Modelo 145: Daten für den IRPF-Einbehalt

Modelo 145 ist kein Steuerbescheid und keine Jahreserklärung. Es ist die standardisierte Datenmitteilung an denjenigen, der spanische IRPF-Einbehalte auf Arbeitslohn, Pensionen oder andere erfasste Arbeitseinkünfte berechnet. Fehlen begünstigende Angaben, kann der laufende Einbehalt höher sein; falsche oder nicht aktualisierte Angaben, die zu einem zu niedrigen Einbehalt führen, können dagegen eine eigenständige Steuerordnungswidrigkeit auslösen.

Das Wichtigste im Überblick

Adressat ist der Zahler. Der Arbeitnehmer oder Rentenempfänger übergibt Modelo 145 seinem Arbeitgeber, Versorgungsträger oder sonstigen gesetzlich einbehaltspflichtigen Zahler. Die AEAT erhält das Formular im Normalfall nicht.
Es geht um laufende Vorauszahlungen. Persönliche und familiäre Daten beeinflussen den Einbehalt, nicht unmittelbar die endgültige IRPF-Jahressteuer.
Der Zeitpunkt ist wichtig. Die Erstmitteilung erfolgt vor dem 1. Januar beziehungsweise vor Beginn des Arbeits- oder Zahlungsverhältnisses. Unveränderte Daten müssen nicht jährlich wiederholt werden.
Änderungen wirken unterschiedlich. Begünstigende Änderungen können mitgeteilt werden und grundsätzlich bei mindestens fünf Tagen Vorlauf zur Abrechnung wirken; die gesetzliche Quartalsoption des Zahlers bleibt zu beachten. Änderungen, die einen höheren Einbehalt erfordern, müssen binnen zehn Tagen gemeldet werden.
Keine Zahlung und keine AEAT-Abgabe. Es gibt weder einen Zahlbetrag noch eine Einreichungsbestätigung der AEAT. Der Empfangsnachweis des Zahlers ist deshalb zentral.
Die Jahreserklärung bleibt entscheidend. Modelo 100 rechnet sämtliche Einkünfte, Abzüge, staatlichen und autonomen Regeln sowie bereits einbehaltene Beträge ab.

Was Modelo 145 leistet und was nicht

Nach Art. 88 der spanischen IRPF-Verordnung muss der Steuerpflichtige dem Zahler die persönlichen und familiären Umstände mitteilen, die den ausgenommenen Betrag, den Einbehaltssatz oder dessen Regularisierung beeinflussen. Der Zahler muss die ordnungsgemäß unterschriebene Mitteilung aufbewahren. Eine elektronische Mitteilung ist zulässig, wenn Herkunft, Inhalt, Aufbewahrung und Zugriffsmöglichkeit der Steuerverwaltung gesichert sind.

Der Zahler berechnet aus den erwarteten Jahresbezügen und den mitgeteilten Umständen den Einbehalt nach den Art. 80 bis 87 RIRPF. Der einbehaltene Betrag ist eine Vorauszahlung auf die persönliche Einkommensteuer. In der jährlichen Modelo-100-Erklärung werden insbesondere folgende Ebenen zusammengeführt:

sämtliche steuerpflichtigen Welteinkünfte eines spanischen IRPF-Residenten;
Qualifikation als Arbeits-, Kapital-, Tätigkeits- oder Veräußerungseinkunft;
allgemeine und Sparbemessungsgrundlage, Reduktionen und Verlustverrechnung;
persönlicher und familiärer Mindestbetrag;
staatlicher und autonomer Tarif sowie staatliche und regionale Abzüge;
ausländische Steueranrechnung und DBA-Entlastung;
Einbehalte, Vorauszahlungen, Nachzahlung oder Erstattung.

Modelo 145 selbst entscheidet deshalb nicht über Steueransässigkeit, DBA-Rechte, den endgültigen Steuersatz, balearische Abzüge, ausländische Steueranrechnung oder Informationspflichten zu Auslandsvermögen. Es liefert nur bestimmte Daten für den laufenden spanischen Einbehalt.

Wer Modelo 145 abgibt

Das Formular richtet sich an Personen, die als IRPF-Steuerpflichtige Arbeitseinkünfte erhalten und deren Zahler nach spanischem Recht zum Einbehalt verpflichtet ist. Typische Fälle sind:

Arbeitnehmer einer spanischen Gesellschaft oder eines spanischen Unternehmers;
Beschäftigte einer spanischen Betriebsstätte eines ausländischen Unternehmens;
Renten- oder Versorgungsbezieher bei einer spanischen einbehaltspflichtigen Zahlstelle;
weitere Empfänger von Arbeitseinkünften, für die das allgemeine Einbehaltsverfahren gilt.

Art. 76 RIRPF bestimmt die einbehaltspflichtigen Personen und Einrichtungen. Dazu gehören nicht nur spanische Gesellschaften, sondern unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch Betriebsstätten von Nichtresidenten und bestimmte Nichtresidenten ohne Betriebsstätte. Der Sitz des Zahlers ist daher ein wichtiges, aber nicht allein entscheidendes Merkmal.

Ist die Person im betreffenden Zeitraum nicht IRPF-, sondern IRNR-Steuerpflichtiger, ist Modelo 145 grundsätzlich nicht das richtige Instrument zur Bestimmung der Nichtresidentensteuer. Bei einem Zuzug nach Spanien kann zusätzlich Modelo 147 für die zeitliche Umstellung der Einbehalte relevant sein. Zuerst sind Ansässigkeit, Tätigkeitsort und die Einbehaltspflicht des Zahlers zu klären.

Die Felder des aktuellen Formulars

Die von der AEAT bereitgestellte Fassung gliedert die Mitteilung in sieben Abschnitte. Eingetragen werden nur Tatsachen, die für die konkrete Person zutreffen und nachweisbar sind.

1. Person, Familiensituation und besondere Merkmale

Anzugeben sind NIF, Name und Geburtsjahr. Danach ist eine von drei Familiensituationen auszuwählen:

Situation	Formularinhalt
1	ledig, verwitwet, geschieden oder rechtlich getrennt, mit bestimmten ledigen minderjährigen oder gesetzlich erfassten behinderten Kindern, die ausschließlich beim Empfänger und nicht auch beim anderen Elternteil leben
2	verheiratet und nicht rechtlich getrennt; der Ehegatte erzielt höchstens 1.500 Euro nicht steuerbefreite Jahreseinkünfte; NIF des Ehegatten ist anzugeben
3	alle anderen Situationen, unter anderem ledig ohne erfasstes Kind, verheiratet mit höherem Ehegatteneinkommen oder freiwillige Nichtoffenlegung der näheren Familiensituation

Außerdem erfasst der Abschnitt den anerkannten Behinderungsgrad, gegebenenfalls den anerkannten Bedarf an Hilfe Dritter oder eingeschränkte Mobilität und bestimmte Fälle geografischer Mobilität nach vorheriger Arbeitslosigkeit und Wohnsitzwechsel wegen Aufnahme der aktuellen Arbeit.

Eine zusätzliche Checkbox betrifft in den fünf vorangegangenen Steuerperioden bezogene Arbeitseinkünfte mit einer Entstehungsdauer von mehr als zwei Jahren, bei denen der Zahler eine Unregelmäßigkeitsreduktion berücksichtigt hatte, der Steuerpflichtige diese Reduktion später aber in seiner eigenen Veranlagung nicht angewandt hat. Diese Angabe verhindert, dass eine nur beim früheren Einbehalt berücksichtigte, in der Jahresveranlagung aber nicht genutzte Reduktion eine erneute Anwendung nach der Fünfjahresregel ausschließt.

2. Kinder und andere Nachkommen

Anzugeben sind Kinder oder andere Nachkommen unter 25 Jahren sowie ältere Nachkommen mit Behinderung, wenn sie mit dem Empfänger zusammenleben und ihre nicht steuerbefreiten Jahreseinkünfte die im Formular genannte Grenze von 8.000 Euro nicht überschreiten. Erfasst werden insbesondere:

Geburtsjahr;
bei Adoption oder Pflege das entsprechende Jahr;
anerkannter Behinderungsgrad;
Hilfe durch Dritte oder eingeschränkte Mobilität;
vollständige Zurechnung, wenn der Nachkomme ausschließlich mit dem Empfänger und nicht auch mit dem anderen gleichrangigen Vorfahren zusammenlebt.

Die Eintragung im Modelo 145 ersetzt nicht die spätere Prüfung des persönlichen und familiären Mindestbetrags in Modelo 100. Insbesondere eigene Einkünfte und eine eigene Steuererklärung des Nachkommen können dort weitere Rechtsfolgen haben.

3. Vorfahren

Erfasst werden Vorfahren über 65 Jahre oder jüngere Vorfahren mit Behinderung, die mindestens die Hälfte des Jahres mit dem Empfänger zusammenleben und nicht mehr als 8.000 Euro nicht steuerbefreite Jahreseinkünfte erzielen. Lebt der Vorfahr zugleich mit weiteren Nachkommen desselben Grades zusammen, ist deren Gesamtzahl anzugeben, damit der Zahler den Anteil sachgerecht berücksichtigt.

Auch hier sind Geburtsjahr, Behinderungsgrad und gegebenenfalls Hilfe Dritter oder eingeschränkte Mobilität einzutragen. Der tatsächliche Unterhalt und das Zusammenleben müssen belegbar sein.

4. Gerichtliche Ehegatten- und Kindeszahlungen

Mitgeteilt werden können eine durch gerichtliche Entscheidung festgelegte Ausgleichszahlung an den Ehegatten und gerichtlich festgelegte Unterhaltsannuitäten für Kinder. Eine bloße private Vereinbarung oder freiwillige Zahlung ist nicht gleichzusetzen. Maßgeblich ist der Jahresbetrag, zu dessen Zahlung die Person aufgrund der Entscheidung verpflichtet ist.

5. Bestimmte Finanzierung der Hauptwohnung

Der heutige Formularabschnitt ist eine Übergangsregel für Steuerpflichtige, die ihre Hauptwohnung vor dem 1. Januar 2013 erworben oder vor diesem Datum begünstigte Sanierungszahlungen begonnen haben und weiterhin die alte Abzugsregel anwenden dürfen. Zusätzlich müssen Zahlungen aus Fremdfinanzierung geleistet werden und die gesamten Bruttoarbeitseinkünfte aller Zahler unter 33.007,20 Euro jährlich liegen.

Diese Checkbox darf nicht allein deshalb markiert werden, weil eine Hypothek besteht. Erwerbsdatum, Übergangsberechtigung, Nutzung als Hauptwohnung, Darlehenszahlungen und Gesamtbezüge müssen gemeinsam erfüllt und dokumentiert sein.

6 und 7. Unterschrift und Empfang

Der Empfänger erklärt, IRPF-Steuerpflichtiger zu sein und richtige Daten mitzuteilen. Datum und Unterschrift sind festzuhalten. Der Zahler bestätigt den Empfang der Mitteilung. Bei einem elektronischen Prozess müssen Authentizität, Integrität, Aufbewahrung und spätere Zugänglichkeit gleichermaßen gesichert sein. Der Empfänger muss die übermittelte Mitteilung mit ihrem Versanddatum ausdrucken und aufbewahren.

Wann die Mitteilung erfolgen muss

Erstmitteilung

Die Mitteilung ist grundsätzlich vor dem ersten Tag jedes Kalenderjahres oder vor Beginn des Arbeits- beziehungsweise Zahlungsverhältnisses vorzunehmen. Maßgeblich ist die persönliche und familiäre Situation, die zu diesem Zeitpunkt voraussichtlich besteht. Bleiben die Daten unverändert, ist keine jährliche Wiederholung erforderlich.

In der Praxis fordert ein Arbeitgeber häufig bei Einstellung oder Jahreswechsel eine neue Fassung an. Das ändert nicht den gesetzlichen Grundsatz, erleichtert aber die Dokumentation.

Begünstigende Änderungen

Eine Änderung, die zu einem niedrigeren Einbehalt führen kann, darf im Laufe des Jahres mitgeteilt werden. Sie wirkt grundsätzlich ab der Mitteilung, wenn bis zur Erstellung der betreffenden Abrechnung mindestens fünf Tage verbleiben; die nachstehende Quartalsoption des Zahlers bleibt vorbehalten. Beispiele können Geburt eines Kindes, neu anerkannte Behinderung oder eine andere begünstigende Familiensituation sein.

Die Mitteilung ist nicht zwingend, wenn der Steuerpflichtige bewusst einen höheren Einbehalt hinnehmen will. Der Überschuss kann, soweit materiell berechtigt, über Modelo 100 erstattet werden. Dieses Vorgehen beseitigt allerdings keinen möglichen Liquiditätsnachteil.

Belastende Änderungen

Führt eine Änderung zu einem höheren erforderlichen Einbehalt, muss sie binnen zehn Tagen nach Eintritt mitgeteilt werden. Der Zahler berücksichtigt sie grundsätzlich bei der ersten danach erstellten Abrechnung, wenn mindestens fünf Tage Vorlauf verbleiben; auch hier bleibt die nachstehende Quartalsoption vorbehalten. Typische Fälle sind:

Wegfall einer begünstigenden Familiensituation;
Überschreiten der maßgeblichen Ehegatteneinkommensgrenze;
Wegfall der Voraussetzungen für einen Nachkommen oder Vorfahren;
Überschreiten der Gesamtbezüge bei der Übergangsregel zur Hauptwohnung;
andere Änderungen, die nach Art. 87 und 88 RIRPF eine Regularisierung nach oben erfordern.

Der Zehntageszeitraum ist eine Mitteilungsfrist des Empfängers, nicht eine allgemeine Frist für den Zahler zur rückwirkenden Korrektur bereits abgeschlossener Lohnperioden. Nach Art. 87 Abs. 4 RIRPF darf der Zahler die Regularisierung wahlweise auch ab dem 1. April, 1. Juli oder 1. Oktober für Änderungen des jeweils vorhergehenden Quartals vornehmen. Diese Wahlmöglichkeit verlängert nicht die Mitteilungsfrist des Empfängers.

Einreichungsweg, Zahlung und Aufbewahrung

Modelo 145 wird vor dem Zahler abgegeben. Die AEAT-Verfahrensseite stellt ausdrücklich klar, dass keine Einreichung oder Bearbeitung durch die Steuerverwaltung erforderlich ist. Die auf der Seite angebotene elektronische Funktion dient dem Ausfüllen beziehungsweise Erzeugen der Mitteilung; sie verwandelt diese nicht in eine AEAT-Steuererklärung.

Zulässig sind insbesondere:

unterschriebene Papierfassung mit Empfangsbestätigung;
internes Personalportal oder elektronische Übermittlung, wenn die Anforderungen an Authentizität, Integrität, Aufbewahrung und AEAT-Zugriff erfüllt sind;
eine vom Zahler technisch erzeugte inhaltsgleiche Mitteilung, sofern alle vorgeschriebenen Daten und Sicherungen enthalten sind.

Mit Modelo 145 wird kein Betrag bezahlt. Der Zahler setzt die Daten in der laufenden Abrechnung um und führt die einbehaltenen Beträge über seine eigenen Lohnsteuerformulare an die AEAT ab. Er muss die Mitteilung aufbewahren und auf Verlangen vorlegen können.

Welche Nachweise sinnvoll sind

Dem Formular müssen nicht in jedem Fall sämtliche Belege physisch angeheftet werden. Empfänger und Zahler sollten aber je nach Feld mindestens folgende Unterlagen geordnet vorhalten:

NIF- und Identitätsnachweis;
Heirats-, Trennungs-, Scheidungs- oder Sterbeunterlagen;
NIF und Einkommensnachweise des Ehegatten;
Geburts-, Adoptions- oder Pflegeunterlagen für Nachkommen;
Belege über Zusammenleben, Unterhalt und Einkünfte von Nachkommen und Vorfahren;
amtliche Anerkennung von Behinderung, Hilfe Dritter oder eingeschränkter Mobilität;
Arbeitslosenmeldung und Meldeunterlagen bei geografischer Mobilität;
gerichtliche Entscheidung und Zahlungsplan für Ehegatten- oder Kindesleistungen;
Erwerbs-, Sanierungs- und Darlehensunterlagen für die Hauptwohnung vor 2013;
Kopie der unterschriebenen Mitteilung, Zeitstempel und Empfangsnachweis des Zahlers.

Ausländische Urkunden können Übersetzung, Apostille oder weitere Echtheitsnachweise erfordern. Für die Einbehaltsberechnung sollte der Zahlstelle nur mitgeteilt werden, was für den gesetzlichen Zweck erforderlich ist; datenschutzrechtliche Informations- und Aufbewahrungspflichten bleiben bestehen.

Wie der Zahler den Einbehalt regularisiert

Art. 87 RIRPF verlangt eine Neuberechnung, wenn sich bestimmte Jahresbezüge oder persönliche Umstände ändern. Vereinfacht wird eine neue Jahressoll-Einbehaltsquote unter Einbeziehung der aktualisierten Daten berechnet, bereits einbehaltene Beträge werden berücksichtigt und der Rest auf die verbleibenden Zahlungen verteilt.

Dadurch kann der Prozentsatz in späteren Monaten deutlich steigen oder sinken. Das ist nicht automatisch ein Rechenfehler: Eine späte Änderung muss den noch offenen Jahressollbetrag auf weniger Abrechnungen verteilen. Der Arbeitnehmer sollte die aktualisierte Berechnungsbasis, erwarteten Jahresbezüge und den Zeitpunkt der Änderung prüfen.

Unabhängig vom Modelo 145 kann der Steuerpflichtige schriftlich einen höheren Einbehalt verlangen. Der Zahler muss eine mindestens fünf Tage vor Abrechnung eingegangene Anforderung beachten. Der höhere Satz gilt grundsätzlich mindestens bis zum Jahresende und in Folgejahren weiter, bis schriftlich verzichtet oder ein gesetzlich noch höherer Satz erforderlich wird.

Deutschland–Spanien und ausländische Einkünfte

Bei grenzüberschreitenden Beschäftigungen ist zuerst festzustellen, ob die Person im betreffenden Zeitraum spanischer IRPF-Resident ist und ob der Arbeitslohn nach spanischem Recht sowie Art. 14 DBA Deutschland–Spanien in Spanien besteuert werden darf. Modelo 145 kann diese Vorfrage nicht lösen.

Spanischer Zahler oder spanische Betriebsstätte

Zahlt eine spanische Gesellschaft oder spanische Betriebsstätte Arbeitslohn an einen IRPF-Residenten, besteht regelmäßig spanische Einbehaltspflicht. Die persönlichen Daten werden dann über Modelo 145 berücksichtigt. Bei Tätigkeit in mehreren Staaten können Reisetage, Kostenübernahmen, wirtschaftlicher Arbeitgeber und Tätigkeitsort zusätzlich für das DBA wichtig sein.

Deutscher Arbeitgeber ohne spanische Einbehaltspflicht

Ein ausschließlich in Deutschland ansässiger Arbeitgeber ist nicht allein deshalb spanischer IRPF-Einbehalter, weil sein Arbeitnehmer in Spanien wohnt. Übt er in Spanien eine wirtschaftliche Tätigkeit aus, kann die Pflicht nach Art. 76 Abs. 1 Buchstabe d RIRPF jedoch auch ohne Betriebsstätte bestehen. Fehlen sowohl eine spanische Betriebsstätte als auch eine wirtschaftliche Tätigkeit in Spanien und eine sonstige gesetzliche Einbehaltsstellung, bewirkt Modelo 145 nichts. Der Steuerpflichtige muss die spanische Jahressteuer anderweitig planen; allein der Bezug von Arbeitslohn löst keine eigene Modelo-130- oder Modelo-131-Vorauszahlung aus.

Ausländische Einkünfte und Doppelbesteuerung

Ein spanischer IRPF-Resident erklärt grundsätzlich seine weltweiten Einkünfte in Euro. Ausländische Steuer, DBA-Freistellungen oder Anrechnungen werden in Modelo 100 geprüft. Modelo 145 enthält dafür weder Wechselkursfelder noch eine allgemeine Anrechnung ausländischer Steuer. Ein vermeintlich „richtiger“ spanischer Lohneinbehalt kann deshalb trotzdem von der endgültigen Jahressteuer abweichen, wenn weitere deutsche Einkünfte, Veräußerungsgewinne, Vermietung, Dividenden oder regionale Abzüge hinzukommen.

Fehler, Berichtigung und Sanktionen

Mitteilung korrigieren

Ist eine Angabe falsch oder hat sich geändert, wird grundsätzlich eine neue, vollständig richtige Mitteilung an den Zahler gegeben. Eine „Berichtigung des Modelo 145 bei der AEAT“ gibt es im Normalfall nicht, weil das Formular dort nicht eingereicht wurde. Der Zahler dokumentiert den Eingang und regularisiert den Einbehalt nach Art. 87 RIRPF.

War der Einbehalt zu hoch, kann die laufende Regularisierung den Rest des Jahres korrigieren. Ein verbleibender Überschuss wird grundsätzlich in Modelo 100 angerechnet und gegebenenfalls erstattet. War der Einbehalt zu niedrig, erhöht sich der laufende Satz; eine verbleibende Differenz kann in der Jahreserklärung nachzuzahlen sein.

Sanktion bei zu niedrigem Einbehalt durch falsche Daten

Art. 205 LGT erfasst die Nichtmitteilung oder falsche, unvollständige beziehungsweise ungenaue Mitteilung, wenn dadurch ein niedrigerer Einbehalt als gesetzlich geschuldet entsteht. Die Sanktionsbasis ist die Differenz zwischen richtigem und tatsächlich vorgenommenem Einbehalt im Zeitraum der fehlerhaften Daten.

Muss der Empfänger eine Selbstveranlagung einreichen, die diese Einkünfte enthält, beträgt die gesetzliche Geldbuße 35 Prozent der Einbehaltsdifferenz.
Besteht keine Pflicht zu einer solchen Selbstveranlagung, beträgt sie 150 Prozent der Differenz.

Eine Sanktion setzt die allgemeinen Voraussetzungen des Sanktionsrechts, einschließlich Verantwortlichkeit, voraus. Die bloße Nichtmitteilung begünstigender Daten, die nur einen zu hohen Einbehalt verursacht, erfüllt diesen Tatbestand nicht.

Rechtsbehelf bei falschem Einbehalt

Zunächst sollte der Empfänger dem Zahler die richtige Mitteilung und die Abrechnung vorlegen und eine Regularisierung verlangen. Gegen bestimmte Handlungen oder Unterlassungen eines Einbehaltspflichtigen ist nach Art. 235 LGT eine wirtschaftsverwaltungsrechtliche Beschwerde möglich. Bei Einbehalten beginnt die grundsätzlich einmonatige Frist am Tag nach dem Zeitpunkt, zu dem die Vornahme oder Unterlassung des Einbehalts nachweisbar feststeht; der konkrete Fristbeginn muss anhand des Vorgangs bestimmt werden.

Gegen einen späteren AEAT-Bescheid oder die Ablehnung einer Erstattung kommen regelmäßig der fakultative Einspruch oder die wirtschaftsverwaltungsrechtliche Beschwerde binnen eines Monats in Betracht. Die Abrechnung über Modelo 100 kann einen zu hohen Einbehalt finanziell korrigieren, ersetzt aber nicht in jedem Fall einen rechtzeitigen Einwand gegen den Zahler.

Drei Praxisbeispiele

Beispiel 1: Geburt im laufenden Jahr

Eine Arbeitnehmerin einer spanischen S.L. bekommt im Juni ein Kind und gibt am 10. Juli ein aktualisiertes Modelo 145 ab. Die Lohnabrechnung wird am 25. Juli erstellt. Unter der Annahme, dass sämtliche Voraussetzungen für die Berücksichtigung des Kindes erfüllt sind, kann die begünstigende Änderung ab der Mitteilung berücksichtigt werden, weil mehr als fünf Tage Vorlauf bestehen. Eine spätere Modelo-100-Erklärung prüft die tatsächlichen Jahresverhältnisse erneut.

Beispiel 2: Ehegatteneinkommen überschreitet 1.500 Euro

Ein verheirateter Arbeitnehmer hatte Familiensituation 2 angegeben. Am 1. September steht fest, dass der Ehegatte im Jahr mehr als 1.500 Euro nicht steuerbefreite Einkünfte erzielt. Die Änderung kann einen höheren Einbehalt erfordern und ist binnen zehn Tagen mitzuteilen. Der Zahler regularisiert den Satz für die verbleibenden Abrechnungen; verspätete oder unterlassene Mitteilung kann bei zu niedrigem Einbehalt Art. 205 LGT auslösen.

Beispiel 3: Deutscher Arbeitgeber und Wohnsitz auf Mallorca

Eine in Spanien ansässige Arbeitnehmerin arbeitet überwiegend aus Mallorca für eine deutsche GmbH ohne spanische Betriebsstätte. Die GmbH nimmt unter der zusätzlichen Annahme, dass sie auch ohne Betriebsstätte keine wirtschaftliche Tätigkeit in Spanien ausübt und keine sonstige Einbehaltsstellung besteht, keinen spanischen IRPF-Einbehalt vor. Ein Modelo 145 an die GmbH erzeugt nicht von selbst eine spanische Abführungspflicht. Die Arbeitnehmerin muss Ansässigkeit, Tätigkeitsort, mögliche Betriebsstätte des Arbeitgebers, DBA-Zuordnung und ihre eigene spanische Jahressteuer gesondert prüfen und Liquidität für Modelo 100 einplanen.

Typische Fehler

Das Formular wird an die AEAT statt an den Zahler gesendet.
Modelo 145 wird mit der jährlichen Modelo-100-Erklärung verwechselt.
Familiensituation 2 wird trotz Ehegatteneinkünften über 1.500 Euro gewählt.
Kinder oder Vorfahren werden ohne Prüfung von Alter, Behinderung, Zusammenleben und Einkommensgrenze eingetragen.
Eine private Unterhaltsvereinbarung wird wie eine gerichtliche Entscheidung behandelt.
Jede Hypothek wird in Abschnitt 5 erfasst, obwohl die Übergangsvoraussetzung vor 2013 fehlt.
Eine belastende Änderung wird nicht binnen zehn Tagen mitgeteilt.
Ein elektronisch ausgefülltes Formular wird irrtümlich als bei der AEAT eingereicht angesehen.
Grenzüberschreitende Ansässigkeit und DBA-Zuordnung werden aus dem Lohnabzug abgeleitet.
Ein zu hoher oder zu niedriger Einbehalt wird für die endgültige Steuer gehalten.

Praktische Arbeitsfolge

Steueransässigkeit, Tätigkeitsort und Einbehaltspflicht des Zahlers klären.
Aktuelle AEAT-Fassung des Modelo 145 verwenden.
Familiensituation und jedes weitere Feld gegen die gesetzlichen Voraussetzungen prüfen.
Nur belegbare Daten eintragen; ausländische Urkunden gegebenenfalls übersetzen lassen.
Mitteilung rechtzeitig vor Jahresbeginn, Beschäftigungsbeginn oder Abrechnung übergeben.
Empfang in Papier- oder elektronischer Form nachweisbar sichern.
Änderungen laufend überwachen; belastende Änderungen binnen zehn Tagen melden.
Lohnabrechnung und angewandten Einbehalt nach der Regularisierung kontrollieren.
Jahresbescheinigung des Zahlers mit den tatsächlichen Einbehalten abstimmen.
In Modelo 100 sämtliche Jahresdaten, ausländischen Einkünfte, Abzüge und Vorauszahlungen endgültig abrechnen.

Häufige Fragen

Muss Modelo 145 jedes Jahr neu abgegeben werden?

Nein. Unveränderte persönliche und familiäre Daten müssen gesetzlich nicht jährlich wiederholt werden. Ein Zahler kann aus Dokumentationsgründen dennoch eine aktuelle Bestätigung anfordern.

Kann ich einzelne private Angaben weglassen?

Ja. Das Formular weist darauf hin, dass nicht mitgeteilte begünstigende Daten zu einem höheren Einbehalt führen können. Falsche oder unterlassene belastende Daten, die einen zu niedrigen Einbehalt verursachen, sind davon zu unterscheiden.

Kann ich freiwillig einen höheren Einbehalt wählen?

Ja. Eine schriftliche Anforderung an den Zahler ist möglich. Sie muss mindestens fünf Tage vor der Abrechnung eingehen und gilt grundsätzlich mindestens bis zum Jahresende sowie weiter, bis sie schriftlich widerrufen wird oder ein höherer gesetzlicher Satz eingreift.

Bezahle ich mit Modelo 145 Steuer?

Nein. Es gibt keinen Zahlbetrag. Der Zahler berechnet und führt den laufenden IRPF-Einbehalt über seine eigenen Verfahren ab.

Werden balearische Abzüge über Modelo 145 berücksichtigt?

Im Allgemeinen nicht als eigenständige Felder dieses Formulars. Regionale Abzüge und der autonome Tarif werden in der jährlichen IRPF-Erklärung nach dem Rechtsstand des jeweiligen Jahres geprüft.

Was ist der Unterschied zu Modelo 146?

Modelo 145 ist die allgemeine persönliche Datenmitteilung an einen Zahler. Modelo 146 ist ein besonderes AEAT-Verfahren für eng begrenzte Fälle bestimmter Renten und passiver Bezüge mit mehreren einbehaltspflichtigen Zahlstellen.

Amtliche Quellen und Rechtsstand

Rechtsstand dieses Artikels ist der 10. August 2026. Verwendet wurde die zu diesem Datum von der AEAT bereitgestellte Formularfassung. Für die tatsächliche Übergabe ist stets zu prüfen, ob die AEAT oder der Zahler inzwischen eine aktualisierte technische Fassung bereitstellt.