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Payroll, Arbeitgeberregistrierung und RETA

Autor: Willi Plattes LinkedIn
Erstveröffentlichung: 11. August 2026 · Letzte Aktualisierung: 18. September 2026
Lesezeit: 19 Min.

Kurz & klar

Vor der ersten Beschäftigung registriert sich der spanische Arbeitgeber bei der Tesorería General de la Seguridad Social und erhält mindestens einen Beitragskontocode; Arbeitnehmer sind vor Arbeitsbeginn anzumelden. Ob ein mitarbeitender Gesellschafter oder Geschäftsführer in das allgemeine System oder in das RETA gehört, richtet sich nach Tätigkeit, Leitungsfunktion und tatsächlicher Kontrolle über die Gesellschaft.

Eine spanische Gesellschaft ist mit ihrer Gründung nicht automatisch als Arbeitgeber eingerichtet. Sobald sie Arbeitnehmer beschäftigt, braucht sie einen eigenen sozialversicherungsrechtlichen Ablauf. Parallel ist für jeden Gesellschafter und jedes Mitglied des Leitungsorgans zu klären, ob eine Beschäftigung im allgemeinen Sozialversicherungssystem vorliegt oder eine Anmeldung im Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos, kurz RETA, erforderlich ist.

Das Wichtigste im Überblick

Person und tatsächliche Rolle Typische sozialversicherungsrechtliche Einordnung in Spanien Zentrale Bedingung
Arbeitnehmer ohne gesellschaftsrechtliche Kontrolle Régimen General Abhängige Beschäftigung gegen Vergütung
Mitarbeitender Gesellschafter ohne Leitungsfunktion und ohne tatsächliche Kontrolle Régimen General Arbeit für die Gesellschaft, aber keine Geschäftsleitung und keine Kontrolle
Geschäftsführer oder Verwaltungsrat mit Leitungsaufgaben, vergütet für diese oder für eine daneben ausgeübte Arbeitnehmertätigkeit bei derselben Gesellschaft, aber ohne tatsächliche Kontrolle Dem Régimen General gleichgestellt Kein RETA-Kontrolltatbestand; Arbeitslosenversicherung und FOGASA sind grundsätzlich ausgeschlossen
Tätiger Gesellschafter oder Geschäftsführer mit tatsächlicher Kontrolle RETA Gewöhnliche, persönliche und unmittelbare Tätigkeit zu Erwerbszwecken sowie direkte oder indirekte Kontrolle
Nur kapitalmäßig beteiligter, nicht mitarbeitender Gesellschafter Regelmäßig keine Anmeldung allein wegen der Beteiligung Keine persönliche Tätigkeit für die Gesellschaft
Vorübergehend aus einem anderen EU-Staat entsandte oder in mehreren Staaten tätige Person Zuerst EU-Kollisionsrecht und A1 prüfen Es gilt nur das Sozialversicherungsrecht eines Mitgliedstaats

Die richtige Reihenfolge lautet:

  1. Arbeitgeber einrichten: Registrierung bei der Tesorería General de la Seguridad Social, Beitragskontocode und Absicherung der Berufsunfallrisiken.
  2. Jede Person klassifizieren: Arbeitnehmer, Leitungsorgan ohne Kontrolle, kontrollierender Gesellschafter oder grenzüberschreitender Sonderfall.
  3. Vor Tätigkeitsbeginn anmelden: Arbeitnehmer im zuständigen System; RETA-pflichtige Personen als Selbständige.
  4. Monatlich abrechnen: Bruttovergütung, Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge, Einkommensteuereinbehalt und Nettoauszahlung.
  5. Meldungen und Nachweise synchron halten: Sozialversicherung, Lohnabrechnung, Steueranmeldungen, Arbeitsvertrag, Organstellung und tatsächliche Aufgaben müssen zusammenpassen.

Drei Pflichtenstränge, die nicht vermischt werden dürfen

Arbeitgeberregistrierung

Die Registrierung als Arbeitgeber betrifft die Gesellschaft oder die sonstige Organisation, die Arbeitnehmer beschäftigen will. Nach Artikel 5 des Real Decreto 84/1996 ist sie eine vorherige und notwendige Voraussetzung für den Beginn der Beschäftigung. Zuständig ist die Tesorería General de la Seguridad Social, kurz TGSS.

Mit der Registrierung wird dem Arbeitgeber ein Código de Cuenta de Cotización, kurz CCC, zugeteilt. Über diesen Beitragskontocode werden Arbeitnehmer, Beitragsdaten und Zahlungen zugeordnet. Je nach Tätigkeit, Provinz, Betriebsstätte oder beitragsrechtlicher Besonderheit können weitere CCC erforderlich sein. Bei der Registrierung erklärt der Arbeitgeber außerdem, über welche zulässige Entidad gestora oder Mutua colaboradora die beruflichen Risiken und gegebenenfalls die Leistung bei vorübergehender Arbeitsunfähigkeit abgesichert werden.

Die TGSS nennt für die erstmalige Registrierung insbesondere das Formular TA.6. Bei juristischen Personen sind regelmäßig die Identifikations- und Gründungsunterlagen der Gesellschaft, der Nachweis der Vertretungsmacht und die für die Tätigkeit erforderlichen Angaben vorzulegen. Die steuerliche Identifikationsnummer und die steuerliche Zensusanmeldung sind davon zu unterscheiden: Sie sind praktisch Voraussetzung für einen arbeitsfähigen Unternehmensdatensatz, ersetzen aber die Arbeitgeberregistrierung nicht.

Anmeldung und Abrechnung von Arbeitnehmern

Für Arbeitnehmer braucht der Arbeitgeber die spanische Sozialversicherungsnummer der Person. Eine erstmalige Zugehörigkeit zum System und die konkrete Anmeldung zur Beschäftigung sind rechtlich verschiedene Schritte, werden in der Praxis aber häufig in einem digitalen Vorgang miteinander verbunden.

Die alta muss vor Beginn der Arbeitsleistung eingereicht werden. Nach Artikel 32 des Real Decreto 84/1996 darf sie grundsätzlich frühestens 60 Kalendertage vor dem vorgesehenen Beginn übermittelt werden. Seit dem 1. August 2026 sind Abmeldungen und Änderungen der Arbeitnehmerdaten grundsätzlich innerhalb von sechs Kalendertagen nach Ende der Beschäftigung oder Eintritt der Änderung mitzuteilen. Für die tägliche Praxis ist trotzdem eine sofortige Bearbeitung sinnvoll, damit Lohnabrechnung und TGSS-Daten nicht auseinanderlaufen.

Die Anmeldung bei der Sozialversicherung ersetzt keinen schriftlich und inhaltlich passenden Arbeitsvertrag. Arbeitszeit, Vergütung, anzuwendender Tarifvertrag, Tätigkeit, Arbeitsplatz, Probezeit und Befristungsgrund müssen arbeitsrechtlich gesondert stimmen. Dieser Beitrag behandelt die Payroll- und Registrierungsebene; die vollständige Prüfung des spanischen Arbeitsvertrags ist ein eigenständiges Thema.

RETA-Anmeldung der selbständig eingeordneten Person

Das RETA betrifft die natürliche Person, nicht die Gesellschaft. Eine S.L. wird daher nicht „im RETA angemeldet“. Vielmehr kann ihr Gesellschafter oder Geschäftsführer aufgrund seiner persönlichen Tätigkeit und Kontrolle RETA-pflichtig sein.

Artikel 305 der Ley General de la Seguridad Social erfasst Personen, die gewöhnlich, persönlich und unmittelbar auf eigene Rechnung eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben. Für Kapitalgesellschaften enthält Artikel 305 Absatz 2 Buchstabe b besondere Regeln: Wer Leitungs- oder Geschäftsführungsaufgaben wahrnimmt oder andere Leistungen für die Gesellschaft erbringt und dabei tatsächliche direkte oder indirekte Kontrolle besitzt, fällt bei gewöhnlicher, persönlicher und unmittelbar zu Erwerbszwecken ausgeübter Tätigkeit grundsätzlich in das RETA.

Wer gehört bei einer S.L. oder S.A. in welches System?

Arbeitnehmer und mitarbeitende Gesellschafter ohne Kontrolle

Artikel 136 Absatz 2 Buchstabe b der Ley General de la Seguridad Social ordnet arbeitende Gesellschafter von Kapitalgesellschaften grundsätzlich dem Régimen General zu, wenn sie keine Leitungs- und Geschäftsführungsaufgaben ausüben und keine tatsächliche Kontrolle über die Gesellschaft besitzen. Die gesellschaftsrechtliche Beteiligung allein macht eine Person also noch nicht zum Selbständigen.

Entscheidend bleibt, ob die Tätigkeit tatsächlich die Merkmale einer abhängigen Beschäftigung trägt. Die Payroll muss die vereinbarte Vergütung, Beiträge und Einbehalte abbilden. Dividenden sind davon getrennte Ausschüttungen und dürfen nicht als Ersatz für eine tatsächlich geschuldete Tätigkeitsvergütung behandelt werden.

Geschäftsführer ohne tatsächliche Kontrolle

Wer als Mitglied des Leitungsorgans Geschäftsführungs- und Leitungsaufgaben ausübt, dafür oder für eine daneben ausgeübte Arbeitnehmertätigkeit bei derselben Gesellschaft vergütet wird, aber keine tatsächliche Kontrolle besitzt, wird nach Artikel 136 Absatz 2 Buchstabe c der Ley General de la Seguridad Social dem Régimen General gleichgestellt. Diese Gleichstellung ist nicht vollständig: Der Schutz bei Arbeitslosigkeit und durch den Fondo de Garantía Salarial, kurz FOGASA, ist ausgeschlossen.

Damit dieser Weg trägt, muss die fehlende Kontrolle belastbar sein. Außerdem müssen Satzung, Gesellschafterbeschlüsse, Bestellung, Vergütungssystem und tatsächliche Tätigkeit zusammenpassen. Die sozialversicherungsrechtliche Einordnung beantwortet nicht automatisch die arbeits- oder gesellschaftsrechtliche Frage, ob ein gesonderter Vertrag wirksam ist.

Kontrollierender Gesellschafter oder Gesellschafter-Geschäftsführer

Tatsächliche Kontrolle liegt nach Artikel 305 Absatz 2 Buchstabe b der Ley General de la Seguridad Social jedenfalls vor, wenn eine Person mindestens 50 Prozent des Gesellschaftskapitals direkt hält. Daneben nennt das Gesetz widerlegbare Kontrollvermutungen:

  • Mindestens die Hälfte des Kapitals gehört dem Betroffenen zusammen mit dem im selben Haushalt lebenden Ehegatten oder mit dort lebenden Verwandten oder Verschwägerten bis zum zweiten Grad; auch Adoptivverwandtschaft zählt.
  • Die Person hält mindestens ein Drittel des Kapitals.
  • Die Person hält mindestens ein Viertel des Kapitals und übt Leitungs- oder Geschäftsführungsaufgaben aus.

Diese Quoten sind keine abschließende Negativliste. Auch unterhalb der Vermutungsgrenzen kann die TGSS tatsächliche Kontrolle anhand anderer Umstände nachweisen. Umgekehrt ist bei den widerlegbaren Vermutungen ein Gegenbeweis möglich. Stimmrechtsbindungen, indirekte Beteiligungen, Familienverhältnisse und faktische Entscheidungsmacht gehören deshalb in die Prüfung.

Ein beherrschender Gesellschafter, der gar nicht für die Gesellschaft tätig ist, wird nicht allein wegen seines Anteils RETA-pflichtig. Umgekehrt kann ein formell als Arbeitnehmer bezeichneter Gesellschafter bei tatsächlicher Kontrolle und eigener Tätigkeit dem RETA unterliegen. Vertragsetiketten entscheiden nicht.

Arbeitgeberregistrierung Schritt für Schritt

1. Unternehmensdaten arbeitsfähig machen

Vor dem ersten Beschäftigungsbeginn müssen mindestens die Gesellschaft, ihre Vertretung, ihr steuerlicher Datensatz und die konkrete Tätigkeit identifizierbar sein. Bei einer neu gegründeten Gesellschaft ist zu prüfen, ob die endgültige Steueridentifikationsnummer bereits vorliegt oder ob zunächst mit einer vorläufigen Nummer gearbeitet wird. Änderungen von Sitz, Tätigkeit, Vertretung oder Rechtsform sind später nicht nur steuerlich, sondern gegebenenfalls auch der TGSS mitzuteilen.

2. Arbeitgeber bei der TGSS registrieren

Die Registrierung wird vor Aufnahme der Beschäftigung beantragt. Dabei werden die Tätigkeit, der Sitz, die verantwortliche Person und die gewählte Entidad gestora beziehungsweise Mutua erfasst. Nach erfolgreicher Bearbeitung erhält der Arbeitgeber den ersten CCC. Dieser Code ist nicht mit der Steueridentifikationsnummer der Gesellschaft oder der Sozialversicherungsnummer eines Arbeitnehmers identisch.

3. Zugang zum elektronischen Meldeverfahren sicherstellen

Arbeitgeber wickeln Anmeldungen, Beitragsdaten und viele Folgemeldungen elektronisch über die von der TGSS vorgesehenen Systeme ab. Dafür werden ein geeignetes elektronisches Zertifikat beziehungsweise eine wirksame Vertretung und regelmäßig die Einbindung in das Sistema RED benötigt. Die technische Vertretung durch einen befugten Dienstleister verlagert die rechtliche Verantwortung für richtige und rechtzeitige Angaben nicht vollständig vom Arbeitgeber weg.

4. Jeden Beschäftigten vor Beginn anmelden

Vor dem ersten Arbeitstag werden Identität, Sozialversicherungsnummer, Vertrags- und Beschäftigungsdaten, Beschäftigungsgruppe, Arbeitszeit, Beginn und zugehöriger CCC geprüft. Die Anmeldung muss den tatsächlichen Einsatz abbilden. Ein rückwirkendes „Reparieren“ nach bereits geleisteter Arbeit kann Beitragsnachforderungen, Zuschläge und weitere Folgen auslösen.

5. Monatlichen Payroll-Prozess aufsetzen

Die Lohnabrechnung braucht einen festen Daten- und Freigabeschluss. Variable Vergütung, Sachbezüge, Abwesenheiten, Krankheit, Urlaub, Eintritt, Austritt, Arbeitszeitänderungen und Einmalzahlungen müssen rechtzeitig in den Abrechnungslauf gelangen. Der Arbeitgeber muss außerdem sicherstellen, dass die Daten an TGSS und Agencia Estatal de Administración Tributaria, kurz AEAT, mit der Lohnabrechnung übereinstimmen.

Was eine spanische Lohnabrechnung abbildet

Artikel 29 des Estatuto de los Trabajadores verlangt die pünktliche und dokumentierte Zahlung der Vergütung. Der regelmäßige Abrechnungszeitraum für laufendes Entgelt darf grundsätzlich einen Monat nicht überschreiten. Der Arbeitnehmer erhält einen individuellen Entgeltnachweis nach dem amtlichen Aufbau oder nach einem zulässigen gleichwertigen Aufbau.

Typischerweise enthält die Abrechnung:

  • Identifikationsdaten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer;
  • Abrechnungszeitraum und gegebenenfalls Beschäftigungstage;
  • Grundgehalt und tarifliche oder vertragliche Zuschläge;
  • anteilige Sonderzahlungen oder gesondert gezahlte Sondervergütungen;
  • Sachbezüge und sonstige Vergütungskomponenten;
  • Bemessungsgrundlagen und Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung;
  • Einbehalt auf die spanische Einkommensteuer, die Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, kurz IRPF;
  • sonstige zulässige Abzüge;
  • Nettoauszahlungsbetrag;
  • Angaben zum Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungsbeiträgen.

Die richtige Lohnabrechnung beginnt nicht mit einer Steuertabelle. Zuerst sind Rechtsstellung, Tarifvertrag, beitragspflichtige Vergütungsbestandteile und persönliche Daten zu klären. Erst danach werden Sozialversicherungsbeiträge und IRPF-Einbehalt berechnet.

Sozialversicherungsbeiträge und Sistema de Liquidación Directa

Im Sistema de Liquidación Directa berechnet die TGSS die Beitragsschuld auf Grundlage der gemeldeten Beschäftigungs- und Vergütungsdaten. Der Arbeitgeber übermittelt oder bestätigt die erforderlichen Informationen über das Sistema RED und prüft die von der TGSS erzeugte Abrechnung. Eine technisch erfolgreiche Übermittlung beweist nicht, dass Arbeitszeit, Vergütungsart oder Einordnung materiell richtig waren.

Die Beiträge für Arbeitnehmer werden grundsätzlich im auf den Abrechnungsmonat folgenden Monat entrichtet. Die Lohnbuchhaltung sollte deshalb drei Ebenen abstimmen:

  1. Entgeltnachweis und Buchung;
  2. Beitragsabrechnung der TGSS;
  3. Zahlung und Zahlungsnachweis.

Fehlende oder verspätete Daten können zu Differenzen, ergänzenden Abrechnungen und Säumnisfolgen führen. Bei einer Änderung der Personengruppe – etwa wenn ein Gesellschafter zusätzliche Leitungsbefugnisse erhält – ist nicht nur die Lohnart, sondern die gesamte sozialversicherungsrechtliche Einordnung neu zu prüfen.

IRPF-Einbehalt und Steueranmeldungen

Der Arbeitgeber oder sonstige Vergütungsschuldner behält den gesetzlich ermittelten IRPF-Betrag ein und führt ihn an die AEAT ab. Die persönlichen Angaben des Arbeitnehmers, die für den Einbehalt relevant sind, werden im Regelfall über das Modelo 145 dokumentiert. Die detaillierte Anwendung dieses Formulars ist ein eigenes Thema; für die Payroll zählt, dass aktuelle, belegte Angaben vorliegen und Änderungen verarbeitet werden.

Einbehaltene Beträge aus Arbeits- und bestimmten anderen Vergütungen werden über das Modelo 111 erklärt. Die amtliche Anleitung sieht für vierteljährliche Erklärer grundsätzlich die ersten 20 Kalendertage im April, Juli, Oktober und Januar vor; bestimmte große Unternehmen und andere monatlich Verpflichtete erklären monatlich. Das Modelo 190 ist die jährliche informative Zusammenfassung und individualisiert die gemeldeten Empfänger und Beträge.

Die vollständige Systematik der Quellensteuererklärungen – einschließlich Modelos 115/180, 123/193 und 216/296 – gehört nicht in diesen Beitrag. Für den Payroll-Prozess ist aber zwingend, dass Lohnkonten, Modelo 111, Modelo 190 und Bescheinigungen an die Arbeitnehmer dieselben steuerlichen Grunddaten verwenden.

RETA: Anmeldung, Beitragsgrundlage und jährliche Abstimmung

Anmeldung und Beginn

Bei fristgerechter RETA-Anmeldung gilt für bis zu drei Anmeldungen je Kalenderjahr der tatsächliche Beginn der selbständigen Tätigkeit als Wirksamkeitsdatum. Weitere Anmeldungen im selben Kalenderjahr sowie verspätete Anmeldungen wirken grundsätzlich vom ersten Tag des betreffenden Monats an (Artikel 46 Absatz 2 des Real Decreto 84/1996). Das Importass-Portal der Seguridad Social weist darauf hin, dass sie am Starttag oder bis zu 60 Tage im Voraus beantragt werden kann. Eine verspätete Anmeldung kann dazu führen, dass Beiträge für zurückliegende Zeiträume nachgefordert werden und Vergünstigungen nicht genutzt werden können.

Bei Gesellschaftern einer Kapitalgesellschaft müssen Beteiligungsquote, Leitungsstellung, Familienbeteiligungen und tatsächliche Tätigkeit richtig angegeben werden. Eine parallele steuerliche Zensusanmeldung beantwortet die RETA-Frage nicht automatisch.

Beiträge nach voraussichtlichen Nettoerträgen

Das seit 2023 geltende RETA-System knüpft die vorläufige Beitragsgrundlage an die voraussichtlichen jährlichen Nettoerträge. Die Person wählt innerhalb der für ihre Ertragsstufe vorgesehenen Mindest- und Höchstgrenzen eine Beitragsgrundlage. Die Seguridad Social veröffentlicht für jedes Jahr die anwendbaren Tabellen; für 2026 bestehen eine reduzierte und eine allgemeine Tabelle mit mehreren Ertragsstufen.

Weil die endgültigen steuerlichen Einkünfte erst später feststehen, folgt eine jährliche Regularisierung. Daraus kann eine Nachzahlung oder Erstattung entstehen. Ändert sich die erwartete Ertragslage, kann die Beitragsgrundlage nach den amtlichen Regeln bis zu sechsmal im Kalenderjahr angepasst werden. Eine realistische Vorschau ist daher besser als eine dauerhaft zu niedrige oder zu hohe Schätzung.

Für bestimmte gesellschaftsbezogene RETA-Fälle gelten zusätzliche Mindestregeln. Die Einordnung als kontrollierender Gesellschafter sollte deshalb bereits vor Beginn der Tätigkeit geklärt und nicht erst bei der Jahresregularisierung bemerkt werden.

Sonderfall: anerkannte alternative Berufsmutualität

Für bestimmte selbständig ausgeübte, kammergebundene Berufe enthält die Ley General de la Seguridad Social eine enge Ausnahme vom RETA. Eine Person ist nur dann wegen einer berufsständischen Absicherung von der RETA-Anmeldung befreit, wenn sie wirksam eine Mutualidad gewählt hat oder wählen darf, die nach der disposición adicional decimoctava als Alternative zugelassen ist. Eine beliebige private Versicherung oder die bloße Mitgliedschaft in einem Colegio Profesional genügt nicht. Wer bei bestehendem Wahlrecht nicht rechtzeitig die zugelassene Mutualidad wählt, kann diese Option grundsätzlich nicht später nachholen.

Seit dem 1. August 2026 gelten aktualisierte Schutz- und Beitragsregeln. Die alternative Mutualidad muss die gesetzlich vorgegebenen Mindestdeckungen anbieten. Die vorgeschriebene Mindestleistung gilt auch dann als erfüllt, wenn die Beiträge die gesetzliche Vergleichsquote erreichen. Für diesen beitragsbezogenen Nachweis sieht die Übergangsregel 2026 einen Wert von 86 Prozent und 2027 von 93 Prozent vor; ab 2028 gilt 100 Prozent. Bezugsgröße ist der allgemeine RETA-Beitragssatz für contingencias comunes, angewandt auf die Mindestbeitragsgrundlage der nach den Nettoerträgen maßgeblichen Stufe beziehungsweise die jeweils festgelegte Grundlage. Soweit anwendbar, berücksichtigt die Regel außerdem den reduzierten Beitrag nach Artikel 38 ter der Ley 20/2007. Vor einer RETA-Meldung sollte deshalb dokumentiert werden, ob die konkrete Person, der Beruf, das Colegio, die Mutualidad und der Zeitpunkt der Wahl sämtliche Voraussetzungen erfüllen.

Grenzüberschreitende Tätigkeit zwischen Deutschland und Spanien

Innerhalb der Europäischen Union darf für dieselbe Person grundsätzlich nur das Sozialversicherungsrecht eines Mitgliedstaats gelten. Die Verordnung (EG) Nr. 883/2004 setzt als Ausgangspunkt das Recht des Beschäftigungsstaats; für Entsendung und gewöhnliche Tätigkeit in mehreren Staaten gelten besondere Kollisionsregeln. Eine A1-Bescheinigung dokumentiert, welchem System die Person unterliegt.

Das bedeutet praktisch:

  • Eine deutsche Versicherung oder ein deutscher Arbeitsvertrag verdrängt die spanische Einordnung nicht automatisch.
  • Bei einer echten vorübergehenden Entsendung kann deutsches Recht fortgelten, wenn die unionsrechtlichen Voraussetzungen erfüllt und dokumentiert sind.
  • Bei regelmäßiger Tätigkeit in beiden Staaten müssen Wohnstaat, wesentlicher Tätigkeitsanteil, Arbeitgeberstruktur und weitere Merkmale geprüft werden.
  • Erst nach dieser Kollisionsprüfung steht fest, ob spanische Arbeitgeberregistrierung, Régimen General oder RETA für die konkrete Person anzuwenden sind.

Die vollständige A1- und Mehrstaatenprüfung ist ein eigenständiger Themenkomplex. Sie darf jedoch vor der spanischen Anmeldung nicht übersprungen werden, wenn bereits eine deutsche oder sonstige europäische Versicherungszuordnung besteht.

Welche Nachweise dauerhaft zusammengehören

Eine belastbare Payroll-Akte verbindet gesellschaftsrechtliche, arbeitsrechtliche, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Dokumente. Dazu gehören je nach Fall:

  • Gründungsurkunde, Satzung und aktueller Registerauszug;
  • Bestellung und Vertretungsmacht der Geschäftsführer oder Verwaltungsratsmitglieder;
  • Gesellschafterliste, Beteiligungsquoten und Angaben zu indirekter oder familiärer Kontrolle;
  • Beschluss und Satzungsgrundlage für Organvergütungen;
  • Arbeits- oder Dienstvertrag und konkrete Tätigkeitsbeschreibung;
  • Arbeitgeberregistrierung, CCC und Zuordnung zur Entidad gestora beziehungsweise Mutua;
  • Sozialversicherungsnummer, alta, spätere Änderungen und baja;
  • monatliche Entgeltnachweise, Zahlungsbelege und Zeit-/Abwesenheitsdaten;
  • TGSS-Abrechnungen und Beitragszahlungen;
  • Grundlagen des IRPF-Einbehalts, Modelos 111 und 190 sowie Empfängerbescheinigungen;
  • bei EU-Sachverhalten die A1-Bescheinigung und die Tatsachen, auf denen sie beruht.

Besonders wichtig ist die zeitliche Übereinstimmung. Ändern sich Beteiligung, Leitungsbefugnisse, Vergütung oder Arbeitsort, kann sich die Einordnung ab diesem Zeitpunkt ändern.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Fremdgeschäftsführer ohne Beteiligung

Eine spanische S.L. bestellt eine nicht beteiligte Person zum Geschäftsführer. Sie führt das Tagesgeschäft und erhält eine feste Vergütung. Ohne tatsächliche Kontrolle spricht Artikel 136 Absatz 2 Buchstabe c der Ley General de la Seguridad Social für die Gleichstellung mit dem Régimen General. Der Arbeitgeber rechnet die Vergütung über die Payroll ab; Arbeitslosenversicherung und FOGASA sind bei dieser Einordnung ausgeschlossen. Gesellschaftsrechtlich muss zusätzlich geprüft werden, ob Satzung und Gesellschafterbeschluss die Vergütung tragen.

Beispiel 2: Gesellschafter mit 30 Prozent und Geschäftsleitung

Eine Person hält 30 Prozent der Anteile und führt die Geschäfte. Weil sie mindestens ein Viertel hält und Leitungsaufgaben wahrnimmt, greift eine gesetzliche Vermutung tatsächlicher Kontrolle. Bei gewöhnlicher, persönlicher und unmittelbar zu Erwerbszwecken ausgeübter Tätigkeit ist regelmäßig RETA zu prüfen. Eine Lohnabrechnung mit Arbeitnehmerbeiträgen würde die Kontrollfrage nicht beseitigen.

Beispiel 3: Gesellschafterin mit 20 Prozent ohne Leitung

Eine Gesellschafterin hält 20 Prozent, arbeitet als angestellte Ingenieurin und besitzt keine Leitungsbefugnisse. Es bestehen keine familiären oder indirekten Mehrheitsverhältnisse. Bei tatsächlich abhängiger Beschäftigung kommt das Régimen General in Betracht. Erhält sie später Prokura, umfassende Leitungsmacht oder weitere Anteile, muss die Einordnung erneut erfolgen.

Beispiel 4: Deutscher Geschäftsführer arbeitet vorübergehend in Spanien

Ein in Deutschland versicherter Geschäftsführer soll für vier Monate ein spanisches Projekt begleiten. Vor einer spanischen Anmeldung ist zu prüfen, ob eine unionsrechtliche Entsendung vorliegt und eine A1-Bescheinigung deutsches Recht bestätigt. Ohne tragfähige Entsendung oder bei dauerhafter Verlagerung kann spanisches Recht anwendbar werden. Der bloße Fortbestand der deutschen Abrechnung genügt nicht.

Praktische Arbeitsfolge

  1. Organigramm, Beteiligungsquoten und familiäre beziehungsweise indirekte Beteiligungen erfassen.
  2. Für jede tätige Person Aufgaben, Entscheidungsbefugnisse, Arbeitsort und Vergütungsgrundlage dokumentieren.
  3. Bei grenzüberschreitenden Fällen zuerst das anwendbare Sozialversicherungsrecht bestimmen.
  4. Gesellschaft vor der ersten Beschäftigung bei der TGSS registrieren und den richtigen CCC einrichten.
  5. Arbeitnehmer vor Arbeitsbeginn anmelden; RETA-pflichtige Personen zum tatsächlichen Tätigkeitsbeginn registrieren.
  6. Tarifvertrag, Vergütung, Sachbezüge und IRPF-Daten in der Payroll abbilden.
  7. Monatlich Entgeltnachweise, TGSS-Abrechnung, Zahlung und Buchhaltung abstimmen.
  8. Modelo 111, jährliches Modelo 190 und Arbeitnehmerbescheinigungen aus denselben Daten erzeugen.
  9. Änderungen von Kapital, Organstellung, Tätigkeit, Arbeitsort oder Vergütung als erneuten Klassifikationsanlass behandeln.
  10. Alle Übermittlungs- und Zahlungsnachweise geordnet aufbewahren.

Typische Fehler

  • Die Gesellschaft besitzt eine Steueridentifikationsnummer, wurde aber vor der ersten Einstellung nicht als Arbeitgeber registriert.
  • Ein Arbeitnehmer beginnt bereits zu arbeiten, bevor die alta übermittelt wurde.
  • Der CCC wird mit der Steueridentifikationsnummer oder der persönlichen Sozialversicherungsnummer verwechselt.
  • Ein kontrollierender Gesellschafter wird nur aufgrund eines „Arbeitsvertrags“ dem Régimen General zugeordnet.
  • Ein Minderheitsgesellschafter wird ohne Prüfung automatisch ins RETA geschickt.
  • Familien- und indirekte Beteiligungen werden bei der Kontrollprüfung ignoriert.
  • Die Geschäftsführerstellung, Vergütungsgrundlage und Payroll widersprechen Satzung oder Beschlüssen.
  • Variable Vergütung und Sachbezüge erscheinen in der Buchhaltung, aber nicht in Sozialversicherung oder IRPF-Einbehalt.
  • Modelo 111, Modelo 190 und Lohnkonten weisen unterschiedliche Beträge oder Empfängerdaten aus.
  • Bei einer Tätigkeit in Deutschland und Spanien wird keine A1- beziehungsweise Mehrstaatenprüfung vorgenommen.
  • Änderungen der Beteiligungsquote oder Leitungsbefugnisse werden nicht als möglicher Systemwechsel behandelt.

Häufige Fragen

Reicht ein Arbeitsvertrag, damit ein Gesellschafter im Régimen General bleibt?

Nein. Der Vertrag ist nur ein Teil der Tatsachen. Bei Gesellschaftern prüfen die Sozialversicherungsvorschriften insbesondere Leitungsaufgaben und tatsächliche direkte oder indirekte Kontrolle. Liegt ein RETA-Tatbestand vor, ändert die Überschrift des Vertrags die Einordnung nicht.

Muss jeder Geschäftsführer ins RETA?

Nein. Ein vergüteter Geschäftsführer ohne tatsächliche Kontrolle kann dem Régimen General gleichgestellt sein. Ein kontrollierender und persönlich tätiger Geschäftsführer fällt dagegen typischerweise in das RETA. Ein nicht tätiger, nicht vergüteter Organträger erfordert eine gesonderte Tatsachenprüfung.

Muss ein passiver Mehrheitsgesellschafter Beiträge zahlen?

Die Kapitalmehrheit allein genügt für die besondere gesellschaftsbezogene RETA-Regel nicht, wenn keine gewöhnliche, persönliche und unmittelbare Tätigkeit für die Gesellschaft ausgeübt wird. Sobald eine tatsächliche Mitarbeit beginnt, ist die Einordnung neu zu prüfen.

Wann muss ein Arbeitnehmer angemeldet sein?

Vor Beginn der Arbeitsleistung. Die Anmeldung kann grundsätzlich bis zu 60 Kalendertage vor dem vorgesehenen Beginn übermittelt werden. Die Person sollte erst eingesetzt werden, wenn die Anmeldung ordnungsgemäß erfolgt ist.

Wer zahlt die Sozialversicherungsbeiträge eines Arbeitnehmers?

Der Arbeitgeber führt sowohl seinen eigenen Anteil als auch den vom Arbeitsentgelt einbehaltenen Arbeitnehmeranteil an die TGSS ab. Die Beiträge werden grundsätzlich im Folgemonat zur Abrechnung fällig.

Ist RETA gleichbedeutend mit steuerlicher Selbständigkeit?

Nein. Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht verwenden eigene Tatbestände. Die steuerliche Anmeldung, eine Rechnung oder die Bezeichnung „autónomo“ ersetzt nicht die sozialversicherungsrechtliche Prüfung; umgekehrt beantwortet die RETA-Zugehörigkeit nicht alle steuerlichen Fragen.

Gilt das auf Mallorca anders als im übrigen Spanien?

Die hier behandelten Grundregeln der staatlichen Sozialversicherung, Arbeitgeberregistrierung und Lohnsteueranmeldungen gelten landesweit. Der konkrete Tarifvertrag, arbeitsrechtliche Besonderheiten, Betriebsstätte und technische Zuständigkeit können jedoch vom Ort und der Tätigkeit abhängen.

Amtliche Quellen und Rechtsstand

Alle Menschen sind klug.
Die einen vorher, die anderen nachher.

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