E-Rechnung in Spanien: B2B, B2G und VERI*FACTU

Eine elektronische Rechnung (factura electrónica) wird allgemein elektronisch ausgestellt, übertragen und empfangen. Die verpflichtende elektronische B2B-Rechnung ist enger definiert: Sie ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Rechnungsdatensatz und nicht bloß ein digital versandtes Dokument. Die E-Rechnung in Spanien folgt je nach Geschäftspartner unterschiedlichen Regeln: Für Rechnungen an öffentliche Stellen besteht bereits ein B2G-System, während die allgemeine B2B-Pflicht erst nach den ab Inkrafttreten der endgültigen Ministerialverordnung laufenden Übergangsfristen greift. Davon getrennt sind die Vorgaben für Rechnungssoftware und die elektronische Führung der Umsatzsteuerbücher zu betrachten.

Was ist eine strukturierte elektronische Rechnung?

Eine verpflichtende elektronische B2B-Rechnung muss sich an der europäischen Norm EN 16931 orientieren. Das Real Decreto 238/2026 lässt dafür die Syntaxen CII, UBL, EDIFACT und Facturae zu. Die öffentliche Rechnungslösung der spanischen Steuerbehörde AEAT verwendet UBL nach den in der endgültigen Ministerialverordnung festzulegenden technischen Vorgaben.

Eine gewöhnliche PDF-Datei gehört nicht zu diesen vier strukturierten Syntaxen. Sie kann daher die strukturierte Rechnung nicht ersetzen. Für eine begrenzte Übergangsphase sieht das Real Decreto lediglich eine zusätzliche PDF-Leseversion für einen bestimmten Kreis größerer Rechnungsaussteller vor.

Wann wird die E-Rechnung in Spanien im B2B verpflichtend?

Die Ley 18/2022 schafft die Grundlage für die B2B-Pflicht. Das dazugehörige Real Decreto 238/2026 trat am 20. April 2026 formell in Kraft. Seine B2B-Regeln werden jedoch erst nach Ablauf der an das Inkrafttreten der Ministerialverordnung über die öffentliche Rechnungslösung anknüpfenden Übergangsfristen praktisch anwendbar. Der am 17. April 2026 veröffentlichte Anhörungsentwurf ist nicht die endgültige Verordnung.

Das formelle Inkrafttreten des Real Decreto und die Veröffentlichung des Anhörungsentwurfs setzen die Übergangsfristen nicht in Gang. Erst das Inkrafttreten der endgültigen Ministerialverordnung setzt die folgenden Fristen in Gang:

Betroffene Gruppe	Beginn der B2B-Pflicht	Besonderheit
Unternehmer und Freiberufler mit einem Vorjahres-Volumen von mehr als 8 Millionen Euro	Zwölf Monate nach Inkrafttreten der Ministerialverordnung	Während der ersten zwölf Monate zusätzlich lesbares PDF, sofern der Empfänger nicht ausdrücklich nur das strukturierte Format akzeptiert
Übrige Unternehmer und Freiberufler	24 Monate nach Inkrafttreten der Ministerialverordnung	Keine allgemeine Verlängerung auf 36 Monate
Natürliche Personen und einkommensteuerliche Zurechnungsgemeinschaften bis 8 Millionen Euro	Strukturierte Rechnung grundsätzlich nach der 24-Monats-Stufe	Nur die Pflicht zur Meldung der Rechnungsstatus wird um weitere zwölf Monate verschoben

Das maßgebliche Volumen wird nach Artikel 121 des spanischen Umsatzsteuergesetzes für das unmittelbar vorhergehende Kalenderjahr berechnet. Die Staffel richtet sich somit nicht nach der Zahl der Beschäftigten.

Wer fällt in den künftigen B2B-Anwendungsbereich?

Die Pflicht erfasst einen Unternehmer oder Freiberufler, der nach den allgemeinen spanischen Rechnungsregeln eine Rechnung ausstellen muss, wenn der Empfänger ebenfalls Unternehmer oder Freiberufler ist. Der Empfänger muss in Spanien den Sitz seiner wirtschaftlichen Tätigkeit, eine Betriebsstätte oder ersatzweise seinen Wohnsitz beziehungsweise gewöhnlichen Aufenthalt haben; die abgerechnete Leistung muss für diese spanische Zuordnung bestimmt sein.

Grundsätzlich ausgenommen sind Vorgänge, die mit einer vereinfachten Rechnung nach Artikel 4 der spanischen Rechnungsverordnung dokumentiert werden. Für qualifizierte vereinfachte Rechnungen nach Artikel 7 Absatz 2 gilt diese Ausnahme nicht. Bereits ausgenommen sind die in der zweiten Zusatzbestimmung des Real Decreto bezeichneten, durch die jeweiligen Marktbetreiber fakturierten Strom- und Gasgeschäfte sowie die über die IATA-Systeme CASS, BSP oder SIS-ICH abgewickelten und darüber bezahlten Vorgänge. Weitere sektorale Ausnahmen können nur unter den engen Voraussetzungen des Real Decreto durch Ministerialverordnung geschaffen werden.

Nach Wirksamwerden der B2B-Regeln kann der Rechnungsempfänger vier Jahre ab Ausstellung kostenlos eine Kopie der elektronischen Rechnung verlangen. Er darf den Aussteller zugleich nicht auf eine bestimmte Plattform oder einen bestimmten Anbieter festlegen.

Welche Formate, Plattformen und Statusmeldungen sind vorgesehen?

Für den Austausch stehen drei Wege offen: eine regelkonforme private Plattform, die von der AEAT verwaltete öffentliche Lösung oder eine Kombination aus beiden. Wurde mit dem Lieferanten kein privater Empfangspunkt ausdrücklich vereinbart, gilt die öffentliche Lösung als Empfangsweg. Wer Rechnungen über eine private Plattform empfängt, muss den Empfangspunkt in seiner Geschäftskommunikation und, sofern vorhanden, auf seiner Website veröffentlichen. Die Nutzung der öffentlichen Lösung ist für die Nutzer kostenlos.

Wird eine Rechnung nicht über die öffentliche Lösung ausgestellt, muss die eingesetzte Plattform, Lösung oder das Rechnungssystem zeitgleich mit der Ausstellung eine inhaltlich getreue elektronische Kopie in UBL an die öffentliche Lösung senden. Dort wird sie als Kopie gekennzeichnet. Die außerhalb der öffentlichen Lösung ausgestellte elektronische Rechnung muss nach Artikel 7 Absatz 3 außerdem mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen werden.

Welche Ereignisse muss der Empfänger melden?

Beim Austausch über private Plattformen muss der Empfänger dem Aussteller mindestens die kommerzielle Annahme oder Ablehnung mit Datum sowie die vollständige tatsächliche Zahlung mit Zahlungsdatum mitteilen. Die jeweilige Statusinformation ist spätestens vier Kalendertage nach dem Ereignis zu senden; Samstage, Sonntage und landesweite Feiertage zählen dabei nicht mit. Teilannahme, Teilzahlung und Abtretung sind zusätzliche freiwillige Statusangaben. Für über die öffentliche Lösung ausgestellte Rechnungen gilt dieses private Statusregime nicht: Dort greifen die nachfolgenden Mitteilungen nach Artikel 12; ohne mitgeteilte Ablehnung oder Berichtigungsrechnung wird die Annahme vermutet.

Unabhängig vom Übermittlungsweg muss der Empfänger die Ablehnung oder vollständige Zahlung außerdem an die öffentliche Rechnungslösung melden. Für die vollständige Zahlung und ihr Datum gilt dort ebenfalls die Frist von höchstens vier Kalendertagen unter Ausschluss von Samstagen, Sonntagen und landesweiten Feiertagen. Eine private Plattform kann für diese Zahlungskommunikation autorisiert werden. Auch das Fälligkeitsdatum der Rechnung ist der öffentlichen Lösung mitzuteilen.

Wie lange bleiben Rechnungen in der öffentlichen Lösung verfügbar?

Die öffentliche Lösung hält elektronische Rechnungen und die zugehörigen Informationen für den steuerrechtlich maßgeblichen Aufbewahrungszeitraum vor, höchstens jedoch zwölf Jahre. Diese Obergrenze und das vierjährige Kopierecht beantworten nicht, welche eigenen steuerlichen, handelsrechtlichen oder verfahrensbezogenen Archivierungspflichten ein Unternehmen erfüllen muss.

Was gilt bereits für Rechnungen an öffentliche Stellen?

Die B2G-E-Rechnung, also die elektronische Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber, ist ein eigenständiges und bereits geltendes System nach der Ley 25/2013. Seit dem 15. Januar 2015 müssen insbesondere spanische Aktien- und GmbH-Gesellschaften, ausländische juristische Personen und nichtrechtsfähige Einheiten sowie spanische Betriebsstätten ausländischer Unternehmen ihre Rechnungen über den zuständigen allgemeinen Eingangspunkt elektronisch einreichen.

Die Grenze von 5.000 Euro ist keine automatische spanienweite Befreiung. Eine öffentliche Verwaltung darf Rechnungen bis einschließlich dieses Betrags nur durch eine eigene Regelung von der elektronischen Einreichung ausnehmen. Vor der Abgabe ist deshalb stets die Vorgabe des konkreten öffentlichen Rechnungsempfängers zu prüfen.

Für eine E-Rechnung auf Mallorca an die CAIB gilt die balearische Regelung: Die Autonome Gemeinschaft ist an FACe angeschlossen, und juristische Personen müssen dort seit dem 1. September 2020 auch Rechnungen unter 5.000 Euro elektronisch einreichen. Für natürliche Personen und bestimmte im Ausland erbrachte Leistungen gelten abweichende Einreichungsregeln. Die CAIB-Vorgabe lässt sich nicht automatisch auf jede Gemeinde oder andere öffentliche Stelle der Insel übertragen.

B2G-Rechnungen müssen strukturiert sein und grundsätzlich mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur auf Basis eines anerkannten Zertifikats oder mit einem gesetzlich zugelassenen fortgeschrittenen elektronischen Siegel versehen werden. Dieses Format- und Signaturregime ist von dem künftigen B2B-Plattformmodell zu unterscheiden.

Wie unterscheiden sich B2B-E-Rechnung, RRSIF, VERI*FACTU und SII?

Wer VeriFactu und E-Rechnung in Spanien plant, muss mehrere Regelungsebenen getrennt prüfen. Das B2B-System regelt das Rechnungsdokument und seinen Austausch, das B2G-System die Einreichung bei öffentlichen Auftraggebern, RRSIF die eingesetzte Rechnungssoftware und das SII die elektronischen Umsatzsteuer-Registerbücher.

System	Regelungsgegenstand	Zeitlicher Kern
B2B-E-Rechnung	Strukturiertes Dokument, Übermittlung, Empfang und Rechnungsstatus	Zwölf beziehungsweise 24 Monate nach Inkrafttreten der endgültigen Ministerialverordnung
B2G-E-Rechnung	Elektronische Rechnung an öffentliche Auftraggeber	Für die gesetzlich genannten Rechtsträger bereits seit dem 15. Januar 2015 verpflichtend
RRSIF und VERI*FACTU	Anforderungen an Rechnungssoftware und Rechnungsdatensätze	Anpassung vor dem 1. Januar 2027 beziehungsweise vor dem 1. Juli 2027
SII	Nahezu unmittelbare elektronische Führung der Umsatzsteuer-Registerbücher	Eigene Meldefristen und eigener Teilnehmerkreis

Was regeln RRSIF und VERI*FACTU?

Das Regelwerk für Anforderungen an Rechnungssoftware (Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación, RRSIF) verlangt bei einem erfassten computergestützten Rechnungssystem für jede vollständige oder vereinfachte Rechnung einen Rechnungsdatensatz. Dieser muss gleichzeitig mit oder unmittelbar vor der Rechnungsausstellung entstehen. Das System muss Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Unveränderbarkeit der Datensätze sichern.

Erfasst sind bei Nutzung eines Rechnungssystems insbesondere Körperschaftsteuerpflichtige, einkommensteuerpflichtige Selbständige, Nichtresidenten mit spanischer Betriebsstätte und Zurechnungsgemeinschaften mit wirtschaftlicher Tätigkeit. Körperschaftsteuerpflichtige im Anwendungsbereich müssen ihre Systeme vor dem 1. Januar 2027 angepasst haben; für die übrigen Betroffenen nach Artikel 3 Absatz 1 gilt der 1. Juli 2027. Teilnehmer am SII sind nach Artikel 3 Absatz 3 vom RRSIF ausgenommen.

RRSIF bietet zwei Erfüllungsarten. Ein VERIFACTU-System übermittelt sämtliche erzeugten Rechnungsdatensätze fortlaufend und unmittelbar an die AEAT. Ein nicht verifizierendes System sendet die Datensätze nicht laufend, muss sie aber mit zusätzlichen Sicherheits-, Signatur-, Ereignisprotokoll- und Exportfunktionen manipulationsgeschützt speichern. RRSIF-Konformität bedeutet daher nicht automatisch eine laufende VERIFACTU-Übermittlung.

Was ist das SII?

Das System zur unmittelbaren Informationsübermittlung (Suministro Inmediato de Información, SII) führt die Umsatzsteuer-Registerbücher nahezu in Echtzeit bei der AEAT. Übermittelt werden die vorgeschriebenen Felder der Rechnungsdatensätze, nicht die Rechnungsdateien selbst. Das SII ist deshalb weder ein Rechnungsaustauschportal noch eine andere Bezeichnung für VERI*FACTU.

Zum verpflichteten Kreis gehören insbesondere im REDEME registrierte Unternehmer, Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 6.010.121,04 Euro und Umsatzsteuergruppen. Seit dem 1. Januar 2025 sind außerdem die gesetzlich genannten Beteiligten bestimmter Kraftstofflager einbezogen; andere Umsatzsteuerpflichtige können freiwillig teilnehmen.

Datensätze zu Ausgangsrechnungen sind im SII grundsätzlich innerhalb von vier Kalendertagen ab Ausstellung zu melden. Stellt der Empfänger oder ein Dritter die Rechnung aus, beträgt die Frist acht Kalendertage. Samstage, Sonntage und landesweite Feiertage werden nicht mitgerechnet; zusätzlich gilt grundsätzlich die Grenze vor dem 16. des Monats nach der Steuerentstehung, bei nicht steuerbaren Vorgängen nach dem Leistungsdatum. Die SII-Teilnahme befreit nicht automatisch von der künftigen B2B-Pflicht.

Wie können sich Unternehmen sinnvoll vorbereiten?

Geschäftsfälle trennen: Zuerst ist festzustellen, ob eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber oder an einen anderen Unternehmer geht.
Anwendungsbereich bestimmen: Empfängerzuordnung, Rechnungsart, Rechtsform und das maßgebliche Vorjahres-Volumen entscheiden über Pflicht und Einführungsstufe.
Formate und Empfangswege erfassen: Strukturierte Syntax, private Empfangspunkte, öffentliche Lösung und die notwendige UBL-Kopie sind getrennt abzubilden.
Statusprozesse zuordnen: Zuständigkeiten für Annahme, Ablehnung, vollständige Zahlung und die fristgerechte Meldung sollten eindeutig festgelegt sein.
Rechnungssystem und Umsatzsteuerbücher separat prüfen: Die RRSIF-Termine und eine mögliche SII-Teilnahme laufen unabhängig von den gesondert zu berechnenden B2B-Fristen.

Technische Einzelheiten des Anhörungsentwurfs sind keine endgültigen Vorgaben. Für Authentifizierung, Schnittstellen, UBL-Feldbelegung, Codes und Zahlungsnachrichten ist die endgültig erlassene Ministerialverordnung maßgeblich.

Häufige Fragen (FAQ)

Reicht eine PDF-Datei als verpflichtende B2B-E-Rechnung?

Nein. Die verpflichtende Rechnung muss als strukturierter Datensatz in einer zugelassenen Syntax vorliegen. Das während einer begrenzten Übergangsphase zusätzlich zu sendende PDF verbessert nur die Lesbarkeit und ersetzt das strukturierte Original nicht.

Haben kleine Selbständige allgemein 36 Monate Zeit?

Nein. Für die übrigen Unternehmer und Freiberufler gilt grundsätzlich die 24-Monats-Stufe ab Inkrafttreten der endgültigen Ministerialverordnung. Bei natürlichen Personen und Zurechnungsgemeinschaften bis 8 Millionen Euro wird lediglich die Pflicht zur Meldung der Rechnungsstatus um weitere zwölf Monate verschoben.

Muss jedes RRSIF-konforme System laufend an die AEAT senden?

Nein. Die laufende und unmittelbare Übermittlung kennzeichnet die VERI*FACTU-Variante. Ein nicht verifizierendes System kann ebenfalls RRSIF-konform sein, muss die Datensätze dann aber mit den zusätzlichen vorgeschriebenen Schutz-, Protokoll- und Exportfunktionen speichern.

Ersetzt die Teilnahme am SII die künftige B2B-Pflicht?

Nein. Die SII-Ausnahme betrifft das RRSIF-Regelwerk. Das Real Decreto 238/2026 enthält keine allgemeine B2B-Ausnahme für SII-Teilnehmer; mögliche transaktionsbezogene Ausnahmen sind davon getrennt zu prüfen.

Sind B2G-Rechnungen bis 5.000 Euro immer von der elektronischen Einreichung befreit?

Nein. Die jeweilige Verwaltung muss eine solche Ausnahme selbst geregelt haben. Bei Rechnungen an die CAIB müssen juristische Personen seit dem 1. September 2020 auch Beträge unter 5.000 Euro elektronisch über FACe einreichen.