Geschäftsführer-Vergütung Spanien: Steuer und Abzug

Q: 1. Welche Funktion wird bezahlt?

Eine Person kann gleichzeitig mehrere Rollen haben: Administrator oder Mitglied des Consejo de Administración: Vergütung für Leitung, Überwachung, Beschlüsse und gesetzliche Organpflichten; Consejero delegado oder sonstiger Executive Director: Organmitglied mit dauerhaft übertragenen operativen Leitungsfunktionen; Arbeitnehmer mit tatsächlich getrennten Aufgaben: beispielsweise technische Entwicklung oder Vertrieb, soweit diese Aufgaben von der Organfunktion sachlich trennbar sind; selbständiger Dienstleister: nur bei einer eigenständigen Tätigkeit mit eigener Organisation und eigenem Unternehmerrisiko; Gesellschafter: Kapitalgeber, der Dividenden oder andere Vermögensvorteile erhält.

Eine spanische S.L. zahlt ihrem alleinigen Gesellschafter-Geschäftsführer ein Monatsgehalt, übernimmt seine private Krankenversicherung und erstattet Reisekosten. Ein deutsches Verwaltungsratsmitglied erhält dagegen nur ein jährliches Sitzungshonorar. Beide Zahlungen heißen im Alltag „Geschäftsführervergütung“, können steuerlich aber unterschiedlich behandelt werden. Die richtige Lösung beginnt deshalb nicht mit einem Prozentsatz, sondern mit der Rolle, dem Steuerstatus und der gesellschaftsrechtlichen Grundlage jeder einzelnen Zahlung. Die gesellschaftsrechtliche Ordnung und der steuerliche Betriebsausgabenabzug sind dabei nicht deckungsgleich: Ein bloßer Formmangel führt nicht automatisch zur Nichtabziehbarkeit. Ebenso ist nicht jede Vergütung eines Administrators abkommensrechtlich ein Organhonorar nach Artikel 15; operative Arbeit kann Artikel 14 DBA unterliegen.

Das Wichtigste im Überblick

Frage	Kernaussage
Welche Vergütung ist gemeint?	Zuerst ist zwischen der Organfunktion, gesonderten operativen Arbeitnehmeraufgaben, eigenständigen professionellen Leistungen, Auslagenersatz und Gesellschaftervorteilen zu unterscheiden.
Wie wird ein in Spanien ansässiger Administrator besteuert?	Organvergütungen gelten nach Artikel 17 Abs. 2 Buchst. e LIRPF als Einkünfte aus Arbeit und fließen in die persönliche IRPF-Veranlagung ein.
Wie hoch ist der spanische Einbehalt?	Für Vergütung „als Administrator oder Consejero“ grundsätzlich 35 Prozent; 19 Prozent, wenn der Nettoumsatz der zahlenden Gesellschaft im letzten vor der Zahlung abgeschlossenen Steuerzeitraum unter 100.000 Euro lag. Das ist eine Vorauszahlung, nicht der endgültige IRPF-Tarif.
Was gilt für einen in Deutschland ansässigen Nichtresidenten?	Die Administratorenvergütung einer spanischen Gesellschaft ist innerstaatlich spanische IRNR-Quelle. Artikel 15 DBA erlaubt Spanien die Besteuerung echter Aufsichts-/Verwaltungsratsbezüge; operativer Arbeitslohn folgt dagegen regelmäßig Artikel 14. Soweit Spanien besteuern darf, beträgt der innerstaatliche IRNR-Satz bei deutscher EU-Ansässigkeit regelmäßig 19 Prozent.
Wie beseitigt Deutschland die Doppelbesteuerung?	Bei Bezügen nach Artikel 15 DBA grundsätzlich durch Anrechnung der abkommensgemäß erhobenen spanischen Steuer, begrenzt nach deutschem Recht.
Ist die Vergütung bei der Gesellschaft automatisch abzugsfähig?	Nein. Erforderlich sind insbesondere ein betrieblicher Zusammenhang, tatsächliche Leistung, ordnungsgemäße Buchung, Periodenabgrenzung und Nachweis. Gesellschaftsrechtliche Vergütungsvorgaben sind gesondert einzuhalten; ein Formmangel versagt den steuerlichen Abzug jedoch nicht automatisch.
Muss der Geschäftsführer eine Rechnung mit IVA ausstellen?	Für die Organvergütung typischerweise nicht. Eine Rechnung kann nur für eine tatsächlich eigenständige, umsatzsteuerlich unternehmerische Leistung in Betracht kommen; die bloße Umbenennung der Organvergütung genügt nicht.
Welche Meldungen sind typisch?	Bei Empfängern im regulären spanischen IRPF Modelos 111 und 190; bei Nichtresidenten und beim Sonderregime nach Artikel 93 regelmäßig Modelos 216 und 296; bei der Gesellschaft außerdem Modelo 200 und gegebenenfalls Modelo 202.

Die Entscheidungskette beginnt mit vier Fragen

1. Welche Funktion wird bezahlt?

Eine Person kann gleichzeitig mehrere Rollen haben:

Administrator oder Mitglied des Consejo de Administración: Vergütung für Leitung, Überwachung, Beschlüsse und gesetzliche Organpflichten;
Consejero delegado oder sonstiger Executive Director: Organmitglied mit dauerhaft übertragenen operativen Leitungsfunktionen;
Arbeitnehmer mit tatsächlich getrennten Aufgaben: beispielsweise technische Entwicklung oder Vertrieb, soweit diese Aufgaben von der Organfunktion sachlich trennbar sind;
selbständiger Dienstleister: nur bei einer eigenständigen Tätigkeit mit eigener Organisation und eigenem Unternehmerrisiko;
Gesellschafter: Kapitalgeber, der Dividenden oder andere Vermögensvorteile erhält.

Der Vertragstitel entscheidet nicht allein. Maßgeblich sind die tatsächlich ausgeübten Aufgaben, die Zuständigkeiten, die Beschlusslage und der wirtschaftliche Grund der Zahlung. Eine Pauschale kann vollständig Organvergütung sein; sie kann aber auch mehrere klar dokumentierte Komponenten enthalten.

2. Wo ist die Person steuerlich ansässig?

Bei spanischer Steueransässigkeit wird das Welteinkommen grundsätzlich im IRPF erfasst. Bei deutscher Ansässigkeit ohne spanische Ansässigkeit ist zu prüfen, ob Spanien die Vergütung als spanische Quelle im IRNR besteuern darf. Bestehen nach nationalem Recht Anknüpfungspunkte in beiden Staaten, ist die DBA-Ansässigkeit gesondert zu bestimmen.

Das Kalenderjahr ist besonders wichtig. Ein Umzug mitten im Jahr, eine neue ständige Wohnstätte oder ein Wechsel des Mittelpunkts der Lebensinteressen kann die Einordnung verändern. Die spanische Gesellschaft sollte den Status nicht aus einer alten Adresse oder einer ausländischen Bankverbindung ableiten, sondern eine aktuelle Steueransässigkeitsbescheinigung und die tatsächlichen Verhältnisse prüfen.

3. Welche Gesellschaft zahlt und wo ist sie ansässig?

Artikel 15 DBA Deutschland–Spanien knüpft an die Ansässigkeit der Gesellschaft an, deren Organ die Person ist. Das ist von einer Zahlung durch eine Konzernmutter oder einer Weiterbelastung zu unterscheiden. Zahlt ein deutsches Gruppenunternehmen für die spanische S.L., müssen Schuldgrund, Kostenübernahme und Einbehaltspflicht der spanischen Gesellschaft gesondert geklärt werden.

4. Welche Periode und welcher Zahlungsbestandteil sind betroffen?

Festvergütung, Sitzungsgeld, Bonus, Gewinnbeteiligung, Aktienoption, Versicherungsbeitrag, Dienstwagen, Wohnungsüberlassung, Abfindung und Auslagenersatz können verschiedene Entstehungs- und Bewertungsregeln haben. Eine Jahresabrechnung ohne Aufteilung erschwert die richtige persönliche Besteuerung und den Nachweis des Gesellschaftsaufwands.

Gesellschaftsrechtliche Grundlage vor der ersten Zahlung

Steuerliche Behandlung ersetzt keine gesellschaftsrechtlich wirksame Vergütungsordnung. Nach Artikel 217 der spanischen Ley de Sociedades de Capital ist das Administratorenamt grundsätzlich unentgeltlich, wenn die Satzung nicht das Gegenteil bestimmt und das Vergütungssystem festlegt.

Satzung und Vergütungssystem

Die Satzung sollte die verwendeten Vergütungskonzepte abdecken. Artikel 217 nennt unter anderem feste Zuweisungen, Sitzungsgelder, Gewinnbeteiligungen, variable Vergütung, Aktien oder aktienbezogene Vergütung, Abfindungen und Spar- beziehungsweise Vorsorgesysteme. Eine bloße Formulierung „das Amt ist entgeltlich“ kann zu unbestimmt sein, wenn das konkrete System nicht erkennbar ist.

Die Gesellschafterversammlung genehmigt den jährlichen Höchstbetrag für die Gesamtheit der Administratoren in ihrer Organfunktion. Dieser Höchstbetrag bleibt grundsätzlich bestehen, bis er geändert wird. Die interne Verteilung richtet sich nach Satzung, Beschlusslage und gegebenenfalls einer Entscheidung des Verwaltungsrats. Die Vergütung muss außerdem in einem angemessenen Verhältnis zur Größe und wirtschaftlichen Lage der Gesellschaft sowie zu Marktstandards vergleichbarer Unternehmen stehen.

Besonderheit der S.L.

Bei einer Sociedad de Responsabilidad Limitada verlangt Artikel 220 LSC einen Beschluss der Gesellschafterversammlung, wenn zwischen Gesellschaft und Administrator eine Dienst- oder Werkleistungsbeziehung begründet oder geändert wird. Das betrifft gerade die häufige Konstellation des Gesellschafter-Geschäftsführers mit einem zusätzlichen Management- oder Dienstvertrag.

Executive Director und Artikel 249 LSC

Erhält ein Verwaltungsratsmitglied die Stellung eines Consejero delegado oder sonstige Executive-Funktionen, ist ein Vertrag mit der Gesellschaft erforderlich. Der Verwaltungsrat muss ihn vorab mit einer Zweidrittelmehrheit seiner Mitglieder genehmigen; das betroffene Mitglied darf an Beratung und Abstimmung nicht teilnehmen. Der Vertrag wird als Anlage zum Sitzungsprotokoll genommen.

Alle Vergütungskonzepte für die Executive-Funktion müssen im Vertrag stehen, einschließlich möglicher Abfindungen, Versicherungsprämien oder Beiträge zu Sparsystemen. Für Executive-Funktionen darf der Consejero nichts beziehen, was nicht in diesem Vertrag vorgesehen ist. Daneben bleiben die Satzungs- und Gesellschaftervorgaben nach Artikel 217 sowie gegebenenfalls die Vergütungspolitik zu beachten.

Praktische Mindestakte

Vor Auszahlung sollten mindestens vorliegen:

aktuelle Satzung mit passendem Vergütungssystem;
Bestellungs- und Registerunterlagen des Organs;
Beschluss über den jährlichen Höchstbetrag;
Verteilungsbeschluss oder nachvollziehbarer Verteilungsmechanismus;
bei Executive-Funktionen der nach Artikel 249 genehmigte Vertrag;
bei einer S.L. gegebenenfalls der Beschluss nach Artikel 220;
Aufgabenbeschreibung, Zielvereinbarungen und Nachweise der tatsächlichen Tätigkeit;
klare Regelungen zu Sachbezügen, Reisekosten, Bonus und Beendigung.

Eine nachträgliche „Heilung“ ist nicht für jede Wirkung gleich. Gesellschaftsrecht, persönlicher Einbehalt, Rechnungslegung und Körperschaftsteuer können unterschiedliche Zeitpunkte und Rechtsfolgen haben. Deshalb sollte die Dokumentation nicht erst bei der Steuerprüfung erstellt werden.

Spanischer Steuerresident: IRPF und Einbehalt

Organvergütung ist Einkunft aus Arbeit

Artikel 17 Abs. 2 Buchst. e LIRPF ordnet die Vergütung von Administratoren, Verwaltungsratsmitgliedern und Mitgliedern vergleichbarer Vertretungsorgane den Einkünften aus Arbeit zu. Das gilt unabhängig davon, ob die Zahlung monatlich, als Sitzungsgeld oder als Jahresbonus erfolgt.

Die persönliche Jahressteuer ergibt sich nicht aus dem Einbehaltssatz. Die Organvergütung wird mit den übrigen Einkünften im IRPF nach den für den konkreten Steuerpflichtigen geltenden Regeln veranlagt. Autonome Gemeinschaft, weitere Einkünfte, persönliche und familiäre Verhältnisse sowie Abzüge können die endgültige Belastung verändern.

35 oder 19 Prozent Einbehalt

Für Zahlungen aufgrund der Stellung als Administrator oder Mitglied eines Verwaltungsrats gilt grundsätzlich ein Einbehalt von 35 Prozent. Betrug der Nettoumsatz der zahlenden Gesellschaft im letzten vor der Zahlung abgeschlossenen Steuerzeitraum weniger als 100.000 Euro, gilt 19 Prozent. War dieser Zeitraum kürzer als ein Jahr, wird der Nettoumsatz für diesen Schwellenwert hochgerechnet.

Der relevante Umsatz ist nicht das Honorar des Administrators und nicht der aktuelle Monatsumsatz. Entscheidend ist der gesetzlich bezeichnete, bereits abgeschlossene Steuerzeitraum der zahlenden Gesellschaft. Eine im Januar gegründete Gesellschaft ohne abgeschlossenen Vorjahreszeitraum verlangt deshalb eine gesonderte Prüfung der anwendbaren Regel; der 19-Prozent-Satz darf nicht allein mit der Erwartung niedriger Umsätze begründet werden.

Der Einbehalt entsteht grundsätzlich bei Zahlung oder Gutschrift. Er ist für Rechnung des Empfängers an die AEAT abzuführen und später in dessen IRPF anzurechnen. Ein zu niedriger oder unterlassener Einbehalt beseitigt die persönliche Steuerpflicht nicht und kann eine eigene Haftung beziehungsweise Nachforderung gegenüber der Gesellschaft auslösen.

Bargeld, Sachbezüge und Kostenübernahmen

Zum steuerpflichtigen Paket können gehören:

Fest- und variable Vergütung;
Sitzungsgelder und Gewinnbeteiligungen;
Dienstwagen zur privaten Nutzung;
private Kranken- oder Lebensversicherung;
Wohnungsüberlassung;
private Reisen oder Familienkosten;
Aktien, Optionen und andere vermögenswerte Vorteile;
Abfindungen und Wettbewerbsverbotszahlungen.

Bei Sachbezügen ist neben der Bewertung zu prüfen, ob die Gesellschaft den sogenannten ingreso a cuenta vom Empfänger einbehält oder selbst übernimmt. Übernimmt sie ihn endgültig, kann die Übernahme selbst die steuerpflichtige Vergütung erhöhen.

Echter Auslagenersatz ist von Vergütung abzugrenzen. Die Gesellschaft sollte den betrieblichen Anlass, Empfänger, Reiseroute, Originalbeleg und die Verbindung zur Organ- oder Unternehmenstätigkeit dokumentieren. Eine pauschale Erstattung privater Kosten wird nicht dadurch steuerfrei, dass sie in der Buchhaltung „Reisekosten“ heißt.

Deutscher Steuerresident: spanischer IRNR und DBA

Ist das Organmitglied in Deutschland ansässig und in Spanien nicht steuerlich ansässig, behandelt Artikel 13 Abs. 1 Buchst. e der spanischen IRNR-Ley die Vergütung eines Administrators oder Verwaltungsratsmitglieds einer in Spanien ansässigen Gesellschaft als in Spanien erzielte Einkunft.

Spanischer Steuersatz und Einbehalt

Für nicht über eine spanische Betriebsstätte erzielte Einkünfte gilt innerstaatlich grundsätzlich ein Satz von 24 Prozent. Für Steuerpflichtige mit Ansässigkeit in einem anderen EU-Mitgliedstaat oder einem begünstigten EWR-Staat beträgt der allgemeine Satz regelmäßig 19 Prozent. Bei einer in Deutschland ansässigen Person ist deshalb für die Organvergütung einer spanischen Gesellschaft regelmäßig ein 19-prozentiger IRNR-Einbehalt zu prüfen.

Die spanische Gesellschaft muss nach Artikel 31 IRNR-Ley grundsätzlich einen Betrag einbehalten, der der nach innerstaatlichem Recht oder einem anwendbaren DBA geschuldeten Steuer entspricht. Sie benötigt dafür eine gültige Ansässigkeitsbescheinigung und eine klare Qualifikation der Zahlung. Fehlt der Nachweis, kann eine gewünschte Abkommensbehandlung im Abzugszeitpunkt scheitern.

Artikel 15 DBA weist Spanien ein Besteuerungsrecht zu

Nach Artikel 15 DBA Deutschland–Spanien dürfen Vergütungen, die eine in Deutschland ansässige Person als Mitglied des Verwaltungsrats einer spanischen Gesellschaft erhält, in Spanien besteuert werden. Die Norm enthält weder eine 183-Tage-Grenze noch eine Tätigkeitsortbefreiung. Auch rein virtuelle Sitzungen aus Deutschland beseitigen das spanische Besteuerungsrecht für echte Organvergütung nicht automatisch.

Deutschland erfasst als Ansässigkeitsstaat grundsätzlich das Welteinkommen. Für Einkünfte nach Artikel 15 sieht Artikel 22 Abs. 2 Buchst. b Ziffer iv DBA grundsätzlich die Anrechnungsmethode vor. Anrechenbar ist nur die abkommensgemäß und nach den deutschen Anrechnungsvorschriften berücksichtigungsfähige spanische Steuer. Ein überhöhter oder sachlich falscher spanischer Abzug sollte daher zunächst in Spanien berichtigt oder erstattet werden; er wird nicht automatisch vollständig durch eine deutsche Steuergutschrift neutralisiert.

Keine pauschale DBA-Lösung im Sonderregime nach Artikel 93 LIRPF

Wer in Spanien das besondere Zuzugsregime nach Artikel 93 LIRPF gewählt hat, muss gesondert prüfen. Das Protokoll zum DBA bestimmt, dass Artikel 4 und die Artikel 6 bis 21 für spanische Steuerpflichtige, die nach diesem Regime wie Nichtresidenten besteuert werden, nicht anwendbar sind. Eine gewöhnliche Artikel-15-Analyse darf deshalb nicht ungeprüft auf diese Personengruppe übertragen werden.

Gemischte Organ- und Arbeitnehmerfunktionen

In der Praxis erfüllt ein Administrator häufig zugleich operative Aufgaben. Für die steuerliche Trennung genügt kein zweiter Vertrag mit einer anderen Überschrift. Erforderlich sind tatsächlich unterscheidbare Leistungen, Zuständigkeiten, Zeitanteile und Vergütungsbestandteile.

Wann Artikel 14 DBA relevant werden kann

Vergütung für operative Arbeitnehmertätigkeit kann auch bei gleichzeitiger Organstellung unter Artikel 14 DBA fallen. Dann werden Tätigkeitsort, 183-Tage-Ausnahme, Arbeitgeber und Betriebsstättenkostentragung relevant. Artikel 15 betrifft dagegen Zahlungen gerade für die Eigenschaft als Aufsichts- oder Verwaltungsratsmitglied, insbesondere die Überwachungs- und entsprechende Mandatsfunktion. Die bloße gesetzliche Leitungszuständigkeit macht laufendes operatives Gehalt nicht zum Artikel-15-Bezug.

Eine belastbare Aufteilung enthält:

getrennte Aufgabenbeschreibungen;
nachvollziehbare Zeit- oder Leistungsnachweise;
gesonderte Vergütungskomponenten;
die richtige Beschluss- und Vertragsgrundlage;
konsistente Payroll-, Buchungs- und Jahresmeldedaten;
eine plausible Fremdvergleichsbegründung.

Wird eine einheitliche Pauschale ohne Aufteilung gezahlt, sind Rechtsgrund und bestimmender wirtschaftlicher Inhalt zu würdigen; je nach Sachverhalt kann die gesamte Vergütung operativer Arbeitslohn oder Organbezug sein. Auch die Ausstellung einer Rechnung macht eine Organleistung nicht zur selbständigen Beratung.

Betriebsausgabenabzug bei der spanischen Gesellschaft

Die persönliche Besteuerung des Empfängers beantwortet nicht, ob die Gesellschaft den Aufwand in der Körperschaftsteuer abziehen darf. Der Abzug beginnt beim handelsrechtlichen Ergebnis und wird nach der Ley del Impuesto sobre Sociedades korrigiert.

Fünf Bausteine des Abzugs

Tatsächliche Leistung und betrieblicher Zusammenhang: Die Vergütung muss eine reale Tätigkeit für die Gesellschaft abgelten und mit ihrer Geschäftstätigkeit zusammenhängen.
Gesellschaftsrechtliche Grundlage: Satzung, Höchstbetrag, Beschlüsse und Executive-Vertrag müssen zur Zahlung passen. Ein Mangel ist gesellschaftsrechtlich zu beheben, führt aber nicht für sich allein zur steuerlichen Nichtabziehbarkeit tatsächlich erbrachter und nachgewiesener Leistungen.
Buchung und Periodenabgrenzung: Der Aufwand muss ordnungsgemäß verbucht und nach dem Entstehungsprinzip dem richtigen Steuerzeitraum zugeordnet sein.
Beleg und Nachvollziehbarkeit: Vertrag, Protokolle, Zahlungsnachweise, Tätigkeitsbelege und Einbehaltsbescheinigungen müssen den Sachverhalt tragen.
Keine spezielle Abzugsbeschränkung: Insbesondere darf die Zahlung keine Eigenkapitalvergütung, unentgeltliche Zuwendung oder Ausgabe aus rechtswidrigem Handeln sein.

Artikel 15 Buchst. e LIS nimmt Vergütungen an Administratoren für Aufgaben der hohen Geschäftsleitung oder andere arbeitsvertragliche Funktionen ausdrücklich aus dem Begriff der nicht abzugsfähigen Zuwendungen heraus. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede beliebige Zahlung abzugsfähig ist. Die übrigen Voraussetzungen bleiben bestehen.

Der Tribunal Supremo hat mit Urteil 449/2024 vom 13. März 2024, Rechtsmittel 9078/2022, ECLI:ES:TS:2024:1622, entschieden, dass eine fehlende Satzungsregelung den steuerlichen Abzug nicht automatisch ausschließt. Der Fall betraf drei zugleich angestellte Verwaltungsratsmitglieder und die Steuerjahre 2011/2012 nach dem damaligen TRLIS: Entscheidend waren die nachgewiesenen entgeltlichen Leistungen sowie die übrigen steuerlichen Abzugsvoraussetzungen. Die Entscheidung erlaubt weder Scheingeschäfte noch private Vorteilsgewährungen und ersetzt nicht die heute geltenden gesellschaftsrechtlichen Pflichten.

Verrechnungspreise und Marktüblichkeit

Artikel 18 LIS ordnet für Geschäfte zwischen verbundenen Personen den Fremdvergleich an. Gesellschaft und Administrator gelten grundsätzlich als verbunden; die gesetzliche Definition nimmt jedoch die Vergütung für die Ausübung der eigentlichen Administratorenfunktionen von diesem konkreten Verknüpfungstatbestand aus. Andere Beziehungen bleiben zu prüfen, etwa Darlehen, Vermietung, Beratungsleistungen, Verkäufe oder Leistungen an nahe Angehörige.

Unabhängig von dieser Ausnahme verlangt Artikel 217 LSC eine angemessene Relation zu Unternehmensgröße, Wirtschaftslage und Marktstandards. Ein Vergütungsgutachten oder Vergleichsdaten können deshalb auch ohne formelle Verrechnungspreisdokumentationspflicht wertvoll sein.

Körperschaftsteuersatz und Steuerwirkung

Der allgemeine spanische Körperschaftsteuersatz beträgt 25 Prozent. Für Steuerperioden, die im Jahr 2026 beginnen, gilt für nicht vermögensverwaltende Gesellschaften mit einem Vorjahres-Nettoumsatz unter einer Million Euro nach der Übergangsregel grundsätzlich eine Staffel von 19 Prozent für die ersten 50.000 Euro positiver Bemessungsgrundlage und 21 Prozent für den Rest, sofern kein anderer Spezialtarif greift. Bei einem kürzeren Steuerzeitraum als zwölf Monaten ist die 50.000-Euro-Grenze zeitanteilig zu kürzen. Für kleine Unternehmen nach Artikel 101 LIS und für Neugründungen können abweichende Regeln gelten.

Ein abzugsfähiger Aufwand mindert nicht Euro für Euro die Steuer, sondern die Bemessungsgrundlage. Bei 60.000 Euro abziehbarer Vergütung und einem anwendbaren Satz von 25 Prozent beträgt die rechnerische Steuerwirkung höchstens 15.000 Euro, bevor andere Korrekturen, Mindestbesteuerung, Verlustvorträge oder Begrenzungen berücksichtigt werden.

Gesellschaftervorteil, verdeckte Ausschüttung und private Kosten

Ist der Administrator zugleich Gesellschafter, muss jede Zahlung aus zwei Blickwinkeln betrachtet werden. Vergütung für eine tatsächliche Tätigkeit kann Betriebsausgabe und persönliches Arbeitseinkommen sein. Eine Zahlung allein wegen der Beteiligung oder ohne nachgewiesene Gegenleistung kann dagegen als Eigenkapitalvergütung beziehungsweise Gesellschaftervorteil behandelt werden.

Warnsignale sind:

private Rechnungen der Familie ohne betrieblichen Anlass;
dauerhaft hohe Vorschüsse ohne Abrechnung;
kostenlose Nutzung von Gesellschaftsvermögen ohne Vergütungs- oder Mietregel;
Zahlungen an Angehörige ohne nachweisbare Leistung;
rückwirkend beschlossene Boni ohne Ziel- oder Leistungsgrundlage;
unverhältnismäßige Vergütung bei schwacher Ertragslage;
parallele „Beraterrechnungen“ für Aufgaben, die tatsächlich zur Organfunktion gehören.

Die Folge kann je nach Sachverhalt eine Sachvergütung, Dividende, verdeckte Vorteilsgewährung, Forderung gegen den Gesellschafter oder nicht abzugsfähige Eigenkapitalvergütung sein. Eine korrekte Qualifikation muss bei Gesellschaft, Empfänger, Einbehalt und gegebenenfalls IVA identisch umgesetzt werden.

Formulare, Fristen und Bescheinigungen

In Spanien ansässiger Empfänger

Für Empfänger im regulären IRPF meldet die Gesellschaft Einbehalte regelmäßig mit Modelo 111. Bei Empfängern im Sonderregime nach Artikel 93 gelten hingegen die besonderen IRNR-Einbehaltsregeln mit Modelos 216 und 296; deren persönliche Regimeerklärung erfolgt über Modelo 151. Bei vierteljährlicher Pflicht erfolgt die Einreichung grundsätzlich in den ersten 20 Kalendertagen der Monate April, Juli, Oktober und Januar für das vorangegangene Quartal; große Unternehmen und bestimmte öffentliche Stellen melden monatlich. Die Jahresübersicht erfolgt mit Modelo 190, grundsätzlich im Januar nach dem Zahlungsjahr nach dem jeweils veröffentlichten Kalender.

Die Gesellschaft stellt dem Empfänger eine Bescheinigung über Bruttovergütung, Sachbezüge, Einbehalte und ingresos a cuenta aus. Die Werte müssen mit Buchhaltung, Modelo 111, Modelo 190 und persönlicher IRPF-Erklärung übereinstimmen.

Nichtresidenter Empfänger

Bei IRNR-Einbehalten ist regelmäßig Modelo 216 zu verwenden. Es wird grundsätzlich innerhalb der ersten 20 Kalendertage nach dem Quartal eingereicht; große Unternehmen melden monatlich. Die Jahresübersicht erfolgt mit Modelo 296. Für die im Jahr 2025 gezahlten Vergütungen lief die reguläre Frist vom 1. Januar bis 2. Februar 2026; für spätere Jahre ist der jeweils aktuelle Kalender zu prüfen.

Eine Ansässigkeitsbescheinigung sollte für den relevanten Zeitraum vorliegen. Zusätzlich benötigt der Empfänger die spanische Einbehaltsbescheinigung für die deutsche Erklärung und die Anrechnung. Name, ausländische Steuer-ID, spanische NIF/NIE soweit erforderlich, Staatencode und Einkunftsart müssen in den Meldungen konsistent sein.

Körperschaftsteuer der Gesellschaft

Der Aufwand und etwaige Hinzurechnungen fließen in Modelo 200 ein. Bei kalendergleichem Wirtschaftsjahr ist die Erklärung grundsätzlich innerhalb der ersten 25 Kalendertage nach Ablauf von sechs Monaten nach Periodenende einzureichen; der konkrete AEAT-Kalender und elektronische Zahlungsfristen sind zu beachten. Körperschaftsteuer-Vorauszahlungen können über Modelo 202 entstehen.

Rechnung, IVA und Buchhaltung

Die Vergütung für die gesetzliche Organfunktion wird üblicherweise über eine Vergütungsabrechnung und Einbehaltsbescheinigung dokumentiert, nicht über eine normale Unternehmerrechnung mit IVA. Ob eine zusätzliche Leistung der IVA unterliegt, richtet sich nach dem Unternehmerbegriff, der Selbständigkeit und dem konkreten Leistungsverhältnis. Ein eigener Gewerbeschein, eine Rechnung oder eine IVA-Klausel ersetzt die materielle Prüfung nicht.

Bei einer tatsächlich selbständigen Zusatzleistung müssen unter anderem Leistungsbeschreibung, Auftrag, Marktpreis, Rechnungspflichten, Leistungsort und mögliche Reverse-Charge-Regeln geprüft werden. Bei einer abhängigen Eingliederung ohne eigenes Unternehmerrisiko spricht dagegen vieles gegen eine selbständige IVA-Leistung.

In der Buchhaltung sollten Organvergütung, Arbeitnehmervergütung, Sachbezug, Auslagenersatz, Sozialversicherung, Einbehalt und Gesellschafterkonto getrennt kontiert werden. Die Protokolle und Verträge gehören nicht nur in die Gesellschaftsakte; sie müssen sich auch in den Beträgen und Perioden der Buchführung wiederfinden.

Sozialversicherung ist eine eigene Prüfung

Die steuerliche Qualifikation als Arbeitseinkommen entscheidet nicht automatisch über das spanische Sozialversicherungssystem. Bei Administratoren und Gesellschafter-Geschäftsführern sind insbesondere tatsächliche Leitungsfunktion und wirksame Kontrolle über die Gesellschaft zu prüfen. Je nach Beteiligung und Kontrolle kann eine Einordnung in das RETA oder in ein allgemeines beziehungsweise gleichgestelltes System folgen.

Bei grenzüberschreitender Tätigkeit innerhalb der EU sind zusätzlich die Verordnungen (EG) 883/2004 und 987/2009 sowie gegebenenfalls eine A1-Bescheinigung maßgeblich. Ein spanischer IRNR-Einbehalt beweist weder spanische Sozialversicherung noch umgekehrt.

Zwei Praxisbeispiele

Beispiel 1: Spanischer Gesellschafter-Geschäftsführer

Eine spanische S.L. erzielte im letzten abgeschlossenen zwölfmonatigen Steuerzeitraum einen Nettoumsatz von 80.000 Euro. Die Satzung sieht eine feste Administratorenvergütung und Sachbezüge vor. Die Gesellschafterversammlung genehmigt für 2026 einen Höchstbetrag von 72.000 Euro. Der alleinige Administrator erhält 5.000 Euro monatlich und eine private Krankenversicherung von 300 Euro monatlich.

Unter den Annahmen gilt für die Organvergütung ein Einbehalt von 19 Prozent, weil der maßgebliche Vorjahresumsatz unter 100.000 Euro liegt. Die Versicherung ist als möglicher Sachbezug in Bewertung und ingreso a cuenta einzubeziehen. Bei der Gesellschaft kann der Aufwand grundsätzlich abziehbar sein, wenn Satzung, Beschluss, tatsächliche Leistung, Buchung und Belege übereinstimmen. Bezahlt die Gesellschaft zusätzlich 12.000 Euro private Renovierungskosten des Gesellschafters, ist dieser Betrag nicht automatisch Reisekosten- oder Vergütungsaufwand; er muss als möglicher Sachbezug, Gesellschaftervorteil oder Forderung qualifiziert werden.

Beispiel 2: Deutsches Verwaltungsratsmitglied

Eine in Deutschland steuerlich ansässige Person ist Mitglied des Verwaltungsrats einer spanischen S.A. und erhält 40.000 Euro jährliches Sitzungshonorar. Sie ist nicht in Spanien ansässig und übt keine getrennte operative Arbeitnehmerfunktion aus.

Spanien darf die Vergütung nach Artikel 15 DBA besteuern. Innerstaatlich ist sie spanische IRNR-Quelle; bei nachgewiesener deutscher EU-Ansässigkeit ist regelmäßig ein Einbehalt von 19 Prozent, also 7.600 Euro, zu prüfen. Die spanische Gesellschaft meldet den Betrag grundsätzlich über Modelo 216 und später Modelo 296. Deutschland erfasst die 40.000 Euro und rechnet die abkommensgemäß erhobene spanische Steuer nach den gesetzlichen Grenzen an. Hätte Spanien irrtümlich 24 Prozent einbehalten, wäre der Mehrbetrag nicht automatisch in Deutschland voll anrechenbar; eine spanische Berichtigung oder Erstattung wäre zu prüfen.

Typische Fehler

Die gesamte Zahlung wird ohne Funktionsanalyse als normales Gehalt behandelt.
Der 19-Prozent-Einbehalt wird mit dem persönlichen Einkommen oder dem aktuellen Umsatz begründet statt mit dem maßgeblichen Vorjahresumsatz der Gesellschaft.
Der Einbehaltssatz wird als endgültiger IRPF-Tarif dargestellt.
Eine deutsche Adresse wird mit fehlender spanischer Quellensteuer gleichgesetzt.
Für echtes Verwaltungsratshonorar wird irrtümlich die 183-Tage-Regel des Artikels 14 DBA angewendet.
Eine Rechnung mit IVA wird als Beweis für selbständige Beratung akzeptiert, obwohl tatsächlich Organpflichten vergütet werden.
Satzung, Gesellschafterbeschluss und Executive-Vertrag decken andere Vergütungskonzepte ab als die Payroll.
Private Kosten werden ohne Sachbezugs- oder Gesellschafterprüfung als Betriebsausgabe gebucht.
Der Betriebsausgabenabzug wird allein aus der persönlichen Versteuerung des Empfängers abgeleitet.
Spanische Steuer wird in Deutschland angerechnet, obwohl sie abkommenswidrig oder zu hoch einbehalten wurde.

Arbeitsablauf für eine belastbare Vergütungsakte

Organstellung, Beteiligung, Ansässigkeit und tatsächliche Aufgaben feststellen.
Jede Vergütungskomponente einer Funktion und einem Zeitraum zuordnen.
Satzung auf Entgeltlichkeit und Vergütungssystem prüfen.
Höchstbetrag und interne Verteilung vorab beschließen.
Artikel-220- beziehungsweise Artikel-249-Vertrag und Beschlüsse erstellen, soweit erforderlich.
Residenten- oder Nichtresidentenstatus mit aktuellen Nachweisen dokumentieren.
Einbehaltssatz und richtiges Formular vor der ersten Zahlung bestimmen.
Sachbezüge und Auslagen mit Bewertungs- und Belegprozess erfassen.
Buchung, Periodenabgrenzung und Körperschaftsteuerabzug abstimmen.
Modelos 111/190 oder 216/296 mit Buchhaltung und Bescheinigungen abgleichen.
Deutschland–Spanien-Entlastung und mögliche Erstattung getrennt planen.
Beschlüsse, Verträge und Marktvergleich bei jeder wesentlichen Änderung aktualisieren.

Amtliche Quellen und Rechtsstand

Rechtsstand dieser Darstellung ist der 10. August 2026. Für Zahlungsjahr, Gesellschaftsform, Ansässigkeitsstatus und bereits verkündete Übergangsregeln ist stets die aktuelle Fassung zu prüfen.