Vorsteuervergütung Deutschland–Spanien richtig beantragen

Ausländische Umsatzsteuer gehört nicht in die deutsche oder spanische Umsatzsteuervoranmeldung des Ansässigkeitsstaats. Ist sie korrekt berechnet und abzugsfähig, wird sie entweder in einer lokalen Umsatzsteuererklärung des Tätigkeitsstaats oder – bei nicht dort ansässigen Unternehmen – über das unionsweit harmonisierte Vorsteuervergütungsverfahren geltend gemacht. Die richtige Verfahrenswahl ist deshalb die erste und wichtigste Entscheidung.

Das Wichtigste im Überblick

Frage	Grundregel
Deutsches Unternehmen hat spanische Vorsteuer	Elektronischer Antrag über das deutsche Portal des Bundeszentralamts für Steuern; die spanische Agencia Tributaria entscheidet nach spanischem Vorsteuerrecht.
Spanisches Unternehmen hat deutsche Vorsteuer	Elektronischer Antrag über die spanische Agencia Tributaria mit Modelo 360; das deutsche Bundeszentralamt für Steuern entscheidet nach deutschem Vorsteuerrecht.
Ausschlussfrist	Spätestens 30. September des Kalenderjahres nach dem Vergütungszeitraum; maßgeblich sind auch die zeitlichen Zuordnungsregeln für Rechnungen. Eine verspätete Einreichung ist grundsätzlich nicht heilbar.
Mindestzeitraum	Regelmäßig mindestens drei Monate und höchstens ein Kalenderjahr; der Rest eines Kalenderjahres darf kürzer sein.
Mindestbetrag	400 Euro für einen Zeitraum unter einem Jahr, aber mindestens drei Monaten; 50 Euro für ein Kalenderjahr oder den Rest eines Kalenderjahres.
Falsch berechnete Steuer	Nicht über das Vergütungsverfahren „retten“. Lieferer muss grundsätzlich Rechnung und Umsatzsteuerbehandlung korrigieren.
Feste Niederlassung oder eigene Umsätze	Können das Vergütungsverfahren ausschließen und eine normale Registrierung beziehungsweise lokale Umsatzsteuererklärung erforderlich machen.

Zuerst entscheiden: Vergütungsverfahren oder lokale Umsatzsteuererklärung?

Das EU-Vergütungsverfahren nach der Richtlinie 2008/9/EG ist für Unternehmer gedacht, die in einem anderen EU-Mitgliedstaat Vorsteuer getragen haben, dort aber im Vergütungszeitraum nicht in der Weise ansässig oder tätig waren, die eine normale Veranlagung verlangt.

Die Prüfung sollte in dieser Reihenfolge erfolgen:

Wer ist Rechnungsempfänger? Nur der Unternehmer, an den die Leistung tatsächlich ausgeführt und dessen Name in der ordnungsgemäßen Rechnung genannt ist, kann einen Anspruch haben.
Welcher Staat hat Umsatzsteuer berechnet? Deutschland oder das spanische Umsatzsteuergebiet – Festland und Balearen – ist der Erstattungsstaat.
War diese Steuer überhaupt geschuldet? Eine unzutreffende deutsche oder spanische Steuer ist keine abzugsfähige Vorsteuer, nur weil sie bezahlt wurde.
Gab es im Erstattungsstaat Sitz, beteiligte feste Niederlassung oder eigene Umsätze? Dann kann statt des Vergütungsverfahrens eine lokale Erklärung erforderlich sein.
Ist die Ausgabe nach dem Recht des Erstattungsstaats abzugsfähig? Die Regeln des Heimatstaats genügen nicht.
Wurde die Ausgabe für abzugsberechtigte unternehmerische Tätigkeiten verwendet? Private oder steuerfreie Verwendungen können den Anspruch ausschließen oder kürzen.

Die beiden Verfahrensrichtungen

Deutsches Unternehmen fordert spanische IVA zurück

Ein in Deutschland ansässiger Unternehmer reicht den Antrag elektronisch über das vom Bundeszentralamt für Steuern bereitgestellte Verfahren ein. Das BZSt prüft zunächst die Weiterleitungsvoraussetzungen und übermittelt den Antrag an Spanien. Die Agencia Estatal de Administración Tributaria – AEAT ist als Erstattungsstaat für die Sachentscheidung zuständig.

Der deutsche Antragsteller stellt den Antrag also nicht unmittelbar bei einem spanischen Finanzamt. Zusätzliche Unterlagen und Antworten auf Rückfragen gehen anschließend nach den Vorgaben der AEAT an die spanische Behörde; die AEAT verlangt für ihre Bearbeitung grundsätzlich Spanisch.

Spanisches Unternehmen fordert deutsche Umsatzsteuer zurück

Ein im spanischen Umsatzsteuergebiet ansässiger Unternehmer reicht den elektronischen Antrag über die Agencia Tributaria mit Modelo 360 ein. Spanien fungiert als Niederlassungsstaat und leitet den zulässigen Antrag an Deutschland weiter. Über die Erstattung deutscher Umsatzsteuer entscheidet das BZSt nach deutschem Recht.

Warum der Heimatstaat den Antrag ablehnen kann

Der Niederlassungsstaat leitet nicht jeden technisch ausgefüllten Antrag weiter. Nach der EU-Richtlinie kann die Weiterleitung insbesondere unterbleiben, wenn der Antragsteller im Antragszeitraum:

nicht als Mehrwertsteuerpflichtiger geführt wird;
ausschließlich steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug ausführt;
unter eine nationale Kleinunternehmerbefreiung fällt;
als Landwirt einer Pauschalregelung ohne den erforderlichen Vorsteuerstatus unterliegt.

Diese Vorprüfung ersetzt nicht die materielle Entscheidung des Erstattungsstaats.

Persönliche und territoriale Voraussetzungen

Der Antragsteller darf im Vergütungszeitraum im Erstattungsstaat grundsätzlich weder den Sitz seiner wirtschaftlichen Tätigkeit noch eine feste Niederlassung haben, von der aus Umsätze bewirkt wurden. Außerdem darf er dort grundsätzlich keine Lieferungen oder Dienstleistungen ausgeführt haben.

Zulässige Ausnahmen bestehen insbesondere für:

bestimmte steuerfreie Beförderungs- und Nebenleistungen;
Umsätze, für die allein der Leistungsempfänger nach dem Reverse-Charge-Verfahren die Steuer schuldet.

Eine feste Niederlassung im Erstattungsstaat beendet das Verfahren nicht in jedem Fall automatisch. Die AEAT weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Unternehmer mit einer spanischen Betriebsstätte für das Vergütungsverfahren wie nicht ansässig behandelt werden kann, wenn von dieser Einrichtung im Vergütungszeitraum keine Lieferungen oder Dienstleistungen ausgeführt wurden. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung „Büro“ oder „Niederlassung“, sondern ihre tatsächliche personelle und technische Ausstattung und ihre Beteiligung an den Umsätzen.

Typische Fälle, in denen eine lokale Registrierung zu prüfen ist

Waren werden aus einem eigenen Lager im anderen Staat verkauft.
Eigene Waren werden dauerhaft nach Deutschland oder Spanien verbracht.
Eine feste Niederlassung wirkt an steuerpflichtigen Leistungen mit.
Der Unternehmer erbringt lokale B2C-Leistungen, die nicht über OSS erklärt werden können.
Der Unternehmer führt lokale Lieferungen aus, für die kein Reverse Charge greift.
Ein Grundstücksprojekt führt zu steuerpflichtigen lokalen Umsätzen.

Dann kann die Vorsteuer in der normalen deutschen oder spanischen Umsatzsteuererklärung abzuziehen sein. Ein parallel gestellter Vergütungsantrag kann zurückgewiesen werden oder Doppelmeldungen erzeugen.

Nur gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer ist vergütungsfähig

Das Vergütungsverfahren erstattet nicht jeden auf einer Rechnung ausgewiesenen Betrag. Die Richtlinie schließt insbesondere Umsatzsteuer aus, die nach dem Recht des Erstattungsstaats zu Unrecht berechnet wurde. Dasselbe gilt für Umsätze, die als innergemeinschaftliche Lieferung oder Ausfuhr steuerfrei hätten behandelt werden müssen.

Häufiger Fehler: Lieferer berechnet lokale Umsatzsteuer trotz Reverse Charge

Berechnet ein spanischer Dienstleister einem deutschen Unternehmer spanische IVA, obwohl der Leistungsort in Deutschland liegt und der deutsche Empfänger die Steuer schuldet, ist der erste Weg regelmäßig:

Leistungsort und Empfängerstatus belegen;
den spanischen Lieferer zur Rechnungsberichtigung auffordern;
Rückzahlung der zu Unrecht gezahlten IVA verlangen;
den deutschen Reverse-Charge-Umsatz korrekt erklären.

Der Vergütungsantrag ist kein Ersatz für diesen Korrekturweg.

Häufiger Fehler: deutsche Umsatzsteuer auf eine innergemeinschaftliche Lieferung

Liefert ein deutscher Unternehmer Ware an einen spanischen Unternehmer nach Spanien und sind die Voraussetzungen der innergemeinschaftlichen Lieferung erfüllt, darf deutsche Umsatzsteuer nicht allein deshalb bestehen bleiben, weil der Kunde sie bezahlt hat. Der spanische Kunde muss grundsätzlich die deutsche Rechnung berichtigen lassen und den innergemeinschaftlichen Erwerb in Spanien erklären.

Abzugsfähigkeit richtet sich nach dem Erstattungsstaat

Die Ausgabe muss nach den Vorschriften des Staats abzugsfähig sein, dessen Umsatzsteuer erstattet werden soll.

Bei spanischer IVA sind insbesondere die Art. 92 bis 97 der Ley del IVA maßgeblich.
Bei deutscher Umsatzsteuer sind insbesondere § 15 UStG und die einschlägigen Ausschlüsse maßgeblich.

Zusätzlich muss der Antragsteller die Gegenstände oder Dienstleistungen für Umsätze verwenden, die in seinem Niederlassungsstaat zum Vorsteuerabzug berechtigen. Führt er sowohl abzugsberechtigte als auch nicht abzugsberechtigte Umsätze aus, ist nur der entsprechende Anteil vergütungsfähig.

Ausgaben mit besonderem Prüfungsbedarf

Besonders fehleranfällig sind:

Pkw, Kraftstoff und gemischte private Nutzung;
Reise-, Bewirtungs-, Übernachtungs- und Repräsentationskosten;
Grundstücks- und Bauleistungen;
Messe-, Veranstaltungs- und Eintrittskosten;
Leistungen an Arbeitnehmer statt an das Unternehmen;
Gesellschafter- oder Familienaufwendungen;
Rechnungen an einen anderen Konzern- oder Rechtsträger;
Pauschalrechnungen ohne hinreichende Leistungsbeschreibung.

Ob ein Betrag abziehbar ist, darf nicht aus der deutschen Behandlung auf Spanien oder aus der spanischen Behandlung auf Deutschland übertragen werden. Selbst bei wirtschaftlich derselben Ausgabe können die nationalen Ausschlüsse voneinander abweichen.

Rechnung und Einfuhrdokument als Anspruchsgrundlage

Für jede Position muss ein ordnungsgemäßes Rechnungs- oder Einfuhrdokument vorliegen. Der Antrag enthält unter anderem:

Name und vollständige Anschrift des Antragstellers;
elektronische Kontaktadresse;
Beschreibung der wirtschaftlichen Tätigkeit;
Vergütungszeitraum;
Erklärung zu den im Erstattungsstaat ausgeführten Umsätzen;
USt-IdNr. oder Steueridentifikationsnummer;
Bankverbindung mit IBAN und BIC;
Lieferername, Anschrift und Steueridentifikation;
Rechnungsdatum und Rechnungsnummer;
Bemessungsgrundlage, Umsatzsteuerbetrag und abzugsfähiger Betrag;
gegebenenfalls Vorsteuerquote;
harmonisierter Ausgabencode.

Bei Anträgen an Spanien ist eine elektronische Rechnungskopie beizufügen, wenn die Bemessungsgrundlage einer Rechnung oder eines Einfuhrdokuments 1.000 Euro übersteigt; bei Kraftstoff muss sie 250 Euro übersteigen. Bei Anträgen an Deutschland sind Rechnungen und Einfuhrbelege nach § 61 Absatz 2 UStDV elektronisch beizufügen, wenn die Bemessungsgrundlage mindestens 1.000 Euro, bei Kraftstoff mindestens 250 Euro beträgt. Auch unterhalb der Upload-Schwelle müssen die Originalunterlagen vorhanden und auf Anforderung vorlegbar sein.

Rechnungsberichtigung vor Antragstellung

Falscher Leistungsempfänger, unzutreffende Steueridentifikation, fehlende Leistungsbeschreibung oder unberechtigter Steuerausweis sollten vor der Einreichung geklärt werden. Eine nachträgliche Rechnungskorrektur kann je nach Fehler und nationalem Recht auf den ursprünglichen Leistungszeitpunkt zurückwirken; daraus folgt aber nicht, dass eine versäumte Ausschlussfrist neu beginnt.

Zeitraum, Mindestbetrag und Ausschlussfrist

Vergütungszeitraum

Ein Antrag darf sich beziehen auf:

höchstens ein Kalenderjahr;
mindestens drei aufeinanderfolgende Kalendermonate;
weniger als drei Monate, wenn es sich um den Rest des Kalenderjahres handelt.

Rechnungen, die in einem bereits eingereichten Zeitraum versehentlich fehlen, können nach den Verfahrensregeln nicht beliebig in denselben abgeschlossenen Antrag „hineingeschoben“ werden. Die AEAT weist für Spanien darauf hin, dass solche Rechnungen in einem neuen Jahresantrag zu erfassen sind. Deshalb ist vor der Einreichung eine Vollständigkeitskontrolle nach Lieferer, Rechnungsdatum und Buchungskonto sinnvoll.

Mindestbeträge

Der beantragte Gesamtbetrag muss mindestens betragen:

400 Euro, wenn der Zeitraum kürzer als ein Kalenderjahr, aber mindestens drei Monate ist;
50 Euro, wenn der Antrag das volle Kalenderjahr oder den Rest eines Kalenderjahres umfasst.

Die Schwelle bezieht sich auf den beantragten Erstattungsbetrag, nicht auf die Summe der Bruttorechnungen.

Ausschlussfrist 30. September

Der Antrag muss spätestens am 30. September des auf den Vergütungszeitraum folgenden Kalenderjahres im elektronischen Portal des Niederlassungsstaats eingegangen sein. Er gilt erst als eingereicht, wenn die Pflichtangaben nach den Artikeln 8, 9 und 11 der Richtlinie 2008/9/EG vorliegen. Für dem Vergütungsjahr 2025 zuzuordnende Vorsteuer endet die Frist damit am 30. September 2026.

Nach Artikel 14 kommt es bei Lieferungen und Leistungen grundsätzlich auf die Rechnungsstellung im Vergütungszeitraum an, sofern die Steuer vorher oder spätestens dabei entstanden ist. Wurde die Rechnung schon vor der Steuerentstehung gestellt, ist grundsätzlich der Zeitraum der Steuerentstehung maßgeblich. Einfuhren werden dem Einfuhrzeitraum zugeordnet. Allein das Jahr der Steuerentstehung genügt daher nicht für jede Rechnung.

Diese Frist ist unionsrechtlich als Ausschlussfrist ausgestaltet. Ein Antrag am 1. Oktober ist grundsätzlich verspätet. Interne Freigaben, fehlende Belege, Urlaub, Wechsel des Steuerberaters oder eine noch laufende Lieferantenkorrektur verschieben die Frist nicht. Eine Rechnungsberichtigung eröffnet nicht automatisch ein neues Antragsjahr: Maßgeblich bleiben die zeitlichen Zuordnungsregeln des Artikels 14 und die Antragsfrist des Artikels 15 der Richtlinie 2008/9/EG.

Praktisch sollte die Einreichung nicht am letzten Tag erfolgen. Technische Zertifikate, Vertretung, Stammdaten und Portalzugang müssen vorher getestet sein.

Prüfung, Rückfragen, Entscheidung und Zahlung

Eingangsbestätigung

Nach Weiterleitung bestätigt der Erstattungsstaat den Eingang elektronisch. Die ursprüngliche Vorgangsnummer des Niederlassungsstaats bleibt für die Bearbeitung wichtig und sollte in der Verfahrensakte gespeichert werden.

Entscheidungsfrist

Grundsätzlich teilt der Erstattungsstaat seine Entscheidung innerhalb von vier Monaten nach Eingang des Antrags mit. Fordert die Behörde zusätzliche Informationen an, muss sie grundsätzlich innerhalb von zwei Monaten nach deren Eingang oder nach Ablauf der einmonatigen Antwortfrist entscheiden; insgesamt stehen ihr dabei mindestens sechs Monate ab Antragseingang zur Verfügung. Fordert sie darüber hinaus weitere Informationen an, muss sie innerhalb von acht Monaten ab Antragseingang entscheiden.

Der Antragsteller muss ein Auskunftsersuchen grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Zugang beantworten. Wer diese Frist versäumt oder nur unübersetzte Sammelbelege einreicht, riskiert eine vollständige oder teilweise Ablehnung.

Zahlung

Bei Bewilligung zahlt der Erstattungsstaat grundsätzlich innerhalb von zehn Arbeitstagen nach Ablauf der maßgeblichen Entscheidungsfrist. Die Zahlung erfolgt auf das angegebene Konto; bestimmte Überweisungskosten können dem Antragsteller zugerechnet werden. Bei verspäteter Auszahlung kann nach den unionsrechtlichen und nationalen Regeln ein Zinsanspruch bestehen, sofern der Antragsteller seine Mitwirkungspflichten erfüllt hat.

Berichtigung eines eingereichten Antrags

Fehler werden nicht dadurch beseitigt, dass im Folgejahr ein zweiter, widersprechender Antrag gestellt wird. Je nach Portal und Fehlerart kommen in Betracht:

Berichtigung des elektronischen Antrags über den Niederlassungsstaat;
Ergänzung auf ein Auskunftsersuchen des Erstattungsstaats;
Rücknahme einer nicht abzugsfähigen Position;
Korrektur der abzugsfähigen Quote im Folgeantrag;
gesonderte Erklärung der Quotenänderung, wenn im Folgejahr kein Antrag gestellt wird;
Lieferantenkorrektur bei unberechtigt ausgewiesener Steuer.

Ändert sich nachträglich die Vorsteuerquote des Unternehmers, muss der bereits vergütete Betrag nach Art. 13 der Richtlinie 2008/9/EG angepasst werden. Die Berichtigung betrifft den Anspruch, nicht nur die Buchhaltung.

Ablehnung und Rechtsbehelf

Eine vollständige oder teilweise Ablehnung muss begründet werden. Der Rechtsbehelf richtet sich nach dem Recht des Erstattungsstaats, nicht nach dem Staat, über dessen Portal der Antrag eingereicht wurde.

Gegen eine deutsche BZSt-Entscheidung kommt grundsätzlich der Einspruch nach der Abgabenordnung in Betracht; die reguläre Frist beträgt einen Monat nach Bekanntgabe, sofern die Rechtsbehelfsbelehrung ordnungsgemäß ist.
Gegen eine spanische Entscheidung kommen nach der Ley General Tributaria insbesondere der recurso de reposición oder die reclamación económico-administrativa in Betracht; die reguläre Frist beträgt grundsätzlich einen Monat.

Entscheidend ist die konkrete Rechtsbehelfsbelehrung des Bescheids. Bei Ablehnung wegen fehlender Unterlagen sollte vor dem Rechtsbehelf geprüft werden, ob die Nachweise fristgerecht angefordert, tatsächlich übermittelt und dem richtigen Vorgang zugeordnet wurden.

Verhältnis zu Reverse Charge, OSS und USt-Registrierung

Reverse Charge

Müsste der Empfänger die Steuer schulden, darf der ausländische Lieferer grundsätzlich keine lokale Steuer als eigene Steuerschuld aufschlagen. Ein Vergütungsantrag ist dann regelmäßig der falsche Reparaturweg. Zugleich kann der Leistungsempfänger die Reverse-Charge-Steuer im eigenen Staat als Vorsteuer abziehen, soweit die allgemeinen Voraussetzungen erfüllt sind. Für Spanien ist zusätzlich Artikel 119 Absatz Dos Nummer 3 LIVA zu beachten: Wer dort als Leistungsempfänger selbst die IVA nach Artikel 84 Absatz Uno Nummer 2 oder 4 schuldet, erfüllt die Voraussetzungen dieses Vergütungsverfahrens nicht; der Abzug ist dann im lokalen Erklärungsverfahren zu prüfen. Das ist von eigenen Ausgangsumsätzen zu unterscheiden, bei denen allein der Kunde die Steuer schuldet.

OSS/IOSS

OSS und IOSS dienen der Erklärung bestimmter Ausgangsumsätze. Sie ermöglichen grundsätzlich keinen Abzug ausländischer Vorsteuer. Diese wird entweder über eine lokale Registrierung oder das Vergütungsverfahren geltend gemacht.

Lokale Registrierung

Eine bloße Umsatzsteuerregistrierung im Erstattungsstaat schließt das Vergütungsverfahren für sich allein nicht aus. Führt das Unternehmen dort jedoch Umsätze aus, die den lokalen Vorsteuerabzug statt des Vergütungsverfahrens verlangen, gehört die Vorsteuer grundsätzlich in die dortige Umsatzsteuererklärung. Das Vergütungsverfahren und der lokale Vorsteuerabzug dürfen nicht für dieselbe Rechnung parallel genutzt werden.

Praktischer Ablauf

Jahreskalender anlegen: interne Abschlussfrist spätestens im Frühsommer des Folgejahres, gesetzliche Ausschlussfrist 30. September.
Konten auswerten: deutsche beziehungsweise spanische Umsatzsteuer nach Lieferer, Land und Rechnungsdatum selektieren.
Zeitraum zuordnen: Steuerentstehung, Rechnungsstellung und Einfuhrdatum nach Artikel 14 prüfen; nur dem Vergütungszeitraum zuzuordnende, beanspruchbare Steuer erfassen.
Falschen Steuerausweis aussortieren: Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, falsches Land und falscher Rechnungsempfänger korrigieren lassen.
Verfahrensberechtigung prüfen: Sitz, feste Niederlassung, lokale Umsätze, Registrierung und Kleinunternehmerstatus.
Abzugsfähigkeit prüfen: nationales Recht des Erstattungsstaats, unternehmerische Verwendung und Vorsteuerquote.
Belege vervollständigen: Rechnung, Zahlungsbeleg, Vertrag, Tätigkeitsbezug, Teilnehmer-/Reiseunterlagen und Einfuhrdokument.
Portal und Vertretung testen: Zertifikat, Vollmacht, IBAN/BIC, Kontaktadresse und Sprachfähigkeit.
Antrag abstimmen: Rechnungsbeträge, Codes, Währung, Zeitraum und Mindestbetrag.
Verfahren überwachen: Eingangsbestätigung, Auskunftsersuchen, Einmonatsfrist, Bescheid, Zahlung und Rechtsbehelf.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Deutsche GmbH auf einer Messe in Barcelona

Eine deutsche GmbH hat keinen Sitz und keine feste Niederlassung in Spanien und führt dort keine eigenen steuerpflichtigen Umsätze aus. Für den Eintritt zur Messe werden ihr ordnungsgemäß spanische IVA-Beträge berechnet; die Leistungen dienen ausschließlich ihren steuerpflichtigen Ausgangsumsätzen.

Unter diesen Annahmen kann die GmbH die abzugsfähige spanische IVA über das deutsche BZSt-Portal beantragen. Spanien entscheidet nach spanischem Recht. Sie sollte Vertrag, Rechnung, Zahlungsnachweis, Messeteilnahme und Unternehmensbezug bereithalten. Ob einzelne Bewirtungs- oder Repräsentationspositionen ebenfalls abzugsfähig sind, ist separat nach spanischem Recht zu prüfen.

Beispiel 2: Spanische S.L. kauft eine Maschine in Deutschland

Eine spanische S.L. kauft eine Maschine, die in Deutschland bleibt und dort für ein zeitlich begrenztes Projekt eingesetzt wird. Der deutsche Lieferer berechnet zu Recht deutsche Umsatzsteuer; die S.L. hat in Deutschland weder feste Niederlassung noch eigene schädliche Umsätze.

Unter diesen Annahmen beantragt die S.L. die deutsche Umsatzsteuer über Modelo 360. Deutschland prüft insbesondere Rechnung, Verwendung und § 15 UStG. Wird die Maschine dagegen nach Spanien versendet und liegen die Voraussetzungen einer innergemeinschaftlichen Lieferung vor, wäre deutsche Umsatzsteuer regelmäßig zu berichtigen statt zu vergüten.

Beispiel 3: Spanisches Lager und lokale Verkäufe

Eine deutsche Gesellschaft lagert Ware dauerhaft in Spanien und verkauft sie aus dem spanischen Lager an spanische Privatkunden; für diese Lieferungen schuldet sie selbst die IVA. Sie führt damit typischerweise lokale Umsätze aus und benötigt regelmäßig eine spanische Umsatzsteuerregistrierung. Die spanische Vorsteuer auf Lager-, Transport- und Beratungskosten gehört dann grundsätzlich in die spanische Umsatzsteuererklärung, nicht in einen isolierten EU-Vergütungsantrag.

Typische Fehler

Ausländische Vorsteuer wird in der Heimat-Voranmeldung abgezogen.
Die Rechnung enthält Steuer, obwohl Reverse Charge oder eine innergemeinschaftliche Lieferung hätte gelten müssen.
Der Antragsteller übersieht eigene lokale Umsätze oder eine beteiligte feste Niederlassung.
Deutsches Abzugsrecht wird ungeprüft auf spanische IVA übertragen oder umgekehrt.
Der falsche Konzernrechtsträger steht auf Rechnung oder Antrag.
Nur Kreditkartenbelege statt vollständiger Rechnungen werden eingereicht.
Der Antrag wird erst am 30. September vorbereitet.
Rechnungen werden doppelt in lokaler Erklärung und Vergütungsantrag beansprucht.
Ein Auskunftsersuchen bleibt länger als einen Monat unbeantwortet.
Nachträgliche Änderung der Vorsteuerquote wird nicht korrigiert.
Gegen eine spanische Ablehnung wird nach deutschen statt nach spanischen Verfahrensregeln vorgegangen.

Häufige Fragen

Kann ich spanische IVA in der deutschen Umsatzsteuererklärung abziehen?

Nein. Spanische IVA ist keine deutsche Vorsteuer. Sie wird – je nach Tätigkeit – über das EU-Vergütungsverfahren oder eine spanische Umsatzsteuererklärung geltend gemacht.

Gilt die Frist auch, wenn eine Rechnung noch berichtigt wird?

Die Ausschlussfrist 30. September läuft grundsätzlich weiter. Ob eine spätere Berichtigung noch in welchem Zeitraum berücksichtigt werden kann, hängt vom konkreten Fehler und dem nationalen Recht ab. Eine vorsorgliche, materiell falsche Position sollte jedoch nicht beantragt werden.

Muss jede Rechnung hochgeladen werden?

Nicht zwingend bei Antragstellung. Für Spanien gelten Upload-Schwellen von mehr als 1.000 Euro Bemessungsgrundlage beziehungsweise mehr als 250 Euro bei Kraftstoff. Für Deutschland beginnt die Pflicht bereits bei mindestens 1.000 Euro beziehungsweise mindestens 250 Euro. Die Behörde kann aber auch andere Belege anfordern; deshalb müssen alle Originale verfügbar sein.

Kann ein Kleinunternehmer das Verfahren nutzen?

Der Niederlassungsstaat leitet den Antrag grundsätzlich nicht weiter, wenn der Antragsteller unter eine Kleinunternehmerbefreiung fällt, die keinen Vorsteuerabzug zulässt. Sonderkonstellationen sind anhand des im Antragszeitraum geltenden Rechts zu prüfen.

Werden auch Rechnungen aus den Kanarischen Inseln erfasst?

Die Kanarischen Inseln gehören nicht zum spanischen IVA-Gebiet. Dort erhobene IGIC ist keine spanische IVA und fällt nicht unter das normale Deutschland-Spanien-Verfahren der Richtlinie 2008/9/EG.

Wie lange dauert die Erstattung?

Ohne Rückfragen gilt grundsätzlich eine viermonatige Entscheidungsfrist. Bei Rückfragen gelten die oben beschriebenen Zweimonatsfristen bei insgesamt mindestens sechs Monaten Entscheidungszeit; bei weiteren Informationsanforderungen gilt eine Achtmonatsfrist ab Antragseingang. Bei Bewilligung muss die Zahlung grundsätzlich spätestens zehn Arbeitstage nach Ablauf der maßgeblichen gesetzlichen Entscheidungsfrist erfolgen, nicht erst zehn Arbeitstage nach einer beliebig späteren Bewilligung.

Amtliche Quellen und Rechtsstand

Rechtsstand: 11. August 2026. Für den Antrag sind der Vergütungszeitraum, der im Erstattungsstaat geltende Vorsteuerabzug und die aktuelle Portalversion maßgeblich.