Spanien will VERI*FACTU verschieben – Papierrechnungen bleiben teilweise möglich

Spanien will die Einführung der neuen Anforderungen an elektronische Fakturierungssysteme (VERI*FACTU) bis Oktober 2028 verschieben. Gleichzeitig bestätigt eine verbindliche Steuerauskunft, dass Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin Rechnungen auf Papier und mit Software ausstellen dürfen.

Für die verpflichtende elektronische Rechnung zwischen Unternehmen und Freiberuflern (B2B) stehen die Einführungstermine dagegen bereits fest. Dabei ist zwischen zwei Pflichten zu unterscheiden: der elektronischen Rechnungsstellung und der zusätzlichen Mitteilung des Rechnungsstatus sowie der Zahlungen. Je nach Unternehmensform und Umsatz gelten unterschiedliche Fristen bis Oktober 2029.

Neue Fristen für VERI*FACTU

Eigentlich sollten die noch ausstehenden VERI*FACTU-Pflichten im kommenden Jahr in Kraft treten. Die bisher vorgesehenen Termine waren der 1. Januar 2027 für körperschaftsteuerpflichtige Unternehmen und der 1. Juli 2027 für die übrigen betroffenen Steuerpflichtigen. Das spanische Finanzministerium hat nun angekündigt, diese Fristen bis Oktober 2028 verlängern zu wollen.

Der offizielle Beschluss steht aber noch aus - die verbindliche gesetzliche Umsetzung der angekündigten Fristverlängerung ist bislang noch nicht bestätigt.

Mit der Verschiebung sollen die Anforderungen an elektronische Fakturierungssysteme zeitlich besser mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung abgestimmt werden.

Rechnungen auf Papier und per Software: Beides ist möglich

Eine weitere wichtige Klarstellung ergibt sich aus der verbindlichen Auskunft V5126-26 vom 7. Juli 2026 (externer Link) der spanischen Generaldirektion für Steuern (Dirección General de Tributos, DGT). Sie bestätigt, dass Unternehmer und Freiberufler unter bestimmten Voraussetzungen unterschiedliche Verfahren zur Rechnungsstellung parallel nutzen dürfen. So können beispielsweise Rechnungen für eine Geschäftstätigkeit elektronisch und für eine andere Tätigkeit auf Papier ausgestellt werden. Gleiches gilt für unterschiedliche Betriebsstätten. Die gesetzlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung und die eingesetzten Systeme bleiben davon unberührt.

Die Auskunft schafft damit Klarheit für Unternehmen, die unterschiedliche Verfahren zur Rechnungsstellung einsetzen. Die bisher teilweise vertretene Auffassung, dass sich Unternehmer grundsätzlich für eine einzige Methode entscheiden müssten, wird dadurch relativiert.

E-Rechnung: Verbindliche Einführungstermine stehen fest

Unabhängig davon hat Spanien die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und Freiberuflern (B2B) konkretisiert. Mit der am 5. Oktober veröffentlichten Ministerialverordnung HAC/1028/2026 wurden die technischen Anforderungen an die öffentliche Plattform der spanischen Steuerbehörde AEAT festgelegt. Damit beginnen die bereits gesetzlich vorgesehenen Übergangsfristen.

Wichtig ist dabei, zwei unterschiedliche Verpflichtungen auseinanderzuhalten:

Die Pflicht, elektronische Rechnungen auszustellen, zu übermitteln und zu empfangen.
Die zusätzliche Pflicht, den Status empfangener Rechnungen und die erfolgten Zahlungen elektronisch mitzuteilen.

Beide Pflichten betreffen grundsätzlich Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen und Freiberuflern, deren Rechnungsempfänger ihren Unternehmenssitz, eine Betriebsstätte oder ihren gewöhnlichen Wohnsitz in Spanien haben und die unter den gesetzlichen Anwendungsbereich fallen. Während die elektronische Rechnungsstellung für alle betroffenen Unternehmer spätestens ab Oktober 2028 verpflichtend wird, beginnt die zusätzliche Mitteilungspflicht bei bestimmten Unternehmergruppen erst ein Jahr später.

Termine für elektronische Rechnungsstellung:

Ab 6. Oktober 2027: Unternehmer und Freiberufler, deren Jahresumsatz im unmittelbar vorausgegangenen Kalenderjahr 8 Millionen Euro übersteigt, müssen elektronische Rechnungen ausstellen, übermitteln und empfangen.
Ab 6. Oktober 2028: Für alle übrigen betroffenen Unternehmer und Freiberufler wird die elektronische Rechnungsstellung, Übermittlung und der Empfang verpflichtend. Dies gilt unabhängig davon, ob die Tätigkeit über eine Kapitalgesellschaft, als Einzelunternehmer oder in einer anderen erfassten Rechtsform ausgeübt wird.

Für die elektronische Rechnungsstellung können Unternehmen künftig die kostenlose öffentliche Plattform oder private Anbieter nutzen. Bei Nutzung privater Plattformen ist auch eine Übermittlung der erforderlichen Rechnungsdaten an das öffentliche System vorgesehen.

Termine für die Mitteilungspflicht:

Ab 6. Oktober 2027: Unternehmer und Freiberufler mit einem Jahresumsatz von mehr als 8 Millionen Euro müssen neben der elektronischen Rechnungsstellung auch die vorgeschriebenen Informationen zu Rechnungsstatus und Zahlungen übermitteln.
Ab 6. Oktober 2028: Die zusätzliche Mitteilungspflicht gilt auch für die übrigen betroffenen juristischen Personen und Gesellschaften beziehungsweise Einrichtungen, soweit sie nicht bereits aufgrund ihres Umsatzes im Vorjahr verpflichtet sind.
Ab 6. Oktober 2029: Erst zu diesem Zeitpunkt beginnt die zusätzliche Mitteilungspflicht für die übrigen betroffenen natürlichen Personen, insbesondere Selbstständige und Freiberufler, sowie Einrichtungen im steuerlichen Einkünftezurechnungsregime (entidades en régimen de atribución de rentas).

Nach Artikel 7 der Ministerialverordnung HAC/1028/2026 müssen Rechnungsempfänger im jeweiligen Anwendungsfall insbesondere die Ablehnung einer Rechnung, das Datum der vollständigen tatsächlichen Zahlung und das maßgebliche Zahlungsfälligkeitsdatum melden.

Was Unternehmer jetzt beachten müssen

VERI*FACTU und die verpflichtende E-Rechnung sind zwei unterschiedliche Regelungen. VERI*FACTU betrifft die technische Sicherheit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Rechnungsdaten. Die E-Rechnung regelt dagegen insbesondere den elektronischen Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und Freiberuflern.

Die angekündigte Verschiebung von VERI*FACTU hebt die bereits feststehenden Einführungstermine der E-Rechnung nicht auf. Auch die Möglichkeit, Rechnungen teilweise manuell auszustellen, gilt nur innerhalb der gesetzlichen Grenzen. Sobald für einen Geschäftsvorgang die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend wird, kann diese Pflicht nicht durch eine Papierrechnung ersetzt werden.

Unternehmen sollten daher unterscheiden, welche Anforderungen für ihre Fakturierungssoftware gelten, welche Rechnungen weiterhin manuell erstellt werden können und ab wann sie elektronische Rechnungen verpflichtend austauschen müssen.

Die PlattesGroup hat die Umstellung ihrer Rechnungsprozesse bereits abgeschlossen: Über das digitale Buchungsportal PGate können Mandanten Rechnungen erstellen, versenden und herunterladen, während diese gleichzeitig automatisch in der Buchhaltung erfasst werden – ohne zusätzliche Fakturierungsprogramme.