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Family Office | Verwaltung Familienvermögen

Autor: Willi Plattes LinkedIn
Erstveröffentlichung: 08. September 2021 · Letzte Aktualisierung: 18. September 2026
Lesezeit: 10 Min.

Kurz & klar

Ein Family Office koordiniert Vermögen, Berater, Reporting und Familienentscheidungen. Ob es Anlageberatung oder Finanzportfolioverwaltung erbringt, richtet sich nach der tatsächlichen Leistung und kann eine Erlaubnis verlangen. Für deutsch-spanisches Vermögen müssen Register, Interessenkonflikte, Datenschutz, Steuerresidenz und die Formvorgaben für Mallorca-Immobilien systematisch dokumentiert werden.

Ein Family Office koordiniert Vermögen, Informationen, Entscheidungen und externe Fachleute für eine Familie oder mehrere Mandanten. Ob seine Tätigkeit erlaubnisfrei, reguliert oder beruflich vorbehalten ist, entscheidet nicht die Bezeichnung, sondern die tatsächlich übernommene Leistung.

Welche Aufgaben übernimmt ein Family Office in Spanien?

Zu den organisatorischen Aufgaben können eine Vermögensübersicht, Liquiditätsplanung, Risikoberichte, Termin- und Dokumentensteuerung, Auswahl externer Anbieter sowie die Koordination von Banken, Steuerberatern, Rechtsanwälten und Immobilienfachleuten gehören. Eine Familienstrategie kann Zuständigkeiten, Entscheidungswege und Ziele festhalten; sie ersetzt aber keine gesetzlich erforderliche Einzelfallberatung.

Ein belastbares Familienbüro in Spanien trennt deshalb drei Ebenen:

  • Koordination: Informationen zusammenführen, Fristen organisieren und Entscheidungen vorbereiten.
  • Kontrolle: Leistungen, Kosten, Risiken und Interessenkonflikte externer Anbieter nachvollziehbar überwachen.
  • Vorbehaltene oder regulierte Leistung: individuelle Steuer- und Rechtsberatung, Anlageberatung oder Verwaltung fremder Portfolios nur durch dazu befugte Anbieter.

Ein Family Office auf Mallorca benötigt für Immobilien zusätzlich eine belastbare Grundbuch- und Dokumentenakte. Eine interne Vermögensliste ersetzt weder eine öffentliche Urkunde noch die spanische Registerkette.

Wie unterscheiden sich internes Familienbüro und Mehrfamilienanbieter?

Ein internes Familienbüro kann organisatorisch nur eine Familie und deren Strukturen betreuen. Ein externer Mehrfamilienanbieter arbeitet für mehrere wirtschaftlich getrennte Mandanten. Diese Unterscheidung beschreibt das Geschäftsmodell, nicht automatisch den regulatorischen Status.

Die Ausnahme des deutschen Wertpapierinstitutsgesetzes für Dienstleistungen ausschließlich an Mutter-, Tochter- oder Schwesterunternehmen verlangt eine gesellschaftsrechtliche Konzernbeziehung. Eine familiäre Beziehung allein reicht nicht. Auch ein nur für eine Familie tätiges Büro muss daher Verträge, Vollmachten, Empfängerkreis und tatsächlichen Entscheidungsspielraum prüfen.

Ein Single Family Office Spanien sollte folglich nicht allein aus der Anzahl der betreuten Familien auf Erlaubnisfreiheit schließen. Ein Multi Family Office Mallorca muss bei Leistungen für mehrere Mandanten besonders klar dokumentieren, welche Gesellschaft welche Leistung erbringt, welche Erlaubnis dafür besteht und wer die Verantwortung trägt.

Wann werden Anlageberatung und Portfolioverwaltung reguliert?

Nach deutschem Recht ist Anlageberatung eine persönliche Empfehlung zu Geschäften mit bestimmten Finanzinstrumenten, die auf persönliche Anlegerumstände gestützt oder als geeignet dargestellt und nicht nur öffentlich verbreitet wird. Ein Bericht kann diese Schwelle überschreiten, wenn er konkrete, personalisierte Kauf-, Verkaufs- oder Halteempfehlungen enthält.

Finanzportfolioverwaltung ist die Verwaltung eines oder mehrerer in Finanzinstrumenten angelegter Vermögen für andere mit Entscheidungsspielraum. Entscheidend ist somit, ob das Family Office selbst über fremde Portfolios entscheiden darf. Wer die gesetzlich bezeichneten Wertpapierdienstleistungen in Deutschland erbringen will, benötigt grundsätzlich eine schriftliche Erlaubnis der BaFin, soweit keine Ausnahme greift.

Ein vertraglich gebundener Vermittler darf nur die gesetzlich bezeichneten Dienste ausschließlich für Rechnung und unter Haftung eines haftenden Instituts erbringen. Die Tätigkeit setzt eine vorherige Anzeige voraus und ist in einem öffentlichen BaFin-Register verzeichnet. Das ist kein allgemeiner Auslagerungsfreibrief für sämtliche Leistungen.

In Spanien zählen insbesondere Annahme und Übermittlung von Kundenaufträgen, deren Ausführung, Eigenhandel, Portfolioverwaltung und Anlageberatung zu den Wertpapierdienstleistungen. Generische, nicht personalisierte oder ausschließlich öffentlich verbreitete Empfehlungen gelten nicht als personalisierte Anlageberatung. Eine individuelle Empfehlung wird aber nicht allein durch die Bezeichnung als „Information“ oder „Reporting“ erlaubnisfrei.

Professionelle oder regelmäßige Wertpapierdienstleistungen dürfen in Spanien nur mit der erforderlichen Zulassung und aufsichtsrechtlichen Registrierung erbracht werden. Für in einem anderen EU-Mitgliedstaat zugelassene Wertpapierfirmen ist bei den vom Herkunftsstaat zugelassenen Diensten nach Artikel 145 beziehungsweise 147 des spanischen Kapitalmarktgesetzes keine erneute spanische Erlaubnis erforderlich; der EU-Pass setzt insbesondere die vorgeschriebene Mitteilung der Herkunftsaufsicht an die Comisión Nacional del Mercado de Valores (CNMV) voraus. Je nach Anbieter sind die Register der CNMV oder der Banco de España maßgeblich. Die Erlaubnis nennt die genehmigten Dienstleistungen, Nebendienstleistungen und Finanzinstrumente. Deshalb genügt es nicht, irgendeine Zulassung nachzuweisen.

Wie wird die Verwaltung von Familienvermögen in Spanien organisiert?

Am Anfang steht eine Mandatsmatrix. Sie ordnet jedem Vermögenswert den rechtlichen Eigentümer, wirtschaftlich Betroffenen, Verwahrer, Verwalter, Berater, Zeichnungsberechtigten und zuständigen Entscheider zu. Daneben sollte sie festhalten, ob eine Leistung reine Administration, eine Empfehlung oder eine diskretionäre Entscheidung umfasst.

Für jeden Anbieter ist zu prüfen:

  • welche Gesellschaft Vertragspartner ist,
  • welche konkreten Leistungen und Finanzinstrumente zugelassen sind,
  • wer Vollmachten erhält und welche Betrags- oder Entscheidungsgrenzen gelten,
  • wie Vergütung, Drittzuwendungen und verbundene Unternehmen offengelegt werden,
  • wer Auswahl, Beauftragung, Zahlung und Leistungskontrolle übernimmt, sowie
  • wie Beschwerden, Fehler und Interessenkonflikte eskaliert werden.

Die CNMV empfiehlt, vor Beauftragung anhand ihrer amtlichen Register zu prüfen, ob eine Gesellschaft zugelassen ist, welche Dienste sie anbieten darf und welche Höchsttarife registriert sind. Ein Registerauszug sollte mit Datum in der Anbieterakte dokumentiert werden. Fehlt ein Treffer, sollte die CNMV vor einer Zusammenarbeit befragt werden.

Wie wird tatsächliche Unabhängigkeit geprüft?

„Unabhängig“ ist keine automatische Eigenschaft eines Family Office. Eigentümerverflechtungen, eigene Produkte, Vertriebsziele, Zuwendungen, verbundene Dienstleister und Auswahlprozesse können Interessen beeinflussen. Bei beaufsichtigten Wertpapierdienstleistungen gelten dafür konkrete Organisations- und Offenlegungspflichten.

Ein deutsches Wertpapierdienstleistungsunternehmen muss ehrlich, redlich und professionell im bestmöglichen Kundeninteresse handeln. Es muss Interessenkonflikte dauerhaft erkennen, vermeiden oder regeln. Reichen die organisatorischen Maßnahmen nicht aus, sind Art, Herkunft und Begrenzungsmaßnahmen des Konflikts vor dem Geschäft auf einem dauerhaften Datenträger offenzulegen. Die Offenlegung ersetzt damit nicht die vorrangige Konfliktorganisation.

Vergütungs- und Zielsysteme dürfen keine Anreize setzen, die mit dem Kundeninteresse kollidieren oder ein weniger geeignetes Produkt fördern. In Spanien müssen Wertpapierfirmen ebenfalls ehrlich, unparteiisch und professionell im besten Interesse ihrer Kundschaft handeln sowie Konflikte zwischen Kunden, Unternehmen und Gruppe verhindern, erkennen und steuern.

Praktisch helfen eine aktuelle Beteiligungsübersicht, ein Konfliktregister, vorab definierte Auswahlkriterien, Funktionstrennung und Vier-Augen-Freigaben. Wer einen Anbieter auswählt, sollte nicht ohne zusätzliche Kontrolle zugleich dessen Vergütung freigeben und seine Leistung abschließend bewerten.

Welche Regeln gelten für Provisionen und andere Zuwendungen?

Bei deutschen Wertpapierdienstleistungen sind Drittzuwendungen nur zulässig, wenn sie die Dienstleistungsqualität verbessern, dem bestmöglichen Kundeninteresse nicht entgegenstehen und Existenz, Art und Umfang oder Berechnungsmethode vorab vollständig offengelegt werden. Eine Zustimmung der Familie und eine Honorarentlastung allein genügen nicht.

Bei Finanzportfolioverwaltung dürfen Drittzuwendungen grundsätzlich nicht angenommen und behalten werden. Angenommene monetäre Zuwendungen sind grundsätzlich so schnell wie vernünftigerweise möglich vollständig an den Kunden auszukehren. Für geringfügige nichtmonetäre Vorteile gelten besondere Bedingungen.

Für die Unabhängige Honorar-Anlageberatung nach § 64 Absatz 5 WpHG gilt eine eigene, strengere Regel: Sie darf nur vom Kunden vergütet werden; nichtmonetäre Drittzuwendungen sind ausgeschlossen. Monetäre Drittzuwendungen dürfen nur angenommen werden, wenn das empfohlene oder ein gleich geeignetes Finanzinstrument ohne Zuwendung nicht erhältlich ist, und müssen dann so schnell wie nach vernünftigem Ermessen möglich vollständig an den Kunden ausgekehrt werden. Eine bloße Qualitätsverbesserung rechtfertigt hier kein Behalten von Provisionen.

Das spanische Kapitalmarktgesetz enthält bei diskretionärer Portfolioverwaltung und unabhängiger Anlageberatung ebenfalls grundsätzlich ein Annahme- und Behaltensverbot für Drittzuwendungen; für geringfügige nichtmonetäre Vorteile bestehen gesetzlich begrenzte Ausnahmen. Bei anderen Wertpapierdienstleistungen müssen Drittzuwendungen die Dienstleistungsqualität verbessern, dürfen das beste Kundeninteresse nicht beeinträchtigen und sind vorab vollständig, genau und verständlich offenzulegen.

Was gehört in ein konsolidiertes Vermögensreporting?

Ein Gesamtbericht ist nur vergleichbar, wenn Datenstichtage, Eigentümer, Währungen, Bewertungsmethoden, Gebühren, Steuern, Liquidität und Quellen einheitlich definiert sind. Abweichende Schätzungen oder fehlende Daten sollten sichtbar bleiben. Ein Dashboard darf regulatorische Kundeninformationen zu Dienstleistungen, Instrumenten, Strategien, Risiken, Kosten und Nebenkosten nicht verdecken.

Bei Anlageberatung und Portfolioverwaltung müssen beaufsichtigte Anbieter Kenntnisse und Erfahrungen, finanzielle Verhältnisse einschließlich Verlusttragfähigkeit sowie Anlageziele einschließlich Risikotoleranz erheben. Empfohlen oder gehandelt werden darf nur, was danach geeignet ist. Eine familienweite Strategie ersetzt diese Prüfung auf Ebene des jeweiligen Kunden oder Mandats nicht.

Mitarbeiter eines deutschen Wertpapierdienstleistungsunternehmens dürfen in Anlageberatung, Kundeninformation oder Finanzportfolioverwaltung nur mit nachgewiesener Sachkunde und Zuverlässigkeit eingesetzt werden. Die Rollen- und Kompetenzmatrix des Family Office sollte deshalb zeigen, wer Daten aggregiert, wer Empfehlungen ausspricht und wer Entscheidungen ausführt.

Wie werden Familien- und Finanzdaten geschützt?

Ein Family Office verarbeitet stark verknüpfbare Personen-, Familien-, Vermögens- und Kontaktdaten. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen personenbezogene Daten rechtmäßig, transparent, zweckgebunden, auf das Erforderliche begrenzt, richtig, zeitlich begrenzt und angemessen sicher verarbeitet werden. Die Einhaltung muss nachweisbar sein.

Jeder Verarbeitungszweck benötigt eine Rechtsgrundlage. Eine pauschale Einwilligung der Familie reicht nicht automatisch für alle heutigen und künftigen Zwecke. Werden Reporting-, Dokumenten-, Cloud- oder Kommunikationsanbieter als Auftragsverarbeiter eingesetzt, ist ein bindender Vertrag mit Gegenstand, Dauer, Datenarten, Betroffenenkategorien und Pflichten erforderlich. Unterauftragnehmer benötigen die vorgesehene schriftliche Genehmigung.

Das Sicherheitsniveau muss dem Risiko entsprechen. Eine meldepflichtige Datenschutzverletzung ist der Aufsicht grundsätzlich unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden zu melden; die Meldepflicht entfällt, wenn voraussichtlich kein Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen besteht. Abweichungen sind zu begründen.

Ein Datenfluss nur zwischen Deutschland und Spanien ist kein Drittlandtransfer. Die übrigen DSGVO-Pflichten gelten dennoch vollständig; Anbieter oder Unterauftragnehmer außerhalb der EU können zusätzlich die besonderen Transferregeln auslösen.

Wo endet Koordination und wo beginnt Steuer- oder Rechtsberatung?

Geschäftsmäßige Hilfe in Steuersachen darf in Deutschland nur von dazu befugten Personen und Vereinigungen erbracht werden. Eine außergerichtliche Rechtsdienstleistung liegt vor, sobald eine Tätigkeit in einer konkreten fremden Angelegenheit eine rechtliche Einzelfallprüfung erfordert; selbständige Rechtsdienstleistungen sind nur im gesetzlich erlaubten Umfang zulässig.

Das Family Office darf Unterlagen organisieren, Daten konsolidieren, Fachberater beauftragen und die Umsetzung koordinieren. Ohne eigene Befugnis darf es jedoch keine vorbehaltene steuerliche Einzelfallprüfung oder Vertragsgestaltung übernehmen. Zuständigkeit, Auftrag und Ergebnis jedes externen Beraters sollten in der Mandatsakte eindeutig sein.

Wie werden Steuerresidenz und Mallorca-Immobilien koordiniert?

Spanische Steueransässigkeit kann insbesondere entstehen, wenn sich eine Person mehr als 183 Tage im Kalenderjahr in Spanien aufhält oder dort unmittelbar oder mittelbar den Schwerpunkt ihrer wirtschaftlichen Tätigkeiten oder Interessen hat. Sporadische Abwesenheiten werden grundsätzlich mitgezählt, sofern keine Steueransässigkeit in einem anderen Staat nachgewiesen wird. Eine widerlegbare Ansässigkeitsvermutung besteht zudem, wenn der nicht rechtlich getrennte Ehegatte und die abhängigen minderjährigen Kinder nach den gesetzlichen Kriterien gewöhnlich in Spanien leben. Bei möglicher Doppelansässigkeit löst das deutsch-spanische Doppelbesteuerungsabkommen die Zuordnung stufenweise über ständige Wohnstätte, Mittelpunkt der Lebensinteressen, gewöhnlichen Aufenthalt, Staatsangehörigkeit und gegebenenfalls ein Verständigungsverfahren.

Eine Meldeadresse oder Immobilie bestimmt die Abkommensansässigkeit nicht allein. Das Family Office sollte Aufenthaltstage, Wohnstätten, familiäre und wirtschaftliche Bindungen sowie Steuerbescheinigungen nach einheitlichen Regeln dokumentieren, ohne die rechtliche Einordnung selbst einem unbefugten Mitarbeiter zu überlassen.

Für Immobilien in Spanien behält Spanien Besteuerungsrechte an Einkünften und Veräußerungsgewinnen. Für Veräußerungen seit dem 1. Januar 2025 gilt dies nach der durch Artikel 9 Absatz 4 BEPS-MLI ersetzten Regel des Artikels 13 Absatz 2 DBA auch für Anteile oder vergleichbare Rechte, deren Wert zu irgendeinem Zeitpunkt innerhalb der 365 Tage vor der Veräußerung zu mehr als 50 Prozent unmittelbar oder mittelbar auf Immobilien im anderen Vertragsstaat beruhte. Die konkrete Wert- und Zeitraumprüfung ist transaktionsbezogen vorzunehmen.

Für die Eintragung einer Übertragung, Belastung oder Änderung an einer Mallorca-Immobilie verlangt die Ley Hipotecaria grundsätzlich eine öffentliche Urkunde, gerichtliche Entscheidung oder authentische Behördenurkunde. Zudem muss das Recht des Verfügenden grundsätzlich zuvor eingetragen oder vorgemerkt sein. Das Family Office koordiniert daher Grundbuchauszug, Eigentümerkette, Vollmachten, lokale Fachberater, Steuern und Zahlungsnachweise vor der Transaktion.

Häufige Fragen (FAQ)

Ist ein internes Familienbüro automatisch erlaubnisfrei?

Nein. Familiennähe allein erfüllt die deutsche Konzern-Ausnahme nicht. Entscheidend sind die Gesellschaftsbeziehungen und die tatsächlich erbrachten Dienstleistungen.

Kann ein Vermögensbericht Anlageberatung sein?

Ja. Enthält er eine personalisierte Empfehlung zu bestimmten Finanzinstrumenten und stützt sie auf persönliche Umstände oder stellt sie als geeignet dar, kann die Schwelle zur Anlageberatung erreicht sein.

Darf ein Family Office selbst über fremde Portfolios entscheiden?

Das kann Finanzportfolioverwaltung sein. Eine solche Tätigkeit ist grundsätzlich erlaubnispflichtig, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.

Reicht die Zustimmung der Familie für Provisionen?

Nein. Bei regulierten Dienstleistungen gelten zusätzliche Anforderungen an Qualitätsverbesserung, Kundeninteresse und Offenlegung; bei Portfolioverwaltung und unabhängiger Anlageberatung bestehen besondere Verbote beziehungsweise strenge Auskehrungspflichten.

Ist ein Datenfluss zwischen Deutschland und Spanien datenschutzfrei?

Nein. Er ist zwar kein Drittlandtransfer, bleibt aber an Rechtsgrundlage, Zweckbindung, Datenminimierung, Sicherheit, Verträge und weitere DSGVO-Pflichten gebunden.

Kann ein Family-Office-Bericht einen spanischen Grundbucheintrag ersetzen?

Nein. Für die Eintragung gelten die spanischen Formvorgaben und grundsätzlich eine geschlossene Registerkette. Interne Berichte dienen nur der Koordination und Dokumentation.

Quellen

Alle Menschen sind klug.
Die einen vorher, die anderen nachher.

PlattesGroup – auf Mallorca verankert, weltweit vernetzt

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