GoBD - Neufassung seit dem 01.01.2020

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen sowie zum Datenzugriff (GoBD) bestimmen, wie steuerlich relevante digitale Prozesse prüfbar bleiben. Die Neufassung gilt zwar seit 2020, wurde aber 2024 und 2025 erneut geändert. Bei grenzüberschreitenden Abläufen kommt es nicht nur auf die Buchhaltungssoftware, sondern auf sämtliche relevanten Systeme, Schnittstellen, Speicherorte und Kontrollen an.

Welche GoBD-Fassung gilt heute?

Die Neufassung des Bundesministeriums der Finanzen vom 28. November 2019 ersetzte die Fassung von 2014 mit Wirkung zum 1. Januar 2020. Sie gilt für Besteuerungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2019 beginnen. Der Stand von 2020 ist jedoch nicht mehr vollständig: Eine Änderung vom 11. März 2024 ist seit dem 1. April 2024 anzuwenden. Das BMF änderte die GoBD am 14. Juli 2025 ein weiteres Mal; diese zweite Änderung gilt seit demselben Tag und betrifft insbesondere elektronische Rechnungen.

Für welche Systeme gelten die Anforderungen?

Zum relevanten Datenverarbeitungssystem gehören Haupt-, Vor- und Nebensysteme einschließlich ihrer Schnittstellen. Darunter fallen auch Cloud-Lösungen, unabhängig davon, wem Hard- oder Software gehört. Eine Systeminventur darf daher nicht bei der Finanzbuchhaltung enden. Sie muss alle Anwendungen erfassen, in denen steuerlich relevante Daten entstehen, verarbeitet, übertragen oder aufbewahrt werden.

Auch bei ausgelagerten Prozessen bleibt allein der Steuerpflichtige für die Ordnungsmäßigkeit seiner elektronischen Bücher und Aufzeichnungen verantwortlich. Ein Vertrag mit einem Buchhaltungs-, Archiv- oder Cloud-Dienstleister kann Aufgaben verteilen, verlagert aber nicht die steuerliche Verantwortung.

Welche Grundanforderungen gelten für digitale Aufzeichnungen?

Nach § 146 Absatz 1 der Abgabenordnung (AO) sind Buchungen und andere erforderliche Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Geschäftsvorfälle müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist in beide Richtungen lückenlos prüfbar bleiben: vom Beleg bis zur Steuererklärung und von der Steuererklärung zurück zum einzelnen Beleg. Die GoBD bezeichnen dies als progressive und retrograde Prüfbarkeit.

Aufzeichnungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Bei einer späteren Änderung müssen sowohl der Ursprung als auch der Änderungsvorgang erkennbar bleiben. Diese Anforderung gilt nicht nur für Buchungssätze, sondern auch für relevante Stamm-, Steuerungs- und Parametrisierungsdaten.

Die bloße Ablage elektronischer Dokumente in einem gewöhnlichen Dateisystem erfüllt die Unveränderbarkeitsanforderung regelmäßig nicht. Zusätzliche technische und organisatorische Sicherungen können beispielsweise Sperren, Protokollierung, Historisierung, Versionierung und ein Berechtigungskonzept verbinden.

Was muss eine Verfahrensdokumentation enthalten?

Für jedes relevante Datenverarbeitungssystem muss eine verständliche Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Sie beschreibt Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse vollständig und schlüssig. Regelmäßig gehören dazu eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation. Programmversionen und Änderungen müssen über die jeweils betroffene Aufbewahrungsfrist historisch nachvollziehbar bleiben.

Die Verfahrensdokumentation ist keine starre Mustermappe. Ihr Umfang richtet sich nach Geschäft, Organisation und IT. Entscheidend ist, dass die Beschreibung dem tatsächlich eingesetzten Verfahren entspricht und ein sachverständiger Dritter die Verarbeitung nachvollziehen kann.

Eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation ist nicht automatisch ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht, wenn Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit tatsächlich nicht beeinträchtigt sind. Umgekehrt heilt eine umfangreiche Dokumentation keine unprüfbaren oder abweichenden Abläufe.

Welche Rolle spielt das interne Kontrollsystem?

Der Steuerpflichtige muss ein der Komplexität von Geschäft, Organisation und IT angemessenes internes Kontrollsystem nach GoBD einrichten, ausüben und protokollieren. Dazu können Berechtigungs-, Funktions-, Erfassungs-, Abstimmungs- und Verarbeitungskontrollen gehören. Nach einem Systemwechsel ist anlassbezogen zu prüfen, ob das tatsächlich eingesetzte Verfahren noch mit der Dokumentation übereinstimmt.

Elektronische Daten, Dokumente und Systeme sind außerdem gegen Verlust sowie gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen zu schützen. Kann ein unzureichend geschützter Bestand später nicht vorgelegt werden, ist die Buchführung formell nicht ordnungsmäßig. Das Sicherungsverfahren gehört deshalb in die Verfahrensdokumentation.

Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Die Abgabenordnung unterscheidet mehrere Aufbewahrungsfristen. Eine pauschale Aussage von ausschließlich zehn Jahren ist daher unzutreffend.

Für Buchungsbelege gilt die Achtjahresfrist seit dem 1. Januar 2025 auch für damals noch nicht abgelaufene Fristen. Für die in Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO genannten Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute einschließlich erfasster Zweigstellen, die der Versicherungsaufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG unterliegenden Unternehmen und die erfassten Wertpapierinstitute bleibt es dagegen bei zehn Jahren.

Die Frist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung, Aufstellung, Absendung, der Empfang, die Belegentstehung oder die betreffende Aufzeichnung erfolgt ist. Sie endet nicht, solange die Unterlagen für Steuern mit noch offener Festsetzungsfrist von Bedeutung sind. Die Berechnung muss deshalb dokumentbezogen erfolgen. Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Aufbewahrungspflicht mit dem Erhalt der Rechnung; bei abgesandten solchen Lieferscheinen mit dem Versand der Rechnung.

Was gilt beim Datenzugriff einer Außenprüfung?

Bei einer Außenprüfung kann die Finanzbehörde gespeicherte Daten im System einsehen, eine maschinelle Auswertung nach ihren Vorgaben verlangen oder die Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format fordern. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen gilt dies auch für Daten, die bei einem Dritten gespeichert sind.

Seit der Änderung zum 1. April 2024 sind insbesondere die Anforderungen an den Datenzugriff und die ergänzenden Informationen zur Datenüberlassung im aktuellen GoBD-Stand zu beachten. Systeme, Exportformate, Datenverknüpfungen und notwendige Erläuterungen sollten deshalb nicht erst zu Beginn einer Außenprüfung geprüft werden.

Wie funktionieren GoBD bei Spanien-Sachverhalten?

GoBD bei Spanien-Sachverhalten bleiben deutsche Anforderungen, wenn die betreffenden elektronischen Bücher und Aufzeichnungen deutschem Steuerrecht unterliegen. Elektronische Bücher und Aufzeichnungen dürfen in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union wie Spanien geführt und aufbewahrt werden, wenn der gesetzliche deutsche Datenzugriff vollständig möglich bleibt. Für Drittstaaten ist grundsätzlich eine behördliche Bewilligung unter weiteren Voraussetzungen erforderlich.

Bei einer digitalen Buchführung Deutschland–Spanien muss der tatsächliche Speicher- und Verarbeitungsort geprüft werden. Dazu gehören Produktivdaten, Sicherungskopien und gegebenenfalls Unterauftragnehmer. Die Rechnungsanschrift des Cloud-Anbieters allein belegt den Speicherort nicht.

Die Verfahrensdokumentation für Auslandsgesellschaften oder ausgelagerte Prozesse in Spanien muss insbesondere die eingesetzten Systeme, Schnittstellen, Verantwortlichkeiten, Kontrollen und den vollständigen deutschen Datenzugriff nachvollziehbar abbilden. Der Standort in Spanien hebt die Verantwortung des deutschen Steuerpflichtigen nicht auf.

GoBD bei Spanien-Sachverhalten sind von anderen Regelungskomplexen abzugrenzen. Der spanische Plan General de Contabilidad, das deutsche Außensteuergesetz, die Betriebsstättengewinnaufteilungsverordnung und die Verrechnungspreisdokumentation verfolgen andere Zwecke und haben eigene Tatbestände, Fristen und Nachweise. Eine GoBD-Dokumentation ersetzt diese Unterlagen nicht.

Was ist bei Migration und Systemwechsel zu beachten?

Was bedeuten GoBD bei Spanien-Sachverhalten für Migrationen?

Bei einem Systemwechsel, einer Systemänderung oder einer Auslagerung darf das Altsystem erst entfallen, wenn alle aufbewahrungspflichtigen Daten quantitativ und qualitativ gleichwertig überführt wurden. Dazu gehören Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie ihre Verknüpfungen. Die Daten müssen weiterhin gleichwertig auswertbar sein. Eine gesetzliche Erleichterung enthält § 147 Abs. 6 AO: Nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach dem Systemwechsel oder der Auslagerung genügt die ausschließliche Vorhaltung auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger, sofern noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde.

Formatumwandlungen dürfen keine inhaltliche Änderung bewirken und müssen dokumentiert werden. Vor der Abschaltung eines Altsystems sollten deshalb Vollständigkeit, Verknüpfungen, Auswertbarkeit, Zugriffsrechte und die historische Verfahrensdokumentation geprüft werden.

Was gilt seit 2025 für elektronische Rechnungen?

Seit der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 genügt bei einer elektronischen Rechnung grundsätzlich die Aufbewahrung des strukturierten Teils, wenn dieser die GoBD erfüllt. Enthält ein zusätzlicher menschenlesbarer Teil weitere oder abweichende steuerlich relevante Informationen, muss auch dieser Teil aufbewahrt werden. Der strukturierte Datenteil darf bei einer Formatumwandlung nicht verloren gehen.

Welche Folgen können Mängel haben?

Ordnungsmäßige Bücher und Aufzeichnungen sind nach § 158 AO grundsätzlich der Besteuerung zugrunde zu legen. Diese Beweiskraft entfällt, soweit nach den Umständen des Einzelfalls Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden, oder soweit die elektronischen Daten nicht nach den vorgeschriebenen digitalen Schnittstellen zur Verfügung gestellt werden.

Die Finanzbehörde muss Besteuerungsgrundlagen schätzen, soweit sie diese nicht ermitteln oder berechnen kann. Das Gesetz nennt unter anderem nicht vorlegbare Bücher oder Aufzeichnungen sowie bestimmte Fälle fehlender digitaler Schnittstellen. Nicht jeder einzelne GoBD-Mangel führt automatisch zur Verwerfung der gesamten Buchführung oder zu einem bestimmten Zuschlag.

Bei bestimmten Verstößen im Zusammenhang mit einer Drittstaatenverlagerung, einer angeordneten Rückverlagerung oder dem Datenzugriff kann ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro festgesetzt werden. Diese Spanne ist kein allgemeines Bußgeld für jeden GoBD-Mangel.

Welche Prüfung braucht digitale Buchführung Deutschland–Spanien?

1. Alle steuerlich relevanten Haupt-, Vor- und Nebensysteme samt Schnittstellen inventarisieren.
2. Verantwortlichkeiten, Speicherorte, Sicherungskopien und Unterauftragnehmer feststellen.
3. Unveränderbarkeit, Zugriffsrechte, Protokollierung und Datensicherung anhand der tatsächlichen Abläufe prüfen.
4. Verfahrensdokumentation und internes Kontrollsystem an den realen Systemstand anpassen.
5. Datenexport und maschinelle Auswertbarkeit praktisch testen.
6. GoBD-Unterlagen von spanischer Rechnungslegung, Außensteuer- und Verrechnungspreisdokumentation trennen.

Häufige Fragen (FAQ)

Gelten nur die GoBD von 2020?

Nein. Die Neufassung gilt seit 2020, wurde aber mit Wirkung zum 1. April 2024 und erneut zum 14. Juli 2025 geändert. Für eine aktuelle Prüfung ist der gesamte Änderungsstand maßgeblich.

Reicht ein PDF-Archiv in einem normalen Ordner?

Regelmäßig nicht, wenn keine zusätzlichen technischen oder organisatorischen Sicherungen bestehen. Ursprung und Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben; dafür können Sperren, Protokollierung, Historisierung, Versionierung und Berechtigungen kombiniert werden.

Führt eine fehlende Verfahrensdokumentation automatisch zur Schätzung?

Nein. Entscheidend ist unter anderem, ob Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt sind und ob die Besteuerungsgrundlagen ermittelt werden können. Eine fehlende Dokumentation ist dennoch ein ernstes Prüfungsrisiko.

Dürfen Buchhaltungsdaten in Spanien gespeichert werden?

Ja, elektronische Bücher und Aufzeichnungen dürfen in einem EU-Mitgliedstaat wie Spanien geführt und aufbewahrt werden, wenn der gesetzliche deutsche Datenzugriff vollständig möglich bleibt.

Entlastet ein externer Dienstleister den Steuerpflichtigen?

Nein. Auch bei vollständiger oder teilweiser Auslagerung bleibt der Steuerpflichtige allein für die Ordnungsmäßigkeit seiner elektronischen Bücher und Aufzeichnungen verantwortlich.

Müssen E-Rechnungen immer zusätzlich als PDF aufbewahrt werden?

Nicht zwingend. Seit Juli 2025 genügt grundsätzlich der GoBD-konforme strukturierte Teil. Ein zusätzlicher menschenlesbarer Teil ist aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich relevante Informationen enthält.

Quellen

• GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019 in der Fassung der Änderung vom 11. März 2024, abgerufen am 15. September 2026.
• GoBD: Zweite Änderung vom 14. Juli 2025, abgerufen am 15. September 2026.
• § 146 AO – Ordnungsvorschriften für Buchführung und Aufzeichnungen, abgerufen am 15. September 2026.
• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, abgerufen am 15. September 2026.
• § 158 AO – Beweiskraft der Buchführung, abgerufen am 15. September 2026.
• § 162 AO – Schätzung von Besteuerungsgrundlagen, abgerufen am 15. September 2026.
• Art. 97 § 19a EGAO – Übergang und Ausnahmen bei Buchungsbelegen, abgerufen am 15. September 2026.