unternehmer und Freiberufler müssen für ihre Leistungen grundsätzlich Rechnungen ausstellen und Kopien aufbewahren. Der Reglamento de facturación regelt vollständige und vereinfachte Rechnungen, Pflichtangaben, Serien, Fristen und Berichtigungen.

Eine vollständige Rechnung enthält insbesondere eine fortlaufende Nummer und gegebenenfalls eine Serie, Ausstellungsdatum, Namen oder Firma, NIF und Anschrift der Parteien, Leistungsbeschreibung, Bemessungsgrundlage, Steuersatz, IVA-Betrag und gegebenenfalls den Hinweis auf Steuerbefreiung oder Reverse Charge. Bei einer vereinfachten Rechnung sind weniger Angaben zulässig; für den Vorsteuerabzug des Empfängers können zusätzliche Daten erforderlich sein.

Rechnungen werden grundsätzlich bei Ausführung des Umsatzes erstellt. Ist der Empfänger Unternehmer oder Freiberufler, darf die Rechnung grundsätzlich bis vor den 16. Tag des Folgemonats ausgestellt werden. Für innergemeinschaftliche Lieferungen, Sammelrechnungen und besondere Fälle gelten eigene Vorgaben.

Berichtigung statt Überschreiben

Ändern sich Preis, IVA, Kunde oder andere wesentliche Daten, ist gegebenenfalls eine factura rectificativa erforderlich. Im Buch wird die Berichtigung als eigener, nachvollziehbarer Eintrag erfasst. Das Löschen der ursprünglichen Rechnung oder das nachträgliche Überschreiben ohne Spur gefährdet Nummernfolge, Steuerperiode und Beweiskraft.

Auch reine Buchungsfehler werden durch einen Berichtigungseintrag oder eine Gruppe von Einträgen korrigiert, die das richtige Quartals- und Jahresergebnis erkennen lässt. Art. 11 Orden HAC/773/2019 und Art. 70 RIVA verlangen die Korrektur, sobald der Fehler bekannt wird.

Fristen für die laufende Erfassung

IRPF

Nach Art. 10 Orden HAC/773/2019 müssen die registerpflichtigen Vorgänge vor Ablauf der Frist für die jeweilige IRPF-Vorauszahlung erfasst sein. Vorgänge ohne Rechnung sind innerhalb von sieben Tagen nach Ausführung oder Belegerstellung einzutragen, wenn diese Frist früher endet. Eingangsrechnungen werden grundsätzlich in Empfangsreihenfolge und in dem Steuerzeitraum erfasst, in dem der Abzug vorgenommen wird.

Das ist eine späteste gesetzliche Grenze, keine gute Arbeitsroutine. Für Kontrollen und Liquiditätssteuerung sollte die Erfassung laufend erfolgen.

IVA

Nach Art. 69 RIVA müssen Vorgänge bereits bei der zugehörigen IVA-Abrechnung und Zahlung registriert sein, spätestens jedoch vor Ablauf der gesetzlichen Zahlungsfrist. Vorgänge ohne Rechnung sind innerhalb von sieben Tagen einzutragen, sofern diese Frist früher endet. Empfangene Rechnungen sind in Empfangsreihenfolge und in dem Abrechnungszeitraum zu erfassen, in dem der Vorsteuerabzug vorgenommen wird. Für das SII gelten die kürzeren Übermittlungsfristen des Art. 69 bis RIVA.

Suministro Inmediato de Información

Zum SII gehören grundsätzlich Steuerpflichtige mit monatlichem IVA-Abrechnungszeitraum, insbesondere:

im REDEME eingetragene Unternehmer;
Großunternehmen mit mehr als 6.010.121,04 Euro maßgeblichem Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr;
IVA-Gruppen.

Andere Steuerpflichtige können optieren. Die Register werden dann über die AEAT-Sede durch elektronisches Übermitteln von Rechnungsdatensätzen geführt. Ausgestellte Rechnungen sind regelmäßig binnen vier Tagen ab Ausstellung zu übermitteln, bei Ausstellung durch den Empfänger oder einen Dritten binnen acht Tagen; zusätzlich muss die Übermittlung vor dem 16. des auf die Steuerentstehung folgenden Monats erfolgen. Empfangene Rechnungen sind binnen vier Tagen ab buchhalterischer Erfassung und vor dem 16. des auf den Abzugszeitraum folgenden Monats zu melden. Bei den Vier- und Achttagefristen zählen Samstage, Sonntage und landesweite Feiertage nicht mit. Für weitere Registerarten und Sonderfälle gelten die besonderen Regeln des Art. 69 bis RIVA.

SII ist weder eine automatische Rechnungsstellung noch dasselbe wie VERI*FACTU. Steuerpflichtige, die ihre IVA-Bücher nach Art. 62 Abs. 6 RIVA über das SII führen, sind nach Art. 3 Abs. 3 RRSIF grundsätzlich insgesamt vom RRSIF ausgenommen; die Ausnahme ist nicht auf einzelne im SII gemeldete Rechnungen beschränkt.

Form und technische Nachvollziehbarkeit

Nach Art. 9 Orden HAC/773/2019 sind IRPF-Bücher klar, richtig, chronologisch, ohne Leerstellen, Einschübe, Radierungen oder unkenntliche Änderungen zu führen. Quartals- und Jahressummen müssen ermittelbar sein.

Weitere Anforderungen sind:

Euro: Fremdwährungsbelege werden für den Registereintrag in Euro umgerechnet. Währung, verwendeter Kurs, Kursdatum und Quelle sollten aufbewahrt werden.
Mehrere Tätigkeiten: Für jede Tätigkeit sind eigenständige Bücher oder eindeutig getrennte Datenbereiche zu führen.
Digitale Daten: Programme, Dateien, Archive und Codierungen müssen erhalten bleiben. Verschlüsselte oder proprietäre Daten müssen in ein lesbares Format umgewandelt werden können.
Papier: Lose Blätter sind nur zulässig, wenn sie später fortlaufend nummeriert und gebunden werden.
Belegverknüpfung: Jeder Eintrag sollte zum Originalbeleg und gegebenenfalls zu Vertrag, Zahlung, Zollpapier oder Leistungsnachweis führen.
Unveränderbarkeit: Änderungen dürfen die ursprüngliche Information nicht spurlos beseitigen.

Von den Büchern zu den Steuererklärungen

Die Aufzeichnungen müssen mit den Erklärungen abstimmbar sein:

Erklärung	Typischer Bezug zu den Büchern
Modelo 130	kumulierte Einnahmen, abzugsfähige Ausgaben und Vorauszahlungen bei estimación directa
Modelo 131	Modulgrößen und Vorauszahlungen bei estimación objetiva
Modelo 303	IVA-Bemessungsgrundlagen, Ausgangssteuer, Vorsteuer und Sonderfälle
Modelo 349	bestimmte innergemeinschaftliche Lieferungen, Erwerbe und Dienstleistungen
Modelos 111/115 und Jahresmeldungen	einbehaltene Beträge auf Löhne, Honorare oder Mieten
Modelo 100	Jahresergebnis der wirtschaftlichen Tätigkeit und bereits geleistete Vorauszahlungen/Einbehalte

Die Summen müssen nicht in jeder Zeile identisch sein. Unterschiede können etwa aus nicht abzugsfähiger IVA, zeitlich verschobenem Vorsteuerabzug, Abschreibungen, Privatanteilen, Rückstellungen oder steuerlichen Korrekturen entstehen. Jede Differenz sollte durch eine nachvollziehbare Überleitungsrechnung erklärt werden.

Beginn, Änderung, Pause und Ende

Beginn

Vor dem Tätigkeitsbeginn wird die Tätigkeit mit Modelo 036 angemeldet. Seit dem 3. Februar 2025 ist Modelo 037 abgeschafft. Bereits vor dem ersten Umsatz können Vorbereitungskosten, Anzahlungen, Investitionen und Vorsteuer entstehen. Dafür sollten Bücher ab dem ersten wirtschaftlich relevanten Vorgang geführt und die ernsthafte Tätigkeitsabsicht durch Verträge, Angebote, Genehmigungen, Website, Geschäftsräume oder Anschaffungen dokumentiert werden.

Änderung oder zusätzliche Tätigkeit

Eine neue Tätigkeit, ein weiterer Standort, ein Wechsel der Gewinnermittlung oder des IVA-Regimes sowie neue Einbehaltspflichten können eine Änderung des Modelo 036 auslösen. Für Änderungen gilt häufig eine Monatsfrist; Methodenwahl und Sonderregime haben eigene Zeitfenster.

Mehrere Tätigkeiten werden getrennt aufgezeichnet. Gemeinsame Kosten müssen nach einer sachgerechten, dokumentierten Methode zugeordnet werden. Eine freie Aufteilung erst bei Erstellung der Jahreserklärung ist nicht ausreichend.

Pause

Eine vorübergehende Umsatzpause hebt die Aufzeichnungspflichten nicht automatisch auf. Laufende Miete, Software, Versicherungen, Rückabwicklungen oder verspätet eingehende Rechnungen bleiben zu erfassen. Ob eine steuerliche Abmeldung oder Änderung erforderlich ist, hängt davon ab, ob die Tätigkeit tatsächlich beendet oder nur vorübergehend ohne Umsatz fortgeführt wird.

Ende

Bei endgültiger Aufgabe sind letzte Einnahmen und Ausgaben, offene Forderungen und Verbindlichkeiten, Anlageverkäufe oder Entnahmen, IVA-Berichtigungen und Abschlussrechnungen zu erfassen. Die Abmeldung im Censo und die RETA-Abmeldung sind getrennte Verfahren. Die Bücher und Belege bleiben auch nach dem Ende aufzubewahren.

Aufbewahrung: nicht pauschal nach vier Kalenderjahren löschen

Die allgemeine steuerliche Verjährungsfrist beträgt regelmäßig vier Jahre. Sie beginnt aber nicht zwingend mit dem Rechnungsdatum, sondern richtet sich nach der jeweiligen Erklärungs- oder Zahlungsfrist und kann unterbrochen werden. Für noch laufende Abschreibungen, Verlustvorträge, Vorsteuerberichtigungszeiträume, offene Prüfungen oder später nachzuweisende Steuerpositionen müssen Unterlagen länger verfügbar bleiben.

Art. 13 Orden HAC/773/2019 verlangt die Aufbewahrung der Rechnungen und sonstigen Belege bis zum Ablauf der maßgeblichen Verjährung. Für handelsrechtlich buchführungspflichtige Unternehmer sieht Art. 30 Código de Comercio sechs Jahre ab der letzten Buchung vor; die Tätigkeitseinstellung beseitigt diese Pflicht nicht. Praktisch ist deshalb die längste einschlägige Frist maßgeblich.

Aufzubewahren sind nicht nur PDF-Rechnungen. Dazu gehören je nach Vorgang:

Originalrechnung und Berichtigungsrechnung;
Auftrag, Vertrag, Lieferschein, Leistungs- und Abnahmenachweis;
Bank-, Karten- oder Barzahlungsnachweis;
Zoll- und Transportdokumente;
Lohn- und Sozialversicherungsunterlagen;
Berechnung von Privatanteilen und Kostenaufteilungen;
Anlagekartei und Abschreibungsplan;
verwendete Wechselkurse;
exportierbare Buchungsdateien, Softwareversionen und Protokolle;
eingereichte Erklärungen und Empfangsbestätigungen.

Deutschland–Spanien und grenzüberschreitende Vorgänge

Die Bücher beantworten nicht allein, welcher Staat besteuern darf. Bei einer Tätigkeit mit Deutschlandbezug müssen vier Ebenen getrennt werden:

Ansässigkeit und Welteinkommen: Ein in Spanien ansässiger Autónomo erklärt grundsätzlich sein weltweites Einkommen im spanischen IRPF.
Betriebsstätte: Besteht in Deutschland eine Betriebsstätte, kann Deutschland den ihr zurechenbaren Gewinn besteuern. Einnahmen und Kosten müssen anhand von Funktionen, Vermögenswerten und Risiken zugeordnet werden.
Umsatzsteuer: Leistungs- oder Lieferort, Unternehmereigenschaft, Reverse Charge, Rechnung und Modelo 349 folgen eigenständigen IVA-Regeln.
Sozialversicherung: Nach den EU-Koordinierungsregeln gilt grundsätzlich nur das Recht eines Staates. Die A1- oder Zuständigkeitsentscheidung folgt nicht aus dem Steuerbuch.

Ein deutscher Lieferantenbeleg ist nicht automatisch Aufwand einer deutschen Betriebsstätte. Umgekehrt ist eine spanische Rechnung nicht allein wegen des Ausstellers der spanischen Tätigkeit zuzurechnen. Das Buch sollte Kostenstelle, Projekt, Tätigkeitsbereich und gegebenenfalls Betriebsstätte erkennen lassen.

Bei Fremdwährung sind sowohl Originalbetrag als auch Euro-Wert nachvollziehbar zu halten. Für Reverse-Charge-Leistungen oder innergemeinschaftliche Erwerbe müssen Eingangsrechnung, IVA-Selbstberechnung und Meldung konsistent sein. Das AEAT-Format sieht dafür besondere Kennzeichen vor.

Digitale Änderungen ab 2027

Fakturierungssoftware und VERI*FACTU

Der Real Decreto 1007/2023 regelt die Integrität, Aufbewahrung, Lesbarkeit, Nachverfolgbarkeit und Unveränderbarkeit von Rechnungsdatensätzen in Fakturierungssystemen. Er sieht unter anderem Erstellungs- und Stornodatensätze, Verkettung, Identifikationsdaten, QR-Code und die wahlweise Übermittlung als VERI*FACTU vor.

Durch Real Decreto-ley 15/2025 wurden die Anpassungsfristen verschoben. Körperschaftsteuerpflichtige müssen die Systeme grundsätzlich vor dem 1. Januar 2027 angepasst haben; die übrigen erfassten Steuerpflichtigen, darunter regelmäßig natürliche Personen mit wirtschaftlicher Tätigkeit, vor dem 1. Juli 2027. Ausnahmen, insbesondere für SII, und der konkrete sachliche Anwendungsbereich sind zu prüfen.

Diese Regeln ändern nicht automatisch den materiellen Inhalt einer Rechnung oder die Gewinnermittlung. Sie bestimmen, wie verwendete Fakturierungssoftware Rechnungsdatensätze erzeugen und sichern muss.

Verpflichtende B2B-E-Rechnung

Der Real Decreto 238/2026 hat den technischen und organisatorischen Rahmen für die verpflichtende elektronische Rechnung zwischen Unternehmern und Freiberuflern geschaffen. Die praktische Anwendung hängt jedoch von einer weiteren Ministerialordnung zur öffentlichen Lösung ab. Nach deren Inkrafttreten gelten grundsätzlich Übergangsfristen von zwölf Monaten für Unternehmer mit mehr als acht Millionen Euro Vorjahresumsatz und 24 Monaten für die übrigen Unternehmer; für bestimmte Statusmeldungen natürlicher Personen ist eine längere Übergangsfrist vorgesehen.

Am 11. August 2026 ist diese künftige B2B-E-Rechnung daher von den bereits geltenden Rechnungs-, Buch- und IVA-Pflichten zu unterscheiden. Eine PDF-Datei allein erfüllt später nicht zwingend das strukturierte System.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Selbständige Designerin in direkter vereinfachter Methode

Eine Designerin auf Mallorca arbeitet ohne Personal, nutzt estimación directa simplificada und stellt ihren Kunden Rechnungen mit professionellem IRPF-Einbehalt. Annahmen: normales IVA-Regime, kein SII.

Sie führt Einnahmen-, Ausgaben- und Investitionsgüterbuch sowie wegen der beruflichen Tätigkeit das Buch über Vorschüsse und Auslagen. Im gemeinsamen elektronischen Datensatz werden Honorar, IVA und einbehaltener IRPF getrennt ausgewiesen. Ein neuer Computer wird im Investitionsgüterbuch erfasst und grundsätzlich über seine Nutzungsdauer abgeschrieben; erfüllt er die Voraussetzungen einer gesetzlichen freien Abschreibung, ist auch ein vollständiger Abzug im Anschaffungsjahr möglich.

Beispiel 2: Restaurant in módulos

Ein kleines Restaurant erfüllt für 2026 sämtliche Voraussetzungen der estimación objetiva und des vereinfachten IVA-Regimes. Annahmen: Tätigkeit ist in der Jahresordnung enthalten; keine Ausschlussgrenze überschritten.

Der Inhaber berechnet den IRPF-Gewinn nicht aus der Differenz aller tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben. Trotzdem muss er ausgestellte und empfangene Belege, Beschäftigtenzahlen, Flächen, Stromverbrauch oder andere Modulgrößen nachweisen. Für abschreibungsfähige Investitionsgüter führt er ein Investitionsgüterbuch; im IVA-Regime sind insbesondere Eingangsrechnungen und Anlagegüter gesondert zu erfassen.

Beispiel 3: Berater mit deutscher Betriebsstätte

Ein in Spanien ansässiger Berater arbeitet überwiegend aus Mallorca, unterhält aber ein dauerhaftes Büro in Hamburg. Annahmen: Das Büro erfüllt die Voraussetzungen einer deutschen Betriebsstätte.

Sein spanisches Buch muss alle weltweiten Einnahmen und Ausgaben erfassen, zugleich aber eine belastbare Zuordnung zur deutschen Betriebsstätte ermöglichen. Reisekosten, Software, Personal und gemeinsame Verwaltung werden nach dokumentierten Kriterien verteilt. Die Gewinnzuordnung für das DBA, der Leistungsort für die IVA und die Sozialversicherungszuständigkeit werden getrennt geprüft.

Typische Fehler

Nur Rechnungen in einem Ordner sammeln: Ohne vorgeschriebene Register, Zeitraum und Summen fehlt die steuerliche Aufzeichnung.
IRPF- und IVA-Betrag gleichsetzen: Abziehbarer Aufwand und abziehbare Vorsteuer folgen unterschiedlichen Regeln.
Alle Autónomos mit denselben drei Büchern behandeln: Freiberufler, módulos und kaufmännische Normalmethode weichen ab.
Freiwillige Bilanzierung als Ersatz ansehen: Außerhalb des gesetzlichen Handelsbuchfalls bleiben IRPF-Register grundsätzlich erforderlich.
Investitionsgut ohne gesetzliche Grundlage sofort abziehen: Anschaffung, reguläre oder zulässige freie Abschreibung und gegebenenfalls IVA-Berichtigung müssen getrennt verfolgt werden.
Vorschuss und suplido verwechseln: Nicht jede weiterberechnete Fremdkostenposition ist ein durchlaufender Betrag.
Modelo 349 als EU-Buch behandeln: Die Meldung ersetzt weder Rechnungsregister noch das besondere Warenbewegungsbuch.
Fehlerhafte Rechnung einfach löschen: Erforderlich sind Berichtigungsrechnung und nachvollziehbare Korrekturbuchung.
SII, VERI*FACTU und B2B-E-Rechnung vermischen: Es handelt sich um verschiedene Systeme mit unterschiedlichen Adressaten und Zeitpunkten.
Fremdwährung ohne Kursnachweis buchen: Euro-Wert, Kursdatum und Quelle müssen rekonstruierbar sein.
Mehrere Tätigkeiten in einer ungetrennten Liste führen: Einnahmen, Kosten und Investitionen müssen je Tätigkeit zugeordnet werden.
Unterlagen vier Jahre nach Rechnungsdatum löschen: Fristbeginn, Unterbrechung, Handelsrecht, Abschreibung und IVA können eine längere Aufbewahrung verlangen.
Nach Abmeldung keine Einträge mehr vornehmen: Abschlussrechnungen, Verkäufe, Entnahmen und IVA-Berichtigungen bleiben zu erfassen.
Sozialversicherung aus dem Steuerbuch ableiten: RETA oder deutsches Recht werden nach Sozialversicherungsrecht bestimmt.

Praktische Arbeitsfolge

Tätigkeit, IAE-Einstufung, IRPF-Methode und IVA-Regime aus Modelo 036 prüfen.
Für jede Tätigkeit die erforderlichen IRPF- und IVA-Bücher festlegen.
Nummernkreise, Belegablage und eindeutige Schlüssel definieren.
Einnahmen, Ausgaben und Zahlungen laufend erfassen; nicht bis Quartalsende warten.
Investitionsgüter ab dem Nutzungsbeginn in einer Anlagekartei verfolgen.
Privatanteile, Prorrata, Reverse Charge und Einbehalte gesondert kennzeichnen.
Monatlich Bank, Kasse, Rechnungsnummern und offene Posten abstimmen.
Vor jeder Erklärung eine Überleitung vom Buch zu Modelo 130/131, 303, 111/115 und 349 erstellen.
Berichtigungen als eigene Einträge buchen und Begründung hinterlegen.
Quartals- und Jahressummen sichern sowie Dateien in einem dauerhaft lesbaren Format archivieren.
Änderungen der Tätigkeit oder des Regimes rechtzeitig mit Modelo 036 melden.
Vor 2027 prüfen, ob die eingesetzte Rechnungssoftware in den RRSIF-Anwendungsbereich fällt.

Häufige Fragen

Muss ein Autónomo eine Kasse führen?

Wer Bargeld einnimmt oder auszahlt, braucht belastbare Kassenaufzeichnungen. Ob ein bestimmtes formelles Kassenbuch vorgeschrieben ist, hängt von Buchführungssystem und Tätigkeit ab. In jedem Fall müssen Barumsätze vollständig, zeitnah und mit dem Einnahmen- beziehungsweise IVA-Ausgangsregister abgestimmt sein. Spätere Bankeinzahlungen ersetzen die Einzelaufzeichnung nicht.

Darf ich Excel verwenden?

Ja, soweit die Datei sämtliche Pflichtangaben enthält, Änderungen nachvollziehbar bleiben und die Daten lesbar, exportierbar und vollständig aufbewahrt werden. Die AEAT stellt ein standardisiertes XLSX-Format bereit. Ab den RRSIF-Anwendungszeitpunkten ist zusätzlich zu prüfen, ob Excel nur als Register oder tatsächlich als Fakturierungssystem verwendet wird; für Fakturierungssoftware gelten strengere Anforderungen.

Muss jede Rechnung einzeln erfasst werden?

Grundsätzlich ja. Gesetzlich zugelassene Sammelbuchungen sind nur unter den jeweiligen Voraussetzungen möglich, etwa für bestimmte vereinfachte Ausgangsrechnungen oder kleine, am selben Tag erhaltene Eingangsrechnungen desselben Lieferanten. Die Einzelbelege müssen trotzdem erhalten bleiben.

Reicht eine PDF-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung kann wirksam sein, wenn Authentizität, Integrität und Lesbarkeit gewährleistet sind und alle Pflichtangaben vorliegen. Für die künftige verpflichtende B2B-E-Rechnung wird eine einfache PDF-Datei allein regelmäßig nicht genügen. Für den Vorsteuerabzug müssen zudem die materiellen Voraussetzungen erfüllt sein.

Muss ich bei módulos überhaupt Ausgaben erfassen?

Die tatsächlichen laufenden Ausgaben bestimmen den IRPF-Modulgewinn grundsätzlich nicht. Eingangsrechnungen, Investitionsgüter, IVA-Daten, Schwellenwerte und Modulgrößen müssen aber weiterhin dokumentiert werden. Ein späterer Wechsel in die direkte Methode macht eine ordentliche Belegkette zusätzlich wichtig.

Was passiert bei einer verspäteten oder fehlenden Buchung?

Die Buchung ist unverzüglich nachzuholen und nachvollziehbar zu korrigieren. Je nach Auswirkung können auch Steuererklärungen berichtigt werden müssen. Unvollständige Bücher können Abzüge und Vorsteuer gefährden und formelle oder materielle Sanktionen auslösen.

Sind Bankkonto und Steuerbuch dasselbe?

Nein. Das Konto belegt Zahlungsströme, nicht automatisch Leistungszeitpunkt, Steuerbarkeit, Privatanteil oder steuerliche Zurechnung. Rechnung, Vertrag, Buchung und Zahlung müssen gemeinsam ein stimmiges Bild ergeben.

Amtliche Quellen und Rechtsstand

Rechtsstand dieses Artikels ist der 11. August 2026. Jahresabhängige Modul-, Formular- und Übergangsregeln sind für das jeweils betroffene Steuerjahr erneut zu prüfen.