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Grenzüberschreitende IVA-Erstattung: Modelos 360 und 361

Autor: Willi Plattes LinkedIn
Erstveröffentlichung: 11. August 2026 · Letzte Aktualisierung: 18. September 2026
Lesezeit: 18 Min.

Kurz & klar

Modelo 360 ist die elektronische Erstattungsroute für unionsinterne IVA-Fälle und bestimmte Anträge aus Canarias, Ceuta oder Melilla; Modelo 361 betrifft grundsätzlich nicht in EU, Canarias, Ceuta oder Melilla ansässige Unternehmer und setzt regelmäßig einen spanischen Vertreter sowie Gegenseitigkeit voraus.

Wer als Unternehmer in einem anderen Staat Umsatzsteuer bezahlt, erhält sie nicht automatisch über die heimische Umsatzsteuererklärung zurück. Für die spanische Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) und für in anderen EU-Staaten gezahlte Umsatzsteuer existieren besondere elektronische Erstattungsverfahren. Die Bezeichnungen Modelo 360 und Modelo 361 wirken ähnlich, stehen aber für unterschiedliche Antragstellergruppen und Zugangswege.

Das Wichtigste im Überblick

Die richtige Route hängt zuerst davon ab, wo der Unternehmer ansässig ist und in welchem Staat die Steuer angefallen ist:

  • Ein in Festlandspanien oder auf den Balearen ansässiger Unternehmer beantragt die Erstattung von Umsatzsteuer aus einem anderen EU-Mitgliedstaat über das spanische Portal mit Modelo 360. Die Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) prüft die Weiterleitung; über die Erstattung entscheidet der andere Mitgliedstaat nach seinem Recht.
  • Ein in Deutschland oder einem anderen EU-Mitgliedstaat ansässiger Unternehmer, der spanische IVA aus Festlandspanien oder von den Balearen zurückfordert, reicht den Antrag über das Portal seines Ansässigkeitsstaats ein. Der Antrag gelangt elektronisch nach Spanien; er wird nicht als frei wählbarer Direktantrag bei der AEAT behandelt.
  • Ein Unternehmer aus Canarias, Ceuta oder Melilla nutzt für spanische IVA aus dem spanischen IVA-Gebiet grundsätzlich die 360-Route über die AEAT.
  • Ein außerhalb der Europäischen Union sowie außerhalb von Canarias, Ceuta und Melilla ansässiger Unternehmer beantragt spanische IVA grundsätzlich mit Modelo 361. Regelmäßig sind ein in Spanien ansässiger Vertreter und eine anerkannte Gegenseitigkeit erforderlich.

Beide Verfahren erstatten nur materiell abzugsfähige Steuer. Eine Rechnung mit zu Unrecht ausgewiesener spanischer IVA wird nicht allein dadurch erstattungsfähig, dass sie in einen Antrag aufgenommen wird. In solchen Fällen ist regelmäßig zuerst eine Rechnungsberichtigung durch den Lieferanten oder Dienstleister erforderlich.

Welche Erstattungsroute passt?

Ausgangslage Richtige Route Einreichungsstelle Wer entscheidet materiell?
Unternehmen in Festlandspanien oder auf den Balearen fordert deutsche, französische oder andere EU-Umsatzsteuer zurück Modelo 360 AEAT, elektronisch Erstattungsstaat
Deutsches oder anderes EU-Unternehmen fordert spanische IVA aus Festlandspanien oder von den Balearen zurück elektronischer EU-Erstattungsantrag; in Spanien dem 360-System zugeordnet Portal des Ansässigkeitsstaats, in Deutschland grundsätzlich über das BZSt-Portal Spanien als Erstattungsstaat
Unternehmen aus Canarias, Ceuta oder Melilla fordert spanische IVA zurück Modelo 360 AEAT, elektronisch Spanien
Unternehmen aus einem Drittstaat fordert spanische IVA zurück grundsätzlich Modelo 361; für Warenfälle aus Nordirland gilt die EU-Route AEAT; EU-Route über das Ansässigkeitsportal Spanien
Unternehmen ist in Spanien registriert und hat spanische periodische IVA-Erklärungen abzugeben regelmäßig laufende IVA-Erklärung, nicht Sondererstattung Modelo 303 oder einschlägiges Sonderverfahren Spanien
Steuer wurde wegen falscher Leistungsort- oder Steuerpflichtbeurteilung zu Unrecht berechnet zunächst Rechnungsberichtigung Rechnungsaussteller und gegebenenfalls dessen Finanzverwaltung nach Berichtigungsrecht

Die Tabelle ist ein Einstieg, keine vollständige Qualifikation. Besonders wichtig sind feste Niederlassungen, in Spanien ausgeführte Umsätze, Reverse-Charge-Fälle, Sonderregelungen für elektronischen Handel und die Frage, ob die Eingangsleistung im Staat der Ansässigkeit überhaupt zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Spanisches IVA-Gebiet richtig bestimmen

Das spanische IVA-Gebiet umfasst das spanische Festland und die Balearen. Canarias gehört nicht dazu; dort gilt die Impuesto General Indirecto Canario (IGIC). Ceuta und Melilla liegen ebenfalls außerhalb des spanischen IVA-Gebiets und haben eigene indirekte Steuersysteme.

Diese territoriale Trennung ist für die Modelle 360 und 361 zentral. Ein auf Mallorca ansässiges Unternehmen ist für die spanische IVA in Festlandspanien und auf den Balearen ansässig. Eine auf Gran Canaria ansässige Gesellschaft ist dagegen für dieses Erstattungsverfahren einem Unternehmen aus einem außerhalb des spanischen IVA-Gebiets liegenden Gebiet gleichgestellt, obwohl Canarias zu Spanien gehört.

Modelo 360: Umsatzsteuer innerhalb der EU zurückfordern

Spanischer Unternehmer fordert Umsatzsteuer eines anderen EU-Staats zurück

Artikel 117 bis der spanischen IVA-Ley und Artikel 30 ter der IVA-Verordnung regeln den elektronischen Zugang für Unternehmer, die im spanischen IVA-Gebiet, in Canarias, Ceuta oder Melilla ansässig sind und in einem anderen EU-Mitgliedstaat Umsatzsteuer getragen haben.

Der Antrag wird über die AEAT eingereicht. Die spanische Behörde prüft vor allem, ob der Antragsteller für den betreffenden Zeitraum als Unternehmer erfasst ist und ob offensichtliche Ausschlussgründe vorliegen. Sind die Voraussetzungen erfüllt, leitet sie den Antrag grundsätzlich binnen 15 Tagen an den Erstattungsstaat weiter. Die AEAT entscheidet dabei nicht, ob zum Beispiel deutsche Umsatzsteuer nach deutschem Recht abzugsfähig ist. Diese materielle Entscheidung trifft Deutschland als Erstattungsstaat.

Die spanische Weiterleitung kann insbesondere unterbleiben, wenn der Antragsteller im Erstattungszeitraum:

  • nicht als Unternehmer oder Freiberufler erfasst war;
  • ausschließlich Umsätze ohne Vorsteuerabzugsrecht ausführte;
  • ausschließlich einer besonderen Pauschal- oder Ausgleichsregelung unterlag, die den Zugang ausschließt;
  • oder die elektronisch erforderlichen Identifikations- und Antragsdaten nicht erfüllt.

EU-Unternehmer fordert spanische IVA zurück

Ein in Deutschland ansässiges Unternehmen reicht seinen Antrag auf Erstattung spanischer IVA nicht beliebig direkt in Spanien ein. Nach der unionsrechtlichen Portallösung wird der Antrag elektronisch beim Ansässigkeitsstaat gestellt. Deutschland prüft die formale Weiterleitung und übermittelt den Antrag an Spanien. Die AEAT behandelt ihn anschließend nach den spanischen Erstattungsvorschriften.

Für die Beurteilung, ob spanische IVA erstattungsfähig ist, gelten insbesondere die spanischen Abzugsbeschränkungen. Typische Prüfbereiche sind:

  • der tatsächliche Bezug für die unternehmerische Tätigkeit;
  • ordnungsgemäße Rechnung und richtige Identität des Leistungsempfängers;
  • Beschränkungen bei gemischt oder privat genutzten Gegenständen;
  • Ausschlüsse für bestimmte Bewirtungs-, Reise-, Freizeit- oder Repräsentationsaufwendungen;
  • das Vorsteuerabzugsrecht im Ansässigkeitsstaat und eine dort geltende Vorsteuerquote;
  • die Frage, ob der Antragsteller im Erstattungszeitraum in Spanien Umsätze ausgeführt hat, die das Sonderverfahren ausschließen.

Canarias, Ceuta und Melilla

Unternehmer aus Canarias, Ceuta oder Melilla können spanische IVA über die in Artikel 119 IVA-Ley und Artikel 31 IVA-Verordnung geregelte 360-Route beantragen. Sie nutzen dabei die AEAT als Einreichungsportal. Das ist ein besonderer spanischer Binnenfall: Die Gebiete gehören politisch zu Spanien, liegen aber außerhalb des IVA-Gebiets.

Modelo 361: Erstattung für Unternehmer aus Drittstaaten

Modelo 361 beruht auf Artikel 119 bis der IVA-Ley und Artikel 31 bis der IVA-Verordnung. Es richtet sich grundsätzlich an Unternehmer, die weder im spanischen IVA-Gebiet noch in der Europäischen Union, Canarias, Ceuta oder Melilla ansässig sind.

Die wichtigsten zusätzlichen Hürden sind:

  1. Vertreter in Spanien: Der Antragsteller muss grundsätzlich einen in Spanien ansässigen steuerlichen Vertreter bestellen. Dieser erfüllt die formalen Pflichten und haftet nach der gesetzlichen Sonderregel gemeinsam für unberechtigt erlangte Erstattungen.
  2. Gegenseitigkeit: Grundsätzlich muss der Ansässigkeitsstaat spanischen Unternehmern eine vergleichbare Umsatzsteuererstattung gewähren. Die spanische Dirección General de Tributos stellt die Gegenseitigkeit durch amtliche Entscheidung fest. Sie kann nach Staaten und Aufwandsarten begrenzt sein.
  3. Unternehmernachweis: Die Unternehmereigenschaft und die steuerliche Registrierung im Ansässigkeitsstaat müssen in der vorgeschriebenen Form nachgewiesen werden.
  4. Materielle Abzugsfähigkeit: Auch bei bestehender Gegenseitigkeit gelten die spanischen Vorsteuerabzugsverbote und -beschränkungen.

Die Gegenseitigkeit ist nicht in jedem Fall erforderlich. Das Gesetz enthält eng begrenzte Ausnahmen, unter anderem für bestimmte in Spanien erworbene Formen, Modelle und Ausrüstungsgegenstände, die zur Herstellung anschließend ausgeführter Waren verwendet werden, sowie für bestimmte Zugangs-, Hotel-, Restaurant- und Beförderungsleistungen im Zusammenhang mit Messen, Kongressen und Ausstellungen. Hinzu kommen besondere unionsrechtlich geprägte Erstattungsregeln für einzelne E-Commerce-Sonderverfahren. Solche Ausnahmen sollten anhand des konkreten Umsatzes geprüft werden; sie machen aus Modelo 361 kein allgemeines Drittstaaten-Erstattungsrecht.

Seit dem Brexit wird das Vereinigte Königreich grundsätzlich als Drittstaat behandelt. Die DGT-Resolución vom 4. Januar 2021 erkennt Gegenseitigkeit mit Einschränkungen an: Ausgeschlossen sind insbesondere zum Weiterverkauf bestimmte Gegenstände und Dienstleistungen, Aufwendungen für Unterhaltungsveranstaltungen oder Freizeitangebote sowie der Erwerb von Kraftfahrzeugen; bei deren Miete oder Leasing bleiben 50 Prozent der IVA ausgeschlossen. Nichtunternehmerisch verwendete Leistungen sind ebenfalls nicht begünstigt. Für Nordirland gilt bei Waren weiterhin das unionsinterne Verfahren nach Artikel 119, bei Dienstleistungen dagegen das Drittstaatenverfahren nach Artikel 119 bis.

Wer gilt als „nicht in Spanien ansässig“?

Für die Sondererstattung genügt es nicht, dass der rechtliche Sitz außerhalb Spaniens liegt. Entscheidend ist, ob der Unternehmer im spanischen IVA-Gebiet seinen Sitz, seinen Wohnsitz oder eine feste Niederlassung hat und ob diese feste Niederlassung im Erstattungszeitraum an Umsätzen beteiligt war.

Ein ausländisches Unternehmen kann trotz einer festen Niederlassung in Spanien als nicht ansässig behandelt werden, wenn es aus dieser Niederlassung im maßgeblichen Zeitraum keine Lieferungen oder Dienstleistungen ausführt. Wird die Niederlassung dagegen für spanische Ausgangsumsätze eingesetzt, kann der Weg über periodische IVA-Erklärungen eröffnet oder sogar zwingend sein.

Die Einordnung einer festen Niederlassung ist eine Funktionsfrage. Ein bloßer Kunde, ein Lager, eine Immobilie oder ein externer Dienstleister begründet nicht automatisch eine feste Niederlassung. Umgekehrt kann eine dauerhaft verfügbare personelle und technische Struktur steuerlich relevant sein, auch wenn sie gesellschaftsrechtlich keine Zweigniederlassung ist.

Welche Umsätze schließen die Sondererstattung aus?

Ein nicht in Spanien ansässiger Unternehmer darf im Erstattungszeitraum grundsätzlich keine in Spanien steuerbaren Lieferungen oder Dienstleistungen ausgeführt haben. Das Gesetz lässt jedoch insbesondere folgende Fälle zu:

  • Umsätze, bei denen der spanische Leistungsempfänger aufgrund des Reverse-Charge-Mechanismus Steuerschuldner ist;
  • bestimmte steuerfreie Beförderungsleistungen und damit verbundene Nebenleistungen;
  • einzelne Sonderfälle der unionsrechtlichen E-Commerce-Regime.

Nicht jede Reverse-Charge-Situation ist unschädlich. Die gesetzlichen Ausschlüsse erfassen auch bestimmte Fälle, in denen der Antragsteller selbst als Leistungsempfänger Steuerschuldner wird. Deshalb muss vor dem Antrag eine Umsatzmatrix erstellt werden: Welche Leistungen wurden in Spanien bezogen, welche Umsätze wurden dort ausgeführt und wer war jeweils Steuerschuldner?

Wer wegen eigener spanischer Umsätze bereits periodische IVA-Erklärungen abgeben muss, macht die Vorsteuer regelmäßig dort geltend. Ein paralleler Erstattungsantrag für dieselben Beträge wäre falsch.

Welche IVA ist erstattungsfähig?

Die Erstattungsmodelle schaffen kein weitergehendes Vorsteuerabzugsrecht. Erstattungsfähig ist nur eine Steuer, die bei einem vergleichbaren in Spanien ansässigen Unternehmer abzugsfähig wäre und die der Antragsteller für Umsätze verwendet, die in seinem Ansässigkeitsstaat zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Grundvoraussetzungen

  • Die Lieferung oder Dienstleistung ist dem Antragsteller tatsächlich erbracht worden.
  • Die Rechnung entspricht den anwendbaren Rechnungsanforderungen und bezeichnet den Antragsteller als Leistungsempfänger.
  • Die Leistung wird für die wirtschaftliche Tätigkeit verwendet.
  • Es besteht kein gesetzliches Abzugsverbot.
  • Bei gemischter Verwendung wird nur der unternehmerische beziehungsweise abzugsfähige Anteil beantragt.
  • Eine im Ansässigkeitsstaat geltende Vorsteuerquote wird berücksichtigt.

Zu Unrecht berechnete IVA

Besonders häufig wird spanische IVA berechnet, obwohl der Leistungsort außerhalb Spaniens liegt oder der Leistungsempfänger nach Reverse Charge Steuerschuldner wäre. Eine solche Steuer ist grundsätzlich nicht allein deshalb erstattungsfähig, weil sie bezahlt wurde. Der sichere Ausgangspunkt ist eine berichtigte Rechnung des Leistenden und die Rückzahlung der zu viel berechneten Steuer.

Das gilt etwa für eine allgemeine B2B-Beratungsleistung eines spanischen Beraters an ein deutsches Unternehmen, wenn die Leistung nach der Grundregel am Sitz des deutschen Leistungsempfängers steuerbar ist. Anders kann es bei grundstücksbezogenen Leistungen, Veranstaltungsleistungen, Personenbeförderung, Restaurantleistungen oder kurzfristiger Fahrzeugvermietung sein. Die Leistungsortprüfung gehört daher vor die Erstattungsprüfung.

Erstattungszeitraum, Mindestbeträge und Frist

Für Erstattungen spanischer IVA nach Artikel 119 oder 119 bis gelten folgende Eckdaten:

Punkt Regel
Kürzester regulärer Zeitraum drei aufeinanderfolgende Kalendermonate
Längster Zeitraum ein Kalenderjahr
Kürzerer Restzeitraum zulässig, wenn er den verbleibenden Teil eines Kalenderjahres umfasst
Mindestbetrag bei Zeitraum von mindestens drei Monaten, aber weniger als einem Jahr 400 Euro
Mindestbetrag bei Kalenderjahr oder Rest eines Kalenderjahres 50 Euro
Letzter Antragstag 30. September des Folgejahres

Die Frist ist materiell bedeutsam. Rechnungen sollten nicht erst am letzten Tag gesammelt werden. Berichtigungen, fehlende Belege oder unklare Leistungsorte lassen sich dann oft nicht mehr rechtzeitig klären.

Für einen spanischen Unternehmer, der ausländische EU-Umsatzsteuer über Modelo 360 zurückfordert, gelten zusätzlich die materiellen Regeln des jeweiligen Erstattungsstaats. Die unionsrechtlichen Mindestbeträge und Zeiträume sind harmonisiert, doch nationale Abzugsverbote, Rechnungsvorgaben und Nachweisanforderungen können abweichen.

Welche Unterlagen und Daten gehören in den Antrag?

Ein belastbarer Antrag benötigt typischerweise:

  • vollständige Identifikationsdaten und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Antragstellers;
  • Anschrift, Kontaktdaten und gegebenenfalls Daten des Vertreters;
  • Beschreibung der wirtschaftlichen Tätigkeit;
  • Erstattungszeitraum;
  • Bankverbindung für die Auszahlung;
  • je Rechnung oder Einfuhrbeleg Aussteller, Datum, Nummer, Bemessungsgrundlage, Steuerbetrag und Aufwandskennziffer;
  • Angabe des abzugsfähigen Anteils;
  • elektronische Rechnungskopien oder Einfuhrbelege, soweit sie verlangt werden;
  • bei Modelo 361 Unternehmerbescheinigung, Vertretungsnachweis und Unterlagen zur Gegenseitigkeit;
  • Erläuterungen zu ungewöhnlichen oder risikobehafteten Aufwendungen.

Dem Antrag sind elektronische Kopien beizufügen, wenn die in der Rechnung oder im Einfuhrbeleg ausgewiesene Bemessungsgrundlage 1.000 Euro übersteigt. Bei Kraftstoffen liegt die Schwelle bei 250 Euro. Auch unterhalb dieser Werte kann die AEAT im Prüfungsverfahren weitere Unterlagen anfordern.

Bei Modelo 361 muss die zuständige Behörde des Ansässigkeitsstaats die wirtschaftliche Tätigkeit im Erstattungszeitraum bescheinigen. Beim ersten Antrag beziehungsweise nach Ablauf der bisherigen Vollmacht ist außerdem eine elektronische Kopie der vor einer Urkundsperson erteilten Originalvollmacht für den Vertreter beizufügen; gegebenenfalls sind eine beeidigte spanische Übersetzung und Apostille oder Legalisation nötig. Die Vollmacht muss ausdrücklich zur elektronischen Einreichung des Modelo 361 ermächtigen. Will der Vertreter die Erstattung auf seinen eigenen Namen für Rechnung des Antragstellers empfangen, muss auch dies ausdrücklich bevollmächtigt sein. Ohne die vorgeschriebene Bescheinigung und Vollmacht gilt der Antrag nicht als gestellt.

Originale und Buchungsunterlagen müssen während der steuerlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen verfügbar bleiben. Der bloße Upload ersetzt keine geordnete Belegakte.

Ablauf und Bearbeitungsfristen in Spanien

Nach Eingang eines vollständigen Antrags hat Spanien grundsätzlich vier Monate Zeit, über die Erstattung zu entscheiden. Fordert die AEAT zusätzliche Informationen an, verlängert sich der Ablauf. Je nach Zahl und Zeitpunkt der Informationsersuchen kann das Verfahren insgesamt bis zu acht Monate dauern.

Eine positive Entscheidung führt grundsätzlich zu einer Auszahlung innerhalb von zehn Arbeitstagen nach Ablauf der maßgeblichen Entscheidungsfrist. Bei verspäteter Auszahlung können nach den gesetzlichen Voraussetzungen Zinsen entstehen.

Die Behörde kann unter anderem:

  • den Antrag vollständig bewilligen;
  • nur einzelne Rechnungen oder Teilbeträge anerkennen;
  • zusätzliche Informationen beim Antragsteller, beim Rechnungsaussteller oder bei einer anderen Behörde anfordern;
  • den Antrag wegen fehlender Unternehmereigenschaft, falscher Route, nicht abzugsfähiger Aufwendungen oder Fristversäumnis ablehnen.

Die angeforderten zusätzlichen Informationen sind innerhalb eines Monats nach Eingang des Ersuchens bei dessen Adressaten zu übermitteln. Wer sie ignoriert, riskiert eine Ablehnung selbst dann, wenn die Ausgangsrechnung sachlich berechtigt war.

Ablehnung, Korrektur und Rechtsbehelf

Gegen eine spanische Ablehnungs- oder Kürzungsentscheidung stehen die allgemeinen spanischen steuerlichen Rechtsbehelfe offen. Je nach Verfahrenslage kommen insbesondere ein recurso de reposición oder eine wirtschaftsverwaltungsrechtliche Beschwerde (reclamación económico-administrativa) in Betracht. Bei einem ausdrücklich bekannt gegebenen Ablehnungsbescheid beträgt die Frist für diese Rechtsbehelfe grundsätzlich einen Monat ab dem Tag nach der Bekanntgabe (Art. 223 Abs. 1 und Art. 235 Abs. 1 Ley General Tributaria). Zuständige Stelle und Form richten sich ebenfalls nach den gesetzlichen Verfahrensregeln; die Rechtsbehelfsbelehrung informiert darüber.

Vor einem Rechtsbehelf sollte geklärt werden, welche Fehlerart vorliegt:

  • Formaler Antragsfehler: fehlende Rechnung, falsche Kennziffer, unvollständige Vertreterdaten oder nicht beantwortetes Auskunftsersuchen.
  • Materieller Abzugsfehler: private Verwendung, gesetzlicher Vorsteuerausschluss, fehlender Zusammenhang mit abzugsberechtigten Umsätzen.
  • Falsche Umsatzsteuer: der Aussteller hätte keine spanische IVA berechnen dürfen; vorrangig ist dann die Rechnungsberichtigung.
  • Falscher Verfahrensweg: der Betrag gehört in eine spanische periodische IVA-Erklärung oder in das Portal eines anderen Staates.
  • Fristproblem: die Ausschlussfrist ist abgelaufen; eine spätere Berichtigung des Antrags kann sie nicht beliebig neu eröffnen.

Eine neue Einreichung ersetzt einen fristgebundenen Rechtsbehelf nicht. Ebenso darf dieselbe Rechnung nicht gleichzeitig in mehreren Erstattungswegen oder zusätzlich in Modelo 303 geltend gemacht werden.

Beispiele Deutschland–Spanien

Deutsches Unternehmen auf einer Messe in Madrid

Eine deutsche GmbH nimmt an einer Fachmesse in Madrid teil und erhält Rechnungen über Standbau, Hotel und lokale Beförderung mit spanischer IVA. Sie hat in Spanien keine eigene Niederlassung und führt dort keine das Sonderverfahren ausschließenden Umsätze aus.

Vor dem Antrag ist insbesondere die Standbaurechnung zu prüfen: Eine allgemeine B2B-Standbauleistung an die deutsche GmbH liegt grundsätzlich am deutschen Empfängersitz; allein der Messeort Madrid rechtfertigt keine spanische IVA. Zu Unrecht berechnete IVA ist zu berichtigen und gehört nicht in den Erstattungsantrag. Für Hotel und örtliche Personenbeförderung gelten dagegen die besonderen Leistungsortregeln des Artikels 70 IVA-Ley.

Die GmbH reicht den EU-Erstattungsantrag über das deutsche Portal ein. Spanien prüft, welche Aufwendungen nach spanischem Recht abzugsfähig sind. Hotel-, Bewirtungs- und Repräsentationskosten dürfen nicht pauschal als erstattungsfähig behandelt werden; der konkrete geschäftliche Zusammenhang und spanische Abzugsbeschränkungen sind entscheidend.

Mallorquinische Gesellschaft kauft Maschinenwartung in Deutschland

Eine auf Mallorca ansässige S.L. zahlt auf einer deutschen Rechnung deutsche Umsatzsteuer. Zuerst ist zu prüfen, ob die Wartungsleistung tatsächlich in Deutschland steuerbar war. Die Wartung beweglicher Maschinen für die S.L. fällt grundsätzlich unter die B2B-Empfängerortregel; der deutsche Arbeitsort allein rechtfertigt daher keine deutsche Umsatzsteuer. Anders kann es etwa bei einer Leistung an eine deutsche Betriebsstätte der S.L. oder bei einer grundstücksbezogenen Wartungsleistung sein. Liegt der Leistungsort in Spanien und ist der Leistende dort nicht ansässig, ist Reverse Charge zu prüfen.

War die deutsche Umsatzsteuer zu Recht berechnet, stellt die S.L. den Antrag über Modelo 360 bei der AEAT. Die AEAT leitet ihn an Deutschland weiter. Deutschland entscheidet über die Abzugsfähigkeit.

US-Unternehmen veranstaltet einen Kongress in Barcelona

Ein US-Unternehmen bezieht in Barcelona Zugangs-, Hotel-, Restaurant- und Beförderungsleistungen für einen Kongress. Als Veranstalter muss es zuerst seine eigenen Ausgangsumsätze prüfen: Schuldet es beispielsweise für Eintrittsverkäufe spanische IVA, ist die Vorsteuer grundsätzlich im regulären Verfahren statt über Modelo 361 geltend zu machen. Nur wenn die Ausgangsumsätze das Sonderverfahren nicht ausschließen, kommt Modelo 361 in Betracht. Für die gesetzlich genannten Leistungen im Zusammenhang mit der Teilnahme an kommerziellen oder beruflichen Messen, Kongressen und Ausstellungen kann die Erstattung auch ohne Gegenseitigkeit zulässig sein. Der Antrag erfordert trotzdem die richtige Einordnung jeder Rechnung, die vorgeschriebene Vertretung und vollständige Belege.

Unternehmen mit spanischer Niederlassung

Eine deutsche Gesellschaft betreibt in Valencia eine feste Niederlassung, die im Erstattungszeitraum spanische Ausgangsumsätze ausführt. Die Eingangs-IVA der Niederlassung gehört regelmäßig in die spanischen periodischen Erklärungen. Ein Sondererstattungsantrag wäre nicht allein wegen des deutschen Hauptsitzes zulässig.

Praktische Arbeitsfolge

  1. Steuergebiet bestimmen: Festland/Balearen, Canarias, Ceuta/Melilla oder anderer Staat.
  2. Ansässigkeit und feste Niederlassungen prüfen: Sitz allein genügt nicht.
  3. Alle spanischen beziehungsweise ausländischen Ausgangsumsätze des Erstattungszeitraums erfassen.
  4. Für jede Rechnung den Leistungsort und die richtige Steuerschuld prüfen.
  5. Abzugsfähigkeit und unternehmerische Verwendung dokumentieren.
  6. Modelo 360, Modelo 361, Ansässigkeitsportal oder laufende IVA-Erklärung auswählen.
  7. Mindestbetrag und Zeitraum festlegen.
  8. Rechnungskopien, Einfuhrbelege, Vertretervollmacht und Unternehmernachweis zusammenstellen.
  9. Antrag deutlich vor dem 30. September des Folgejahres übermitteln.
  10. Eingangsbestätigung, Referenznummer, Rückfragen, Bescheid und Auszahlung archivieren.

Typische Fehler

  • Spanische IVA aus Festlandspanien und IGIC aus Canarias werden in einem Antrag vermischt.
  • Ein EU-Unternehmen versucht, den spanischen Antrag ohne das Portal seines Ansässigkeitsstaats zu stellen.
  • Modelo 361 wird verwendet, obwohl ein EU- oder 360-Fall vorliegt.
  • Eine feste Niederlassung oder eigene spanische Umsätze werden nicht offengelegt.
  • Zu Unrecht berechnete IVA wird ohne vorherige Rechnungsberichtigung beantragt.
  • Private, gemischt genutzte oder gesetzlich ausgeschlossene Kosten werden zu 100 Prozent angesetzt.
  • Die Vorsteuerquote des Ansässigkeitsstaats bleibt unberücksichtigt.
  • Rechnungen lauten auf Mitarbeiter, Gesellschafter oder eine andere Konzerngesellschaft.
  • Der 30. September wird als bloße Ordnungsvorschrift behandelt.
  • Ein Informationsersuchen der AEAT wird zu spät oder unvollständig beantwortet.
  • Dieselbe Rechnung wird zusätzlich in einer periodischen IVA-Erklärung abgezogen.

Häufige Fragen

Ist Modelo 360 eine spanische Steuererklärung?

Es ist ein elektronisches Erstattungsformular beziehungsweise ein Zugang zum unionsweiten Vorsteuervergütungsverfahren. Bei ausländischer EU-Steuer fungiert die AEAT zunächst als Einreichungs- und Weiterleitungsstelle; der Erstattungsstaat entscheidet materiell.

Muss ein deutsches Unternehmen Modelo 360 direkt in Spanien ausfüllen?

Für die Erstattung spanischer IVA stellt es den Antrag grundsätzlich über das elektronische Portal Deutschlands als Ansässigkeitsstaat. Der Antrag wird nach Spanien übermittelt und dort nach spanischem Recht geprüft.

Kann eine Privatperson Modelo 360 oder 361 nutzen?

Nein. Das Verfahren ist für Unternehmer und Freiberufler bestimmt. Eine privat getragene Umsatzsteuer ist keine Unternehmensvorsteuer.

Reicht eine bezahlte Rechnung als Nachweis?

Nein. Zahlung und Rechnung belegen nicht automatisch die richtige Steuerbarkeit, den Unternehmensbezug oder das Vorsteuerabzugsrecht. Je nach Fall sind Verträge, Leistungsbeschreibungen, Reise- oder Veranstaltungsunterlagen, Zahlungsnachweise und Zuordnungsbelege erforderlich.

Muss für jeden Monat ein eigener Antrag gestellt werden?

Nein. Der Zeitraum beträgt grundsätzlich mindestens drei Kalendermonate und höchstens ein Kalenderjahr. Ein kürzerer Zeitraum ist möglich, wenn er den verbleibenden Rest eines Kalenderjahres umfasst.

Kann der Antrag auch nach dem 30. September nachgereicht werden?

Der reguläre Antrag muss spätestens am 30. September des Folgejahres vorliegen. Ein verspäteter Antrag ist grundsätzlich nicht durch eine bloße Entschuldigung heilbar. Bei technischen Störungen sind die amtlichen Störungs- und Nachweisregeln sofort zu dokumentieren.

Ist bei Modelo 361 immer Gegenseitigkeit nötig?

Grundsätzlich ja, aber das Gesetz kennt begrenzte Ausnahmen. Außerdem kann eine anerkannte Gegenseitigkeit nach Staat und Aufwandsart beschränkt sein. Maßgeblich ist die aktuelle amtliche spanische Feststellung.

Ersetzt die Erstattung eine spanische IVA-Registrierung?

Nein. Wer in Spanien registrierungspflichtige Umsätze ausführt, kann zur Abgabe laufender IVA-Erklärungen verpflichtet sein. Das Sonderverfahren ist kein Wahlrecht zur Vermeidung einer erforderlichen Registrierung.

Amtliche Quellen und Rechtsstand

Alle Menschen sind klug.
Die einen vorher, die anderen nachher.

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