OSS und IOSS aus deutscher Sicht nach dem Umzug

Ein Onlinehändler kann nach Spanien ziehen und trotzdem zunächst weiterhin über das deutsche OSS-Portal erklären. Umgekehrt kann ein tatsächlicher Wechsel des Unternehmenssitzes mitten im Quartal dazu führen, dass für denselben Zeitraum Erklärungen in Deutschland und Spanien abzugeben sind. Die richtige Behandlung ergibt sich nicht aus der Meldeadresse, sondern aus der tatsächlichen Unternehmensorganisation und aus der Art jedes einzelnen Umsatzes.

Das Wichtigste im Überblick

• OSS und IOSS sind Erklärungs- und Zahlungsverfahren. Sie bestimmen weder den Ort des Umsatzes noch eine Steuerbefreiung. Zuerst sind Lieferkette, Kundenstatus, Warenweg oder Leistungsort und der geschuldete Steuersatz zu ermitteln.
• Der private Wohnsitzwechsel reicht nicht. Bleibt der Sitz der wirtschaftlichen Tätigkeit in Deutschland, kann Deutschland Identifikationsmitgliedstaat bleiben. Wird der Unternehmenssitz tatsächlich nach Spanien verlagert, ist für die Union-Regelung regelmäßig Spanien zuständig.
• Ein Wechsel kann unterjährig und sogar mitten im Quartal wirken. Die Änderung gilt grundsätzlich ab dem tatsächlichen Tag, an dem die bisherigen Voraussetzungen entfallen. Beide Staaten sind spätestens bis zum zehnten Tag des Folgemonats zu informieren; die Umsätze werden zeitanteilig nach dem Stichtag aufgeteilt.
• Union-OSS, Nicht-EU-OSS und IOSS haben verschiedene Anwendungsbereiche. Union-OSS betrifft insbesondere innergemeinschaftliche Fernverkäufe und bestimmte B2C-Dienstleistungen. Nicht-EU-OSS ist für B2C-Dienstleistungen nicht in der EU ansässiger Unternehmer vorgesehen. IOSS gilt nur für bestimmte Fernverkäufe eingeführter Waren bis 150 Euro je Sendung und nicht für verbrauchsteuerpflichtige Waren.
• Nicht alles gehört in die Sondererklärung. B2B-Umsätze, eigene Warenverbringungen, gewöhnliche lokale Verkäufe aus einem Lager, Einfuhren, Waren über 150 Euro, Montagefälle und B2C-Dienstleistungen im Staat einer eigenen festen Niederlassung können lokale Erklärungen oder Registrierungen auslösen; für diesen Dienstleistungsausschluss ist deren Beteiligung am Umsatz unerheblich.
• Vorsteuer wird nicht im OSS oder IOSS abgezogen. Sie ist über eine lokale Umsatzsteuererklärung oder das einschlägige Vorsteuervergütungsverfahren geltend zu machen.
• Nullmeldungen bleiben Pflicht. Union- und Nicht-EU-OSS werden quartalsweise, IOSS monatlich erklärt; die Abgabe und Zahlung erfolgen jeweils bis zum Ende des folgenden Kalendermonats.
• Seit 1. Juli 2026 besteht zusätzlich ein vorübergehender Zoll von 3 Euro je Zolltarifposition bei betroffenen Fernverkaufssendungen bis 150 Euro. Er gilt unabhängig davon, ob IOSS, besondere Einfuhrregelungen oder das normale Einfuhrverfahren genutzt werden.

Was die drei Verfahren leisten – und was nicht

Die Sonderverfahren bündeln die Umsatzsteuer mehrerer Verbrauchsstaaten in einem elektronischen Portal. Der Unternehmer meldet dort die Umsätze nach Mitgliedstaat und Steuersatz und zahlt den Gesamtbetrag an den Identifikationsmitgliedstaat. Dieser verteilt die Beträge an die Verbrauchsstaaten.

Das Verfahren ersetzt aber nicht die materielle Prüfung. Für jeden Umsatz ist in dieser Reihenfolge zu klären:

1. Wer ist rechtlich Lieferer oder Dienstleister – gegebenenfalls eine elektronische Schnittstelle als fingierter Lieferer?
2. Ist der Kunde Unternehmer oder Nichtunternehmer, und welche Nachweise tragen diese Einordnung?
3. Handelt es sich um Ware oder Dienstleistung; bei Ware: von wo nach wo wird sie befördert?
4. Wo liegt der Umsatz nach den allgemeinen oder besonderen Ortsregeln?
5. Welcher Staat ist Verbrauchsstaat, welcher Steuersatz gilt und wer schuldet die Steuer?
6. Gehört der Umsatz in ein Sonderverfahren oder in eine lokale Erklärung?
7. Welche Rechnung, Aufzeichnungen, Zollangaben und sonstigen Meldungen sind erforderlich?

Ein OSS-Eintrag macht einen Umsatz nicht steuerbar. Umgekehrt wird ein in Spanien steuerbarer Fernverkauf nicht dadurch zu einem deutschen Umsatz, dass der Händler noch eine deutsche USt-IdNr. verwendet.

Nach dem Umzug zuerst den umsatzsteuerlichen Unternehmensort bestimmen

Private Adresse ist nicht gleich Unternehmenssitz

Der Sitz der wirtschaftlichen Tätigkeit liegt dort, wo die zentrale Verwaltung des Unternehmens ausgeübt wird. Maßgeblich sind insbesondere der Ort der wesentlichen Leitungsentscheidungen, der satzungsmäßige Sitz und der Ort, an dem die Unternehmensleitung zusammentritt. Eine Postanschrift allein genügt nicht.

Bei einem Einzelunternehmer kann ein Wohnsitzwechsel tatsächlich mit dem Unternehmenswechsel zusammenfallen, muss es aber nicht. Bleiben Leitung, Personal, technische Infrastruktur, Vertragsorganisation und operative Entscheidungen in Deutschland, kann der Unternehmenssitz dort fortbestehen. Werden diese Funktionen dauerhaft nach Spanien verlagert, spricht dies für einen Wechsel des Sitzes der wirtschaftlichen Tätigkeit.

Zu dokumentieren sind mindestens:

• Datum der tatsächlichen Leitungsverlagerung;
• Räume, Personal und technische Mittel in beiden Staaten;
• Ort von Geschäftsleitung, Vertragsfreigaben und Zahlungssteuerung;
• Lager- und Versandorte;
• fortbestehende feste Niederlassungen;
• Zuordnung der Mitarbeiter und Systeme zu den erbrachten Leistungen;
• Registrierungsbestätigungen und Änderungsanzeigen.

Feste Niederlassung ist eine eigenständige Prüfung

Eine feste Niederlassung verlangt einen hinreichenden Grad an Beständigkeit sowie eine personelle und technische Struktur, die je nach Regel entweder Leistungen empfangen und verwenden oder selbst erbringen kann. Eine USt-IdNr., ein Briefkasten, ein Bankkonto oder ein externes Lager allein beweisen sie nicht.

Für Union-OSS ist ihre Lage besonders wichtig. B2C-Dienstleistungen, die in einem Mitgliedstaat steuerbar sind, in dem der Unternehmer seinen Sitz oder eine feste Niederlassung hat, werden nicht über Union-OSS erklärt. Sie gehören in die örtliche Umsatzsteuererklärung. Bei Warenlieferungen ist daneben zu prüfen, von welchem Staat der Versand beginnt und ob es sich überhaupt um einen innergemeinschaftlichen Fernverkauf handelt.

Welcher Staat nach dem Umzug Identifikationsmitgliedstaat ist

Union-OSS

Hat der Unternehmer seinen wirtschaftlichen Sitz in der EU, ist grundsätzlich der Sitzstaat Identifikationsmitgliedstaat. Solange der Sitz in Deutschland liegt, erfolgt die Teilnahme über das Bundeszentralamt für Steuern. Wird der Sitz tatsächlich nach Spanien verlagert, wird Spanien grundsätzlich der neue Identifikationsmitgliedstaat.

Ein Unternehmer ohne EU-Sitz, aber mit festen Niederlassungen in der EU, kann unter den unionsrechtlichen Voraussetzungen einen Niederlassungsstaat wählen. Ein Unternehmer ohne EU-Sitz und ohne EU-Niederlassung, der die Union-Regelung nur für Waren nutzt, knüpft an den Mitgliedstaat an, aus dem die Waren versandt oder befördert werden. Bei mehreren möglichen Staaten bestehen Wahl- und Bindungsregeln. Ein bloßer Wohnsitzwechsel beantwortet daher keine dieser Varianten.

Nicht-EU-OSS

Die Nicht-EU-Regelung setzt voraus, dass der Unternehmer in der EU weder den Sitz seiner wirtschaftlichen Tätigkeit noch eine feste Niederlassung hat. Wer sein Unternehmen tatsächlich von Deutschland nach Spanien verlagert, bleibt in der EU ansässig und kann für seine B2C-Dienstleistungen nicht in die Nicht-EU-Regelung wechseln. Verlegt er es dagegen aus der EU heraus und erfüllt die Voraussetzungen, kann er grundsätzlich einen EU-Identifikationsstaat wählen.

IOSS

Beim IOSS hängt der Identifikationsstaat davon ab, ob der Unternehmer in der EU ansässig ist und ob ein Vermittler eingesetzt wird. Ein in der EU ansässiger Unternehmer knüpft grundsätzlich an seinen Sitz beziehungsweise unter den gesetzlichen Voraussetzungen an eine Niederlassung an. Handelt ein IOSS-Vermittler, bestimmt regelmäßig dessen Niederlassung den Identifikationsstaat. Der private Umzug des Händlers verlagert deshalb eine über einen Vermittler geführte IOSS-Registrierung nicht ohne Weiteres.

Die IOSS-Identifikationsnummer ist für die Zollabfertigung bestimmt und vertraulich zu behandeln. Sie ist nur den an der Zollanmeldung beteiligten Stellen sicher zu übermitteln, nicht offen auf Rechnungen oder öffentlich zugänglich zu machen.

Wechsel von Deutschland nach Spanien: Stichtag, Mitteilung und geteiltes Quartal

Entfallen die Voraussetzungen für Deutschland als Identifikationsmitgliedstaat und bleiben die Voraussetzungen für die Sonderregelung insgesamt bestehen, wirkt der Wechsel grundsätzlich ab dem tatsächlichen Änderungstag. Für einen Sitzwechsel ist das der Tag, an dem der wirtschaftliche Sitz nicht mehr in Deutschland liegt und Spanien die maßgebliche Anknüpfung übernimmt.

Der Unternehmer muss den alten und den neuen Identifikationsmitgliedstaat spätestens am zehnten Tag des Monats informieren, der auf die Änderung folgt. Die spanische AEAT verlangt für einen nahtlosen Wechsel in die Union-Regelung ebenfalls die Anzeige in beiden Staaten bis zu diesem Termin. Wird die Frist versäumt, kann die spanische Registrierung erst ab dem ersten Tag des folgenden Kalenderquartals wirksam werden; die Zwischenzeit muss dann unmittelbar in den betroffenen Verbrauchsstaaten bereinigt werden.

Fällt der Wechsel nicht auf den ersten Tag des Erklärungszeitraums, entstehen getrennte Erklärungen und Zahlungen:

• Umsätze bis zum Tag vor dem Wechselstichtag werden gegenüber dem bisherigen Identifikationsstaat erklärt;
• Umsätze ab dem Wechselstichtag werden gegenüber dem neuen Identifikationsstaat erklärt;
• die Aufteilung erfolgt nach dem Zeitpunkt der jeweiligen Lieferung oder Dienstleistung, nicht nach dem Rechnungs- oder Zahlungseingang allein;
• für IOSS ist bei der zeitlichen Zuordnung der Zeitpunkt maßgeblich, zu dem die Zahlung im unionsrechtlichen Sinn angenommen wurde.

Beispiel mit Annahmen: Eine deutsche GmbH nutzt Union-OSS beim BZSt und verlagert ihren wirtschaftlichen Sitz nachweisbar am 18. September 2026 nach Madrid. Sie bleibt mit denselben B2C-Fernverkäufen im Verfahren. Der Wechsel ist beiden Staaten bis 10. Oktober 2026 anzuzeigen. Für das dritte Quartal meldet sie die bis 17. September ausgeführten erfassten Umsätze über Deutschland und die ab 18. September ausgeführten Umsätze über Spanien. Dass die deutsche Gesellschaftsregisteränderung oder einzelne Rechnungen erst später verarbeitet werden, ersetzt die tatsächliche Stichtagsanalyse nicht.

Bleibt der wirtschaftliche Sitz hingegen in Deutschland und zieht nur der Gesellschafter-Geschäftsführer privat nach Spanien, ist ein Portalwechsel nicht allein deshalb geboten. Dann sind aber mögliche spanische Leitungsfunktionen und eine spanische feste Niederlassung neu zu prüfen.

Registrierung in Deutschland und Spanien

Deutschland: BZSt-Portal

In Deutschland ist das BZSt für die Union-Regelung, die Nicht-EU-Regelung und die Einfuhrregelung zuständig. Bei der Union- und Nicht-EU-Regelung muss die Anzeige grundsätzlich vor Beginn des Quartals erfolgen, ab dem das Verfahren genutzt werden soll. Beginnen erfasste Umsätze früher, kann die Teilnahme ab dem ersten Umsatz wirken, wenn die Aufnahme spätestens am zehnten Tag des Folgemonats mitgeteilt wird. Diese Rückwirkung gilt nicht für die erstmalige IOSS-Registrierung: Die Einfuhrregelung beginnt erst mit Zuteilung der individuellen IOSS-Identifikationsnummer (Art. 57d der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011).

Die Teilnahme gilt einheitlich für alle Mitgliedstaaten und alle Umsätze, die unter die jeweilige Regelung fallen. Ein Händler darf daher nicht nur die Fernverkäufe nach Spanien in OSS aufnehmen und gleichartige Umsätze nach Frankreich lokal behandeln, um sich günstigere Fristen auszusuchen.

Spanien: Modelo 035 und Modelo 369

Wer Spanien als Identifikationsmitgliedstaat nutzt, registriert Beginn, Änderung und Beendigung der Sonderregelung elektronisch mit Modelo 035. Für jede Regelung ist die passende Anmeldung erforderlich. Der Beginn der Union- oder Nicht-EU-Regelung liegt grundsätzlich am ersten Tag des folgenden Quartals; bei bereits begonnenen erfassten Umsätzen kann eine Wirkung ab dem ersten Umsatz erreicht werden, wenn die Anzeige bis zum zehnten Tag des Folgemonats erfolgt. IOSS beginnt mit Zuteilung der entsprechenden Identifikationsnummer.

Die periodische Erklärung erfolgt mit Modelo 369:

• Union-OSS und Nicht-EU-OSS: für jedes Kalendervierteljahr;
• IOSS: für jeden Kalendermonat;
• Abgabe und Zahlung: bis zum Ende des folgenden Kalendermonats;
• Nullmeldung: solange registriert auch ohne erfasste Umsätze;
• alle erfassten Umsätze: keine freie Auswahl einzelner Staaten oder Transaktionen.

Formular 035 ersetzt nicht die allgemeine spanische Steueranmeldung, wenn daneben lokale Umsätze, Lagerbewegungen oder andere Registrierungstatbestände bestehen.

Union-OSS im Einzelnen

Innergemeinschaftliche Fernverkäufe

Ein innergemeinschaftlicher Fernverkauf setzt insbesondere voraus, dass die Ware aus einem Mitgliedstaat in einen anderen gelangt, der Lieferer den Transport zumindest mittelbar veranlasst und der Abnehmer zu dem gesetzlich begünstigten Kundenkreis gehört. Der Umsatz liegt grundsätzlich am Ende der Beförderung. Dort gilt der Steuersatz des Bestimmungsstaats.

Die unionsweite 10.000-Euro-Ausnahme kann den Ort bestimmter Fernverkäufe und Telekommunikations-, Rundfunk-, Fernseh- oder elektronischer B2C-Leistungen im Ausgangsstaat belassen. Der gemeinsame Nettobetrag dieser grenzüberschreitenden Umsätze darf weder im vorangegangenen Kalenderjahr noch im laufenden Kalenderjahr 10.000 Euro überschreiten. Die Ausnahme setzt insbesondere die Niederlassung in nur einem Mitgliedstaat voraus; eine feste Niederlassung in einem zweiten Mitgliedstaat schließt sie aus. Bei Waren muss der Versand außerdem im Mitgliedstaat der Niederlassung beginnen; Fernverkäufe aus einem Lager in einem anderen Mitgliedstaat unterliegen daher auch unterhalb der Schwelle grundsätzlich der Besteuerung im Bestimmungsstaat (Art. 59c MwStSystRL). Ein Verzicht auf die Ausnahme bindet mindestens zwei Kalenderjahre (§ 3c Abs. 4 UStG). Nach einem Umzug ist die Schwelle deshalb nicht ungeprüft fortzuschreiben.

B2C-Dienstleistungen

Union-OSS kann auch B2C-Dienstleistungen erfassen, die in einem anderen Mitgliedstaat steuerbar sind, in dem der Leistende weder Sitz noch feste Niederlassung hat. Dazu können je nach Ortsregel unter anderem elektronisch erbrachte Leistungen, bestimmte Veranstaltungs-, Vermietungs- oder grundstücksbezogene Leistungen gehören.

Liegt die B2C-Dienstleistung in Spanien und hat der Unternehmer dort seinen Sitz oder eine feste Niederlassung, gehört sie unabhängig von deren Beteiligung nicht in Union-OSS, sondern in die spanische lokale Erklärung (Art. 57c der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011). Liegt sie in Frankreich und der Unternehmer ist nur in Spanien und Deutschland niedergelassen, kann sie grundsätzlich über den spanischen Union-OSS erklärt werden, sofern keine besondere Ausschlussregel greift.

Elektronische Schnittstellen

Ein Marktplatz oder Portal kann für bestimmte Warenlieferungen so behandelt werden, als hätte es die Ware selbst erhalten und geliefert. Dann muss die Lieferkette in zwei Umsätze aufgeteilt werden. Ob der Marktplatz nur vermittelt oder als fingierter Lieferer gilt, hängt von seiner Beteiligung an Bedingungen, Zahlung und Bestellung ab. Die OSS-Zuordnung folgt erst nach dieser Einordnung.

Nicht-EU-OSS im Einzelnen

Die Nicht-EU-Regelung steht einem Unternehmer offen, der in der EU weder Sitz noch feste Niederlassung hat. Sie kann grundsätzlich alle in der EU steuerbaren B2C-Dienstleistungen dieses Unternehmers erfassen, nicht nur digitale Leistungen. Der Verbrauchsstaat und der dortige Steuersatz bleiben nach den jeweiligen Ortsregeln zu bestimmen.

Ein zuvor in Deutschland ansässiger Unternehmer, der seinen wirtschaftlichen Sitz nach Spanien verlegt, erfüllt diese Voraussetzung gerade nicht. Er bleibt EU-Unternehmer und nutzt für passende B2C-Dienstleistungen die Union-Regelung oder lokale Erklärungen. Erst ein tatsächlicher Wegzug des Unternehmens aus der EU kann die Nicht-EU-Regelung eröffnen.

IOSS im Einzelnen

IOSS ist auf Fernverkäufe von Waren aus einem Drittgebiet oder Drittland begrenzt, wenn der innere Wert der Sendung höchstens 150 Euro beträgt und keine harmonisierten Verbrauchsteuern anfallen. Maßgeblich ist die Sendung, nicht der Jahresumsatz des Kunden. Transport- und Versicherungskosten werden bei der Ermittlung des inneren Werts nur nach den zollrechtlichen Vorgaben einbezogen oder ausgeschlossen.

Der Händler berechnet dem Kunden die Umsatzsteuer des Bestimmungsstaats bereits beim Verkauf. Die Lieferung gilt für IOSS als ausgeführt, wenn die Zahlung angenommen wurde. Das ist der früheste Zeitpunkt von Zahlungsbestätigung, Autorisierungsmeldung oder Zahlungszusage, unabhängig vom späteren tatsächlichen Geldzufluss.

Bei der Einfuhr ist die Abfertigung von der Einfuhrumsatzsteuer befreit, wenn eine gültige IOSS-Nummer spätestens bei der Zollanmeldung vorliegt. Fehlt sie, ist sie falsch oder wird sie missbräuchlich verwendet, kann Einfuhrumsatzsteuer erhoben werden, obwohl der Kunde bereits Umsatzsteuer im Kaufpreis gezahlt hat. Händler, Plattform, Beförderer und Zollvertreter benötigen deshalb eine abgestimmte, sichere Datenkette.

Nicht über IOSS laufen insbesondere:

• Sendungen mit innerem Wert über 150 Euro;
• verbrauchsteuerpflichtige Waren, insbesondere Alkohol- und Tabakwaren;
• Ware, die sich beim Verkauf bereits in einem EU-Lager befindet;
• gewöhnliche B2B-Lieferungen und Einfuhren;
• Umsätze im eigenen IOSS des Händlers, wenn stattdessen eine elektronische Schnittstelle als fingierter Lieferer die B2C-Lieferung ausführt; die Schnittstelle kann diese Lieferung bei erfüllten Voraussetzungen über ihr eigenes IOSS erklären (§ 3 Abs. 3a Satz 2 und § 18k Abs. 1 UStG).

Warenlager, eigene Verbringungen und Reihengeschäfte

OSS beseitigt lokale Registrierungspflichten nicht automatisch. Wird eigene Ware von Deutschland in ein spanisches Lager verbracht, ist die Warenbewegung grundsätzlich keine B2C-Fernverkaufslieferung an den späteren Kunden. Sie kann eine innergemeinschaftliche Verbringung mit deutscher Ausgangs- und spanischer Erwerbsmeldung auslösen. Der spätere Verkauf aus dem spanischen Lager an einen spanischen Privatkunden ist regelmäßig ein lokaler spanischer Umsatz und bei einem gewöhnlichen Händler nicht über Union-OSS erklärbar.

Bei einem Reihengeschäft mit mehreren Lieferungen, aber nur einer Warenbewegung, muss die Beförderung zunächst einer einzigen Lieferung zugeordnet werden. Nur diese bewegte Lieferung kann die grenzüberschreitende Ortsfolge tragen. Erst danach lässt sich beurteilen, ob eine B2C-Lieferung als Fernverkauf in OSS gehört. Eine Bestellplattform, ein Dropshipping-Modell oder eine Lieferadresse des Endkunden ersetzen diese Zuordnung nicht.

Montage- oder Installationslieferungen und neue Fahrzeuge sind vom Fernverkaufsregime ausgeschlossen. Verbrauchsteuerpflichtige Waren können dagegen bei innergemeinschaftlichen Fernverkäufen an Privatpersonen grundsätzlich über Union-OSS erklärt werden; die Verbrauchsteuerpflichten bleiben daneben bestehen. Bei Lieferungen an die besonderen Erwerber nach § 1a Abs. 3 Nr. 1 UStG gilt dieser Fernverkaufsansatz für Verbrauchsteuerwaren nicht (§ 3c Abs. 5 UStG). IOSS bleibt für verbrauchsteuerpflichtige Waren ausgeschlossen.

Rechnung, Identifikationsnummern und Nachweise

Rechnung

OSS und IOSS erklären, warum Steuer in einem Portal gemeldet wird; sie ersetzen nicht die richtige Rechnung. Für erfasste B2C-Umsätze gelten die unionsrechtlichen und nationalen Rechnungsregeln des zuständigen Staates. Die Rechnung oder der Beleg muss insbesondere den richtigen Verbrauchsstaat, Steuersatz, Leistungszeitpunkt und Preis widerspiegeln. Ein pauschaler Hinweis „OSS“ heilt weder einen falschen Steuersatz noch einen falsch bestimmten Kundenstatus.

Bei B2B-Umsätzen ist OSS regelmäßig nicht einschlägig. Dann können Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Reverse Charge, eine Zusammenfassende Meldung oder lokale Rechnungsangaben erforderlich sein.

Identifikationsnummern

Die normale USt-IdNr., die OSS-Registrierung und die IOSS-Nummer haben unterschiedliche Funktionen. Eine gültige USt-IdNr. ist ein wichtiges Indiz für den Unternehmerstatus eines Kunden, beweist aber weder eine feste Niederlassung noch die tatsächliche Verwendung der Leistung. Die IOSS-Nummer ist kein allgemeines Rechnungsmerkmal und muss vor unbefugter Nutzung geschützt werden.

Nachweise

Die Aufzeichnungen müssen elektronisch und transaktionsbezogen verfügbar sein. Dazu gehören unter anderem:

• Verbrauchsstaat und Versandbeginn/-ende;
• Art der Dienstleistung oder Beschreibung und Menge der Ware;
• Leistungs- oder Lieferdatum;
• Bemessungsgrundlage, Währung und spätere Änderungen;
• Steuersatz und Steuerbetrag;
• Zahlungen und Vorauszahlungen;
• Rechnungsdaten;
• Kundenstatus und Ortsnachweise;
• Rücksendungen, Erstattungen und Gutschriften;
• bei IOSS Bestell- und Sendungsnummer sowie sichere Zuordnung der IOSS-Nummer.

Die besonderen OSS-/IOSS-Aufzeichnungen sind zehn Jahre ab Ende des Jahres aufzubewahren, in dem der Umsatz ausgeführt wurde. Verbrauchsstaaten können sie elektronisch anfordern.

Vorsteuer, Berichtigung und verspätete Erklärungen

Kein Vorsteuerabzug in Modelo 369 oder der BZSt-Sondererklärung

In der Sondererklärung werden nur geschuldete Ausgangssteuern erfasst. Vorsteuer aus Lagerkosten, Plattformgebühren, Werbung, Transport oder lokalen Dienstleistungen wird dort nicht abgezogen. Besteht im betreffenden Staat eine lokale Registrierungspflicht, kann der Abzug in der lokalen Erklärung erfolgen. Ohne lokale Erklärung ist das einschlägige Vergütungsverfahren zu prüfen, etwa aus Spanien über Modelo 360 für Vorsteuer in einem anderen Mitgliedstaat.

Korrekturen

Für Erklärungszeiträume seit dem dritten Quartal 2021 werden Änderungen grundsätzlich in einer späteren Sondererklärung vorgenommen. Die elektronische Berichtigung ist innerhalb von drei Jahren ab dem Tag möglich, an dem die ursprüngliche Erklärung abzugeben war; weitergehende Rechte des Verbrauchsstaats bleiben unberührt.

Nach einem Wechsel des Identifikationsstaats werden die abschließende und verspätete frühere Erklärungen weiterhin an den bisherigen Staat gerichtet. Ergibt sich eine Berichtigung erst nach Abgabe der abschließenden Erklärung, ist sie unmittelbar gegenüber der Steuerbehörde des betroffenen Verbrauchsstaats vorzunehmen (Art. 61a Abs. 1 der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011). Deshalb sind Portalwechsel, Schlussmeldung und Korrekturkalender gemeinsam zu dokumentieren.

Verspätungszinsen, Geldbußen und weitere Erhebungsmaßnahmen richten sich nach dem Recht des jeweiligen Verbrauchsstaats. Nach der ersten Erinnerung durch den Identifikationsstaat kann der Verbrauchsstaat die weitere Festsetzung und Beitreibung übernehmen.

Steuerbetrag, Währung und Zahlung

Für jeden Verbrauchsstaat ist die Bemessungsgrundlage nach dessen Umsatzsteuerrecht und der am Leistungszeitpunkt geltende Steuersatz anzusetzen. Preisnachlässe, Rücksendungen und nachträgliche Entgelterhöhungen sind dem ursprünglichen Umsatz zuzuordnen und in der vorgesehenen Berichtigungsperiode abzubilden.

Die Sondererklärung wird grundsätzlich in Euro abgegeben. Wurde der Umsatz in einer anderen Währung abgerechnet, gelten die unionsrechtlichen Umrechnungsregeln; maßgeblich ist grundsätzlich der von der Europäischen Zentralbank veröffentlichte Kurs am letzten Tag des Erklärungszeitraums oder, wenn an diesem Tag kein Kurs veröffentlicht wird, der nächste Veröffentlichungstag. Die Zahlung muss mit der von der Behörde vergebenen Referenz richtig zugeordnet und fristgerecht beim Identifikationsstaat eingehen.

Zoll, Einfuhrumsatzsteuer und der seit 1. Juli 2026 geltende 3-Euro-Zoll

IOSS ist ein Umsatzsteuerverfahren und keine Befreiung von Zollanmeldung, Produktsicherheit, Einfuhrverboten oder sonstigen Einfuhranforderungen. Seit 1. Juli 2026 gilt für betroffene Fernverkaufssendungen aus Drittländern bis 150 Euro ein vorübergehender Zoll von 3 Euro je Zolltarifposition, nicht pauschal je Paket. Enthält eine Sendung fünf gleiche T-Shirts derselben Position, sind danach grundsätzlich 3 Euro anzusetzen; enthält sie ein T-Shirt und eine Uhr mit zwei Positionen, grundsätzlich 6 Euro.

Die Regel gilt unabhängig davon, ob IOSS, eine besondere Einfuhrregelung oder das normale Umsatzsteuerverfahren verwendet wird. Bestimmte Präferenz- oder Zollunionsfälle können unter den veröffentlichten Voraussetzungen ausgenommen sein. Der Zoll ersetzt die Umsatzsteuer nicht. Außerdem ist die von der EU diskutierte Bearbeitungsgebühr eine getrennte Maßnahme; Betrag und Anwendungsbeginn waren am 10. August 2026 noch nicht festgelegt.

Produktkennungen können seit 1. Juli 2026 freiwillig übermittelt werden und werden nach der veröffentlichten EU-Regelung ab 1. November 2026 verpflichtend. Händler müssen Produktstammdaten, Zolltarifierung und Logistiksysteme daher rechtzeitig abstimmen.

Bereits beschlossenes künftiges Recht ab 2027 und 2028

Das 2025 beschlossene EU-Paket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ enthält stufenweise Änderungen. Technische Anpassungen der Sonderverfahren beginnen teilweise am 1. Januar 2027. Zum 1. Juli 2028 soll insbesondere ein neues OSS-Verfahren für bestimmte Verbringungen eigener Gegenstände eingeführt und die Möglichkeit einer einzigen Umsatzsteuerregistrierung erweitert werden.

Diese Änderungen gelten am 10. August 2026 noch nicht für laufende Umsätze. Ein Warenlager in Spanien darf deshalb im Jahr 2026 nicht so behandelt werden, als könne die eigene Warenverbringung bereits über das künftige Verfahren erklärt werden. Planungssysteme dürfen künftige Felder vorbereiten, die rechtliche Erklärung muss aber nach dem am Umsatzstichtag geltenden Recht erfolgen.

Drei typische Umzugsfälle

Fall 1: Nur der Inhaber zieht privat nach Spanien

Annahmen: Ein deutscher Einzelunternehmer verkauft aus einem deutschen Lager an Privatkunden in mehrere EU-Staaten. Leitung, Personal, Vertragsabwicklung und Technik bleiben nachweisbar in Deutschland; in Spanien arbeitet er nur gelegentlich aus der Privatwohnung.

Folge: Deutschland kann Identifikationsstaat des Union-OSS bleiben. Die private Adresse ist zu aktualisieren, löst aber nicht automatisch einen Wechsel zu Modelo 035/369 aus. Gleichwohl ist regelmäßig zu prüfen, ob die Tätigkeit in Spanien später eine feste Niederlassung oder eine tatsächliche Sitzverlagerung begründet.

Fall 2: Tatsächlicher Sitzwechsel nach Spanien mitten im Quartal

Annahmen: Ein Unternehmen verlagert Geschäftsleitung, Personal und zentrale Systeme am 18. September nach Spanien und führt die erfassten Fernverkäufe unverändert fort.

Folge: Spanien wird grundsätzlich ab 18. September Identifikationsstaat. Beide Staaten sind bis 10. Oktober zu informieren. Das Quartal wird nach dem tatsächlichen Umsatzzeitpunkt geteilt; Deutschland erhält die Erklärung bis 17. September, Spanien die Erklärung ab 18. September. Lokale deutsche Umsätze einer fortbestehenden Niederlassung bleiben außerhalb des spanischen Union-OSS.

Fall 3: Drittlandsware über IOSS, Händler zieht nach Spanien

Annahmen: Ein deutscher Händler verkauft Sendungen unter 150 Euro aus China an EU-Privatkunden. Er nutzt IOSS über einen in Frankreich ansässigen Vermittler. Der Händler verlegt seinen privaten und später seinen wirtschaftlichen Sitz nach Spanien; der Vermittler bleibt unverändert.

Folge: Der persönliche Umzug verlagert die IOSS-Registrierung nicht allein, weil der Identifikationsstaat an den Vermittler anknüpft. Die Registrierungsdaten sind dennoch zu aktualisieren. Für jeden Verkauf ist die bei Zahlungsannahme gültige IOSS-Nummer sicher an den Zollanmelder zu übermitteln. Seit 1. Juli 2026 ist zusätzlich der vorübergehende 3-Euro-Zoll nach Zolltarifposition zu berücksichtigen.

Praktische Arbeitsfolge

1. Stichtag und Unternehmensstruktur dokumentieren. Privaten Umzug, tatsächliche Leitungsverlagerung, Niederlassungen, Lager und Vermittler getrennt festhalten.
2. Transaktionen klassifizieren. Ware oder Dienstleistung, B2B/B2C, Versandweg, Plattformrolle, Warenwert und Verbrauchsteuerstatus bestimmen.
3. Leistungsort und Steuerschuldner festlegen. Erst danach Union-OSS, Nicht-EU-OSS, IOSS, Reverse Charge oder lokale Erklärung zuordnen.
4. Identifikationsstaat begründen. Sitz, feste Niederlassungen, Versandstaaten und IOSS-Vermittler mit Belegen abgleichen.
5. Wechsel fristgerecht melden. Altem und neuem Staat spätestens bis zum zehnten Tag des Folgemonats die Änderung mitteilen; in Spanien Modelo 035 nutzen.
6. Wechselperiode aufteilen. Umsatzdatum, Anzahlungen, IOSS-Zahlungsannahme, Gutschriften und Rücksendungen dem richtigen Portal zuordnen.
7. Lokale Pflichten daneben führen. Lagerverbringungen, lokale Verkäufe, B2B, Einfuhren und feste Niederlassungen in separaten Meldekalender aufnehmen.
8. Steuersätze und Währungen pflegen. Verbrauchsstaat, Produktkategorie, zeitabhängigen Satz und Umrechnungskurs revisionsfest speichern.
9. Erklärungen und Zahlungen abstimmen. Quartals- oder Monatsmeldung, Nullmeldung, Zahlungsreferenz und Banklaufzeit kontrollieren.
10. Aufzeichnungen zehn Jahre verfügbar halten. Portalbestätigungen, Transport- und Zahlungsdaten, Kundenstatus, Rechnungen und Zollnachweise elektronisch archivieren.

Typische Fehler

• Der private Umzug wird ohne Tatsachenprüfung als automatischer Portalwechsel behandelt.
• Das deutsche OSS-Konto wird fortgeführt, obwohl der wirtschaftliche Sitz bereits nach Spanien verlagert wurde.
• Der Wechsel wird nur dem neuen, nicht auch dem alten Identifikationsstaat gemeldet.
• Ein mitten im Quartal erfolgter Wechsel wird erst zum Quartalsende berücksichtigt.
• B2B-Leistungen werden in OSS aufgenommen, obwohl Reverse Charge und Zusammenfassende Meldung zu prüfen sind.
• Lokale Verkäufe aus einem spanischen Lager oder eigene Warenverbringungen werden als Fernverkäufe behandelt.
• Bei einem Reihengeschäft wird die Warenbewegung keiner bestimmten Lieferung zugeordnet.
• Vorsteuer wird unzulässig von der OSS- oder IOSS-Zahllast abgezogen.
• Die IOSS-Nummer wird auf Rechnungen oder gegenüber nicht beteiligten Personen offengelegt.
• Nullmeldungen, Schlussmeldungen oder Korrekturen nach einem Portalwechsel werden vergessen.
• Der 3-Euro-Zoll wird mit 3 Euro je Paket statt je Zolltarifposition berechnet.
• Künftige Änderungen ab 2027 oder 2028 werden vorzeitig auf Umsätze des Jahres 2026 angewendet.

Häufige Fragen

Muss ich mein deutsches OSS nach Anmeldung in Spanien sofort schließen?

Nur wenn Spanien aufgrund eines tatsächlichen Wechsels der maßgebliche Identifikationsstaat wird. Die Wirkung richtet sich nach dem Änderungstag und der fristgerechten Mitteilung an beide Staaten. Ein privater Wohnsitzwechsel allein genügt nicht.

Kann ich gleichzeitig lokale Umsatzsteuererklärungen und OSS abgeben?

Ja. OSS erfasst nur die gesetzlich einbezogenen Umsätze. Lokale Erklärungen können etwa für eigene Warenverbringungen, Verkäufe aus einem lokalen Lager, Vorsteuer oder B2C-Dienstleistungen im Staat einer eigenen festen Niederlassung erforderlich bleiben. Bei diesen Dienstleistungen kommt es auf die Beteiligung der Niederlassung nicht an.

Kann ich in OSS nur die spanischen Umsätze melden?

Nein. Wer die jeweilige Sonderregelung nutzt, muss grundsätzlich alle darunter fallenden Umsätze in allen Mitgliedstaaten einbeziehen. Einzelne Länder oder Transaktionen dürfen nicht frei ausgewählt werden.

Was passiert, wenn ich die Zehn-Tage-Frist beim Wechsel verpasse?

Der nahtlose Wechsel zum tatsächlichen Änderungstag kann verloren gehen. Die neue Registrierung kann erst später wirken, während für die Zwischenumsätze unmittelbare Erklärungs- und Zahlungspflichten in den Verbrauchsstaaten entstehen. Der Sachverhalt sollte unverzüglich gegenüber beiden Behörden offengelegt werden.

Muss ich über OSS eine Zusammenfassende Meldung abgeben?

Für die in OSS erklärten B2C-Umsätze nicht allein wegen OSS. Erbringt der Unternehmer daneben B2B-Dienstleistungen oder innergemeinschaftliche Lieferungen, können Zusammenfassende Meldungen und VIES-Prüfungen unabhängig davon erforderlich sein.

Kann IOSS auch für eine Sendung über 150 Euro verwendet werden?

Nein. Der innere Wert der Sendung darf 150 Euro nicht überschreiten. Bei höherem Wert gelten das normale Einfuhr- und Besteuerungsverfahren sowie die einschlägigen Zollregeln.

Verhindert IOSS jede Belastung bei der Einfuhr?

IOSS kann die Einfuhrumsatzsteuerbefreiung ermöglichen, wenn eine gültige Nummer rechtzeitig in der Zollanmeldung verwendet wird. Zoll, Zollanmeldung, Produktsicherheits- und Einfuhrvorschriften bleiben bestehen; seit 1. Juli 2026 kann außerdem der vorübergehende 3-Euro-Zoll anfallen.

Amtliche Quellen und Rechtsstand

Rechtsstand dieses Artikels ist der 10. August 2026. Künftige Änderungen sind ausdrücklich als solche bezeichnet. Ausgewertet wurden insbesondere:

• Umsatzsteuergesetz, § 3c UStG – innergemeinschaftliche Fernverkäufe: Zielortprinzip und 10.000-Euro-Ausnahme, insbesondere Abs. 1 und 4. Amtliche Gesamtausgabe des UStG, § 3c Ergänzend: EU-Kommission, The One Stop Shop, Abschnitt 9: Schwellenvoraussetzungen einschließlich Versandbeginn im Niederlassungsstaat.

• Umsatzsteuergesetz, § 18i UStG – Nicht-EU-Regelung: Anwendungsbereich, Anzeige, Einheitlichkeit, Erklärung und Zahlung. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__18i.html

• Umsatzsteuergesetz, § 18j UStG – Union-Regelung: insbesondere Abs. 1 bis 5 zu erfassten Umsätzen, Identifikationsstaat, Quartalserklärung und Berichtigung. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__18j.html

• Umsatzsteuergesetz, § 18k UStG – Einfuhrregelung: insbesondere Anwendungsbereich, 150-Euro-Grenze, Identifikation, Monatsmeldung und Vermittler. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__18k.html

• Umsatzsteuergesetz, § 22 UStG – Aufzeichnungen: Abs. 1 in Verbindung mit den Sonderregelungen; zehnjährige Aufbewahrung. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__22.html

• Bundeszentralamt für Steuern, One-Stop-Shop – EU-Regelung: Registrierung, Steuererklärung, Zahlung, Abmeldung und Fehlerberichtigung. https://www.bzst.de/DE/Unternehmen/Umsatzsteuer/One-Stop-Shop_EU/one_stop_shop_eu_node.html

• Bundeszentralamt für Steuern, One-Stop-Shop – Nicht-EU-Regelung: Teilnahme nicht in der EU ansässiger Unternehmer. https://www.bzst.de/DE/Unternehmen/Umsatzsteuer/One-Stop-Shop_NichtEU/OneStopShop_NichtEU/onestopshop_NichtEU_node.html

• Bundeszentralamt für Steuern, Import-One-Stop-Shop: Registrierung, IOSS-Nummer, Vermittler und monatliche Erklärung. https://www.bzst.de/DE/Unternehmen/Umsatzsteuer/ImportOneStopShop/Importonestopshop.html

• Richtlinie 2006/112/EG, konsolidierte Fassung: Art. 33 und 59c sowie Titel XII Kapitel 6, insbesondere Art. 358a bis 369x zu Nicht-EU-, Union- und Einfuhrregelung. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:02006L0112-20250414

• Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011: Art. 10 und 11 zum Sitz und zur festen Niederlassung; Art. 57c bis 63c zu Beginn, Wechsel, Meldung, Korrektur, Zahlungsannahme und Aufzeichnungen. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:02011R0282-20210701

• Agencia Tributaria, Registrierung der E-Commerce-Sonderregelungen: Modelo 035, Beginn, Änderung, Beendigung und Wahl des Regimes. https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/iva-comercio-electronico/registro-regimen-unionregimen-exterior-regimen_intermediario.html

• Agencia Tributaria, Wechsel des Identifikationsstaats: Mitteilung an beide Staaten bis zum zehnten Tag des Folgemonats und Wirkung des Wechsels. https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/ayuda/manuales-videos-folletos/manuales-ayuda-presentacion/modelo-035/presentacion-regimen-union/alta-regimen/5-cambio-pais-identificacion.html

• Agencia Tributaria, Modelo 035 – Kalender 2026: Beginn, Änderung bis zum zehnten Tag und Beendigung mit Vorlauf. https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/ayuda/calendario-contribuyente/calendario-contribuyente-2026/informacion-sobre-presentacion-modelos-no-periodicos/modelo-035.html

• Agencia Tributaria, Modelo 369: Quartals- und Monatsperioden, Abgabe im Folgemonat, Nullmeldung, Vollständigkeit und Ausschluss des Vorsteuerabzugs. https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/iva-comercio-electronico/presentacion-autoliquidaciones-periodicas-modelo-369.html

• Agencia Tributaria, Régimen de importación: 150-Euro-Grenze, Ausschluss verbrauchsteuerpflichtiger Waren, Zielsteuersatz, Einfuhrbefreiung mit gültiger NIOSS und sichere Weitergabe. https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/iva-comercio-electronico/presentacion-autoliquidaciones-periodicas-modelo-369/regimen-importacion.html

• EU-Kommission, vorübergehender 3-Euro-Zoll für geringwertige Einfuhren: Anwendung ab 1. Juli 2026 bis 1. Juli 2028, je Zolltarifposition und unabhängig vom Umsatzsteuerverfahren; Stand 20. Juli 2026. https://taxation-customs.ec.europa.eu/news/guidance-and-legal-text-temporary-flat-fee-low-value-imports-which-will-apply-until-1-july-2028-2026-06-08_en

• Richtlinie (EU) 2025/516 – Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter: stufenweise Änderungen und künftige Erweiterung der einzigen Umsatzsteuerregistrierung sowie eigenes OSS-Verfahren für Warenverbringungen. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=OJ:L_202500516

• Durchführungsverordnung (EU) 2026/1869: technische OSS-Anpassungen ab 1. Januar 2027 und 1. Juli 2028, insbesondere Art. 4. Amtlicher Volltext der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1869, englische Fassung

• § 3c UStG: Ort der Lieferung beim Fernverkauf (ergänzende ursprüngliche Einzelnorm)