Rechnungsanforderungen und Pflichtangaben in Spanien

Eine Rechnung dokumentiert einen Umsatz, sie entscheidet aber nicht selbst darüber, wo und wie dieser Umsatz besteuert wird. Der richtige Ablauf lautet deshalb: erst Umsatz, Ort, Befreiung, Steuersatz und Steuerschuldner bestimmen; danach die Rechnung ausstellen und anschließend Bücher und Meldungen bedienen. Ein formal sauberer Beleg mit spanischer IVA bleibt materiell falsch, wenn die Leistung tatsächlich in Deutschland liegt oder der Empfänger die Steuer schuldet.

Das Wichtigste im Überblick

• Grundpflicht: Unternehmer und Freiberufler müssen für ihre betrieblichen Lieferungen und Dienstleistungen grundsätzlich Rechnung und Kopie ausstellen, auch für viele nicht steuerbare oder befreite Umsätze. Gesetzliche Ausnahmen sind gesondert zu prüfen.
• Vollständige Rechnung: Erforderlich sind insbesondere fortlaufende Nummer, Ausstellungsdatum, Namen, Anschriften, einschlägige Steuer-IDs, genaue Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Steuersatz, gesonderte IVA und gegebenenfalls ein abweichendes Leistungs- oder Anzahlungsdatum.
• Sondervermerke: Je nach Fall gehören etwa „operación exenta“, „inversión del sujeto pasivo“, „facturación por el destinatario“ oder der Hinweis auf ein Sonderregime auf die Rechnung.
• Vereinfachte Rechnung: Sie ist regelmäßig bis 400 Euro einschließlich IVA, bei Berichtigungsrechnungen und in bestimmten Branchen bis 3.000 Euro zulässig. Für den Vorsteuerabzug des Empfängers sind zusätzliche Empfängerdaten und eine gesonderte Steuerangabe nötig.
• Frist: Grundsätzlich bei Ausführung des Umsatzes; bei einem unternehmerischen Empfänger spätestens vor dem 16. Tag des Folgemonats. Für bestimmte innergemeinschaftliche Lieferungen gilt eine besondere Anknüpfung an den Transportbeginn.
• Berichtigung: Fehlerhafte Pflichtangaben, falsche Steuerbeträge oder nachträgliche Änderungen der Bemessungsgrundlage werden durch eine neue, eindeutig zuordenbare Berichtigungsrechnung korrigiert. Eine Rechnungskorrektur ersetzt nicht automatisch die Korrektur der IVA-Erklärung.
• Digitalisierung: SII, VERI*FACTU, die bestehende E-Rechnung an öffentliche Stellen und die künftige verpflichtende B2B-E-Rechnung sind unterschiedliche Systeme mit unterschiedlichen Adressaten und Startzeitpunkten.

Vor der Rechnung: den IVA-Sachverhalt bestimmen

Eine Rechnung darf nicht mit der Frage beginnen, welche Vorlage verwendet wird. Zuerst sind folgende Punkte festzuhalten:

1. Gebiet: Liegt der Vorgang im IVA-Gebiet, also auf dem spanischen Festland oder den Balearen, oder betrifft er die Kanaren, Ceuta, Melilla, Deutschland oder ein Drittland?
2. Beteiligte: Handeln Lieferant und Kunde als Unternehmer, Privatperson, juristische Person ohne Unternehmereigenschaft oder elektronische Schnittstelle?
3. Umsatzart: Lieferung, Dienstleistung, innergemeinschaftlicher Erwerb, Einfuhr, Vorauszahlung oder nicht steuerbarer Vorgang?
4. Leistungsort: Welcher Staat darf den Umsatz besteuern?
5. Befreiung und Steuersatz: Ist der Umsatz steuerpflichtig, befreit oder außerhalb des spanischen IVA-Systems? Falls steuerpflichtig: 21, 10, 4 oder 0 Prozent?
6. Steuerschuldner: Führt der Leistende die IVA ab oder greift Reverse Charge beim Empfänger?
7. Entstehungszeitpunkt: In welchem Zeitraum entsteht die Steuer und welcher Rechtsstand gilt?

Erst das Ergebnis dieser Prüfung bestimmt, ob spanische IVA ausgewiesen werden darf, welche Steuer-ID benötigt wird und welcher Sondervermerk erforderlich ist.

Wann eine Rechnung auszustellen ist

Artikel 2 des spanischen Rechnungsreglements verpflichtet Unternehmer grundsätzlich, für betriebliche Lieferungen und Dienstleistungen eine Rechnung samt Kopie auszustellen. Das gilt im Ausgangspunkt auch für nicht steuerbare und steuerbefreite Umsätze sowie für Unternehmer in IVA-Sonderregimen. Für Vorauszahlungen ist ebenfalls eine Rechnung erforderlich, wenn auch der spätere Umsatz zu fakturieren ist; eine gesetzliche Ausnahme betrifft insbesondere Anzahlungen auf bestimmte befreite innergemeinschaftliche Lieferungen.

Vorbehaltlich der eigenständigen Ausnahmen insbesondere nach Artikel 3 Absätze 2 und 3 ist eine Rechnung nach Artikel 2 Absatz 2 erforderlich, wenn:

• der Empfänger als Unternehmer oder Freiberufler handelt;
• der Empfänger sie zur Ausübung eines steuerlichen Rechts verlangt;
• eine befreite innergemeinschaftliche Warenlieferung dokumentiert wird;
• Waren in den gesetzlich bezeichneten Fällen in einen anderen Mitgliedstaat oder aus der Europäischen Union geliefert werden;
• eine Lieferung mit Installation oder Montage vorliegt;
• eine juristische Person oder öffentliche Verwaltung Empfänger ist.

Gesetzliche Ausnahmen

Das Rechnungsreglement sieht Ausnahmen vor, etwa für bestimmte nach Artikel 20 LIVA befreite Umsätze, bestimmte Finanz- und Versicherungsleistungen sowie einzelne Tätigkeiten im besonderen Landwirtschaftsregime. Diese Ausnahmen gelten jedoch nicht grenzenlos. Bei den Ausnahmen des Artikels 3 Absatz 1 kann Artikel 2 Absatz 2 trotzdem eine Rechnung erzwingen, beispielsweise bei einem unternehmerischen Empfänger oder einer öffentlichen Verwaltung. Für die besonderen Finanz-/Versicherungsfälle des Absatzes 2 und das Landwirtschaftsregime des Absatzes 3 ist dagegen deren eigenständige Regelung maßgeblich.

Deshalb ist „steuerbefreit“ kein zuverlässiges Synonym für „keine Rechnung“. Auch ein nicht steuerbarer oder befreiter Umsatz kann eine vollständige Rechnung und einen zutreffenden Hinweis benötigen.

Welches nationale Rechnungsrecht gilt bei Auslandsgeschäften?

Das spanische Reglement gilt insbesondere für im spanischen IVA-Gebiet gelegene Umsätze. Es kann außerdem für Leistungen eines in Spanien ansässigen oder von einer spanischen Betriebsstätte handelnden Unternehmers gelten, die nach den Ortsregeln in einem anderen EU-Staat liegen und dort vom Leistungsempfänger versteuert werden, oder die außerhalb der Europäischen Union liegen. Sonderregeln greifen bei Abrechnung durch den Empfänger und bei OSS/IOSS, wenn Spanien der Mitgliedstaat der Identifizierung ist.

Bei Deutschland–Spanien-Fällen müssen daher zwei Fragen getrennt beantwortet werden:

• In welchem Staat liegt und besteuert sich der Umsatz?
• Nach welchem Staat richtet sich die Ausstellung der Rechnung?

Pflichtangaben einer vollständigen Rechnung

Eine vollständige Rechnung nach Artikel 6 des Real Decreto 1619/2012 sollte anhand der folgenden Liste geprüft werden:

Eine Beschreibung wie „servicios profesionales“ oder „Beratung“ kann zu unbestimmt sein, wenn daraus Art, Zeitraum und Umfang der Leistung nicht hervorgehen. Für die Bemessungsgrundlage müssen die wesentlichen wirtschaftlichen Daten nachvollziehbar sein.

Mehrere Steuerfolgen in einer Rechnung

Enthält eine Rechnung zugleich:

• steuerpflichtige und befreite Umsätze,
• Umsätze mit und ohne Reverse Charge oder
• Umsätze mit verschiedenen IVA-Sätzen,

müssen die jeweiligen Bemessungsgrundlagen getrennt dargestellt werden. Ein einziger Gesamtbetrag mit einem pauschalen Satz genügt dann nicht.

Sondervermerke richtig verwenden

Der Rechnungstext muss die materielle IVA-Folge widerspiegeln. Besonders häufig sind:

• Befreiung: Bezug auf die einschlägige Vorschrift der Mehrwertsteuerrichtlinie oder der Ley 37/1992 oder zumindest die Angabe, dass der Umsatz befreit ist.
• Reverse Charge: „inversión del sujeto pasivo“ (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe m RD 1619/2012).
• Abrechnung durch den Empfänger: „facturación por el destinatario“ (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe l RD 1619/2012).
• Reisebüro-Sonderregime: „régimen especial de las agencias de viajes“ (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe n RD 1619/2012).
• Differenzbesteuerung: der jeweils einschlägige Hinweis für gebrauchte Gegenstände, Kunst, Antiquitäten oder Sammlungsstücke.
• Kassenprinzip: „régimen especial del criterio de caja“ (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe p RD 1619/2012).

Ein Hinweis ersetzt die Rechtsprüfung nicht. „inversión del sujeto pasivo“ darf nicht verwendet werden, nur weil der Kunde eine ausländische USt-IdNr. besitzt. Zuerst müssen Leistungsort und gesetzlicher Reverse-Charge-Tatbestand feststehen.

Vereinfachte Rechnung statt vollständiger Rechnung

Eine factura simplificada ist grundsätzlich zulässig:

• bis zu einem Gesamtbetrag von 400 Euro einschließlich IVA;
• bei einer Berichtigungsrechnung;
• bis zu 3.000 Euro einschließlich IVA für die in Artikel 4 Absatz 2 ausdrücklich aufgezählten Geschäfte, etwa zahlreiche Einzelhandels-, Gastronomie-, Personenbeförderungs-, Friseur-, Park-, Maut- und ähnliche Verbrauchergeschäfte.

Der Branchenrahmen bis 3.000 Euro ist abschließend zu prüfen. Die Schwelle allein macht eine gewöhnliche B2B-Beratung über 400 Euro nicht zur vereinfachten Rechnung. Unabhängig vom Betrag verbietet Artikel 4 Absatz 4 vereinfachte Rechnungen insbesondere bei befreiten innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei den in Artikel 2 Absatz 3 Buchstabe b Unterbuchstabe b′ genannten Auslandsumsätzen, etwa einer nach den allgemeinen B2B-Regeln in Deutschland zu versteuernden Beratung eines spanischen Unternehmers ohne Abrechnung durch den Empfänger. Weitere Ausschlüsse betreffen bestimmte Fernverkäufe außerhalb des Union-OSS sowie die dort bezeichneten Reverse-Charge-Fälle mit nicht ansässigem Leistenden und Empfängerabrechnung.

Mindestinhalt

Die vereinfachte Rechnung enthält insbesondere:

• fortlaufende Nummer und gegebenenfalls Serie;
• Ausstellungsdatum und gegebenenfalls abweichendes Leistungsdatum;
• NIF und vollständigen Namen des Ausstellers;
• Art der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen;
• Steuersatz und gegebenenfalls „IVA incluido“ (Artikel 7 Absatz 1 Buchstabe f RD 1619/2012);
• Gesamtbetrag;
• bei Berichtigung die eindeutige Referenz auf die korrigierte Rechnung und die Änderungen;
• einschlägige Sondervermerke.

Vorsteuerabzug des Empfängers

Will ein Unternehmer aus einer vereinfachten Rechnung Vorsteuer abziehen, muss der Aussteller auf Verlangen zusätzlich die Steuer-ID und Anschrift des Empfängers sowie den IVA-Betrag gesondert ausweisen. Ein bloßer Kassenbon ohne diese Ergänzungen ist regelmäßig kein hinreichender Abzugsbeleg.

Der Austausch einer ordnungsgemäßen vereinfachten Rechnung gegen eine vollständige Rechnung ist grundsätzlich keine Berichtigungsrechnung, sofern der ursprüngliche Beleg die Anforderungen des Artikels 7 Absatz 1 erfüllte.

Fristen für Ausstellung und Übermittlung

Die Rechnung muss dem Empfänger übermittelt werden. Bei einem unternehmerischen Empfänger gilt grundsätzlich ebenfalls die Grenze vor dem 16. Tag des Folgemonats; für Berichtigungsrechnungen knüpft die Übermittlungsfrist an den Monat der Ausstellung an.

Sammelrechnungen

Mehrere Umsätze an denselben Empfänger innerhalb eines Kalendermonats dürfen unter den Voraussetzungen des Artikels 13 in einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Gegenüber einem Unternehmer ist auch sie spätestens vor dem 16. Tag des Folgemonats auszustellen. Steuerentstehung und korrekte Einzelzuordnung der Umsätze bleiben erhalten.

Selbstfakturierung und Auslagerung an Dritte

Der Empfänger darf Rechnungen im Namen und für Rechnung des Lieferanten oder Dienstleisters ausstellen, wenn:

1. vor dem Umsatz eine Vereinbarung besteht, die die betroffenen Geschäfte festlegt;
2. jede so erstellte Rechnung einem vereinbarten Annahmeverfahren unterliegt;
3. der Empfänger dem Leistenden eine Kopie übermittelt;
4. die Rechnung im Namen und für Rechnung des Leistenden ausgestellt wird.

Der Leistende bleibt rechtlich für die Einhaltung der Rechnungspflichten verantwortlich. Bei bestimmten außerhalb der EU ansässigen Abrechnenden oder Dienstleistern ist zusätzlich eine vorherige Mitteilung an die AEAT erforderlich. Für Abrechnung durch Empfänger oder Dritte sind gesonderte Rechnungsserien zu führen.

Berichtigungsrechnung, Storno und Steuererklärung

Eine factura rectificativa ist notwendig, wenn:

• die ursprüngliche Rechnung Pflichtangaben nicht erfüllt;
• der Steuersatz oder die ausgewiesene IVA falsch ist;
• sich die Bemessungsgrundlage nach Artikel 80 LIVA ändert, etwa durch bestimmte Rabatte, Rückabwicklungen, Uneinbringlichkeit oder Insolvenz;
• eine nachträgliche Änderung eine gesetzliche Rechnungskorrektur verlangt.

Die Korrektur erfolgt durch eine neue Rechnung. Sie muss die korrigierte Rechnung eindeutig identifizieren und die Änderung erkennen lassen. Mehrere Rechnungen können in einem Korrekturdokument berichtigt werden, wenn sie sämtlich identifiziert sind; für volumenbezogene Rabatte und behördlich zugelassene Fälle gelten Erleichterungen.

Die Berichtigungsrechnung ist so bald wie möglich nach Kenntnis des Grundes auszustellen. Die äußere Grenze beträgt grundsätzlich vier Jahre ab Steuerentstehung beziehungsweise ab Eintritt des Ereignisses, das die Bemessungsgrundlage ändert.

Drei Ebenen der Korrektur

1. Rechnung: Der Beleg wird berichtigt.
2. Rechnungsbücher oder SII: Der Datensatz wird nach den Aufzeichnungsregeln korrigiert.
3. IVA-Erklärung: Modelo 303 wird erforderlichenfalls als Berichtigung oder über das gesetzlich vorgesehene Verfahren korrigiert.

Eine Gutschrift im kaufmännischen Sinn, eine Berichtigungsrechnung und eine steuerliche Änderung der Bemessungsgrundlage sind nicht automatisch dasselbe. Der Grund und die gesetzliche Wirkung müssen dokumentiert werden.

Sprache, Währung, Echtheit und Aufbewahrung

Rechnungen dürfen in jeder Sprache erstellt werden. Die AEAT kann für eine Prüfung eine Übersetzung ins Spanische oder in eine andere Amtssprache Spaniens verlangen. Beträge dürfen in jeder Währung angegeben werden; offen ausgewiesene spanische IVA muss jedoch in Euro erscheinen, umgerechnet nach Artikel 79 Absatz 11 LIVA.

Papier- und elektronische Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleisten:

• Echtheit der Herkunft: Der Aussteller beziehungsweise Absender ist identifizierbar.
• Unversehrtheit des Inhalts: Der Inhalt wurde nicht unbemerkt verändert.
• Lesbarkeit: Die Rechnung bleibt ohne unzumutbare Hindernisse lesbar.
• Prüfpfad: Vertrag, Bestellung, Leistung, Lieferung, Zahlung, Buchung und Rechnung sind zuverlässig miteinander verknüpft.

Ausgestellte Kopien beziehungsweise Datensätze und empfangene Rechnungen sind geordnet aufzubewahren und der Steuerverwaltung ohne unangemessene Verzögerung zugänglich zu machen. Steuerliche, handelsrechtliche und besondere längere Nachweiszeiträume, etwa bei noch offenen Berichtigungen oder Investitionsgütern, sind gemeinsam zu beachten.

Vorsteuerabzug: Form und materielle Voraussetzungen

Eine ordnungsgemäße Rechnung ist ein zentraler Nachweis für den Vorsteuerabzug, reicht aber allein nicht aus. Zusätzlich müssen insbesondere vorliegen:

• eine tatsächlich ausgeführte Lieferung oder Dienstleistung;
• Verwendung für eine unternehmerische Tätigkeit;
• Ausgangsumsätze, die zum Vorsteuerabzug berechtigen;
• richtige Zuordnung bei gemischter oder privater Nutzung;
• kein gesetzliches Abzugsverbot;
• Geltendmachung im richtigen Zeitraum.

Bei steuerfreien Ausgangsumsätzen ohne Vorsteuerabzug kann selbst eine perfekte Eingangsrechnung nicht den vollen Abzug eröffnen. Bei Gemeinkosten kann eine pro-rata-Aufteilung notwendig sein.

Der Gerichtshof der Europäischen Union verlangt, dass die Verwaltung verfügbare ergänzende Informationen zu den materiellen Voraussetzungen würdigt. Das Urteil Barlis 06 bedeutet aber nicht, dass Pflichtangaben bedeutungslos sind. Fehler sollten durch eine ordnungsgemäße Korrektur behoben werden. Senatex bestätigt, dass eine zulässige Rechnungsberichtigung rückwirkende Wirkung für den Abzug haben kann; die konkreten Voraussetzungen und nationalen Verfahrensfolgen bleiben zu prüfen.

Grenzüberschreitende Rechnungsfälle

B2B-Dienstleistung Spanien an Deutschland

Annahmen: Eine spanische S.L. berät ausschließlich den deutschen Hauptsitz einer GmbH. Es liegt keine Immobilien-, Veranstaltungs- oder andere Sonderleistung vor.

• Leistungsort: Deutschland nach der B2B-Grundregel.
• Spanische IVA: grundsätzlich kein Ausweis.
• Steuerschuldner: regelmäßig die deutsche GmbH nach deutschem Reverse Charge.
• Rechnung: deutsche USt-IdNr. des Empfängers, klare Leistungsbeschreibung und „inversión del sujeto pasivo“ beziehungsweise ein eindeutiger Reverse-Charge-Hinweis.
• Meldung: je nach Voraussetzungen Modelo 349; der Umsatz kann außerdem in Modelo 303 und gegebenenfalls SII abzubilden sein.

Innergemeinschaftliche Warenlieferung Spanien an Deutschland

Annahmen: Die Ware wird nachweisbar von Mallorca nach Deutschland an einen dort registrierten Unternehmer befördert; alle materiellen Befreiungsvoraussetzungen liegen vor.

• Spanischer Umsatz ist steuerbar, aber als innergemeinschaftliche Lieferung befreit.
• Die Rechnung enthält beide verwendeten EU-USt-IdNrn., den Befreiungshinweis und keine spanische IVA.
• Transportnachweise, VIES-Prüfung und Modelo 349 sind von der Rechnung getrennte Voraussetzungen beziehungsweise Pflichten.

Privatkunde und E-Commerce

Bei innergemeinschaftlichen Fernverkäufen oder elektronischen B2C-Leistungen bestimmt der Verbrauchsstaat häufig den Steuersatz. Wird OSS genutzt, ist nicht jede Zielland-Registrierung nötig, aber die Rechnung und die Aufzeichnungen müssen den richtigen Verbrauchsstaat und Steuersatz abbilden. Für Union-OSS kann die Rechnungspflicht nach dem Recht des Mitgliedstaats der Identifizierung beurteilt werden. IOSS betrifft Einfuhr-Fernverkäufe von Sendungen bis zur gesetzlichen Wertgrenze; Plattformfiktionen können Lieferketten aufteilen.

Drittland und Einfuhr

Eine Lieferantenrechnung aus einem Drittland ist nicht mit dem Einfuhrnachweis gleichzusetzen. Für Einfuhr-IVA ist regelmäßig das Zolldokument beziehungsweise der gesetzlich anerkannte Einfuhrbeleg maßgeblich. Bei Dienstleistungen eines Drittlandsunternehmers kann der spanische Empfänger die Steuer nach Reverse Charge schulden und benötigt einen geeigneten Abrechnungs- oder Buchungsbeleg.

Fünf digitale Ebenen, die nicht verwechselt werden dürfen

1. Gewöhnliche elektronische Rechnung

Eine PDF oder strukturierte Datei ist eine elektronische Rechnung, wenn sie elektronisch ausgestellt, übertragen und empfangen wird und die allgemeinen Anforderungen erfüllt. Außerhalb eines gesetzlichen Pflichtfalls setzt die elektronische Übermittlung grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus.

2. E-Rechnung an öffentliche Stellen

Für Lieferungen und Leistungen an spanische öffentliche Stellen besteht bereits ein eigenes Regime nach Ley 25/2013. Bestimmte juristische Personen, darunter Aktien- und Gesellschaften mit beschränkter Haftung, müssen Rechnungen elektronisch über den zuständigen allgemeinen Eingangspunkt einreichen. FACe ist der allgemeine Eingangspunkt der staatlichen Verwaltung und wird auch von angeschlossenen Verwaltungen genutzt. Empfänger-Codes, Vertragsdaten und das jeweils zuständige Portal müssen vor Einreichung geprüft werden. Die jeweilige Verwaltung kann nach Artikel 4 Ley 25/2013 durch eigene Regelung Rechnungen bis einschließlich 5.000 Euro von der elektronischen Pflicht ausnehmen; die Betragsschwelle allein begründet keine automatische Befreiung.

3. Verpflichtende B2B-E-Rechnung

Real Decreto 238/2026 trat am 20. April 2026 in Kraft und schafft den technischen und organisatorischen Rahmen. Die allgemeine praktische Pflicht beginnt jedoch nicht schon mit diesem Datum. Sie wird erst nach Inkrafttreten der noch vorgesehenen ministeriellen Ausführungsanordnung wirksam:

• zwölf Monate danach für Unternehmer mit mehr als acht Millionen Euro Vorjahresumsatz;
• 24 Monate danach für die übrigen Unternehmer und Freiberufler.

Am 11. August 2026 ist daher noch keine allgemeine B2B-Pflicht aus diesen Übergangsfristen operativ. Nach Wirksamwerden erfasst das System grundsätzlich Rechnungen an Unternehmer, deren Sitz, empfangende Betriebsstätte oder maßgeblicher Wohnsitz in Spanien liegt. Gewöhnliche vereinfachte Rechnungen sind grundsätzlich ausgenommen; qualifizierte vereinfachte Rechnungen mit Empfängerdaten können einbezogen sein.

Vorgesehen sind strukturierte Formate nach EN 16931, insbesondere CII, UBL, EDIFACT und Facturae. Beim Austausch über private Plattformen müssen Empfänger nach Artikel 10 grundsätzlich Annahme oder Ablehnung sowie vollständige Zahlung mit Datum melden; die Frist beträgt vier Kalendertage ohne Samstage, Sonntage und nationale Feiertage. An die öffentliche Lösung sind nach Artikel 12 unabhängig vom Übermittlungsweg Ablehnung und vollständige Zahlung zu melden; ohne Ablehnung oder spätere Berichtigungsrechnung wird die Annahme vermutet. Die Zahlungsmitteilung muss ebenfalls binnen vier entsprechend berechneter Tage erfolgen. Für natürliche Personen und IRPF-Einkünftezurechnungseinheiten mit höchstens acht Millionen Euro Vorjahresumsatz setzt die Pflicht zu diesen Statusmeldungen erst zwölf Monate nach ihrem allgemeinen B2B-Anwendungsbeginn ein; bis dahin sind die Meldungen freiwillig. Die öffentliche Lösung der AEAT soll kostenlos sein.

4. VERI*FACTU und Rechnungssoftware

Real Decreto 1007/2023 regelt die Integrität und Nachvollziehbarkeit von Rechnungsaufzeichnungen in verwendeten Rechnungssystemen. Nach der Ende 2025 beschlossenen Verschiebung gilt der Anwendungsbeginn grundsätzlich:

• Januar 2027 für die in Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe a bezeichneten Steuerpflichtigen, insbesondere Körperschaftsteuerpflichtige;
• Juli 2027 für die übrigen erfassten Unternehmer und Freiberufler.

Die Bezeichnung „VERIFACTU“ gehört nur auf eine Rechnung, wenn das verwendete System sämtliche Rechnungsaufzeichnungen nach dem vorgesehenen Verfahren an die AEAT übermittelt. Eine vorzeitige freiwillige, regelkonforme Nutzung von VERIFACTU ist auch vor dem allgemeinen Pflichtbeginn möglich. Der QR-Code darf nicht als bloßes Gestaltungselement verwendet werden und ist nicht mit dem VERIFACTU-Hinweis gleichzusetzen: Er gehört auch zum erfassten Nicht-VERIFACTU-System, während der Hinweis die tatsächliche Übermittlung an die AEAT voraussetzt. SII-Teilnehmer sind vom Regime des Real Decreto 1007/2023 ausgenommen.

5. SII

Beim Suministro Inmediato de Información werden Rechnungsbuchdaten kurzfristig elektronisch an die AEAT übertragen. Es werden nicht einfach PDF-Rechnungen hochgeladen. SII ändert weder die materiellen Leistungsortregeln noch ersetzt es Modelo 303 oder Modelo 349. Es ist auch nicht identisch mit der künftigen B2B-E-Rechnung.

Praxisbeispiele

Restaurantbeleg für eine Geschäftsreise

Annahmen: Ein spanisches Restaurant stellt einem deutschen Unternehmer einen vereinfachten Beleg über 180 Euro einschließlich IVA aus. Der Unternehmer möchte die spanische Vorsteuer geltend machen.

Der gewöhnliche Kassenbeleg kann für den Vorsteuerabzug unzureichend sein. Der Unternehmer sollte verlangen, dass seine Steuer-ID und Anschrift ergänzt und der IVA-Betrag gesondert ausgewiesen werden. Zusätzlich sind geschäftlicher Anlass, Teilnehmer und unternehmerische Verwendung nachzuweisen. Ob eine Erstattung in Spanien oder ein Abzug in einer spanischen Erklärung möglich ist, hängt vom Registrierungsstatus und den materiellen Voraussetzungen ab.

Falscher IVA-Ausweis bei deutscher B2B-Beratung

Annahmen: Eine spanische S.L. hat auf eine nach der B2B-Grundregel in Deutschland gelegene Beratung irrtümlich 21 Prozent spanische IVA ausgewiesen.

Die Lösung ist nicht, dass die deutsche GmbH den Betrag einfach als deutsche Vorsteuer behandelt. Die spanische S.L. muss den Sachverhalt prüfen, eine Berichtigungsrechnung ausstellen, ihre Rechnungsbücher beziehungsweise SII-Daten korrigieren und erforderlichenfalls Modelo 303 berichtigen. Die deutsche GmbH behandelt den Nettoumsatz nach den deutschen Reverse-Charge-Regeln.

Nachweise und praktische Arbeitsfolge

1. Vertrag, Bestellung und Leistungsnachweise sammeln.
2. Gebiet, Umsatzart, Kundenstatus und Leistungsort dokumentieren.
3. Steuerbefreiung, Steuersatz, Entstehungszeitpunkt und Steuerschuldner bestimmen.
4. NIF oder EU-USt-IdNr. prüfen und VIES-Nachweis zeitnah speichern, wenn relevant.
5. Vollständige oder vereinfachte Rechnung wählen.
6. Pflichtangaben, Sondervermerk, Leistungsdatum und Nummernserie kontrollieren.
7. Rechnung fristgerecht übermitteln; bei öffentlichem Auftrag den richtigen Eingangspunkt verwenden.
8. Rechnung mit Vertrag, Lieferung, Zahlung und Buchung verknüpfen.
9. Aufzeichnung in Rechnungsbüchern beziehungsweise SII vornehmen.
10. Modelo 303, Modelo 349, OSS/IOSS und gegebenenfalls Zollunterlagen abstimmen.
11. Bei Fehlern Rechnung, Aufzeichnung und Erklärung getrennt korrigieren.
12. Für 2027 Systemzugehörigkeit und Umsetzungsfristen von Rechnungssoftware und späterer B2B-E-Rechnung rechtzeitig prüfen.

Typische Fehler

• spanische IVA allein wegen einer spanischen Rechnungsadresse ausweisen;
• Reverse Charge als Befreiung bezeichnen;
• Befreiungsgrund oder Steuerschuldnerhinweis weglassen;
• unbestimmte Leistungsbeschreibungen verwenden;
• unterschiedliche Steuersätze oder Steuerfolgen nicht trennen;
• Empfänger-NIF bei innergemeinschaftlicher Lieferung oder Reverse Charge nicht angeben;
• einen einfachen Kassenbon als sicheren Vorsteuerbeleg behandeln;
• Berichtigungsrechnung, Storno und Korrektur des Modelo 303 gleichsetzen;
• eine PDF mit einer künftig verpflichtenden strukturierten B2B-E-Rechnung verwechseln;
• B2G, B2B-E-Rechnung, VERI*FACTU und SII als dasselbe System behandeln;
• QR-Code oder „VERI*FACTU“ ohne anwendbares Systemregime aufdrucken;
• SII-Übermittlung als Ersatz für die Rechnung oder Steuererklärung ansehen;
• Transport-, VIES-, Einfuhr- oder Leistungsnachweise allein durch den Rechnungstext ersetzen.

Häufige Fragen

Muss jede spanische Rechnung die NIF des Kunden enthalten?

Bei einer vollständigen Rechnung ist die Identifizierung des Empfängers erforderlich; die NIF des Empfängers ist in den gesetzlich bezeichneten Fällen zwingend, insbesondere bei innergemeinschaftlicher Lieferung, Reverse Charge und bestimmten in Spanien ausgeführten Umsätzen. Bei vereinfachten Rechnungen wird sie für den Vorsteuerabzug auf Verlangen ergänzt.

Darf eine spanische Rechnung auf Deutsch ausgestellt werden?

Ja. Rechnungen dürfen in jeder Sprache erstellt werden. Die AEAT kann in einem Prüfungsverfahren eine Übersetzung in eine spanische Amtssprache verlangen.

Darf die Rechnung in US-Dollar ausgestellt werden?

Ja. Die offen ausgewiesene spanische IVA muss jedoch in Euro angegeben werden, umgerechnet nach der gesetzlichen Wechselkursregel.

Reicht eine PDF-Rechnung im Jahr 2026 aus?

Für viele gegenwärtige Geschäfte kann eine ordnungsgemäße PDF mit Zustimmung des Empfängers weiterhin ausreichen. Sie ist jedoch nicht automatisch eine strukturierte B2B-E-Rechnung nach Real Decreto 238/2026. Öffentliche Auftraggeber können bereits ein eigenes strukturiertes Format und die Einreichung über FACe oder einen anderen Eingangspunkt verlangen.

Wann beginnt die allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht?

Nicht bereits am 20. April 2026. Die zwölf- beziehungsweise 24-monatigen Fristen beginnen erst mit dem Inkrafttreten der vorgesehenen ministeriellen Ausführungsanordnung. Das konkrete Startdatum muss daher anhand dieser späteren Anordnung bestimmt werden.

Muss ein SII-Unternehmer zusätzlich VERI*FACTU anwenden?

Nein, soweit er dem SII unterliegt. Personen, die obligatorisch oder freiwillig SII anwenden, sind vom Anwendungsbereich des Real Decreto 1007/2023 ausgenommen. Die künftige B2B-E-Rechnung ist davon wiederum gesondert zu beurteilen.

Kann eine fehlerhafte Rechnung den Vorsteuerabzug endgültig ausschließen?

Ein Fehler sollte unverzüglich korrigiert werden. Nach der EuGH-Rechtsprechung dürfen vorhandene ergänzende Informationen zu den materiellen Voraussetzungen nicht ignoriert werden, und eine zulässige Berichtigung kann rückwirken. Daraus folgt aber kein Recht, Pflichtangaben dauerhaft wegzulassen oder einen nicht ausgeführten Umsatz abzuziehen.

Amtliche Quellen und Rechtsstand

Rechtsstand: 11. August 2026. Das spanische Rechnungsreglement berücksichtigt die seit 20. April 2026 geltenden Änderungen durch Real Decreto 238/2026. Der spätere operative Beginn der allgemeinen B2B-E-Rechnung und die auf 2027 verschobene Rechnungssoftwarepflicht werden ausdrücklich als Übergangsrecht behandelt.

• Real Decreto 1619/2012, Rechnungsreglement, insbesondere Artikel 1 bis 15 und 17 bis 24: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696
• Ley 37/1992 del IVA, insbesondere Artikel 3 bis 5, 20, 21, 25, 68 bis 75, 78 bis 84, 90 bis 99, 114 und 164 bis 166: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1992-28740
• Real Decreto 1624/1992, Rechnungsbücher, Erklärungen und SII insbesondere Artikel 62 bis 71 und 79: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1992-28925
• Real Decreto 238/2026, verpflichtende B2B-E-Rechnung, insbesondere Artikel 3 bis 12, Übergangsbestimmungen 2 und 3 sowie Schlussbestimmung 4: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2026-7295
• Ley 56/2007, insbesondere Artikel 2 bis zur B2B-E-Rechnung: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-22440
• Ley 18/2022, insbesondere Artikel 12 und Schlussbestimmung 8: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2022-15818
• Ley 25/2013, elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor, insbesondere Artikel 4 bis 6: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2013-13722
• FACe – Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, amtliche Plattforminformation: https://administracionelectronica.gob.es/ctt/face
• Real Decreto 1007/2023, Anforderungen an Rechnungssoftware und Rechnungsaufzeichnungen: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2023-24840
• Real Decreto-ley 15/2025, Verschiebung des Anwendungsbeginns auf 2027: https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2025-24446
• Orden HAC/1177/2024, technische und funktionale Spezifikationen zu Real Decreto 1007/2023: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2024-22138
• AEAT, Fragen zum Anwendungsbereich von Rechnungssoftware und VERI*FACTU, einschließlich SII-Ausnahme: https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/preguntas-frecuentes/cuestiones-generales-ambitos-aplicacion.html
• AEAT, kostenlose VERI*FACTU-Anwendung, Bereitstellung bereits am 13. Oktober 2025: Amtliche Mitteilung
• AEAT, SII – allgemeine Fragen, Abgrenzung von Rechnungsdaten und Erklärungen: https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/impuestos-tasas/iva/iva-libros-registro-iva-traves-aeat/preguntas-frecuentes.html
• EuGH, C-516/14 Barlis 06, Urteil vom 15. September 2016, Pflichtangaben und ergänzende Nachweise: Amtlicher Urteilsvolltext
• EuGH, C-518/14 Senatex, Urteil vom 15. September 2016, Wirkung einer Rechnungsberichtigung: Amtlicher Urteilsvolltext