VERI*FACTU

VERI*FACTU Spanien bezeichnet eine Betriebsart für steuerlich konforme Rechnungsinformationssysteme, nicht die gesamte spanische Softwarepflicht. Unternehmen und Selbstständige müssen deshalb zuerst klären, ob sie unter das Regelwerk fallen und anschließend, ob ihr System laufend an die Steuerverwaltung senden oder die strengeren Anforderungen ohne laufende Übermittlung erfüllen soll.

Was regelt VERI*FACTU tatsächlich?

Die Grundlage bildet die spanische Abgabenordnung (Ley General Tributaria, LGT). Ihr Art. 29 Abs. 2 Buchst. j verlangt bei einschlägigen Buchhaltungs-, Rechnungs- und Managementsystemen, dass Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Nachverfolgbarkeit und Unveränderbarkeit der Datensätze gesichert sind. Einfügungen, Auslassungen und Änderungen dürfen nicht ohne ordnungsgemäße Dokumentation möglich sein.

Das Real Decreto 1007/2023 konkretisiert diese Pflicht im Regelwerk für Rechnungsinformationssysteme (Reglamento de los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, RRSIF). Ein erfasstes System wird häufig kurz Sistema Informático de Facturación (SIF) genannt. Es muss die Rechnungsdatensätze schützen und technisch dazu fähig sein, sie fortlaufend, sicher, vollständig, automatisch, aufeinanderfolgend, unverzüglich und nachweisbar elektronisch an die spanische Steuerverwaltung AEAT zu übermitteln.

Diese Übermittlungsfähigkeit ist für jedes RRSIF-konforme SIF erforderlich. Erst die tatsächliche laufende Übermittlung macht daraus den VERI*FACTU-Betrieb. Ein konformes Nicht-VERI*FACTU-System bleibt zulässig, muss seine Datensätze aber selbst mit zusätzlichen Sicherungs-, Signatur-, Ereignis- und Aufbewahrungsfunktionen schützen.

Für wen gilt VERI*FACTU Spanien?

Der RRSIF erfasst bei Nutzung eines Rechnungsinformationssystems grundsätzlich Körperschaftsteuerpflichtige, natürliche Personen mit wirtschaftlicher Tätigkeit, Nichtresidenten mit spanischer Betriebsstätte sowie Einkünftezurechnungseinheiten mit wirtschaftlicher Tätigkeit. Es genügt, dass das System für einen Teil der Tätigkeit verwendet wird.

Vollständig von der Körperschaftsteuer befreite Einheiten nach Art. 9 Abs. 1 Ley 27/2014 sind ausgenommen. Bei teilweise befreiten Einheiten werden nur die steuerpflichtigen und nicht befreiten Erträge erfasst. Entscheidend sind daher Steuerstatus, Tätigkeit und die tatsächlich verwendeten Systemfunktionen.

Wer fällt wegen SII oder foraler Zuständigkeit nicht darunter?

Eine wichtige Ausnahme betrifft Steuerpflichtige, die ihre Umsatzsteuerregister über die unmittelbare Informationsübermittlung (Suministro Inmediato de Información, SII) nach Art. 62 Abs. 6 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung führen. Sie fallen grundsätzlich nicht unter den RRSIF.

Im Baskenland und in Navarra gehen die foralen Systeme vor, wenn der Steuerpflichtige nach den Zuständigkeitsregeln dort zugeordnet ist. Die Kanarischen Inseln, Ceuta und Melilla sind dagegen mit ihren jeweiligen gesetzlichen Besonderheiten in das staatliche Regelwerk einbezogen. Eine Zuordnung muss gegebenenfalls nach Steuergebiet und konkretem Steuerpflichtigen geprüft werden.

Wann werden Word oder Excel zum Rechnungsinformationssystem?

Wer sämtliche Rechnungen ohne Rechnungsinformationssystem manuell erstellt, fällt wegen dieser Rechnungen nicht unter den RRSIF. Auch ein Text- oder Tabellenprogramm ist nach der AEAT-Auslegung nicht automatisch ein SIF, wenn es ausschließlich der Dateneingabe, Ausgabe und Aufbewahrung dient.

Verarbeitet dasselbe Werkzeug die Daten dagegen zu Steuerregistern, Buchhaltung oder anderen steuerlichen Ergebnissen, kann es als SIF einzuordnen sein. Eine Tabellenlösung mit Makro zur Erzeugung eines Rechnungsregisters nennt die AEAT als Beispiel. Nicht der Produktname, sondern die tatsächlich eingesetzte Funktion entscheidet.

Welche Fristen gelten für Rechnungssoftware Spanien 2026?

Die früher kommunizierten Nutzerfristen für 2026 sind überholt. Nach der konsolidierten, durch Real Decreto-ley 15/2025 geänderten Fassung gelten nun folgende Anpassungszeitpunkte:

Für mehrjährige Wartungsverträge, die bereits vor dem maßgeblichen Stichtag geschlossen wurden, richtet sich die Anpassung nach der Nutzerfrist des betroffenen Steuerpflichtigen. Unternehmen sollten deshalb nicht nur die Softwareversion, sondern auch Vertragslaufzeit, Steuerstatus und Einsatzbereich dokumentieren.

Worin unterscheiden sich VERI*FACTU und Nicht-VERI*FACTU?

Im VERI*FACTU-Modus sendet das System alle erzeugten Rechnungsdatensätze fortlaufend und unverzüglich an die AEAT. Für die übermittelten Rechnungsdatensätze genügt der Hash; eine elektronische Signatur ist dafür nicht erforderlich. Die laufende Übermittlung dient innerhalb des RRSIF als Sicherungs- und Aufbewahrungsmodell. Andere handels- oder steuerrechtliche Unterlagen bleiben davon unberührt.

Ein Nicht-VERI*FACTU-System sendet nicht laufend. Es muss Rechnungs- und Ereignisdatensätze im System sichern, elektronisch signieren und Funktionen für Export, Kontrolle und Aufbewahrung bereitstellen. Die Wahl ist deshalb keine Entscheidung zwischen „Pflicht“ und „keiner Pflicht“, sondern zwischen zwei verschiedenen Erfüllungsmodellen eines konformen SIF.

Das Verifactu Rechnungssystem bleibt in Spanien grundsätzlich eine wählbare Betriebsart, sobald ein Steuerpflichtiger überhaupt ein RRSIF-konformes SIF nutzen muss. Die Wahl erfolgt regelmäßig mit dem tatsächlichen Beginn der systematischen Übermittlung. Nach Eintritt der jeweiligen Anpassungspflicht bindet sie mindestens bis zum Ende des Kalenderjahres des ersten wirksamen Versands; Übermittlungen im vorgelagerten Testzeitraum lösen diese Bindung nach aktueller AEAT-Auslegung noch nicht aus.

Welche Rechnungsdatensätze muss ein SIF erzeugen?

Für jede vollständige oder vereinfachte Rechnung muss das System automatisch gleichzeitig mit oder unmittelbar vor der Ausstellung einen Anmeldedatensatz (registro de facturación de alta) erzeugen. Dieser strukturierte Steuerdatensatz ist nicht mit der Rechnung selbst gleichzusetzen.

Der Anmeldedatensatz enthält unter anderem Aussteller, gegebenenfalls Empfänger, Rechnungsnummer und Serie, Ausstellungs- und Leistungsdatum, Rechnungsart, Gesamtbetrag, steuerliche Aufschlüsselung, Systemkennung, Erzeugungszeitpunkt und Angaben zum unmittelbar vorherigen Datensatz. Anmelde- und Annullierungsdatensätze werden als XML in UTF-8 erzeugt.

Wie werden Fehler und Annullierungen dokumentiert?

Ein bereits erzeugter Datensatz darf weder überschrieben noch gelöscht werden. Eine erforderliche Korrektur oder Annullierung wird über mindestens einen späteren zusätzlichen Datensatz nachvollziehbar, während der ursprüngliche Datensatz unverändert erhalten bleibt. Eine irrtümlich ausgestellte Rechnung kann daher einen eigenen Annullierungsdatensatz erfordern.

Die technische Annullierung eines Datensatzes ist von der rechnungsrechtlichen Berichtigung zu unterscheiden. Je nach Fehler kann neben dem technischen Folgeeintrag eine ordnungsgemäße Berichtigungsrechnung notwendig sein.

Wie funktionieren Hash und Verkettung?

Jeder Anmelde- und Annullierungsdatensatz erhält einen Hash. Die Identifikationsangaben und die ersten 64 Zeichen des Hashs des unmittelbar vorherigen Datensatzes werden in den nächsten Datensatz übernommen, sodass eine nachvollziehbare Kette entsteht. Beim ersten Datensatz wird stattdessen der Kettenbeginn gekennzeichnet. Die aktuelle technische Spezifikation nennt SHA-256 als Algorithmus.

Im Nicht-VERI*FACTU-Betrieb kommen insbesondere elektronische Signatur und Ereignisprotokoll hinzu. Im übermittelnden Betrieb ersetzt der Hash für die gesendeten Rechnungsdatensätze die elektronische Signatur, weil die AEAT den fortlaufenden Empfang als Teil des Sicherungsmodells nutzt.

Was passiert bei einer technischen Übermittlungsstörung?

Eine Störung der Verbindung darf die Rechnungserstellung nicht unterbrechen. Das System muss die ausstehenden Datensätze in ihrer Erzeugungsreihenfolge nachsenden und den Übermittlungsversuch mindestens stündlich wiederholen, solange die Störung besteht. Der Störungszustand ist im vorgesehenen Feld zu kennzeichnen und auf Verlangen zu begründen.

Damit bleibt der Geschäftsbetrieb handlungsfähig, ohne dass die Reihenfolge der Datensätze verloren gehen darf. Für die interne Kontrolle sollten Beginn und Ende der Störung, Wiederholungsversuche und erfolgreicher Nachversand nachvollziehbar sein.

Welche QR- und Kennzeichnungspflichten gelten?

Vollständige und vereinfachte Rechnungen aus einem erfassten SIF benötigen in beiden Betriebsarten den vorgeschriebenen Steuer-QR-Code. Nur Rechnungen aus einem tatsächlich übermittelnden System tragen zusätzlich den sichtbaren Hinweis „Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT“ oder „VERI*FACTU“ (Artikel 20 Absatz 1 Buchstabe b der Orden HAC/1177/2024).

Ein QR-Code allein beweist deshalb nicht, dass die Rechnung bereits bei der AEAT registriert wurde. Bei einer strukturierten elektronischen Rechnung darf an die Stelle des grafischen Codes ein eigenständiges Feld mit der darin enthaltenen AEAT-URL treten. Eine bildhafte elektronische Rechnung, etwa ein PDF, muss den QR-Code sichtbar enthalten.

Diese Regeln betreffen das Rechnungsinformationssystem und seine Steuerdatensätze. Sie sind nicht mit einer allgemeinen Pflicht zur strukturierten elektronischen B2B-Rechnung gleichzusetzen; eine Rechnung kann innerhalb des RRSIF weiterhin auf Papier, bildhaft elektronisch oder strukturiert elektronisch ausgegeben werden.

Wer bestätigt die Konformität der Software?

Für die Konformität eines SIF ist weder eine vorherige AEAT-Zulassung noch eine externe Zertifizierung vorgeschrieben. Der Hersteller muss für jede Version eine sichtbare schriftliche Verantwortlichkeitserklärung (declaración responsable) in das Produkt aufnehmen. Sie ist eine Selbsterklärung und kein amtliches Software-Gütesiegel.

Bei einer Eigenentwicklung übernimmt das entwickelnde Unternehmen selbst die Herstellerverantwortung. Wird die materielle Rechnungserstellung einem Rechnungsempfänger oder einem Dritten übertragen, bleibt die steuerliche Verantwortung des leistenden Unternehmers bestehen. Herstellererklärung, technische Umsetzung und steuerliche Verantwortung sind daher getrennt zu prüfen.

Welche Pflichten bleiben neben VERI*FACTU bestehen?

Die Übermittlung von Rechnungsdatensätzen ersetzt nicht automatisch die eigenständige Pflicht zu Umsatzsteuer-Rechnungsregistern oder Informationsmeldungen wie Modelo 347 und Modelo 349. Solche Pflichten bleiben bestehen, soweit keine besondere Regel ihre Erfüllung integriert. Auch die übrige Aufbewahrung steuerlicher und handelsrechtlicher Unterlagen richtet sich weiter nach den jeweils einschlägigen Vorschriften.

Welche Sanktionen nennt die Ley General Tributaria?

Art. 201 bis LGT stuft die erfassten Verstöße als schwer ein. Für Herstellung oder Vertrieb unzulässiger Systeme sieht die Norm grundsätzlich 150.000 Euro je Wirtschaftsjahr mit Verkäufen und je Systemtyp vor. Fehlt die vorgeschriebene Herstellerzertifizierung, beträgt die Sanktion 1.000 Euro je verkauftem System.

Der Besitz eines Systems, das die Anforderungen des Artikels 29 Absatz 2 Buchstabe j LGT nicht erfüllt und entweder trotz entsprechender Pflicht nicht ordnungsgemäß zertifiziert ist oder nach seiner Zertifizierung verändert wurde, wird mit 50.000 Euro je Wirtschaftsjahr sanktioniert. Diese Beträge sind keine automatische Geldbuße allein wegen eines Softwarefehlers: Tatbestand, Verantwortlichkeit, zeitliche Anwendbarkeit, Systemstatus und mögliche Konkurrenz zu anderen Sanktionen müssen im konkreten Verfahren festgestellt werden.

Häufige Fragen (FAQ)

Muss jeder Betroffene den VERI*FACTU-Modus wählen?

Nein. Wer ein RRSIF-konformes Rechnungsinformationssystem nutzen muss, kann grundsätzlich auch den Nicht-VERI*FACTU-Modus wählen. Dann muss das System insbesondere eigene Signatur-, Ereignis-, Export-, Kontroll- und Aufbewahrungsanforderungen erfüllen.

Beweist der QR-Code, dass die Rechnung schon bei der AEAT liegt?

Nein. Auch eine Rechnung aus einem Nicht-VERI*FACTU-System trägt den Steuer-QR-Code. Nur im tatsächlich übermittelnden Modus kommt der sichtbare VERI*FACTU-Hinweis hinzu; für die konkrete Registrierung ist der erfolgreiche Abgleich maßgeblich.

Darf ich Rechnungen weiterhin mit Word oder Excel erstellen?

Die Programmwahl allein entscheidet das nicht. Dient das Werkzeug nur Eingabe, Ausgabe und Aufbewahrung, kann es außerhalb des SIF-Begriffs liegen. Verarbeitet es Rechnungsdaten zu Steuerregistern, Buchhaltung oder anderen steuerlichen Ergebnissen, kann es als SIF gelten.

Welche Umstellungsfrist gilt für Selbstständige?

Für die übrigen erfassten Steuerpflichtigen außerhalb der Körperschaftsteuerpflicht muss das betroffene System vor dem 1. Juli 2027 betriebsbereit angepasst sein. Zuvor ist zu prüfen, ob Tätigkeit, Steuerstatus, SII oder forale Zuständigkeit den RRSIF überhaupt anwendbar machen.

Darf bei einem Internetausfall weiter fakturiert werden?

Ja. Die Fakturierung wird nicht unterbrochen. Das System muss die ausstehenden Datensätze der Reihe nach nachsenden und den Versuch während der Störung mindestens stündlich wiederholen.

Braucht die Software ein amtliches Zertifikat?

Nein. Vorgesehen ist eine sichtbare Verantwortlichkeitserklärung des Herstellers für jede Version, keine vorherige AEAT-Zulassung und kein externes amtliches Gütesiegel. Bei Eigenentwicklung trägt das entwickelnde Unternehmen diese Verantwortung.

Ersetzt VERI*FACTU die Meldungen Modelo 347 und 349?

Nicht automatisch. Informationsmeldungen und Umsatzsteuer-Rechnungsregister bleiben eigenständige Pflichten, soweit keine besondere Integrationsregel ihre Erfüllung übernimmt.

Quellen

• Boletín Oficial del Estado: Ley 58/2003, General Tributaria, insbesondere Art. 29 Abs. 2 Buchst. j und Art. 201 bis, abgerufen am 16. September 2026
• Boletín Oficial del Estado: Real Decreto 1007/2023 und RRSIF, konsolidierte Fassung, abgerufen am 16. September 2026
• Boletín Oficial del Estado: Orden HAC/1177/2024 mit den technischen und funktionalen RRSIF-Spezifikationen, abgerufen am 16. September 2026
• Agencia Estatal de Administración Tributaria: Cuestiones generales und Anwendungsbereiche, abgerufen am 16. September 2026
• Agencia Estatal de Administración Tributaria: Sistemas VERI*FACTU, abgerufen am 16. September 2026
• Agencia Estatal de Administración Tributaria: Certificación de los sistemas informáticos und declaración responsable, abgerufen am 16. September 2026
• Ley 58/2003, amtliche ELI-Fundstelle