Modelo 040: Registrierung für DAC7-Plattformmeldungen

Digitale Marktplätze, Vermittlungsportale und bestimmte App-basierte Geschäftsmodelle können in Spanien neben ihren normalen Steuerpflichten eine eigenständige DAC7-Registrierungs- und Informationskette auslösen. Die richtige Prüfung beginnt deshalb nicht mit einer Formularnummer, sondern mit der Frage, wer rechtlich Plattformbetreiber ist, welche Tätigkeiten technisch ermöglicht werden und welcher Staat für Registrierung und Jahresmeldung zuständig ist.

Das Wichtigste im Überblick

Modelo 040 ist eine elektronische Zensus- und Registermeldung bei der spanischen Steuerbehörde AEAT. Er dient der Aufnahme, Änderung oder Abmeldung in den spanischen Registern für bestimmte ausländische, nicht qualifizierte Plattformbetreiber und für andere Plattformbetreiber, die nach den spanischen DAC7-Regeln Informationen melden müssen.

Davon zu trennen sind drei weitere Ebenen:

1. Modelo 238 ist die grundsätzlich jährliche Informationsmeldung über meldepflichtige Verkäufer, Vergütungen und relevante Tätigkeiten.
2. Steuererklärungen des Plattformbetreibers, etwa Körperschaftsteuer, IRNR oder Umsatzsteuer, folgen eigenen Tatbeständen und Fristen.
3. Steuerpflichten der Verkäufer werden durch DAC7 weder begründet noch ersetzt. Die Meldung liefert den Behörden Daten; ob Einkommen-, Umsatz- oder Gewerbesteuer anfällt, wird nach den jeweils einschlägigen Steuergesetzen beurteilt.

Für Modelo 040 gibt es keine Steuerzahlung. Die Registrierung darf daher nicht mit einer Selbstveranlagung verwechselt werden. Bei einem Fehler ist regelmäßig eine Änderungsmeldung im Register erforderlich; bei der Jahresmeldung sind die besonderen Korrekturmechanismen des Modelo 238 zu beachten. Eine bloße verspätete Registermeldung führt nicht automatisch zu Säumniszuschlägen oder Verzugszinsen auf eine nicht vorhandene Steuerschuld. Möglich bleiben jedoch Sanktionen wegen verletzter Zensus-, Informations-, Sorgfalts- oder Aufbewahrungspflichten.

Das DAC7-System in fünf getrennten Schritten

Die praktische Bearbeitung wird sicherer, wenn fünf Vorgänge nicht vermischt werden:

Diese Reihenfolge verhindert einen verbreiteten Fehler: Eine Gesellschaft kann eine Webseite betreiben, ohne im DAC7-Sinn Plattformbetreiber zu sein. Umgekehrt kann eine Konzerngesellschaft ohne sichtbare Marke Betreiber sein, wenn gerade sie mit den Verkäufern die Verträge über die Plattformnutzung schließt.

Wann eine technische Lösung als Plattform gilt

Die spanischen Vorschriften setzen die unionsrechtliche DAC7-Systematik um. Vereinfacht ist eine Plattform Software – einschließlich Website oder App –, über die Verkäufer unmittelbar oder mittelbar mit anderen Nutzern verbunden werden, um eine relevante Tätigkeit auszuführen. Der Plattformbegriff umfasst auch Einrichtungen zur Erhebung und Zahlung der Vergütung; eine eigene Zahlungsabwicklung ist jedoch keine Voraussetzung.

Nicht jede digitale Dienstleistung fällt darunter. Ausgenommen sind insbesondere Programme, die ausschließlich

• Zahlungen verarbeiten,
• Angebote bewerben oder
• Nutzer auf eine andere Plattform weiterleiten,

ohne weitere Mitwirkung an der Durchführung der relevanten Tätigkeit.

Die technische und vertragliche Realität entscheidet. Eine Zahlungs-App wird nicht allein deshalb zur DAC7-Plattform, weil Geld über sie fließt. Ein Portal kann dagegen auch ohne eigene Zahlungsabwicklung erfasst sein, wenn es Verkäufer und Nutzer zur Durchführung relevanter Tätigkeiten verbindet und nicht unter eine der genannten Ausnahmen fällt.

Relevante Tätigkeiten

Die Meldearchitektur erfasst im Kern:

• die zeitweise Überlassung von Immobilien einschließlich Wohn- und Gewerbeimmobilien sowie Parkplätzen,
• persönliche Dienstleistungen,
• den Verkauf von Waren und
• die Vermietung von Verkehrsmitteln.

Tätigkeiten, die ein Arbeitnehmer für den Plattformbetreiber oder ein verbundenes Unternehmen im Arbeitsverhältnis ausübt, sind nicht als relevante Plattformtätigkeit zu behandeln. Auch hier kommt es auf die tatsächliche rechtliche Beziehung an; eine bloße Bezeichnung als „Freelancer“ genügt nicht, wenn materiell ein Arbeitsverhältnis vorliegt.

Wer als Plattformbetreiber gilt

Plattformbetreiber ist grundsätzlich die Rechtseinheit, die mit Verkäufern den Vertrag schließt, nach dem die Plattform oder ein Teil davon zur Verfügung gestellt wird. Die folgenden Rollen müssen getrennt erfasst werden:

• Plattformbetreiber: Vertragspartner der Verkäufer und möglicher DAC7-Pflichtiger.
• Zahlungsdienstleister: wickelt Zahlungen ab, ist aber nicht allein deswegen Plattformbetreiber.
• Verkäufer: bietet die relevante Tätigkeit an.
• wirtschaftlich Berechtigter: kann für Identifikation und Sorgfaltspflichten relevant sein, ist aber nicht automatisch selbst Verkäufer oder Betreiber.
• Mutter-, Tochter- oder Schwestergesellschaft: wird nicht allein wegen der Konzernzugehörigkeit meldepflichtig.
• Outsourcing-Dienstleister: darf Prüf- oder Datentätigkeiten übernehmen; die rechtliche Verantwortung des Plattformbetreibers bleibt grundsätzlich bestehen.

Die Betreiberzuordnung sollte anhand von AGB, Verkäufer-Onboarding, Zahlungsfluss, Rechnungsstellung, Datenzugriff, Markenlizenz und Konzernverträgen dokumentiert werden. Ein Organigramm ohne Vertragsprüfung reicht nicht.

Welche Verkäufer nicht in die Jahresmeldung fallen

DAC7 unterscheidet zwischen dem Plattformbetreiber und den auf der Plattform aktiven Verkäufern. Bestimmte Verkäufer sind von der Meldung ausgenommen. Dazu gehören nach der spanischen Umsetzung insbesondere:

• staatliche Stellen,
• börsennotierte Rechtsträger sowie bestimmte mit ihnen verbundene Rechtsträger,
• Rechtsträger mit mehr als 2.000 relevanten Immobilienüberlassungen in Bezug auf dasselbe inserierte Objekt während des Meldezeitraums und
• bei Warenverkäufen Verkäufer, die im Meldezeitraum weniger als 30 relevante Verkäufe tätigen und deren gesamte Vergütung höchstens 2.000 Euro beträgt.

Die Warenverkaufsgrenze verlangt beide Bedingungen zugleich. Als Vergütung zählt dabei der dem Verkäufer gezahlte oder gutgeschriebene Betrag abzüglich der vom Plattformbetreiber einbehaltenen oder berechneten Gebühren, Provisionen und Steuern, soweit der Betrag dem Betreiber bekannt ist oder vernünftigerweise bekannt sein kann. Sie ist keine allgemeine Kleinunternehmergrenze und gilt nicht automatisch für persönliche Dienstleistungen, Immobilienüberlassungen oder Fahrzeugvermietungen. Auch sagt sie nichts darüber aus, ob der Verkäufer seine Einnahmen versteuern muss.

Ein Plattformbetreiber muss die Ausnahme belastbar belegen können. Werden zum Beispiel mehrere Verkäuferkonten derselben Person geführt, ist zu prüfen, ob die Identitäts- und Aggregationsregeln eine Zusammenfassung verlangen.

Wer Modelo 040 in Spanien einreichen muss

Modelo 040 bildet zwei Registergruppen ab:

1. das Register ausländischer, nicht qualifizierter Plattformbetreiber, die Spanien nach den einschlägigen EU-Regeln als Staat der einmaligen Registrierung wählen müssen oder wählen, und
2. das Register anderer Plattformbetreiber, die nach der spanischen Regelung Informationen mitteilen müssen.

Ob Spanien zuständig ist, hängt nicht allein von der Domain, der Sprache der App, dem Wohnort einzelner Verkäufer oder dem Ort des Bankkontos ab. Zu prüfen sind insbesondere:

• Sitz und Ort der tatsächlichen Geschäftsleitung,
• gegebenenfalls eine Betriebsstätte in einem EU-Mitgliedstaat,
• die unionsrechtliche Qualifikation des Betreibers,
• eine zulässige Wahl unter mehreren Mitgliedstaaten,
• eine bereits vorhandene Registrierung in einem anderen Mitgliedstaat und
• bei nicht in der EU ansässigen Betreibern die Voraussetzungen der einmaligen Registrierung sowie mögliche Gleichwertigkeitsabkommen.

Wer bereits in einem anderen EU-Mitgliedstaat wirksam registriert und dort meldepflichtig ist, sollte nicht ohne Zuständigkeitsprüfung zusätzlich eine spanische Registrierung anlegen. Besteht jedoch eine Mehrfachanknüpfung nach Artikel 54 ter Absatz 3 Buchstabe a RGAT, beseitigt die Wahl eines anderen Meldestaats die spanischen Pflichten nicht vollständig: Neben der Registrierung ist eine auf Betreiber- und Meldestaatdaten beschränkte Erklärung über Modelo 238 erforderlich. Ebenso ersetzt eine Umsatzsteuer-OSS-Registrierung keine DAC7-Registrierung. Beide Systeme verfolgen unterschiedliche Zwecke.

Sonderfall nicht qualifizierter ausländischer Betreiber

Bei einem nicht qualifizierten ausländischen Betreiber kann die angenommene Registrierung in Spanien zur Vergabe einer individuellen Identifikationsnummer für die unionsweite DAC7-Abwicklung führen. Gerade hier müssen Auswahlstaat, bestehende Registrierungen und Datenbestände vor der Einreichung konzernweit abgeglichen werden. Mehrfachregistrierungen oder widersprüchliche Angaben können Folgefragen in mehreren Staaten auslösen.

Verfahren, Zuständigkeit und Fristen des Modelo 040

Zuständig ist die AEAT. Die Einreichung erfolgt elektronisch über deren Sede electrónica. Nach der geltenden Verfahrensbeschreibung sind eine zugelassene elektronische Identifikation beziehungsweise ein elektronisches Zertifikat erforderlich; die Übermittlung kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch durch einen Vertreter oder einen zur sozialen Zusammenarbeit zugelassenen Einreicher erfolgen.

Die Anmeldevorschrift knüpft an den Tätigkeitsbeginn an. Sie darf nicht pauschal in eine frei erfundene Tagesfrist umgedeutet werden. Für Änderung und Abmeldung nennt die zugrunde liegende Ministerialverordnung ausdrücklich die Monatsfrist.

Welche Angaben vorbereitet werden sollten

Je nach Fall gehören in die Arbeitsakte mindestens:

• vollständige Firmierung, Rechtsform und Registerdaten,
• Steueridentifikationsnummern und Anschriften,
• Sitz und Ort der Geschäftsleitung,
• Angaben zu Betriebsstätten,
• Internetadressen und Plattformnamen,
• Kontakt- und Vertreterdaten,
• Beginn beziehungsweise Ende der relevanten Tätigkeit,
• Angaben zu einer Registrierung in anderen EU-Staaten,
• Nachweis der Zeichnungs- oder Vertretungsmacht und
• Annahme- beziehungsweise Übermittlungsbelege der AEAT.

Eine Anlage muss nur übermittelt werden, wenn das konkrete elektronische Verfahren sie vorsieht oder die AEAT sie anfordert. Für die interne Beweisführung sollten die zugrunde liegenden Verträge und Registerauszüge gleichwohl gespeichert werden.

Bekanntgabe und Nachweis der Einreichung

Nach der elektronischen Übermittlung ist nicht nur ein Bildschirmfoto, sondern der vollständige Einreichungsnachweis mit sicherem Prüfcode, Datum, Uhrzeit, Registrierungsnummer und übermitteltem Inhalt aufzubewahren. Bei juristischen Personen und anderen zur elektronischen Kommunikation verpflichteten Beteiligten können spätere Verwaltungsakte elektronisch bekannt gegeben werden. Deshalb gehören Postfachkontrolle, Vollmachten und Vertretungswechsel in den Fristenkalender.

Das AEAT-Portal beschreibt Modelo 040 als Registerverfahren und weist für den bloßen Einreichungsvorgang keinen klassischen Rechtsbehelf aus. Das bedeutet nicht, dass ein späterer belastender Verwaltungsakt unangreifbar wäre. Ein Ablehnungs-, Berichtigungs-, Festsetzungs- oder Sanktionsbescheid ist nach den allgemeinen verfahrensrechtlichen Regeln zu prüfen.

Modelo 238: die getrennte Jahresmeldung

Modelo 238 ist die Informationsmeldung, mit der Plattformbetreiber die nach DAC7 vorgesehenen Angaben zu meldepflichtigen Verkäufern und relevanten Tätigkeiten übermitteln. Der normale Meldezeitraum ist das Kalenderjahr; die Erklärung ist grundsätzlich im Januar des Folgejahres einzureichen.

Zu den Daten können – je nach Verkäufer und Tätigkeit – gehören:

• Name beziehungsweise Firma,
• Hauptanschrift,
• Steueridentifikationsnummer und Ausstellungsstaat,
• gegebenenfalls Geburtsdatum oder Handelsregisterangaben,
• Finanzkonto-Kennung,
• je Quartal gezahlte oder gutgeschriebene Vergütung,
• Zahl der relevanten Tätigkeiten,
• einbehaltene oder berechnete Gebühren, Provisionen und Steuern sowie
• bei Immobilien die Anschrift und gegebenenfalls Grundbuch- oder Katasterdaten sowie Vermietungstage.

Ein Betreiber darf die Jahresmeldung nicht bis Januar aufschieben, um dann erstmals Verkäuferdaten zu erheben. Die Sorgfalts- und Verifikationsprozesse müssen während des Meldezeitraums funktionieren. Für Bestandsverkäufer gelten gesetzliche Übergangs- und Prüfzeitpunkte; wiederverwendete Nachweise können unter Voraussetzungen genutzt werden, wenn sie nicht älter als der zulässige Zeitraum sind und kein Grund besteht, an ihrer Zuverlässigkeit zu zweifeln.

Negative Erklärung und technische Rückmeldungen

Ausgeschlossene Plattformbetreiber müssen durch eine jährliche negative Erklärung über Modelo 238 nachweisen, dass ihr Geschäftsmodell keine meldepflichtigen Verkäufer umfasst. Dies ist von einem lediglich transaktionslosen Jahr zu unterscheiden. Die genaue Kennzeichnung richtet sich nach dem aktuellen Datensatz und der AEAT-Anleitung.

Bei der Übermittlung unterscheidet das System angenommene und abgewiesene Datensätze. Abgewiesene Datensätze müssen nach Fehlerkorrektur erneut übermittelt werden. Eine technisch „erfolgreiche“ Dateiübertragung beweist daher noch nicht, dass sämtliche Verkäuferdatensätze angenommen wurden. Der Rückmeldebericht ist Bestandteil der Nachweisakte.

Modelo 179 ist für 2024 und Folgejahre beendet

Die frühere spanische Informationsmeldung Modelo 179 zur touristischen Überlassung von Wohnungen wurde durch die mit Real Decreto 117/2024 neu gefasste Informationspflicht des Artikels 54 ter RGAT ersetzt und ist für 2024 und die Folgejahre nicht mehr anzuwenden. Die DAC7-Meldung über Modelo 238 übernimmt jedoch nicht jede denkbare steuerliche, touristische oder regionale Pflicht.

Insbesondere bleiben gesondert zu prüfen:

• regionale Registrierungs- und Lizenzpflichten für Ferienvermietung,
• Umsatzsteuer- und Rechnungsfragen,
• Einkommen- oder Körperschaftsteuer des Eigentümers,
• Quellensteuer- oder Nichtresidentenpflichten und
• sonstige kommunale oder statistische Meldungen.

Die Aussage „Modelo 179 ist beendet“ darf deshalb nicht in „für Ferienvermietung gibt es keine weiteren Meldungen“ umgedeutet werden.

Berichtigung und freiwillige Regularisierung

Fehler im Modelo 040

Sind Registerdaten falsch oder unvollständig, ist grundsätzlich der Änderungsvorgang des Modelo 040 zu verwenden. Dabei sollten das ursprüngliche Einreichungsdatum, die Registrierungsnummer, der erkannte Fehler, das Entdeckungsdatum und die korrigierte Information dokumentiert werden.

Eine Registerkorrektur ist weder eine ergänzende Steuererklärung noch eine berichtigende Selbstveranlagung. Es gibt keine zusätzliche Steuerzahlung allein aus Modelo 040. Berührt der Fehler zugleich andere Pflichten – etwa Modelo 238, Körperschaftsteuer oder Umsatzsteuer –, muss jede Erklärung nach ihrem eigenen Korrekturverfahren behandelt werden.

Fehler im Modelo 238

Bei der Jahresmeldung ist zu unterscheiden:

• abgewiesene Datensätze werden berichtigt und erneut eingereicht,
• bereits angenommene, aber inhaltlich falsche Daten werden über die aktuelle Korrektur- oder Änderungsfunktion berichtigt,
• fehlende Datensätze müssen nachgemeldet werden und
• eine vollständig falsche Zuordnung des Meldebetreibers kann zusätzlich eine Registerkorrektur auslösen.

Vor jeder Korrektur ist eine Kopie des ursprünglich übermittelten Datensatzes und der AEAT-Rückmeldung zu sichern. Sonst lässt sich später nicht belegen, welcher Zustand zu welchem Zeitpunkt gemeldet war.

Warum frühe Eigenkorrektur wichtig ist

Eine Korrektur vor einer behördlichen Aufforderung kann sanktionsrechtlich günstiger sein als eine Korrektur nach Beginn einer Prüfung. Die konkrete Wirkung hängt jedoch vom verletzten Tatbestand ab. Die allgemeinen Regeln der Ley General Tributaria sehen für bestimmte ohne Aufforderung verspätet eingereichte Zensus- oder Informationsmeldungen Ermäßigungen vor; spezielle DAC7-Tatbestände können daneben oder vorrangig gelten. Eine pauschale „Selbstanzeigefreiheit“ gibt es nicht.

Sanktionen, Zuschläge und Zinsen richtig trennen

Keine Zahlung im Modelo 040

Weil Modelo 040 keine Steuer berechnet, entstehen aus der verspäteten Registermeldung selbst grundsätzlich weder ein Verzugszins auf eine Steuerschuld noch der Zuschlag für verspätete Selbstveranlagungen mit Zahllast. Falls der zugrunde liegende Sachverhalt zugleich zu einer verspäteten Steuererklärung führt, sind deren Zahlung, Zuschläge und Zinsen separat zu beurteilen.

Allgemeine Zensus- und Informationsverstöße

Die Ley General Tributaria enthält allgemeine Sanktionen für nicht, verspätet oder unrichtig eingereichte Erklärungen ohne unmittelbaren wirtschaftlichen Schaden. Für Zensusmeldungen und elektronische Einreichungspflichten existieren besondere feste Beträge beziehungsweise Berechnungsregeln. Vor einer Bezifferung ist zu prüfen, ob der konkrete Verstoß als Zensusverstoß, Informationsverstoß oder spezieller DAC7-Verstoß eingeordnet wird und ob freiwillige Einreichung vor einer Aufforderung vorliegt.

Spezielle DAC7-Verstöße

Die zusätzliche fünfundzwanzigste Bestimmung der Ley General Tributaria enthält besondere Tatbestände. Dazu gehören unter anderem:

• die vollständige Nichterfüllung der unionsrechtlich erforderlichen Registrierung durch einen nicht qualifizierten Plattformbetreiber, wenn dadurch die spanische Informationsmeldung ausbleibt,
• Verstöße gegen die Sorgfaltspflichten des Plattformbetreibers,
• falsche, unvollständige oder verspätete Angaben eines Verkäufers gegenüber dem Betreiber und
• Pflichtverletzungen im Zusammenhang mit wiederholten Informationsanforderungen an Verkäufer.

Für Sorgfaltspflichtverstöße des Betreibers sind grundsätzlich 200 Euro je betroffenem Verkäufer vorgesehen. Verkäufer, die die gesetzlich geschuldeten Informationen falsch, unvollständig oder verspätet mitteilen, können mit 300 Euro belegt werden. Unterbleibt die Registrierung eines dazu verpflichteten nicht qualifizierten Betreibers in der gesamten EU und bleiben der spanischen Finanzverwaltung dadurch meldepflichtige Informationen über in Spanien ansässige Verkäufer oder dort belegene Immobilien vorenthalten, beträgt die Sanktion das Dreifache der für die unterlassene Informationsübermittlung vorgesehenen Sanktion. Welcher Tatbestand vorliegt, darf nicht allein aus dem Ergebnis „Daten fehlten“ abgeleitet werden: Verantwortlicher, Handlung, Aufforderungen, Zeitraum und Kausalität müssen festgestellt werden.

Sperre, Zurückbehaltung und Registermaßnahmen

Erteilt ein meldepflichtiger Verkäufer die erforderlichen Daten trotz der Erstanforderung und zweier anschließend empfangener Erinnerungen nicht und sind mindestens 60 Kalendertage seit der Erstanforderung verstrichen, muss der Betreiber entweder das Konto schließen und eine erneute Registrierung verhindern oder die Vergütung zurückbehalten, bis die Informationen vorliegen. Betreiber sollten deshalb Zustellung, Inhalt und Datum jeder Anforderung beweissicher dokumentieren.

Auch gegenüber nicht qualifizierten Plattformbetreibern sind unter gesetzlichen Voraussetzungen vorsorgliche Registermaßnahmen möglich. Solche Maßnahmen sind von einer endgültigen Sanktion zu unterscheiden.

Minderungen einer Sanktion

Die allgemeinen gesetzlichen Minderungen nach Artikel 188 LGT können nur greifen, wenn ihre jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind, etwa Zustimmung beziehungsweise Nichtanfechtung und fristgerechte Zahlung. Eine Minderung ist kein Bestandteil der materiellen Pflicht und darf nicht vorweg als sicherer Endbetrag dargestellt werden. Der konkrete Sanktionsbescheid, die Rechtsbehelfsstrategie und die Zahlungsfrist müssen gemeinsam geprüft werden.

Rechtsbehelfe, Aussetzung und Vollstreckung

Ein bloß abgeschicktes Formular ist kein belastender Verwaltungsakt. Ergeht jedoch ein Bescheid – etwa eine Sanktion, eine formelle Aufforderung, eine Registermaßnahme oder eine andere anfechtbare Entscheidung –, kommen regelmäßig folgende Wege in Betracht:

• recurso de reposición: fakultativer Einspruch bei derselben Behörde, grundsätzlich innerhalb eines Monats ab dem Tag nach der ordnungsgemäßen Bekanntgabe;
• reclamación económico-administrativa: wirtschaftsverwaltungsrechtlicher Rechtsbehelf, ebenfalls grundsätzlich innerhalb eines Monats; je nach Zuständigkeit entscheidet zunächst ein TEAR oder unmittelbar beziehungsweise später der TEAC;
• verwaltungsgerichtliche Klage: nach Abschluss des Verwaltungswegs grundsätzlich innerhalb der gesetzlichen Klagefrist, regelmäßig zwei Monate ab Bekanntgabe der anfechtbaren endgültigen Entscheidung.

Reposición und wirtschaftsverwaltungsrechtliche Beschwerde sind nicht beliebig parallel einzulegen. Die Verfahrenswahl und die genaue Zuständigkeit hängen vom angefochtenen Akt ab.

Aussetzung

Bei rechtzeitig angefochtenen Steuerstrafen gilt im Verwaltungsrechtsbehelfsverfahren grundsätzlich eine automatische Aussetzung ohne Sicherheitsleistung nach Artikel 212.3 LGT. Für sonstige Steuerschulden oder Vollstreckungsbeträge gelten andere Regeln; dort kann eine Sicherheitsleistung erforderlich sein, sofern kein gesetzlicher Ausnahmefall vorliegt. Eine Registermaßnahme oder die Verpflichtung zur Datenübermittlung kann wiederum eigenen Eilrechtsschutz erfordern.

Die Anfechtung stoppt deshalb nicht in jedem Fall jede praktische Folge. Bekanntgabedatum, Zahlungsfrist, Vollstreckungsstand und beantragte Aussetzung gehören in eine gemeinsame Fristenübersicht.

Verjährung, Unterbrechung, Beweislast und Aufbewahrung

Vierjährige Verjährungsregeln und besondere Aufbewahrung

Die allgemeinen Ansprüche der Steuerverwaltung und bestimmte Sanktionsrechte unterliegen nach der Ley General Tributaria grundsätzlich vierjährigen Verjährungsfristen. Beginn und Ende sind je nach Anspruch unterschiedlich; behördliche Maßnahmen, Rechtsbehelfe und bestimmte Handlungen des Pflichtigen können die Frist unterbrechen und neu beginnen lassen.

Davon getrennt verlangt die besondere DAC7-Regel, Erklärungen, Belege, Register und Informationen, die für Sorgfalt, Registrierung und Meldung verwendet wurden, zehn Jahre nach Ende des betreffenden Meldezeitraums aufzubewahren. Eine vierjährige Verjährungsannahme rechtfertigt daher nicht die Vernichtung der DAC7-Unterlagen nach vier Jahren.

Beweislast

Wer sich auf eine steuerlich günstige oder entlastende Tatsache beruft, muss sie nach den allgemeinen Regeln belegen. Für den Plattformbetreiber betrifft das beispielsweise:

• dass eine technische Lösung nur Zahlung oder Werbung leistet,
• dass eine andere Konzerngesellschaft Betreiber ist,
• dass ein Verkäufer von der Meldung ausgenommen ist,
• dass Verkäuferdaten ordnungsgemäß verifiziert wurden,
• dass Aufforderungen rechtzeitig abgesandt und empfangen wurden,
• dass ein Datensatz von der AEAT angenommen wurde oder
• dass eine Registrierung bereits in einem anderen Mitgliedstaat wirksam bestand.

Beweismittel können Verträge, Protokolle, Systemlogs, API-Rückmeldungen, Registerauszüge, Identitätsnachweise, Steueransässigkeitsbescheinigungen und elektronische Empfangsbestätigungen sein. Datenexporte sollten so archiviert werden, dass spätere Änderungen nachvollziehbar bleiben.

Grenzüberschreitende Zustellung und Datenabgleich

DAC7 beruht auf einem automatischen Austausch zwischen den beteiligten Staaten. Der Plattformbetreiber sollte deshalb davon ausgehen, dass Sitz-, Verkäufer- und Vergütungsdaten grenzüberschreitend abgeglichen werden können. Abweichungen zwischen spanischer Registrierung, Meldung in einem anderen Mitgliedstaat, Umsatzsteuerdaten, Zahlungsdaten und Verkäufererklärungen können Rückfragen auslösen.

Für Bekanntgaben an ausländische Rechtsträger gelten die spanischen Regeln über Vertretung und elektronische Kommunikation sowie – je nach Fall – unionsrechtliche oder abkommensrechtliche Amtshilfe. Eine ausländische Geschäftsadresse schützt nicht vor einer wirksamen Bekanntgabe. Praktisch wichtig sind:

• eine aktuelle spanische Steueranschrift,
• wirksame elektronische Vollmachten,
• ein kontrolliertes AEAT-Postfach,
• klare Zuständigkeiten bei Personalwechsel und
• ein Verfahren für fremdsprachige oder grenzüberschreitende Zustellungen.

Spanien, Deutschland und regionale Besonderheiten

DAC7 ist unionsweit harmonisiert, die Registrierung und Verfahrensdurchführung erfolgen aber national. Ein in Deutschland ansässiger Betreiber kann daher in Deutschland registrierungs- und meldepflichtig sein, während spanische Verkäuferdaten über den automatischen Austausch nach Spanien gelangen. Eine spanische Tochtergesellschaft kann umgekehrt eigene Betreiberpflichten haben, wenn sie selbst Vertragspartnerin der Verkäufer ist.

Die Deutschland-Spanien-Prüfung sollte mindestens enthalten:

1. Welche Rechtseinheit ist Betreiber?
2. Wo ist sie ansässig und wo besitzt sie Betriebsstätten?
3. In welchem Mitgliedstaat wurde eine Wahl oder Registrierung vorgenommen?
4. Welche Plattformen und Verkäuferkonten gehören zu dieser Rechtseinheit?
5. Welche Jahresmeldung wurde in welchem Staat abgegeben?
6. Stimmen Verkäufer-, Vergütungs- und Gebührenwerte mit den Buchhaltungs- und Zahlungsdaten überein?

Im spanischen Gemeinsystem ist die AEAT für Modelo 040 und Modelo 238 zuständig. Bei einer Anknüpfung an das Baskenland oder Navarra ist zusätzlich zu prüfen, ob foralrechtliche Zuständigkeiten, eigene Portale oder Koordinationsregeln eingreifen. Eine regionale Ferienvermietungslizenz ersetzt die staatliche DAC7-Prüfung nicht.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Deutscher Warenmarktplatz mit spanischen Verkäufern

Eine deutsche GmbH betreibt einen Online-Marktplatz. Sie schließt die Händlerverträge, vermittelt Verkäufe und verfügt über den Zahlungsmechanismus. Sie hat keine spanische Betriebsstätte und erfüllt ihre DAC7-Pflichten wirksam in Deutschland.

Unter diesen Annahmen spricht der bloße Umstand, dass spanische Händler die Plattform nutzen, nicht für eine zusätzliche spanische Modelo-040-Registrierung. Die deutschen Meldedaten können im automatischen Austausch an Spanien gelangen. Die spanischen Händler müssen ihre eigenen Steuerpflichten unabhängig davon erfüllen.

Anders kann das Ergebnis sein, wenn eine spanische Konzerngesellschaft tatsächlich die Händlerverträge übernommen hat. Eine Pflichtverletzung des deutschen Betreibers in Deutschland begründet für sich genommen keine spanische Registrierungspflicht.

Beispiel 2: Nicht-EU-Plattform wählt Spanien

Eine nicht qualifizierte Gesellschaft außerhalb der EU vermittelt persönliche Dienstleistungen meldepflichtiger, in der EU ansässiger Verkäufer an Nutzer. Sie ist weder in einem EU-Mitgliedstaat steuerlich ansässig noch nach dessen Recht gegründet; auch Geschäftsleitung und Betriebsstätten liegen nicht in der EU. Nach Prüfung der unionsrechtlichen Anknüpfung wählt sie Spanien als Staat der einmaligen Registrierung.

Dann ist die Anmeldung über Modelo 040 bei Tätigkeitsbeginn einzureichen. Nach Annahme muss die vergebene Identifikation in den Folgeprozessen konsistent verwendet werden. Für das Kalenderjahr sind Verkäuferdaten zu erheben und grundsätzlich im Januar des Folgejahres über Modelo 238 zu melden. Eine spätere Änderung der Firmierung oder Plattform-URL ist grundsätzlich binnen eines Monats über den Änderungsvorgang zu melden.

Beispiel 3: Kleiner Warenverkäufer

Ein Verkäufer tätigt im Kalenderjahr 28 Warenverkäufe und erhält insgesamt 1.900 Euro. Unter der Annahme, dass alle Konten richtig zusammengeführt sind und keine andere relevante Tätigkeit vorliegt, können beide Voraussetzungen der Warenverkaufsausnahme erfüllt sein.

Bei 28 Verkäufen und 2.100 Euro scheitert die Ausnahme am Gesamtbetrag. Bei 30 Verkäufen und 1.900 Euro scheitert sie an der erforderlichen Zahl von weniger als 30 Verkäufen. Das sagt jeweils noch nichts darüber aus, ob der Verkäufer Einkommen- oder Umsatzsteuer schuldet.

Arbeitsablauf für die Praxis

1. Rechtseinheiten inventarisieren: Gesellschaften, Betriebsstätten, Marken und Plattform-URLs erfassen.
2. Verträge zuordnen: feststellen, wer mit Verkäufern kontrahiert und wer Zahlungen, Gebühren und Daten kontrolliert.
3. Plattformtest dokumentieren: relevante Funktionen und gesetzliche Ausschlüsse anhand des Nutzerflusses prüfen.
4. Territoriale Zuständigkeit festlegen: Sitz, Leitung, Betriebsstätte, EU-Wahl und bestehende Registrierungen abgleichen.
5. Modelo 040 fristgerecht einreichen: Anmeldung, Änderung oder Abmeldung mit vollständigem Übermittlungsnachweis sichern.
6. Verkäufer-Onboarding gestalten: Identität, Steuer-ID, Anschrift, wirtschaftliche Berechtigung und Ausnahmegründe erheben.
7. Transaktionen abstimmen: Vergütungen, Quartale, Gebühren, Steuern und Rückerstattungen mit Zahlungs- und Buchhaltungsdaten abgleichen.
8. Modelo 238 technisch testen: Datensatzversion, Validierungen, angenommene und abgewiesene Datensätze prüfen.
9. Korrekturen getrennt durchführen: Register, Jahresmeldung und Steuererklärungen jeweils im richtigen Verfahren berichtigen.
10. Zehnjahresakte führen: Quellen, Prüfzeitpunkte, Aufforderungen, Rückmeldungen und Änderungen revisionsfähig speichern.

Typische Fehlentscheidungen

• „Wir verarbeiten nur Zahlungen, also sind wir sicher Betreiber.“ – Zahlungsabwicklung allein reicht gerade nicht; der gesamte Funktions- und Vertragsrahmen ist zu prüfen.
• „Die sichtbarste Konzerngesellschaft meldet.“ – Entscheidend ist insbesondere, wer mit Verkäufern den Plattformvertrag schließt.
• „OSS deckt DAC7 ab.“ – Umsatzsteuer-OSS und DAC7 sind getrennte Systeme.
• „Modelo 040 ist die Jahresmeldung.“ – Die Verkäufer- und Transaktionsdaten gehören grundsätzlich in Modelo 238.
• „Unter 2.000 Euro wird nie gemeldet.“ – Die Grenze gilt nur zusammen mit weniger als 30 Warenverkäufen und nicht allgemein für andere Tätigkeiten.
• „Ein Sendeprotokoll genügt.“ – Bei Modelo 238 müssen auch die Annahme oder Ablehnung einzelner Datensätze geprüft werden.
• „Nach vier Jahren können die Daten gelöscht werden.“ – Die besondere DAC7-Aufbewahrungsdauer beträgt zehn Jahre nach Ende des Meldezeitraums.
• „Modelo 179 ist weggefallen, also gibt es für Ferienvermietung keine Meldungen mehr.“ – DAC7 und sonstige steuerliche oder regionale Pflichten bleiben gesondert zu prüfen.

Häufige Fragen

Muss jeder Online-Shop Modelo 040 einreichen?

Nein. Ein eigener Shop, in dem nur der Betreiber selbst Waren verkauft, verbindet typischerweise keine unabhängigen Verkäufer mit Nutzern. Er kann daher außerhalb der Plattformdefinition liegen. Marktplatz-, Vermittlungs- und Zahlungsfunktionen sowie Vertragsbeziehungen müssen jedoch im Einzelfall geprüft werden.

Muss ein spanischer Verkäufer Modelo 040 einreichen?

Modelo 040 richtet sich an Plattformbetreiber, nicht an Verkäufer allein wegen ihrer Verkaufstätigkeit. Ein Verkäufer muss aber dem Betreiber erforderliche Identitäts- und Steuerdaten bereitstellen und seine eigenen Steuererklärungen erfüllen.

Wird mit Modelo 040 eine Steuer bezahlt?

Nein. Es handelt sich um eine Registermeldung ohne Steuerberechnung und ohne Zahlung.

Wann ist Modelo 238 fällig?

Grundsätzlich im Januar nach Ende des betreffenden Kalenderjahres. Für technische Sonderfälle oder eine konkrete Formulargeneration ist die aktuelle AEAT-Anleitung zu prüfen.

Kann ein Steuerberater einreichen?

Eine elektronische Einreichung durch einen wirksam bevollmächtigten Vertreter oder zugelassenen sozialen Mitarbeiter ist unter den spanischen Verfahrensregeln möglich. Die materielle Verantwortung des Plattformbetreibers wird dadurch nicht vollständig übertragen.

Was geschieht, wenn Verkäufer keine Daten liefern?

Nach den gesetzlich vorgesehenen wiederholten Aufforderungen und Fristen können Kontosperre, Verhinderung einer erneuten Registrierung oder Zurückbehaltung der Vergütung erforderlich werden. Jede Aufforderung und Zustellung muss dokumentiert werden.

Ist eine verspätete Meldung automatisch strafbar?

Eine verspätete oder unterlassene Pflicht kann eine steuerrechtliche Sanktion auslösen. Tatbestand, Verantwortlichkeit, Verschulden, freiwillige Korrektur, Aufforderungszeitpunkt und mögliche Minderungen müssen aber konkret festgestellt werden. Eine strafrechtliche Folge ergibt sich nicht allein aus jeder Verspätung.

Welche Daten sollten Plattformbetreiber längerfristig sichern?

Neben den Erklärungen und Empfangsbelegen insbesondere Verkäuferstammdaten, Prüfnachweise, Ausnahmegründe, Transaktions- und Vergütungsdaten, Gebühren, Aufforderungen, Systemprotokolle, Korrekturhistorie und Nachweise über die staatliche Zuständigkeit.

Amtliche Quellen und Rechtsstand

Rechtsstand dieses Artikels ist der 10. August 2026. Bei jeder Einreichung sind die im AEAT-Portal verfügbare Formulargeneration, das aktuelle technische Datenformat und später veröffentlichte Übergangsregeln nochmals zu prüfen.

• https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2024-2092
• https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2024-1771
• https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-15984
• https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2003-23186
• https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/procedimientos/G335.shtml
• https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/procedimientos/GI52.shtml
• https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/procedimientoini/GI52.shtml
• Real Decreto 117/2024, Präambel III und Schlussbestimmungen 1 und 11 – Ablösung von Modelo 179: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2024-1771#pr
• https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2021/514/oj
• https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1998-16718