Family Office beim Umzug: Governance, Reporting, Substanz und Vermögenskoordination

Ein Family Office ist keine steuerlich privilegierte Rechtsform. Es ist eine Funktion: Vermögen, Beteiligungen, Immobilien, Finanzierungen, Nachfolge, Buchhaltung und private Angelegenheiten einer Familie werden koordiniert. Diese Funktion kann eine Privatperson, eine deutsche GmbH, eine spanische S.L., eine Personengesellschaft, eine Stiftung, ein externer Dienstleister oder eine Kombination mehrerer Träger erfüllen.

Beim Wegzug nach Spanien entscheidet deshalb nicht das Etikett „Family Office“, sondern die tatsächliche Struktur. Wer besitzt das Vermögen? Wer erbringt welche Leistung? Wo werden die wesentlichen Entscheidungen getroffen? Wer arbeitet wo? Wer trägt die Kosten? Welche Gesellschaft stellt Rechnungen? Und welche Person oder Einheit muss in welchem Staat berichten?

Das Wichtigste im Überblick

• Das Family Office muss zuerst in Rechtsträger, Vermögensinhaber, Leistungsempfänger, Mitarbeiter, Organmitglieder und Begünstigte zerlegt werden.
• Zieht der entscheidende Geschäftsführer nach Spanien und leitet eine deutsche Family-Office-GmbH tatsächlich von dort, kann spanische Steueransässigkeit oder zumindest eine spanische Betriebsstätte entstehen.
• Sitz, Handelsregisteradresse und protokollierte Beschlüsse sind wichtig, beweisen aber nicht allein den tatsächlichen Ort der Geschäftsleitung.
• Management Fees, Vermögensverwaltung, Darlehen, Garantien, Lizenzen und Kostenumlagen zwischen verbundenen Personen müssen dem Fremdvergleich entsprechen und tatsächlich erbracht sein.
• Umsatzsteuer folgt einer eigenen Leistungs- und Empfängerprüfung. Bei grenzüberschreitenden B2B-Dienstleistungen kann der Leistungsort beim Empfänger liegen und ein Reverse-Charge-Verfahren greifen; Privatleistungen können anders behandelt werden.
• Substanz bedeutet echte Entscheidungsbefugnis, qualifiziertes Personal, tatsächliche Arbeitsabläufe, Räume, IT, Bankvollmachten und nachvollziehbare Kosten. Eine gemietete Adresse und nachträglich erstellte Protokolle genügen nicht.
• Reporting ist mehrschichtig: Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer, Verrechnungspreise, wirtschaftlich Berechtigte, ausländisches Vermögen, Vermögensteuer, CRS-Einstufung, gegebenenfalls DAC6 und Banco-de-España-Meldungen.
• Private Familienkosten dürfen nicht ungeprüft einer Gesellschaft belastet werden. Je nach Empfänger drohen nicht abziehbare Betriebsausgaben, verdeckte Gewinnausschüttungen, Arbeitslohn, Entnahmen oder Schenkungsteuerfragen.

Family Office als Funktionslandkarte

Vor jeder steuerlichen Beurteilung sollte eine einseitige Strukturkarte erstellt werden. Sie enthält mindestens:

Eine einzige Gesellschaft kann mehrere Funktionen erfüllen. Steuerlich müssen sie trotzdem getrennt werden. Die private Terminplanung der Familie ist keine Managementleistung an eine Beteiligungsgesellschaft. Die Überwachung eines Unternehmensdarlehens ist nicht dasselbe wie die Verwaltung eines privaten Ferienhauses.

Entscheidungsbaum vor dem Wegzug

1. Gibt es überhaupt einen eigenen Rechtsträger? Ohne Gesellschaft werden Leistungen häufig unmittelbar von der Privatperson bezogen oder von einem externen Anbieter erbracht. Dann stellen sich andere Fragen als bei einer konzerninternen Servicegesellschaft.
2. Wo sitzt und wo arbeitet die Leitung? Wohnort des Gesellschafters, formeller Sitz und tatsächliche Unternehmensleitung sind getrennte Anknüpfungen.
3. Gibt es Personal oder feste Einrichtungen im anderen Staat? Homeoffice, Büro, Archiv, Serverzugriff oder wiederkehrende Tätigkeit können eine Betriebsstättenprüfung auslösen.
4. Wer erhält die Leistung und hat einen wirtschaftlichen Nutzen? Nur der richtige Empfänger darf belastet werden. Ein Unternehmen muss nicht für private Familienleistungen zahlen.
5. Sind die Parteien verbunden? Bei Familie, Beteiligungsgesellschaften, Stiftung und beherrschten Vehikeln gelten Fremdvergleichs- und Dokumentationsregeln.
6. Welche Steuer- und Meldepflicht folgt je Einheit? Nicht jede Pflicht gilt für jede Person. Modelo 720 betrifft andere Sachverhalte als Modelo 232; CRS ist nicht Vermögensteuer.

Steuerliche Ansässigkeit der Family-Office-Gesellschaft

Deutschland: Sitz oder Geschäftsleitung

Eine Kapitalgesellschaft ist in Deutschland grundsätzlich unbeschränkt körperschaftsteuerpflichtig, wenn sie ihren Sitz oder ihre Geschäftsleitung im Inland hat. Geschäftsleitung ist nach § 10 AO der Mittelpunkt der geschäftlichen Oberleitung.

Für ein Family Office zählen deshalb die tatsächlich ausgeübten Leitungsfunktionen, etwa:

• Festlegung der Anlagestrategie und Risikobudgets;
• Auswahl und Kontrolle externer Vermögensverwalter;
• Entscheidung über Beteiligungskäufe und -verkäufe;
• Finanzierung, Garantien und Liquiditätssteuerung;
• Abschluss wesentlicher Dienstleistungs- und Arbeitsverträge;
• Freigabe von Ausschüttungen und größeren Zahlungen;
• Personal- und Vergütungsentscheidungen;
• Steuer- und Rechnungslegungssteuerung.

Der Ort, an dem nur vorbereitet, gebucht oder unterschrieben wird, ist nicht zwingend der Ort der Oberleitung. Umgekehrt kann ein Geschäftsführer aus seinem spanischen Haus heraus die tatsächliche Leitung ausüben, obwohl die Gesellschaft ihre deutsche Adresse, Mitarbeiter und Bankkonten behält.

Spanien: Gründung, Satzungssitz oder effektive Leitung

Art. 8 des spanischen Körperschaftsteuergesetzes Ley 27/2014 behandelt eine Gesellschaft als in Spanien ansässig, wenn sie nach spanischem Recht gegründet wurde, ihren Satzungssitz in Spanien hat oder dort ihre sede de dirección efectiva liegt. Effektive Leitung liegt nach dem Gesetz dort, wo Leitung und Kontrolle der Gesamttätigkeit stattfinden.

Eine deutsche GmbH kann damit nach spanischem innerstaatlichem Recht resident sein, obwohl sie nicht nach spanischem Recht gegründet wurde. Umgekehrt wird eine spanische S.L. bereits wegen ihrer Gründung nach spanischem Recht und ihres Satzungssitzes typischerweise spanische Steuerpflicht auslösen, auch wenn einzelne Familienmitglieder in Deutschland leben.

Doppelansässigkeit und DBA

Sind beide Staaten nach ihrem nationalen Recht von einer Ansässigkeit überzeugt, ordnet Art. 4 Abs. 3 des DBA Deutschland–Spanien eine nicht natürliche Person dem Staat zu, in dem sich ihre tatsächliche Geschäftsleitung befindet. Das beseitigt jedoch nicht automatisch alle nationalen Registrierungs-, Erklärungs- und Streitfragen. Vor allem muss der tatsächliche Leitungsort belegbar sein.

Eine Doppelansässigkeit ist deshalb kein Gestaltungsziel. Sie erhöht das Risiko doppelter Erklärungen, divergierender Gewinnzurechnungen und eines Verständigungs- oder Prüfungsverfahrens.

Substanz: Was tatsächlich vorhanden sein muss

Substanz ist kein einzelner Safe-Harbour. Sie muss zur Funktion und zum Risiko passen.

Personal und Kompetenz

Ein Family Office, das selbst Anlageentscheidungen, Unternehmenssteuerung oder Finanzierung betreibt, benötigt Personen mit der entsprechenden Qualifikation und tatsächlichen Befugnis. Reine Assistenzkräfte können nicht die Substanz einer hochkomplexen Investmentfunktion ersetzen.

Zu dokumentieren sind:

• Arbeitsverträge und Stellenbeschreibungen;
• fachliche Qualifikation;
• tatsächliche Arbeitsorte und Arbeitszeiten;
• Vollmachten und Entscheidungslimits;
• Zuordnung zu einzelnen Rechtsträgern;
• Leistungsnachweise und Projektakten.

Räume, IT und Akten

Ein eigenes Büro ist nicht in jedem Modell zwingend. Bei einer substanziellen operativen Gesellschaft müssen die tatsächlichen Arbeitsmöglichkeiten aber plausibel sein. Dazu gehören sichere IT, Datenzugriff, Archivierung, Kommunikationswege, Bank- und Depotvollmachten sowie eine zur Tätigkeit passende Kostenbasis.

Ein spanisches Homeoffice kann echte Substanz in Spanien begründen. Es kann zugleich eine unerwünschte Betriebsstätte oder Leitungsfunktion einer deutschen Gesellschaft sein.

Entscheidungen und Protokolle

Protokolle sind Beweismittel, nicht die Realität selbst. Sie sollten zeitnah festhalten:

• Entscheidungsgegenstand und Alternativen;
• vorliegende Informationen;
• beteiligte Personen und deren Ort;
• wirtschaftliche Gründe;
• Zustimmung und Umsetzung;
• Abweichungen von bestehenden Richtlinien.

Nachträglich in Deutschland unterschriebene Standardprotokolle widerlegen keine tatsächlich in Spanien getroffene Entscheidung.

Betriebsstättenrisiko zwischen Deutschland und Spanien

Art. 5 DBA definiert eine Betriebsstätte als feste Geschäftseinrichtung, durch die die Tätigkeit eines Unternehmens ganz oder teilweise ausgeübt wird. Genannt werden unter anderem Geschäftsleitungsstätten, Zweigniederlassungen und Büros. Daneben kann eine abhängige Person eine Vertreterbetriebsstätte auslösen, wenn sie gewöhnlich Vollmacht zum Vertragsabschluss im Namen des Unternehmens hat und ausübt.

Homeoffice

Ein Homeoffice begründet nicht automatisch eine Betriebsstätte. Zu prüfen sind insbesondere:

• Dauer und Regelmäßigkeit der Nutzung;
• ob die Gesellschaft den Raum faktisch verlangt oder zur Verfügung hat;
• ob dort eine wesentliche Kerntätigkeit ausgeübt wird;
• ob ein alternatives Büro vorhanden und tatsächlich nutzbar ist;
• Außenauftritt, Kostenübernahme und Geschäftsadresse;
• Vertragsabschluss- und Verhandlungskompetenzen.

Bei einem Gesellschafter-Geschäftsführer, der das Family Office dauerhaft von Mallorca leitet, ist die Prüfung strenger als bei einer kurzfristig aus Spanien arbeitenden Assistenzkraft.

Gewinnabgrenzung

Besteht eine Betriebsstätte, darf Spanien nicht automatisch den gesamten Gewinn der deutschen Gesellschaft besteuern. Art. 7 DBA ordnet der Betriebsstätte den Gewinn zu, den sie als eigenständiges und unabhängiges Unternehmen mit ihren Funktionen, Vermögenswerten und Risiken erzielt hätte. Dazu braucht es eine Funktions- und Risikoanalyse sowie eine nachvollziehbare Kosten- und Erlöszuordnung.

Leistungen und Verrechnungspreise

Welche Leistung wird tatsächlich erbracht?

Typische Family-Office-Leistungen sind:

• Buchhaltung und konsolidiertes Vermögensreporting;
• Investmentcontrolling und Managerauswahl;
• Beteiligungs- und Liquiditätsmanagement;
• Finanzierungs- und Garantieservices;
• Immobilienadministration;
• Steuerkoordination;
• Nachfolge- und Stiftungsadministration;
• IT, Cybersecurity und Dokumentenmanagement;
• private Concierge- und Haushaltsleistungen.

Jede Leistung braucht einen Empfänger, einen Nutzen, eine Preislogik und einen Nachweis. Eine pauschale „Family Office Fee“ ohne Leistungsbeschreibung ist angreifbar.

Fremdvergleich Deutschland und Spanien

§ 1 AStG erlaubt bei grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen mit nahestehenden Personen eine Einkünftekorrektur auf fremdübliche Bedingungen. § 90 Abs. 3 AO enthält besondere Aufzeichnungspflichten für grenzüberschreitende Geschäftsvorfälle. In Spanien verlangt Art. 18 Ley 27/2014 für verbundene Geschäfte Marktwerte und eine angemessene Dokumentation.

Zu prüfen sind je Beziehung:

In Spanien kann zusätzlich Modelo 232 für bestimmte verbundene Geschäfte und relevante Sachverhalte erforderlich sein. Die Erklärung ist jährlich im Monat nach Ablauf von zehn Monaten nach Ende des Steuerzeitraums einzureichen; bei kalendergleichem Jahr liegt das reguläre Zeitfenster damit typischerweise im November. Ob eine konkrete Transaktion meldepflichtig ist, richtet sich nach den aktuellen Schwellen und Tatbeständen.

Tatsächlicher Nutzen und Shareholder Activities

Nicht jede Tätigkeit der Familienholding darf an Tochtergesellschaften weiterberechnet werden. Kosten, die allein aus der Stellung als Anteilseigner entstehen, können beim Gesellschafter verbleiben. Dagegen kann eine konkrete, für die Tochter wirtschaftlich nützliche Finanzierungs-, Buchhaltungs- oder Beratungsleistung vergütet werden.

Eine Leistung darf nicht doppelt berechnet werden, wenn das Unternehmen sie bereits selbst erbringt oder von einem Dritten bezieht. Der Nachweis sollte nicht nur aus Rechnungen, sondern aus Arbeitsergebnissen, Kommunikation, Zeiterfassung und Entscheidungen bestehen.

Umsatzsteuer

Die umsatzsteuerliche Behandlung folgt nicht automatisch der ertragsteuerlichen Ansässigkeit.

B2B-Dienstleistungen

Bei sonstigen Leistungen an einen Unternehmer liegt der Leistungsort nach der allgemeinen B2B-Regel regelmäßig dort, wo der Leistungsempfänger sein Unternehmen betreibt. Erbringt eine deutsche Family-Office-GmbH Managementleistungen an eine spanische S.L., kann die spanische Empfängerin die Steuer im Reverse-Charge-Verfahren schulden. Entsprechende Zusammenfassende Meldungen und Rechnungsangaben sind zu prüfen.

Leistungen an Privatpersonen

Bei Leistungen an Familienmitglieder als Privatpersonen kann die allgemeine B2C-Regel oder eine Sonderregel greifen. Immobilienbezogene Leistungen, elektronische Leistungen, Veranstaltungsleistungen und bestimmte Vermittlungen haben eigene Leistungsorte. Deshalb darf eine Rechnung nicht nur wegen der Familienzugehörigkeit oder des Wohnsitzes pauschal als „ohne Umsatzsteuer“ behandelt werden.

Nichtunternehmerische und gemischte Nutzung

Eine Holding, Stiftung oder Privatvermögensstruktur ist nicht für jede Tätigkeit umsatzsteuerlicher Unternehmer. Vorsteuerabzug setzt einen Zusammenhang mit steuerpflichtigen wirtschaftlichen Ausgangsleistungen voraus. Private oder steuerfreie Vermögensverwaltung kann den Abzug begrenzen. Bei gemischten Leistungen braucht es einen belastbaren Aufteilungsschlüssel.

Private Vermögensverwaltung, Gewerblichkeit und Regulierung

Die Verwaltung eigenen Familienvermögens ist steuerlich und aufsichtsrechtlich nicht dasselbe wie eine entgeltliche Dienstleistung für Dritte. Ein Single Family Office kann dennoch operative Leistungen erbringen und steuerpflichtige Einkünfte erzielen. Ein Multi Family Office arbeitet regelmäßig für mehrere Familien und ist eher ein externer Dienstleister.

Ob Finanzportfolioverwaltung, Anlagevermittlung, Kreditgeschäft, Versicherungsvermittlung, Rechts- oder Steuerberatung erlaubnispflichtig ist, hängt von der konkreten Tätigkeit, dem Kundenkreis, Ermessensspielraum und den gesetzlichen Ausnahmen ab. Der bloße Name „Family Office“ schafft keine Ausnahme.

Wegzugsteuer, Hinzurechnungsbesteuerung und Stiftungen als Risikomatrix

Das Family Office beseitigt diese Regeln nicht. Es sollte vielmehr die Daten liefern, mit denen Beteiligungsquoten, Werte, Geschäftsleitungsorte, Ausschüttungen und Kontrollrechte rechtzeitig beurteilt werden können.

Kostenallokation zwischen Familie und Unternehmen

Ein häufiger Fehler ist die Belastung sämtlicher Familienkosten an eine Gesellschaft. Steuerlich ist jede Ausgabe einem Veranlassungsbereich zuzuordnen:

• betrieblicher Nutzen des zahlenden Unternehmens;
• Leistung an eine andere Gruppengesellschaft;
• Vergütung oder Vorteil für einen Arbeitnehmer beziehungsweise Geschäftsführer;
• Vorteil an Gesellschafter oder nahestehende Person;
• private Ausgabe ohne betriebliche Veranlassung;
• unentgeltliche Zuwendung zwischen Familienmitgliedern.

Zahlt eine Kapitalgesellschaft private Reisen, Immobilienkosten oder persönliche Beratung des Gesellschafters ohne fremdübliche Gegenleistung, kann eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegen. Bei Arbeitnehmern kann Arbeitslohn entstehen. Bei Personengesellschaften kommen Entnahmen oder Sondervergütungen in Betracht. Trägt ein Familienmitglied Kosten eines anderen ohne Gegenleistung, ist zusätzlich eine Schenkungsteuerprüfung nötig.

Eine saubere Kostenmatrix enthält Kostenstelle, Leistungsempfänger, Beleg, Nutzenbeschreibung, Verteilungsschlüssel, Umsatzsteuerbehandlung und Freigabe.

Mitarbeiter, Geschäftsführer und Sozialversicherung

Arbeitet Personal in Deutschland und Spanien, sind mindestens folgende Zweige getrennt zu prüfen:

• arbeitsrechtlicher Arbeitgeber und wirtschaftlicher Arbeitgeber;
• Tätigkeitsstaat und Lohnsteuerabzug;
• Geschäftsführer- oder Organvergütung nach DBA;
• Betriebsstättenlohnzuordnung;
• Sozialversicherung nach der EU-Verordnung 883/2004 und der Durchführungsverordnung 987/2009;
• A1-Bescheinigung bei vorübergehender Entsendung oder gewöhnlicher Tätigkeit in mehreren Staaten;
• Payroll-Registrierung und lokale Meldepflichten.

Die einkommensteuerliche 183-Tage-Regel ist kein allgemeiner Freibrief. Arbeitgeberstellung, Kostentragung, Betriebsstätte und Art der Organfunktion können das Ergebnis verändern.

Reporting-Matrix Deutschland und Spanien

Die folgende Matrix ist eine Prüfliste, keine Aussage, dass jede Pflicht in jedem Family Office greift.

Für Modelo 720 bestand für das Berichtsjahr 2025 das amtliche Einreichungsfenster vom 1. Januar bis 31. März 2026. Das Modell bündelt drei getrennte Informationspflichten, insbesondere ausländische Konten, bestimmte Wertpapiere/Versicherungen und Immobilien. Die Erstschwelle wird je Kategorie grundsätzlich anhand von 50.000 Euro geprüft; Ausnahmen und Folgemeldungen sind gesondert zu prüfen. Für Unternehmen kann eine ordnungsgemäße buchhalterische Erfassung bestimmte Befreiungen auslösen.

Die spanische Vermögensteuererklärung ist abzugeben, wenn nach Abzügen und Bonifikationen Steuer zu zahlen ist oder – auch ohne Zahllast – der Bruttowert der Vermögenswerte und Rechte mehr als 2 Millionen Euro beträgt. Regionale Mindestfreibeträge und Vergünstigungen können variieren. Das Family Office ist nicht selbst Vermögensteuerschuldner der Familie, muss aber vollständige und konsistente Werte liefern.

Das Banco-de-España-Formular ETE betrifft in Spanien Ansässige mit wirtschaftlichen Transaktionen sowie finanziellen Auslandsaktiva und -passiva. Die Behörde unterscheidet monatliche, vierteljährliche und jährliche Meldungen; die Frist beträgt bei Monats-/Quartalsmeldungen 20 Tage nach Periodenende und bei Jahresmeldungen 1. bis 20. Januar. Ob eine Meldung entsteht, hängt von den aktuellen Volumengrenzen und Tatbeständen ab.

Dokumentenpaket vor und nach dem Wegzug

Vor dem Wegzug

1. Strukturdiagramm mit Beteiligungen, Stiftungen, Trusts und Begünstigten;
2. Liste sämtlicher Entscheidungsbefugnisse und Vollmachten;
3. Funktions- und Risikoanalyse je Gesellschaft;
4. bestehende Dienstleistungs-, Darlehens-, Garantie- und Lizenzverträge;
5. Verrechnungspreismethode und Vergleichsdaten;
6. Personal-, Raum- und IT-Konzept;
7. Protokoll- und Unterschriftenordnung;
8. Inventar aller deutschen und spanischen Steuer- und Meldepflichten;
9. Wegzugsteuer-, CFC- und Stiftungsprüfung;
10. Eröffnungswerte und Belege für Beteiligungen und Vermögen.

Nach dem Wegzug laufend

1. tatsächliche Arbeits- und Entscheidungsorte;
2. zeitnahe Leitungsprotokolle;
3. Leistungsnachweise und Zeiterfassung;
4. Verträge und Rechnungen mit korrekter Umsatzsteuer;
5. Bank-, Depot- und Zahlungsfreigaben;
6. Kostenallokation und Privatkostenabgrenzung;
7. Verrechnungspreisdokumentation;
8. Melderegister für Modelo 720/721, Vermögensteuer, ETE, CRS und wirtschaftlich Berechtigte;
9. Mitarbeiter-, A1- und Payroll-Unterlagen;
10. jährliche Konsistenzprüfung zwischen Gesellschaftsabschlüssen und privaten Erklärungen.

Praxisfälle

Fall 1: Single Family Office als deutsche GmbH

Eine Familie zieht nach Mallorca. Die deutsche GmbH behält ein Büro und zwei Buchhaltungsmitarbeiter in Deutschland. Der alleinige Geschäftsführer trifft aber von Spanien aus alle Anlage-, Finanzierungs- und Personalentscheidungen.

Prüfung: Der deutsche Sitz hält die deutsche Körperschaftsteuerpflicht aufrecht. Gleichzeitig kann Spanien wegen der effektiven Leitung Ansässigkeit annehmen. Das DBA weist eine doppelt ansässige Gesellschaft dem Ort der tatsächlichen Geschäftsleitung zu. Entscheidend sind nicht die zwei deutschen Mitarbeiter, sondern Funktionen und Befugnisse. Zusätzlich sind spanische Payroll-, Betriebsstätten- und Umsatzsteuerfragen zu prüfen.

Fall 2: Deutsche GmbH mit spanischem Investmentteam

Eine deutsche Family-Office-GmbH mietet ein Büro in Palma und beschäftigt dort drei Investmentmanager. Wesentliche Verträge werden weiterhin von einem deutschen Geschäftsführer abgeschlossen; das spanische Team analysiert und verhandelt.

Prüfung: Die Gesellschaft kann eine spanische feste Geschäftseinrichtung und damit eine Betriebsstätte haben. Der Betriebsstätte ist ein fremdüblicher Gewinn für ihre Funktionen und Risiken zuzurechnen. Werden Mitarbeiter faktisch zum Abschluss wesentlicher Verträge befähigt, steigt zusätzlich das Vertreterbetriebsstättenrisiko.

Fall 3: Externes Multi Family Office

Eine in Spanien lebende Familie beauftragt einen unabhängigen deutschen Vermögenscontroller. Die Depots bleiben bei Banken, Anlageentscheidungen trifft die Familie beziehungsweise ein lizenzierter Verwalter. Der Controller liefert konsolidierte Berichte.

Prüfung: Das externe Büro ist nicht automatisch eine Gesellschaft der Familie. Zu klären sind Leistungsort und Umsatzsteuer, Datenaustausch, mögliche Betriebsstätte des Dienstleisters bei Tätigkeit in Spanien sowie die Abziehbarkeit und Zuordnung der Gebühren. Eine regulatorische Erlaubnis hängt davon ab, ob nur berichtet oder tatsächlich Anlageentscheidungen vermittelt beziehungsweise getroffen werden.

Typische Fehler

1. „Family Office“ als Rechtsform behandeln. Besteuert werden Personen, Gesellschaften, Stiftungen und konkrete Leistungen.
2. Geschäftsleitung aus dem Handelsregister ableiten. Maßgeblich ist die tatsächlich ausgeübte Oberleitung.
3. Substanz mit Büro und Protokollen gleichsetzen. Funktionen, Menschen, Befugnisse und Umsetzung müssen zusammenpassen.
4. Eine Pauschalgebühr ohne Nutzen berechnen. Leistungsempfänger und Fremdvergleich fehlen.
5. Private Familienkosten an Unternehmen weiterreichen. Das kann vGA, Arbeitslohn, Entnahme oder Schenkung auslösen.
6. Umsatzsteuer und Ertragsteuer vermischen. Leistungsort und Vorsteuer folgen eigenen Regeln.
7. Alle Reportingpflichten auf jede Struktur übertragen. Jede Meldung hat eigene Steuerpflichtige, Kategorien und Schwellen.
8. 183 Tage als vollständige Lösung ansehen. Gesellschaftsansässigkeit, Betriebsstätte, Payroll und Sozialversicherung folgen anderen Kriterien.

Häufige Fragen

Braucht ein Family Office eine eigene Gesellschaft?

Nein. Eine eigene Gesellschaft kann organisatorisch sinnvoll sein, ist aber weder begriffsnotwendig noch automatisch steuerlich vorteilhaft. Ohne Rechtsträger müssen Verträge, Personal und Haftung anders organisiert werden.

Verlegt der Wegzug des Gesellschafters automatisch die GmbH nach Spanien?

Nein. Der Wohnort des Gesellschafters und die Ansässigkeit der GmbH sind getrennt. Übt der Gesellschafter-Geschäftsführer von Spanien aus die tatsächliche Oberleitung aus, kann sich der Leitungsort der GmbH aber verändern.

Reichen deutsche Geschäftsführerbeschlüsse für deutsche Geschäftsleitung?

Entscheidend ist, ob die laufende geschäftliche Oberleitung tatsächlich in Deutschland ausgeübt wird. Vorbereitung und Umsetzung dürfen an anderen Orten erfolgen; formale Unterschriften allein belegen keine deutsche Geschäftsleitung.

Muss jede Leistung zwischen Familiengesellschaften berechnet werden?

Nicht jede Handlung ist eine verrechenbare Dienstleistung. Eine wirtschaftlich nützliche Leistung an ein verbundenes Unternehmen muss aber fremdüblich bepreist werden; reine Gesellschaftertätigkeiten oder private Leistungen sind anders zuzuordnen.

Ist Modelo 720 eine Steuer?

Nein. Es ist eine Informationsmeldung über bestimmte Auslandsvermögen spanischer Steueransässiger. Eine Meldepflicht sagt noch nichts darüber aus, ob Vermögensteuer oder Einkommensteuer anfällt.

Ist ein Homeoffice in Spanien immer eine Betriebsstätte?

Nein. Dauer, Verfügungsmacht, betriebliche Notwendigkeit und ausgeübte Tätigkeit entscheiden. Bei dauerhafter Geschäftsleitung oder einer zentralen Kernfunktion ist das Risiko deutlich höher.

Amtliche Quellen und Rechtsstand

Rechtsstand dieses Artikels: 9. August 2026. Meldefristen und Schwellen sind für das jeweilige Berichtsjahr erneut zu prüfen.

• § 10 AO – Geschäftsleitung
• § 90 AO – Mitwirkung und Verrechnungspreisaufzeichnungen
• § 1 KStG – unbeschränkte Körperschaftsteuerpflicht
• § 8 KStG
• § 1 AStG – Fremdvergleich
• § 6 AStG – Wegzugsbesteuerung
• §§ 7 ff. AStG
• § 15 AStG
• § 3a UStG – Ort sonstiger Leistungen
• § 13b UStG
• § 20 GwG
• § 21 GwG
• §§ 138d ff. AO
• DBA Deutschland–Spanien
• Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades
• Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido
• AEAT, Modelo 232
• amtliche Fristseite
• AEAT, Modelo 720
• FAQ zur 50.000 Euro Schwelle
• Frist für Berichtsjahr 2025
• AEAT, Modelo 721 – virtuelle Währungen im Ausland
• AEAT, Modelo 289 – CRS/DAC2 Kontenmeldung
• AEAT, Modelo 714 – Vermögensteuer
• amtliche Erklärungspflicht
• Ley 38/2022, Art. 3 – Impuesto Temporal de Solidaridad de las Grandes Fortunas
• Banco de España, Formular ETE
• Real Decreto 609/2023 – Registro Central de Titularidades Reales
• Finanzkonten Informationsaustauschgesetz
• Verordnung (EG) Nr. 883/2004
• Verordnung (EG) Nr. 987/2009