Betriebsausgaben für Autónomos richtig abziehen

Ein Autónomo kann steuerlich nicht einfach alles als Ausgabe ansetzen, was über das Geschäftskonto bezahlt wurde. Der Abzug im spanischen IRPF setzt einen nachvollziehbaren Zusammenhang mit der eigenen wirtschaftlichen Tätigkeit voraus. Zusätzlich müssen die Ausgabe dem richtigen Zeitraum zugeordnet, ordnungsgemäß nachgewiesen und in den vorgeschriebenen Aufzeichnungen erfasst werden.

Davon getrennt ist die IVA zu prüfen. Eine Zahlung kann im IRPF ganz oder teilweise abzugsfähig sein, während die Vorsteuer wegen einer fehlenden ordnungsgemäßen Rechnung, einer privaten Nutzung, einer Steuerbefreiung oder einer gesetzlichen Ausschlussregel nicht abziehbar ist. Umgekehrt begründet eine im IVA-Recht vermutete betriebliche Fahrzeugnutzung keinen automatischen Betriebsausgabenabzug im IRPF.

Das Wichtigste im Überblick

Gewinnermittlung zuerst: Tatsächliche Betriebsausgaben wirken sich nur bei estimación directa normal oder simplificada unmittelbar auf den Gewinn aus. Bei estimación objetiva wird der Gewinn grundsätzlich anhand der jährlich festgelegten Zeichen, Indizes und Module ermittelt.
Vier Grundvoraussetzungen: Eine Ausgabe muss betrieblich veranlasst, dem richtigen Zeitraum zugerechnet, ausreichend belegt und in den vorgeschriebenen Büchern erfasst sein. Eine Rechnung ist wichtig, beweist den betrieblichen Zusammenhang aber nicht allein.
Privatanteile: Private Lebensführung ist nicht abzugsfähig. Bei gemischt genutzten Gegenständen ist ein Teilabzug nur zulässig, wenn das Gesetz und die tatsächliche Aufteilung ihn erlauben und der berufliche Anteil belastbar nachgewiesen wird.
Homeoffice: Raumbezogene Kosten werden grundsätzlich nach dem betrieblich genutzten Flächenanteil aufgeteilt. Für Strom, Wasser, Gas, Telefon und Internet in der teilweise betrieblich genutzten Wohnung gilt im IRPF grundsätzlich die gesetzliche Formel von 30 Prozent des Flächenanteils, sofern kein anderer Nutzungsgrad bewiesen wird.
Pkw: Im IRPF ist die Regel deutlich strenger als bei der IVA. Ein normaler Pkw muss grundsätzlich ausschließlich betrieblich genutzt werden; die IVA-Vermutung von 50 Prozent ersetzt diesen Nachweis nicht.
Eigene Mahlzeiten: Sie sind nur unter den besonderen gesetzlichen Voraussetzungen und bis zu den Verpflegungspauschalen abzugsfähig: im Gastgewerbebetrieb, betrieblich veranlasst und elektronisch bezahlt.
Belege: Vollständige Rechnung, Vertrag, Leistungsnachweis, Zahlungsweg und Buchung sollten zusammenpassen. Bei Vorsteuerabzug ist ein gesetzlich anerkannter Rechnungs- oder Einfuhrbeleg erforderlich.
Deutschlandbezug: Kosten müssen der spanischen Tätigkeit, einer deutschen Betriebsstätte oder einer anderen Einkunftsquelle sachgerecht zugeordnet werden. Innerhalb derselben Gewinnermittlung darf ein Aufwand nicht mehrfach abgezogen werden; die Einbeziehung desselben Betriebsstättengewinns in beiden Staaten ist davon zu unterscheiden. Steuer, Rechnung, Leistungsort und Sozialversicherung sind getrennte Ebenen.

Der Abzug beginnt mit dem Gewinnermittlungsverfahren

Estimación directa normal

In der normalen direkten Gewinnermittlung wird der Nettoertrag grundsätzlich nach den Regeln der Körperschaftsteuer ermittelt, soweit das IRPF-Gesetz keine Sonderregel enthält. Ausgangspunkt sind die wirtschaftlich entstandenen Einnahmen und Ausgaben. Für Abschreibungen, Forderungsausfälle, Rückstellungen, nicht abzugsfähige Aufwendungen, Finanzierungskosten und Geschäfte mit nahestehenden Personen gelten deshalb die Verweisungen auf die Ley del Impuesto sobre Sociedades.

Die steuerliche Wirkung hängt nicht davon ab, ob eine Zahlung „privat“ oder „geschäftlich“ etikettiert wird, sondern von ihrem tatsächlichen Zweck. Eine private Ausgabe bleibt auch dann privat, wenn sie vom Geschäftskonto abgeht. Umgekehrt kann eine betrieblich veranlasste Zahlung grundsätzlich berücksichtigungsfähig sein, obwohl sie zunächst privat bezahlt wurde, sofern Inhaber, Leistung, Betrag, Zeitpunkt und betrieblicher Zusammenhang nachgewiesen und richtig erfasst werden.

Estimación directa simplificada

Die vereinfachte direkte Gewinnermittlung folgt grundsätzlich denselben Regeln, hat aber besondere Abschreibungsvorgaben und einen pauschalen Abzug für steuerlich abzugsfähige Rückstellungen und schwer belegbare Ausgaben. Dieser beträgt grundsätzlich fünf Prozent des zuvor ermittelten positiven Nettoertrags und ist auf 2.000 Euro pro Jahr begrenzt. Er darf nicht zusätzlich als pauschaler Privatkostenabzug verstanden werden und ist mit der besonderen Reduktion für bestimmte wirtschaftliche Tätigkeiten nicht beliebig kumulierbar.

Die vereinfachte Methode ist grundsätzlich nur möglich, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, insbesondere die Umsatzgrenze des Vorjahres von 600.000 Euro nicht überschritten und weder verzichtet noch ausgeschlossen wurde. Verzicht oder Ausschluss wirken für sämtliche wirtschaftlichen Tätigkeiten und binden grundsätzlich drei Jahre an die normale direkte Methode.

Estimación objetiva – módulos

Bei módulos wird der laufende Gewinn nicht aus der Differenz zwischen tatsächlichen Einnahmen und tatsächlichen Ausgaben gebildet. Maßgeblich sind die in der jährlichen Ministerialordnung festgelegten Einheiten und Korrekturen, etwa Personal, Fläche, Fahrzeug- oder Leistungseinheiten sowie die dort vorgesehene Abschreibung von Investitionsgütern. Hohe Miete, Materialkosten oder Kraftstoffausgaben reduzieren den Modulgewinn daher nicht einfach in tatsächlicher Höhe.

Die Belege bleiben trotzdem wichtig. Sie können für Umsatz- und Einkaufsgrenzen, die Anwendung des vereinfachten IVA-Regimes, Investitionsgüter, Rechnungs- und Aufzeichnungspflichten, Einbehalte, Kontrollen und den späteren Wechsel in die direkte Methode benötigt werden. Wer eine nicht in der Jahresordnung enthaltene Tätigkeit ausübt oder einen Ausschlussgrund erfüllt, darf die tatsächlichen Ausgaben nicht deshalb ignorieren, weil bisher Modelo 131 abgegeben wurde.

Die sechs Prüfungen für jede Ausgabe

Prüfung	Leitfrage	Typischer Nachweis
Eigene Tätigkeit	Diente die Leistung der wirtschaftlichen Tätigkeit des Autónomo?	Auftrag, Projekt, Kundenbezug, betriebliche Beschreibung
Zurechnung	Ist der Autónomo selbst Leistungsempfänger und wirtschaftlich belastet?	Rechnung auf korrekten Namen/NIF, Vertrag, Zahlungsbeleg
Privatanteil	Besteht eine private Mitbenutzung oder private Hauptveranlassung?	Flächenplan, Fahrten- oder Nutzungsunterlagen, getrennte Anschlüsse
Zeitraum	In welchem Steuerjahr ist die Ausgabe entstanden?	Leistungszeitpunkt, Rechnung, Vertrag, Abgrenzungsunterlagen
Nachweis	Sind Art, Umfang, Lieferant und Zahlung nachvollziehbar?	vollständige Rechnung, Bankbeleg, Lieferschein, Korrespondenz
Registrierung	Ist die Ausgabe im richtigen IRPF- und gegebenenfalls IVA-Register erfasst?	Ausgabenbuch, Rechnungseingangsbuch, Anlageverzeichnis

Betriebliche Veranlassung und Korrelation mit den Einnahmen

Die Ausgabe muss objektiv mit der Tätigkeit und der Erzielung oder Sicherung betrieblicher Einnahmen zusammenhängen. Es genügt nicht, dass der Gegenstand nützlich oder angenehm ist. Berufsbild, konkrete Aufträge, Umfang der Tätigkeit, tatsächliche Nutzung und Marktüblichkeit müssen zusammenpassen.

Eine Ausgabe kann auch vor dem ersten Umsatz oder nach dem letzten Umsatz betrieblich veranlasst sein, etwa für die ernsthaft vorbereitete Betriebseröffnung oder die geordnete Abwicklung. Dann ist besonders wichtig, die Absicht und die tatsächlichen Vorbereitungshandlungen beziehungsweise Restpflichten zu dokumentieren. Für die IVA enthält das Gesetz eigene Regeln über Vorsteuer vor Aufnahme der regelmäßigen Umsätze; eine rechtzeitige Zensusanmeldung und objektive Vorbereitungshandlungen stärken den Nachweis, ersetzen aber nicht die materiellen Voraussetzungen.

Richtige zeitliche Zuordnung

Grundsätzlich gilt das wirtschaftliche Entstehungsprinzip: Einnahmen und Ausgaben werden dem Zeitraum zugerechnet, in dem sie wirtschaftlich entstehen, unabhängig von Zahlung oder Geldeingang. Nicht buchführungspflichtige Tätige können unter den Voraussetzungen des Art. 7 RIRPF das Einzahlungs- und Auszahlungsprinzip wählen. Dieses Wahlrecht gilt einheitlich für die betroffenen Tätigkeiten, muss konsistent angewendet werden und bindet grundsätzlich mindestens drei Jahre.

Eine Rechnung aus Dezember, die im Januar bezahlt wird, gehört deshalb nicht automatisch in den Januar. Zunächst ist festzustellen, welches Zurechnungsprinzip wirksam gilt, wann die Leistung erbracht wurde und ob eine Abgrenzung oder besondere Regel eingreift.

Rechnung, Zahlung und weitere Beweise

Die AEAT nennt für den Betriebsausgabenabzug Korrelation, zeitlich richtige Zurechnung, Beleg und ordnungsgemäße Registrierung als Kernelemente. Eine Rechnung ist der vorrangige Beleg, aber keine unwiderlegbare Bestätigung. Die Finanzverwaltung darf prüfen, ob die Leistung tatsächlich erbracht, für die Tätigkeit verwendet und vom Steuerpflichtigen wirtschaftlich getragen wurde.

Bei risikoreichen oder gemischten Ausgaben sollte die Nachweiskette deshalb mehr enthalten als den Beleg:

Vertrag oder Auftrag und Beschreibung der konkreten Leistung;
Rechnung mit Namen, NIF, Datum, Leistungsgegenstand und gegebenenfalls IVA;
Bank- oder Kartenbeleg mit eindeutigem Zahlungsweg;
E-Mails, Berichte, Dateien, Lieferscheine oder Projektnachweis;
dokumentierte Aufteilung bei gemischter Nutzung;
Eintrag im Ausgaben-, Rechnungs- oder Investitionsgüterregister.

Bargeldzahlung ist nicht automatisch steuerlich wirkungslos, erhöht aber das Beweisrisiko und kann außerdem gesetzlichen Zahlungsbeschränkungen unterliegen. Für die besonderen eigenen Verpflegungskosten verlangt das IRPF-Gesetz ausdrücklich eine elektronische Zahlung.

Typische abzugsfähige Kosten und ihre Grenzen

Waren, Material und Fremdleistungen

Einkauf von Handelswaren, Rohstoffen, Verbrauchsmaterial sowie unmittelbar zur Leistungserbringung eingesetzte Subunternehmer können abzugsfähig sein. Bestände am Jahresende dürfen jedoch nicht einfach vollständig als verbrauchte Ausgabe behandelt werden; Wareneinsatz und Vorratsveränderungen sind nach dem jeweiligen Gewinnermittlungssystem richtig abzugrenzen.

Bei ausländischen Lieferanten sind zusätzlich Leistungs- oder Lieferort, Unternehmereigenschaft, innergemeinschaftlicher Erwerb, Einfuhr, Reverse Charge und gegebenenfalls Modelo 349 zu prüfen. Die materielle Ausgabe, die IVA-Behandlung, die Rechnung und die Meldung sind vier getrennte Fragen.

Personal, Sozialversicherung und berufliche Vorsorge

Löhne, Arbeitgeberbeiträge und andere tatsächlich geschuldete Personalkosten können bei ordnungsgemäßer Beschäftigung und Dokumentation Betriebsausgaben sein. Die eigenen RETA-Beiträge sind grundsätzlich der Tätigkeit zuzurechnen. Für bestimmte alternative Sozialversicherungssysteme beziehungsweise berufsständische Versorgungen gelten besondere gesetzliche Grenzen und Voraussetzungen.

Zahlungen an Arbeitnehmer oder andere Berufsträger können Einbehaltspflichten auslösen. Ein Aufwand ist nicht schon deshalb unzulässig, weil darauf ein Einbehalt entfällt; der Autónomo muss aber die Einbehaltung, Einzahlung und Meldung getrennt erfüllen, typischerweise über Modelo 111 und die Jahreszusammenfassung.

Geschäftsräume, Miete und laufende Dienste

Miete, Gemeinschaftskosten, Reparaturen, Versicherungen, Reinigung, Strom, Software, Telefon, Internet, Hosting, Fachliteratur, Beratung und Werbung sind nach den allgemeinen Regeln abziehbar, soweit sie der Tätigkeit dienen. Bei gemischter Nutzung ist der private Teil auszuscheiden.

Wer Räume von einem Vermieter anmietet, muss zusätzlich prüfen, ob auf die Miete IVA und ein IRPF-Einbehalt entfallen. Dann können Modelo 115 und die Jahreszusammenfassung erforderlich sein. Eine falsch behandelte Einbehaltung beseitigt den wirtschaftlichen Aufwand nicht automatisch, erzeugt aber eine eigene Steuerschuld und ein eigenes Verfahrensrisiko.

Finanzierungskosten und Forderungsausfälle

Zinsen und andere Finanzierungskosten können betrieblich veranlasst sein, wenn die Finanzierung tatsächlich der Tätigkeit dient. Die Regeln des Körperschaftsteuergesetzes enthalten jedoch Abzugsverbote und Grenzen, insbesondere für bestimmte gruppeninterne Finanzierungen und sehr hohe Nettofinanzierungsaufwendungen.

Bei Kundenforderungen ist eine bloße Befürchtung nicht ausreichend. Ein individueller Wertverlust wegen möglicher Zahlungsunfähigkeit ist insbesondere dann abzugsfähig, wenn am Jahresende sechs Monate seit Fälligkeit vergangen sind, der Schuldner sich im Insolvenzverfahren befindet, wegen Vermögensverschiebung strafrechtlich verfolgt wird oder die Forderung gerichtlich beziehungsweise schiedsgerichtlich geltend gemacht wird. Für Forderungen gegen öffentliche Stellen, nahestehende Personen und pauschale Schätzungen gelten Einschränkungen. Kleine Unternehmen können unter den gesetzlichen Voraussetzungen zusätzlich eine begrenzte pauschale Wertberichtigung anwenden; sie ist von der Fünf-Prozent-Regel der vereinfachten direkten Methode zu unterscheiden.

Steuern, Beiträge, Strafen und Spenden

Betriebliche kommunale Abgaben, bestimmte Gebühren und nicht erstattungsfähige indirekte Steuern können abzugsfähig sein. Der persönliche IRPF selbst ist dagegen keine Betriebsausgabe. Ebenso sind Geldbußen, straf- und verwaltungsrechtliche Sanktionen, Vollstreckungszuschläge und Zuschläge wegen verspäteter Erklärung grundsätzlich nicht abziehbar.

Spenden und freiwillige Zuwendungen sind grundsätzlich keine laufende Betriebsausgabe. Sie können gegebenenfalls auf einer anderen Ebene eine gesetzliche Steuervergünstigung auslösen. Aufmerksamkeiten an Kunden oder Lieferanten sind nur im Rahmen der allgemeinen Voraussetzungen und höchstens bis zu einem Prozent des Nettoumsatzes abzugsfähig; Werbeartikel und echte Verkaufsförderung sind gesondert zu beurteilen.

Privatanteile und gemischte Nutzung

Die Privatentnahme ist keine Ausgabe

Geld, das der Einzelunternehmer für sich selbst abhebt, ist weder Lohn noch Betriebsausgabe. Ein Autónomo kann mit sich selbst keinen Arbeitsvertrag schließen. Ebenso gehören private Miete, Lebensmittel, Kleidung ohne spezifischen Berufscharakter, Urlaub, Familienkosten und private Versicherungen nicht in das Ausgabenbuch.

Wird ein betrieblicher Gegenstand privat verwendet oder endgültig ins Privatvermögen überführt, kann dies zu einer Korrektur oder einer IVA-Folge führen. Im IRPF ist der Eigenverbrauch von Waren oder Leistungen zum Marktwert nach Art. 28 Abs. 4 LIRPF von der grundsätzlich nicht gewinnrealisierenden Privatüberführung eines Anlageguts nach Art. 28 Abs. 3 LIRPF zu unterscheiden. Die richtige Behandlung ist nicht, die private Nutzung zu verschweigen, sondern sie nach IRPF und IVA getrennt zu erfassen.

Wohnung und Homeoffice

Wird ein räumlich abgrenzbarer Teil der Wohnung regelmäßig für die Tätigkeit genutzt und im Zensus angegeben, können objektbezogene Kosten grundsätzlich nach dem betrieblichen Flächenanteil berücksichtigt werden. Dazu können anteilige Miete, Abschreibung des Gebäudeteils, Schuldzinsen, Grundsteuer, Gemeinschaftskosten oder Reparaturen gehören, soweit die jeweilige Ausgabe tatsächlich den betrieblich genutzten Teil betrifft. Grund und Boden wird nicht abgeschrieben.

Für Versorgungsleistungen enthält Art. 30 LIRPF eine besondere Formel. Ohne Nachweis eines anderen sachgerechten Verhältnisses werden 30 Prozent des Verhältnisses zwischen betrieblich genutzter Fläche und Gesamtfläche angesetzt.

Beispiel: Eine Wohnung hat 100 Quadratmeter, davon sind 20 Quadratmeter als Büro betroffen. Der Flächenanteil beträgt 20 Prozent. Von den Strom-, Wasser-, Gas-, Telefon- und Internetkosten sind nach der gesetzlichen Standardformel 30 Prozent von 20 Prozent, also 6 Prozent, als Betriebsausgabe anzusetzen. Für die Miete gilt diese zusätzliche 30-Prozent-Kürzung nicht; dort ist grundsätzlich der sachgerechte Flächenanteil zu prüfen.

Ein Küchentisch oder ein jederzeit privat genutztes Schlafzimmer genügt nicht schon wegen überwiegender beruflicher Nutzung. Erforderlich ist ein gesondert nutzbarer betrieblicher Bereich; eine Privatnutzung darf nur im gesetzlich zugelassenen nebensächlichen und offensichtlich unerheblichen Umfang vorliegen. Fotografien, Grundriss, Zensusangabe, Mietvertrag und eine konsistente Aufteilung sollten zusammenpassen.

Pkw, Motorrad und andere Fahrzeuge

Für das IRPF gilt grundsätzlich: Ein Wirtschaftsgut ist nur dann betrieblich betroffen, wenn es für die Tätigkeit verwendet wird. Bei gemischt genutzten, unteilbaren Gegenständen scheidet eine Teilzuordnung regelmäßig aus. Die Toleranz für eine nur nebensächliche Privatnutzung gilt bei normalen Pkw, Anhängern, Mopeds und Motorrädern grundsätzlich nicht.

Ausnahmen bestehen insbesondere für gemischte Fahrzeuge zur Güterbeförderung, entgeltliche Personenbeförderung, entgeltlichen Fahrschulunterricht, berufliche Fahrten von Handelsvertretern beziehungsweise Handelsagenten und die gewerbliche Vermietung. Wer nicht unter eine Ausnahme fällt, muss die ausschließliche betriebliche Verwendung des Fahrzeugs und damit auch den Zusammenhang von Abschreibung, Leasing, Kraftstoff, Versicherung, Reparatur, Parken und Maut belastbar nachweisen.

Bei der IVA besteht für bestimmte Pkw eine widerlegbare Vermutung von 50 Prozent betrieblicher Nutzung; für bestimmte gesetzlich benannte Fahrzeugarten werden 100 Prozent vermutet. Das ist nur eine IVA-Regel. Sie führt nicht zu einem automatischen 50-Prozent-Abzug derselben Kosten im IRPF.

Fall	IRPF	IVA
Normaler Pkw, privat und geschäftlich genutzt	grundsätzlich kein anteiliger Betriebsausgabenabzug, wenn keine gesetzliche Ausnahme greift	grundsätzlich 50-Prozent-Vermutung, höhere oder niedrigere Nutzung beweisbar
Handelsvertreter nutzt Pkw für Berufsfahrten	gesetzliche IRPF-Ausnahme kann nebensächliche Privatnutzung zulassen	gesetzliche 100-Prozent-Vermutung möglich
Lieferfahrzeug zur Güterbeförderung	betriebliche Zuordnung nach Ausnahme und tatsächlicher Nutzung	gesetzliche 100-Prozent-Vermutung möglich
Fahrzeug ausschließlich betrieblich	Abzug einschließlich Abschreibung bei vollständigem Nachweis	Vorsteuer grundsätzlich nach tatsächlicher betrieblicher Nutzung und übrigen Voraussetzungen

Telefon, Computer und sonstige Technik

Bei rechtlich teilbaren Kosten ist eine sachgerechte Aufteilung möglich, wenn der berufliche Anteil objektiv ermittelt wird. Für eine Mobilfunklinie verlangt die AEAT im IRPF jedoch die ausschließliche betriebliche Nutzung; eine bloße Prozentaufteilung einer privat mitgenutzten Linie genügt nicht. Bei Geräten sind die Zuordnungsregeln für unteilbare Wirtschaftsgüter und die eng begrenzte Toleranz für nebensächliche Privatnutzung zu beachten. Ein separater Mobilfunkvertrag, eine eigene Geschäftsnummer oder ein ausschließlich beruflicher Computer erleichtern den Nachweis. Für gemischt genutzte Technik gibt es außerhalb der besonderen Wohnungsformel keinen allgemeinen pauschalen Prozentsatz. Nutzungsprotokolle, Geräteprofile und getrennte Verträge können entscheidend sein.

Ein langlebiger Computer, eine Kamera oder Büroeinrichtung ist regelmäßig ein Investitionsgut und nicht sofort vollständig als laufende Ausgabe abzuziehen. Geringwertige oder kurzlebige Gegenstände können je nach anwendbarer Regel anders behandelt werden; maßgeblich ist nicht nur der Kaufpreis, sondern auch die steuerliche Qualifikation und die für das jeweilige Jahr geltende Abschreibungsregel.

Eigene Verpflegung und Reisen

Eigene Verpflegung des Tätigkeitsinhabers ist nur unter den Sondervoraussetzungen des Art. 30 LIRPF abzugsfähig: Sie muss unmittelbar mit der Tätigkeit zusammenhängen, in einem Restaurant- oder Beherbergungsbetrieb anfallen, elektronisch bezahlt werden und darf die für Arbeitnehmer geltenden Verpflegungshöchstbeträge nicht überschreiten.

Nach den zum Rechtsstand geltenden Beträgen sind innerhalb Spaniens ohne Übernachtung höchstens 26,67 Euro pro Tag und mit Übernachtung 53,34 Euro, im Ausland 48,08 Euro beziehungsweise 91,35 Euro berücksichtigungsfähig. Die höheren Beträge setzen eine Übernachtung in einer anderen Gemeinde als der des gewöhnlichen Arbeitsorts und der des Wohnsitzes voraus. Die Beträge sind Obergrenzen, keine Pauschalen ohne tatsächliche Ausgabe. Ort, Datum, Geschäftszweck, Gesprächspartner oder Veranstaltung sollten dokumentiert werden.

Reise-, Hotel- und Transportkosten folgen dem allgemeinen betrieblichen Veranlassungstest. Eine private Reise wird nicht dadurch vollständig betrieblich, dass am Urlaubsort ein Kundengespräch stattfindet. Bei gemischtem Anlass sind objektiv trennbare betriebliche Kosten und nicht trennbare private Hauptkosten zu unterscheiden.

Krankenversicherung des Inhabers

Prämien einer Krankenversicherung für den Autónomo selbst, den Ehegatten und mit ihm zusammenlebende Kinder unter 25 Jahren sind in der direkten Gewinnermittlung bis zu 500 Euro je Person und Jahr abzugsfähig. Für jede versicherte Person mit Behinderung beträgt der Höchstbetrag 1.500 Euro. Nur die tatsächlich gezahlte Prämie und nur der jeweilige Höchstbetrag können angesetzt werden.

Ehegatten, Kinder und Geschäfte mit der eigenen Gesellschaft

Mitarbeitende Angehörige

Vergütung an den mit dem Steuerpflichtigen zusammenlebenden Ehegatten oder an mit ihm zusammenlebende minderjährige Kinder kann nach der Angehörigen-Sonderregel abzugsfähig sein, wenn sie gewöhnlich und fortlaufend in der Tätigkeit mitarbeiten, ein Arbeitsvertrag besteht, die Sozialversicherungsvoraussetzungen erfüllt sind und die Vergütung marktüblich ist. Der abziehbare Betrag darf die marktübliche Vergütung nicht überschreiten; beim Empfänger liegt entsprechend Arbeitseinkommen vor.

Überlässt der mit dem Steuerpflichtigen zusammenlebende Ehegatte oder ein mit ihm zusammenlebendes minderjähriges Kind dem Betrieb ein eigenes Wirtschaftsgut, kann eine marktübliche Vergütung unter den gesetzlichen Voraussetzungen abziehbar sein. Für gemeinschaftliches Vermögen der Ehegatten gilt diese Sonderregel nicht in gleicher Weise. Vertrag, Eigentum, tatsächliche Nutzung, Zahlung und steuerliche Erklärung auf beiden Seiten müssen zusammenpassen.

Einzelunternehmen und Gesellschaft sind getrennt

Die Kosten einer S.L., GmbH oder anderen Gesellschaft sind nicht automatisch Ausgaben des Gesellschafters als Autónomo. Direkte oder indirekte Beteiligungsquote, Stimmrechte oder wirtschaftliches Eigentum verschmelzen die Rechtsträger nicht. Kauft der Gesellschafter Anteile oder zahlt er Gesellschaftsschulden, ist zunächst zu klären, ob eine Einlage, ein Darlehen, ein Beteiligungsanschaffungsvorgang oder eine eigene betrieblich veranlasste Leistung vorliegt.

Erbringt der Autónomo Leistungen an eine eigene oder nahestehende Gesellschaft, müssen Leistung, Rechnung, IVA, Einbehalt und Marktpreis gesondert geprüft werden. Bei einer Beteiligung von mindestens 25 Prozent oder anderen gesetzlichen Nähebeziehungen greift regelmäßig Art. 18 des Körperschaftsteuergesetzes: Das Geschäft ist zum Fremdvergleichspreis zu bewerten und angemessen zu dokumentieren. Gleiches gilt für Miete, Darlehen, Personal- oder Sachleistungen zwischen Person und Gesellschaft.

Bei immobilienhaltenden Gesellschaften ist die Immobilie grundsätzlich Vermögen der Gesellschaft, nicht unmittelbar des Gesellschafters. Kaufpreis, Instandhaltung und Abschreibung der Immobilie gehören deshalb nicht in die persönliche Autónomo-Ausgabenrechnung, sofern nicht ein eigenständiges, marktübliches Miet- oder Leistungsverhältnis besteht. Quoten- und Bewertungsfragen eines Anteilskaufs oder -verkaufs sind ein anderer Steuertatbestand und keine laufende Betriebsausgabe.

Abschreibungen statt Sofortabzug

Ein Gegenstand, der der Tätigkeit längerfristig dient, wird grundsätzlich als Anlagegut erfasst. Abziehbar ist nicht ohne Weiteres der gesamte Kaufpreis, sondern die steuerlich zulässige Abschreibung für die tatsächliche Wertminderung durch Nutzung, Zeit oder technische Überholung.

Für die Berechnung sind insbesondere zu bestimmen:

Anschaffung oder Herstellung: Kaufpreis zuzüglich unmittelbar zurechenbarer Nebenkosten; abziehbare IVA gehört grundsätzlich nicht zu den Anschaffungskosten, nicht abziehbare IVA regelmäßig schon.
Betriebliche Zuordnung: Nur der steuerlich betroffene Teil kann abgeschrieben werden.
Nutzungsbeginn: Abschreibung beginnt grundsätzlich, wenn das Wirtschaftsgut betriebsbereit ist.
Methode und Tabelle: In estimación directa normal gelten die zulässigen Methoden und Tabellen des Körperschaftsteuerrechts; in der vereinfachten Methode die besondere vereinfachte Tabelle.
Veräußerung oder Entnahme: Bei der Veräußerung eines Anlageguts können Restwert und Gegenleistung einen gesonderten Vermögensgewinn oder -verlust ergeben; der Erlös ist nicht einfach als normale Betriebseinnahme mit dem gesamten ursprünglichen Kaufpreis zu saldieren. Die bloße Überführung eines Anlageguts ins Privatvermögen löst im IRPF dagegen keinen Vermögensgewinn aus, solange es im Vermögen desselben Steuerpflichtigen bleibt (Art. 28 Abs. 2 und 3 LIRPF). Etwaige IVA-Folgen sind gesondert zu prüfen.

Grund und Boden ist nicht abnutzbar. Bei einer betrieblich genutzten Immobilie müssen Boden- und Gebäudeanteil daher getrennt werden. Reparatur erhält den vorhandenen Zustand und kann laufender Aufwand sein; Erweiterung, wesentliche Verbesserung oder erstmalige Herstellung erhöht dagegen regelmäßig die Anschaffungskosten und wird abgeschrieben.

IVA: Vorsteuer ist eine eigene Prüfung

Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass der Autónomo als Unternehmer handelt, die Eingangsleistung für Umsätze mit Vorsteuerabzugsrecht verwendet und ein gesetzlich ausreichendes Dokument besitzt. Eine vereinfachte Quittung ohne erforderliche Empfängerdaten und gesonderten IVA-Ausweis reicht häufig nicht. Fehlerhafte Rechnungen müssen berichtigt werden.

Wichtige Abweichungen vom IRPF:

bei laufenden gemischt genutzten Leistungen verlangt Art. 95 LIVA grundsätzlich eine direkte und ausschließliche unternehmerische Zuordnung;
bei Investitionsgütern ist ein proportionaler Abzug nach tatsächlicher Nutzung möglich; nach dem amtlichen IVA-Handbuch gilt dies auch für Versorgungsleistungen und weitere laufende Kosten eines teilweise betrieblich genutzten Gebäudes, soweit die betriebliche Zuordnung nachgewiesen ist. Die IRPF-Formel von 30 Prozent des Flächenanteils wird dabei nicht auf die IVA übertragen;
für Pkw gelten die besondere 50-Prozent- beziehungsweise 100-Prozent-Vermutung und eigene Nachweisregeln;
Lebensmittel, Getränke, Tabak, Schmuck, Unterhaltung, bestimmte Aufmerksamkeiten sowie Reise- und Bewirtungsleistungen unterliegen den Ausschlüssen des Art. 96 LIVA, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift;
bei steuerfreien Umsätzen oder gemischten Tätigkeiten kann die Vorsteuer durch die Prorrata gekürzt sein;
der Abzug wird grundsätzlich im Zeitraum des Vorsteuerbezugs oder in einem späteren Zeitraum innerhalb von vier Jahren ausgeübt.

Eine im IRPF abzugsfähige Ausgabe wird netto angesetzt, soweit die darauf entfallende IVA zurückgefordert werden kann. Ist die Vorsteuer endgültig nicht abziehbar, kann sie je nach Art der Ausgabe den laufenden Aufwand oder die Anschaffungskosten des Wirtschaftsguts erhöhen.

Beginn, Änderung, Pause und Ende der Tätigkeit

Vor Beginn der Tätigkeit beziehungsweise vor Entstehung einer Einbehaltspflicht müssen die einschlägigen Angaben zu Tätigkeit, Geschäftslokal, IRPF-Verfahren, IVA-Regime und Einbehalterpflichten mit Modelo 036 korrekt erfasst werden. Als Tätigkeitsbeginn können bereits vorbereitende betriebliche Anschaffungen, Zahlungen oder Personaleinstellungen gelten. Seit Februar 2025 wird das frühere Modelo 037 nicht mehr verwendet. Vorbereitungsaufwendungen und Vorsteuer müssen durch objektive Schritte zur geplanten Tätigkeit gestützt sein.

Eine Tätigkeitsänderung, ein zusätzlicher Standort oder der Beginn von Lohn-, Miet- oder Berufshonoraren mit Einbehalt kann eine Zensusänderung auslösen. Die allgemeine Frist für eine Änderung beträgt grundsätzlich einen Monat; für Methodenwahl, Verzicht und Sonderregime gelten eigene Fristen.

Eine Umsatzpause macht laufende Kosten weder automatisch privat noch automatisch abzugsfähig. Maßgeblich ist, ob die Tätigkeit tatsächlich fortbesteht oder ernsthaft vorbereitet beziehungsweise abgewickelt wird. Bei vollständiger Abmeldung sind letzte Rechnungen, Ausgaben, Rückstellungen, Anlagegüter und IVA-Berichtigungen weiterhin zu erfassen. Steuerliche Abmeldung und RETA-Abmeldung sind getrennt vorzunehmen.

Deutschland–Spanien: Kosten richtig zuordnen

Ein in Spanien steuerlich ansässiger Autónomo unterliegt mit seinem Welteinkommen grundsätzlich dem spanischen IRPF. Besteht zugleich eine deutsche Betriebsstätte, darf Deutschland den dieser Betriebsstätte zurechenbaren Gewinn besteuern. Für jede Ausgabe ist daher zu dokumentieren, welche Funktionen, Vermögenswerte, Risiken und Umsätze sie unterstützt.

Ein Kostenbeleg aus Deutschland ist nicht allein wegen seines Ausstellungsstaates deutsch zuzuordnen. Umgekehrt ist eine spanische Rechnung nicht automatisch Aufwand der spanischen Tätigkeit. Zurechnung, Währungsumrechnung, Fremdvergleich und Abkommensmethode müssen sachgerecht sein. Innerhalb derselben Gewinnermittlung darf ein Aufwand nicht mehrfach abgezogen werden. Wird derselbe Betriebsstättengewinn in Deutschland als Quellenstaat und in Spanien im Welteinkommen erfasst, können die zugehörigen Kosten nach den jeweils geltenden Gewinnermittlungsregeln in beiden Berechnungen berücksichtigt werden. Die Doppelbesteuerung wird nach Art. 22 Abs. 1 DBA Deutschland–Spanien durch die begrenzte Anrechnung der deutschen Steuer vermieden.

Bei grenzüberschreitenden Leistungen ist schrittweise zu prüfen:

Wer ist zivil- und steuerrechtlicher Leistender und Empfänger?
Handeln beide als Unternehmer, und welche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird verwendet?
Wo liegt der Leistungs- oder Lieferort?
Wer schuldet die IVA beziehungsweise Umsatzsteuer, etwa im Reverse-Charge-Verfahren?
Welche Rechnungshinweise und Meldungen, insbesondere Modelo 303 oder 349, sind erforderlich?
Welcher Tätigkeit oder Betriebsstätte ist der Nettobetrag zuzurechnen?

Die Sozialversicherung ist davon unabhängig. Bei Tätigkeit in mehreren EU-Staaten bestimmt die Verordnung (EG) Nr. 883/2004 nur ein anwendbares Sozialversicherungsrecht. Beiträge an den zuständigen Träger können steuerlich relevant sein; die Zuständigkeit wird aber nicht aus der Betriebsausgabenbuchung oder aus Modelo 036 abgeleitet.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Homeoffice auf Mallorca

Eine Beraterin nutzt 18 von 90 Quadratmetern ihrer Mietwohnung nachweisbar als Büro. Annahmen: direkte vereinfachte Methode, Raum im Modelo 036 erfasst, keine anderweitige private Nutzung.

Der Flächenanteil beträgt 20 Prozent. Von der monatlichen Miete und den unmittelbar wohnungsbezogenen Kosten wird grundsätzlich der sachgerechte 20-Prozent-Anteil geprüft. Für Strom, Wasser, Gas, Telefon und Internet gilt ohne abweichenden Nutzungsnachweis die Formel 30 Prozent × 20 Prozent = 6 Prozent. Die Eingangs-IVA ist getrennt zu prüfen; Wohnungsmiete ist häufig umsatzsteuerfrei, gewerblich genutzte Teile können aber eine andere Vertrags- und IVA-Behandlung erfordern.

Beispiel 2: Gemischt genutzter Pkw

Ein Webdesigner fährt mit seinem privaten Pkw zu Kunden und nutzt ihn am Wochenende privat. Annahmen: keine Tätigkeit als Handelsvertreter, keine Personen- oder Güterbeförderung, kein Fahrschul- oder Vermietungsbetrieb.

Im IRPF reicht ein Fahrtenbuch für einen beliebigen prozentualen Kostenabzug grundsätzlich nicht, weil der Pkw als unteilbarer Gegenstand gemischt genutzt wird und keine gesetzliche Ausnahme greift. In der IVA kann dagegen die 50-Prozent-Vermutung gelten, sofern Rechnung, Unternehmereigenschaft und übrige Voraussetzungen vorliegen. Das Ergebnis muss daher in IRPF- und IVA-Aufzeichnungen unterschiedlich abgebildet werden.

Beispiel 3: Restaurant während einer Kundenreise

Ein Architekt zahlt auf einer nachgewiesenen eintägigen Geschäftsreise in Valencia 34 Euro für sein eigenes Mittagessen per Firmenkarte. Annahmen: kein Hotel, eindeutiger Kundentermin, vollständiger Beleg.

Im IRPF ist nicht der gesamte Betrag abzugsfähig. Ohne Übernachtung beträgt die inländische Obergrenze 26,67 Euro. Der darüberliegende Teil ist im IRPF nicht als Betriebsausgabe abziehbar. Die Vorsteuer ist zusätzlich nach Art. 96 LIVA zu prüfen; der IRPF-Abzug allein garantiert keinen vollständigen IVA-Abzug.

Beispiel 4: Dienstleistung an die eigene deutsche GmbH

Ein in Spanien ansässiger Autónomo hält 60 Prozent an einer deutschen GmbH und erbringt von Mallorca aus Marketingleistungen. Annahmen: eigenständige Tätigkeit, schriftlicher Vertrag, tatsächliche Leistung, keine Aussage zur Betriebsstätte vorweggenommen.

Die eigenen betrieblichen Kosten können der spanischen Tätigkeit zugeordnet werden, soweit sie nachgewiesen sind. Vergütung und Leistungsbeziehung zur GmbH müssen wegen der Beteiligung zum Marktpreis dokumentiert werden. Separat sind deutsche oder spanische Betriebsstätte, Leistungsort, Reverse Charge, Rechnung, Einbehalt und Gewinnzuordnung zu prüfen. Gesellschaftskosten dürfen nicht als persönliche Ausgaben doppelt erfasst werden.

Typische Fehler

Jede Kartenzahlung als Betriebsausgabe buchen: Das Geschäftskonto ersetzt den betrieblichen Zusammenhang nicht.
Rechnung mit Abzug gleichsetzen: Eine echte, korrekt adressierte Rechnung ist wichtig, aber Leistung und Nutzung müssen ebenfalls nachgewiesen sein.
50 Prozent Pkw-Kosten im IRPF übernehmen: Die 50-Prozent-Vermutung stammt aus dem IVA-Recht.
Homeoffice pauschal mit 30 Prozent ansetzen: Bei Versorgungsleistungen sind 30 Prozent erst auf den betrieblichen Flächenanteil anzuwenden.
Eigene Mahlzeiten ohne elektronischen Zahlungsbeleg buchen: Die gesetzliche Sonderregel verlangt elektronische Zahlung und Höchstbeträge.
Investitionsgüter sofort vollständig abziehen: Längerfristig genutzte Wirtschaftsgüter sind regelmäßig abzuschreiben.
Abziehbare IVA als zusätzliche Ausgabe erfassen: Dadurch würde derselbe Betrag doppelt wirken.
Kosten der eigenen Gesellschaft persönlich buchen: Gesellschafter und Gesellschaft sind getrennt; Zahlungen müssen rechtlich qualifiziert werden.
Einbehalte vergessen: Bei Miete, Lohn oder Honoraren können neben dem Aufwand eigene Modelle und Zahlungsfristen entstehen.
Auslandsbeleg ohne Leistungsortprüfung erfassen: Nettokosten, IVA, Reverse Charge, Modelo 349 und Betriebsstättenzuordnung sind getrennt.
Pauschale Wertberichtigung und konkrete Forderungsausfälle vermischen: Voraussetzungen und Grenzen stammen aus unterschiedlichen Regeln.
Unterlagen nach der Abmeldung löschen: Verjährungs-, Abschreibungs- und IVA-Berichtigungszeiträume können weiterlaufen.

Welche Unterlagen sollten aufbewahrt werden?

vollständige Eingangsrechnung oder zulässiger Ersatzbeleg;
Vertrag, Bestellung, Leistungsbeschreibung und Abnahme;
Bank-, Karten- oder sonstiger Zahlungsbeleg;
Ausgabenbuch und gegebenenfalls IVA-Rechnungseingangsbuch;
Anlageverzeichnis mit Kaufpreis, betrieblicher Zuordnung, Nutzungsbeginn und Abschreibung;
Flächenplan und Zensusangabe bei Homeoffice;
Nutzungs-, Fahrten- und Terminnachweise bei Fahrzeugen und Reisen;
elektronischer Zahlungsbeleg und Geschäftszweck bei eigenen Mahlzeiten;
Arbeitsvertrag, Sozialversicherung und Marktvergleich bei Angehörigen;
Verrechnungspreis- und Leistungsunterlagen bei nahestehenden Gesellschaften;
Betriebsstätten- und Kostenstellenunterlagen bei Deutschlandbezug;
Modelo 036, 130 oder 131, 303, 111/115 und 349, soweit einschlägig.

Die allgemeine steuerliche Festsetzungsfrist beträgt regelmäßig vier Jahre, beginnt aber nicht stets am Belegdatum. Für noch wirkende Abschreibungen, Verlustpositionen, Anlagegüter, IVA-Berichtigungen oder offene Verfahren kann eine längere tatsächliche Aufbewahrung notwendig sein.

Häufige Fragen

Reicht ein Kassenbon für den Betriebsausgabenabzug?

Für den IRPF kann ein Beleg zusammen mit weiteren Nachweisen im Einzelfall zur Beweisführung beitragen. Für den Vorsteuerabzug ist jedoch ein gesetzlich anerkannter Beleg erforderlich; eine vereinfachte Rechnung muss die nötigen Angaben enthalten und gegebenenfalls um Empfängerdaten und gesonderten IVA-Ausweis ergänzt werden. Bei bedeutenden Ausgaben sollte eine vollständige Rechnung verlangt werden.

Kann ich Arbeitskleidung absetzen?

Spezifische Schutz-, Uniform- oder Berufskleidung mit objektiv beruflicher Funktion kann abzugsfähig sein. Alltagskleidung bleibt regelmäßig private Lebensführung, auch wenn sie bei Kundenterminen getragen wird. Maßgeblich sind Beschaffenheit, Berufsanforderung und private Verwendbarkeit.

Darf ich 100 Prozent meines Mobiltelefons abziehen?

Ja, wenn Anschluss und Gerät nachweisbar ausschließlich der Tätigkeit dienen; bei einem langlebigen Gerät erfolgt der Abzug regelmäßig über die Abschreibung. Eine privat mitgenutzte Mobilfunklinie ist nach der AEAT im IRPF nicht anteilig abziehbar. Für Geräte gelten die Zuordnungsregeln für unteilbare Wirtschaftsgüter einschließlich der eng begrenzten Toleranz für nebensächliche Privatnutzung. Einen allgemeinen gesetzlichen 50- oder 80-Prozent-Satz gibt es dafür nicht.

Was passiert, wenn die Rechnung auf den falschen Namen ausgestellt ist?

Für die IVA ist eine ordnungsgemäße Berichtigung regelmäßig Voraussetzung des Vorsteuerabzugs. Im IRPF erschwert der falsche Rechnungsempfänger zusätzlich den Nachweis, dass der Autónomo selbst die Leistung bezogen und getragen hat. Die Rechnung sollte deshalb vom Lieferanten berichtigt werden, statt den Fehler nur intern zu erklären.

Sind RETA-Beiträge auch ohne Umsatz abzugsfähig?

Sie können weiterhin betrieblich veranlasst sein, wenn die Tätigkeit tatsächlich fortbesteht, vorbereitet oder abgewickelt wird und die Beiträge rechtlich geschuldet sind. Eine lange umsatzlose Phase bei gleichzeitiger vollständiger Abmeldung oder überwiegend privater Tätigkeit erfordert jedoch eine besonders klare Sachverhaltsdokumentation.

Kann ich bei módulos meine tatsächlichen Kosten zusätzlich abziehen?

Grundsätzlich nein. Der laufende Nettoertrag wird anhand der Module und der in der Jahresordnung vorgesehenen Korrekturen ermittelt. Investitionsgüter, außergewöhnliche Umstände und besondere Minderungen werden nur nach den dort ausdrücklich vorgesehenen Regeln berücksichtigt. Für IVA, Schwellenwerte und Nachweise bleiben tatsächliche Belege trotzdem erforderlich.

Amtliche Quellen und Rechtsstand

Rechtsstand: 11. August 2026. Betragsgrenzen, Jahresordnungen und Verfahrensvorgaben sind zusätzlich für das jeweils betroffene Steuerjahr zu kontrollieren. Die AEAT-Handreichungen zum Renta-Jahr 2025 sind die am Rechtsstand jüngste vollständig veröffentlichte Jahresanleitung; die tragenden Rechtsregeln wurden gegen die geltenden Gesetze und Verordnungen geprüft.