Autónomo in Spanien: Steuer-, Sozialversicherungs- und Gewerbeprüfpfad

Autónomo ist in Spanien kein bloßer steuerlicher Status, sondern die praktische Verbindung mehrerer Rechtsbereiche. Eine Tätigkeit kann im Steuerzensus angemeldet sein und trotzdem sozialversicherungsrechtlich falsch behandelt werden; umgekehrt ersetzt die Anmeldung im Selbstständigenregime weder die Umsatzsteuerprüfung noch eine kommunale Betriebs- oder Berufserlaubnis. Der sichere Start beginnt deshalb mit der Einordnung der tatsächlichen Tätigkeit und endet erst, wenn Steuer, Sozialversicherung, Rechnungssystem und Genehmigungen zusammenpassen.

Das Wichtigste im Überblick

• Es gibt keine einzige spanische „Gewerbeanmeldung“, die alles erledigt. Steuerzensus, Sozialversicherung und Genehmigungen sind getrennte Verfahren.
• Das Modelo 036 ist grundsätzlich vor Tätigkeitsbeginn einzureichen. Das vereinfachte Modelo 037 wurde zum 3. Februar 2025 abgeschafft.
• Natürliche Personen sind regelmäßig von der Zahlung der Gewerbesteuer IAE befreit. Die Tätigkeit und der passende IAE-Tarifabschnitt müssen dennoch im Zensus erklärt werden.
• Die RETA-Anmeldung erfolgt vor dem Start, bis zu 60 Kalendertage im Voraus. Steuerliche Anmeldung und RETA-Anmeldung ersetzen einander nicht.
• 2026 richtet sich die normale Sozialversicherungsbasis nach dem erwarteten und später festgestellten Nettoeinkommen. Die vorläufigen Beiträge werden nach Übermittlung der Steuerdaten reguliert.
• Ein Einkommen unter dem gesetzlichen Mindestlohn befreit nicht allgemein von RETA. Entscheidend ist der gesetzliche Tatbestand der gewöhnlichen Selbstständigkeit; für bestimmte Rentnerfälle gilt eine besondere gesetzliche Regel.
• IRPF und IVA müssen getrennt eingeordnet werden. Die Einkommensteuer betrifft den Gewinn, die Umsatzsteuer grundsätzlich den Umsatz und die Art der Leistung.
• Lokale und fachliche Genehmigungen hängen von Tätigkeit, Räumen und Gemeinde ab. Auf Mallorca sind zusätzlich die balearischen Aktivitätsvorschriften und die zuständige Gemeinde zu prüfen.
• Beim Ende der Tätigkeit sind mehrere Abmeldungen nötig. Modelo 036, RETA und gegebenenfalls lokale oder fachliche Register haben eigene Fristen.

1. Zuerst prüfen: echte Selbstständigkeit oder Arbeitsverhältnis

Nach Artikel 1 des spanischen Gesetzes über selbstständige Arbeit ist selbstständig, wer eine wirtschaftliche oder berufliche Tätigkeit gewöhnlich, persönlich, unmittelbar, auf eigene Rechnung und außerhalb des Leitungs- und Organisationsbereichs einer anderen Person ausübt. Maßgeblich ist nicht allein die Vertragsüberschrift.

Hinweise auf echte Selbstständigkeit sind insbesondere eigene Preisgestaltung, Unternehmerrisiko, eigene Organisation, mehrere Kunden, eigene Arbeitsmittel und die Verantwortung für das Ergebnis. Dagegen sprechen feste Weisungen, Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers, vorgegebene Arbeitszeiten, Urlaubsgenehmigung und eine Vergütung ohne eigenes wirtschaftliches Risiko.

Wer formal Rechnungen stellt, tatsächlich aber wie ein Arbeitnehmer eingesetzt wird, kann als sogenannter falso autónomo falsch eingeordnet sein. Dann drohen nachträgliche Sozialversicherungsbeiträge, arbeitsrechtliche Ansprüche und Sanktionen. Auch der wirtschaftlich abhängige Selbstständige, der mindestens 75 Prozent seiner Einkünfte von einem Kunden erzielt, bleibt nicht automatisch Arbeitnehmer; für den trabajador autónomo económicamente dependiente gelten jedoch zusätzliche gesetzliche Voraussetzungen, ein schriftlicher Vertrag und besondere Registrierungspflichten.

Die Mindestlohn-Faustregel ist kein allgemeiner Freibrief

Ein verbreiteter Irrtum lautet, unterhalb des spanischen Mindestlohns sei keine RETA-Anmeldung nötig. Artikel 305 Absatz 1 der Ley General de la Seguridad Social knüpft die RETA-Pflicht an eine gewöhnliche, persönliche, unmittelbare und auf eigene Rechnung ausgeübte gewinnorientierte Tätigkeit. Eine allgemeine Ausnahme allein für Einkünfte unterhalb des Salario Mínimo Interprofesional sieht diese Vorschrift nicht vor; maßgeblich ist insbesondere, ob die Tätigkeit tatsächlich gewöhnlich ausgeübt wird.

Eine besondere Ausnahme betrifft den gesetzlich geregelten Fall eines Beziehers einer beitragsbezogenen Altersrente, der Arbeiten auf eigene Rechnung mit jährlichen Gesamteinkünften bis zur Mindestlohngrenze ausübt. Diese Sonderregel darf nicht auf Gründer, Nebentätige oder gewöhnliche Selbstständige übertragen werden.

2. Aufenthalts- und Arbeitsrecht vor dem Start

EU-, EWR- und Schweizer Staatsangehörige

Unionsbürger sowie die durch die entsprechenden Abkommen einbezogenen EWR- und Schweizer Staatsangehörigen benötigen grundsätzlich keine klassische Arbeitserlaubnis. Bei einem Aufenthalt von mehr als drei Monaten ist jedoch regelmäßig die Eintragung in das zentrale Ausländerregister zu beantragen. Für Selbstständige können unter anderem die steuerliche Anmeldung, der Nachweis der Tätigkeit und die Sozialversicherungsanmeldung als Belege dienen.

Eine spanische Ausländeridentifikationsnummer, die NIE, ist für viele Vorgänge nötig, ersetzt aber weder das Aufenthaltsrecht noch die steuerliche Anmeldung. Ebenso ist zwischen NIE, steuerlicher NIF und Sozialversicherungsnummer zu unterscheiden, auch wenn Nummern bei natürlichen Personen praktisch zusammenfallen können.

Drittstaatsangehörige

Wer nicht unter die Freizügigkeitsregeln fällt, benötigt vor Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit regelmäßig eine passende Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis. Das Verfahren für eine anfängliche Erlaubnis zur selbstständigen Arbeit verlangt nach den amtlichen Vorgaben insbesondere Nachweise über fachliche Qualifikation, erforderliche Genehmigungen, ausreichende Investition und die Tragfähigkeit des Vorhabens. Verwendet wird unter anderem das Formular EX-07.

Nach der seit 20. Mai 2025 geltenden Ausländerverordnung wird die anfängliche Erlaubnis grundsätzlich für ein Jahr erteilt und ist auf eine Autonome Gemeinschaft sowie einen Tätigkeitssektor begrenzt. Eine steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Anmeldung heilt keinen fehlenden Aufenthaltstitel. Umgekehrt ersetzt der Aufenthaltstitel nicht Modelo 036, RETA oder lokale Genehmigungen.

3. Tätigkeit, Ort und Genehmigungen bestimmen

Vor jeder Anmeldung ist die Tätigkeit so konkret zu beschreiben, wie sie tatsächlich ausgeübt wird. „Beratung“, „Onlinehandel“ oder „Vermietung“ kann steuerlich und genehmigungsrechtlich zu ungenau sein. Zu erfassen sind insbesondere:

• angebotene Leistungen oder Waren;
• Arbeitsort, Geschäftsräume und Lager;
• Tätigkeit von zu Hause, beim Kunden oder online;
• regulierter Beruf und erforderliche Anerkennung;
• Umgang mit Lebensmitteln, Gesundheit, Kindern, Transport oder Gefahrstoffen;
• Beschäftigte und Publikumsverkehr;
• grenzüberschreitende Leistungen und Warenbewegungen.

Spanien kennt keinen universellen Gewerbeschein nach deutschem Muster. Manche Tätigkeiten benötigen überhaupt keine besondere Betriebserlaubnis, andere eine verantwortliche Erklärung, eine vorherige Mitteilung, eine kommunale Genehmigung oder eine fachbehördliche Zulassung. Berufsrechtliche Registrierung kann zusätzlich erforderlich sein.

Besonderheiten auf Mallorca und den Balearen

Für Betriebsstätten auf den Balearen ist das balearische Gesetz 7/2013 über Installation, Zugang und Ausübung von Tätigkeiten maßgeblich. Welche Verfahrensart gilt, hängt von Tätigkeit, Räumen, technischen Anlagen und Gefährdung ab. Zuständig ist häufig die jeweilige Gemeinde; je nach Sektor kommen der Govern de les Illes Balears, der Inselrat oder eine Fachbehörde hinzu.

Vor Mietvertragsabschluss oder Umbau sollte deshalb geprüft werden, ob die beabsichtigte Nutzung planungs- und aktivitätsrechtlich zulässig ist, welche technischen Unterlagen benötigt werden und ob eine verantwortliche Erklärung den sofortigen Beginn erlaubt oder zunächst eine Genehmigung abzuwarten ist. Eine steuerliche Anmeldung macht ungeeignete Räume nicht legal nutzbar.

4. Steuerliche Anmeldung mit Modelo 036

Vor Beginn der Tätigkeit

Wer eine unternehmerische oder berufliche Tätigkeit aufnimmt, muss sich vor dem tatsächlichen Beginn in den Zensus der Unternehmer, Freiberufler und Einbehaltspflichtigen eintragen. Dafür dient seit Abschaffung des Modelo 037 ausschließlich das Modelo 036. Als Beginn können bereits Lieferungen, Leistungsbezüge, Zahlungen oder Anschaffungen gelten, die erkennbar auf die künftige Tätigkeit gerichtet sind; bei Vorlaufkosten ist daher der steuerliche Startzeitpunkt besonders wichtig.

Im Modelo 036 werden unter anderem erklärt:

• Identität, Steueranschrift und Zustellangaben;
• Beginn und Ort der Tätigkeit;
• IAE-Tätigkeitsabschnitt oder mehrere Abschnitte;
• Einkommensteuerverfahren;
• Umsatzsteuerstatus und gegebenenfalls Vorsteuerabzugsbeginn;
• innergemeinschaftliche Umsätze;
• Einbehaltspflichten, etwa für Arbeitnehmer oder Geschäftsräume;
• Betriebsstätten und weitere Tätigkeitsorte.

Änderungen sind grundsätzlich innerhalb eines Monats ab dem Tag nach der Änderung mitzuteilen. Das betrifft beispielsweise neue Tätigkeiten, eine geänderte Anschrift, zusätzliche Räume, den Beginn von Arbeitgeberpflichten oder eine Änderung der Umsatzsteuerlage.

IAE: Tätigkeitskennziffer trotz Zahlungsbefreiung

Die Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) ist die spanische Steuer auf wirtschaftliche Tätigkeiten. Natürliche Personen sind nach Artikel 82 des Kommunalsteuergesetzes grundsätzlich von ihrer Zahlung befreit. Die Befreiung bedeutet aber nicht, dass die Tätigkeit ohne richtige Einordnung bleiben darf. Der passende IAE-Abschnitt wird über Modelo 036 erklärt und beeinflusst weitere steuerliche und statistische Zuordnungen.

Mehrere tatsächlich verschiedene Tätigkeiten können mehrere IAE-Abschnitte erfordern. Eine unpassende Kennziffer kann zu falschen Umsatzsteuer-, Einbehalts- oder Modulannahmen führen. Die IAE-Einordnung ist daher nach Leistungsbild zu wählen, nicht danach, welcher Begriff am günstigsten klingt.

5. Anmeldung bei der Seguridad Social im RETA

Eigenständiges Verfahren vor Tätigkeitsbeginn

Die Anmeldung im Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos (RETA) ist vor Beginn der Tätigkeit zu beantragen und kann bis zu 60 Kalendertage vorher eingereicht werden. Abmeldung und Datenänderungen sind nach der amtlichen Fristenübersicht grundsätzlich innerhalb von sechs Kalendertagen mitzuteilen. Seit Oktober 2018 erledigen Selbstständige ihre Sozialversicherungsvorgänge grundsätzlich elektronisch, direkt über die elektronischen Dienste beziehungsweise Importass oder über einen RED-Bevollmächtigten.

Bei der Anmeldung werden insbesondere benötigt:

• tatsächliches Startdatum;
• Tätigkeit und zutreffende Kennziffern;
• Tätigkeits- und Wohnanschrift;
• erwartetes jährliches Nettoeinkommen;
• gewählte Beitragsbasis innerhalb des erwarteten Einkommensbandes;
• Bankkonto;
• gewählte mitwirkende Berufsgenossenschaft, die Mutua colaboradora;
• gegebenenfalls Antrag auf eine Beitragsvergünstigung.

Modelo 036 und RETA sollten dasselbe tatsächliche Startbild zeigen. Abweichende Startdaten, Tätigkeiten oder Anschriften sind ein typischer Auslöser späterer Rückfragen.

Wer grundsätzlich zum RETA gehört

Artikel 305 des Sozialversicherungsgesetzes erfasst nicht nur den klassischen Einzelunternehmer. Je nach Kontrolle, Beteiligung und Tätigkeit können auch geschäftsführende oder mitarbeitende Gesellschafter einer Kapitalgesellschaft, Gesellschafter bestimmter Personenzusammenschlüsse, mitarbeitende Familienangehörige und weitere Gruppen im RETA versichert sein. Für Organmitglieder ohne beherrschenden Einfluss kann dagegen das allgemeine Sozialversicherungssystem einschlägig sein.

Die Wahl einer spanischen Gesellschaft beseitigt daher nicht automatisch den Autónomo-Status. Beteiligungsquote, Leitungsfunktion, familiäre Beteiligungen und tatsächliche Mitarbeit müssen zusammen geprüft werden.

6. Sozialversicherungsbeiträge 2026 nach Nettoeinkommen

Vorläufige Basis und spätere Regulierung

Im Jahr 2026 wählt der Selbstständige eine monatliche Beitragsbasis innerhalb des Bandes, das zum erwarteten durchschnittlichen monatlichen Nettoeinkommen passt. Die Wahl ist vorläufig. Nach Ablauf des Jahres übermittelt die Steuerverwaltung die maßgeblichen Einkommensdaten an die Tesorería General de la Seguridad Social, die die endgültige Basis feststellt.

Ist die vorläufige Beitragszahlung zu niedrig, ist die Differenz grundsätzlich bis zum Ende des Monats nach Zustellung der Regulierung ohne Zuschlag und Verzugszins zu zahlen. Wurde oberhalb der für das endgültige Band zulässigen Höchstbasis gezahlt, erstattet die Tesorería die Differenz grundsätzlich von Amts wegen. Nicht rechtzeitig gezahlte vorläufige Beiträge und darauf entstandene Zuschläge werden dadurch nicht rückwirkend beseitigt.

So wird das sozialversicherungsrechtliche Nettoeinkommen ermittelt

Bei direkter Gewinnermittlung wird zunächst der steuerliche Nettogewinn nach IRPF-Regeln herangezogen und um die bei der Gewinnermittlung abgezogenen eigenen Sozialversicherungsbeiträge beziehungsweise Beiträge zu einer anerkannten alternativen Versorgungseinrichtung erhöht. Von der so ermittelten Größe wird anschließend grundsätzlich ein pauschaler Aufwand von 7 Prozent abgezogen.

Für bestimmte gesellschaftsbezogene Selbstständige nach Artikel 305 Absatz 2 Buchstaben b und e beträgt die Pauschale 3 Prozent, wenn die gesetzliche 90-Tage-Voraussetzung erfüllt ist. Bei Gesellschaftern können zusätzlich Arbeits- und Kapitalerträge aus der Gesellschaft in die Berechnung einfließen. Steuergewinn und sozialversicherungsrechtliches Nettoeinkommen sind daher nicht immer identisch.

Einkommensbänder und Beitragsbasen 2026

Für gewöhnliche RETA-Fälle ergeben die amtlichen Sätze 2026 zusammen regelmäßig 31,5 Prozent der gewählten Basis: 28,3 Prozent für allgemeine Risiken, 1,3 Prozent für berufliche Risiken, 0,9 Prozent für den Generationengerechtigkeitsmechanismus, 0,9 Prozent für die Absicherung bei Tätigkeitsaufgabe und 0,1 Prozent für berufliche Bildung. Sondergruppen und Beitragsvergünstigungen können abweichen.

Rechenbeispiel

Ein Einzelunternehmer ermittelt in der direkten Methode einen IRPF-Nettogewinn von 30.000 Euro. Darin wurden 4.000 Euro eigene RETA-Beiträge als Aufwand abgezogen. Für die Sozialversicherung werden zunächst 34.000 Euro angesetzt. Nach der allgemeinen Pauschale von 7 Prozent verbleiben 31.620 Euro. Bei ganzjähriger Anmeldung im Jahr 2026 und 365 in die Regulierung einbezogenen Kalendertagen ergibt sich der maßgebliche Monatswert aus 31.620 Euro ÷ 365 × 30, also rund 2.598,90 Euro.

Damit liegt die Person im 2026er-Band über 2.330 bis 2.760 Euro. Wählt sie die Mindestbasis dieses Bandes von 1.356,21 Euro, beträgt die normale rechnerische Monatsquote bei 31,5 Prozent rund 427,21 Euro. Die Rechnung unterstellt, dass keine Sondergruppe, Vergünstigung oder abweichende Deckung eingreift.

Beitragsbasis im Jahr anpassen

Die Basis kann bis zu sechsmal jährlich geändert werden. Bei rechtzeitigem Antrag wirken Änderungen zum 1. März, 1. Mai, 1. Juli, 1. September, 1. November oder 1. Januar des Folgejahres. Wer im Jahresverlauf deutlich mehr oder weniger verdient als erwartet, sollte die Prognose anpassen, statt die spätere Regulierung abzuwarten.

Reduzierter Beitrag bei Neuanmeldung

Artikel 38 ter des Gesetzes über selbstständige Arbeit sieht für eine erstmalige RETA-Anmeldung oder nach grundsätzlich mindestens zwei Jahren ohne RETA-Anmeldung einen reduzierten Beitrag ab Wirksamwerden der Anmeldung und während der zwölf folgenden vollen Kalendermonate vor. Eine zweite Zwölfmonatsphase kann beantragt werden, wenn das erwartete jährliche Nettoeinkommen unter dem jährlichen Mindestlohn liegt. Wer die Vergünstigung früher bereits genutzt hat, benötigt für einen neuen Anspruch grundsätzlich drei Jahre ohne RETA-Anmeldung. Der erste Antrag ist mit der Anmeldung, der Antrag auf die zweite Phase vor deren Beginn zu stellen.

Die häufig genannte Pauschale von 80 Euro war durch die fünfte Übergangsbestimmung des Real Decreto-ley 13/2022 ausdrücklich nur für 2023 bis 2025 festgelegt. Seit 2026 soll der Betrag nach Artikel 38 ter durch das jeweilige Haushaltsgesetz bestimmt werden. Der aktuelle Importass-Leitfaden nennt weiterhin einen reduzierten Monatsbeitrag von 80 Euro; zusätzlich fällt der für 2026 geltende MEI-Beitrag von 0,9 Prozent der dafür maßgeblichen Beitragsbasis an. Die 80 Euro sind daher kein Gesamtbeitrag. Die Vergünstigung setzt den Antrag und die genannten persönlichen Voraussetzungen voraus.

7. Einkommensteuer des Autónomo

Direkte Gewinnermittlung als Regelfall

Selbstständige erklären den Gewinn aus ihrer wirtschaftlichen oder beruflichen Tätigkeit im IRPF. In der direkten Methode ergibt er sich grundsätzlich aus Betriebseinnahmen abzüglich steuerlich abzugsfähiger, nachgewiesener und mit der Tätigkeit zusammenhängender Ausgaben. Je nach Umsatz und Voraussetzungen gilt die normale oder vereinfachte direkte Methode.

Nicht jede private Ausgabe wird durch eine Rechnung zum Betriebsausgabenabzug. Besonders prüfungsanfällig sind gemischt genutzte Wohnung, Fahrzeug, Reisen, Bewirtung, Telekommunikation und Leistungen an Angehörige. Rechnung, Zahlungsnachweis, betrieblicher Zusammenhang und korrekte buchmäßige Erfassung müssen zusammenpassen.

Objektive Methode nur für zugelassene Tätigkeiten

Die Modulbesteuerung, estimación objetiva, steht nur ausdrücklich einbezogenen Tätigkeiten offen und entfällt bei gesetzlichen Ausschlussgründen oder Überschreiten der jeweils geltenden Grenzen. Ein IAE-Abschnitt allein garantiert nicht die Anwendung. Wer die objektive Methode nutzt, leistet grundsätzlich Vorauszahlungen über Modelo 131; bei direkter Gewinnermittlung dient regelmäßig Modelo 130.

Vorauszahlungen Modelo 130 und 131

Modelo 130 erfasst grundsätzlich vierteljährliche IRPF-Vorauszahlungen bei direkter Gewinnermittlung. Berufliche Tätigkeiten müssen es nicht einreichen, wenn im vorangegangenen Kalenderjahr mindestens 70 Prozent ihrer Einnahmen einem spanischen Steuerabzug oder einer entsprechenden Steuerzahlung durch den Auftraggeber (ingreso a cuenta) unterlagen; im Gründungsjahr wird der Anteil anhand des jeweiligen Zeitraums beurteilt. Die Ausnahme betrifft nur die Vorauszahlung, nicht die Jahreserklärung.

Seit 2023 müssen Personen, die zu irgendeinem Zeitpunkt des Jahres im RETA oder im besonderen System für selbstständige Seeleute angemeldet waren, grundsätzlich eine jährliche IRPF-Erklärung abgeben, unabhängig von den sonst üblichen Einkommensgrenzen.

8. Umsatzsteuer, EU-Geschäfte und Einbehalte

Umsatzsteuerstatus vor der ersten Rechnung bestimmen

Die spanische Umsatzsteuer IVA richtet sich nach Art der Leistung, Leistungsort, Kunde und möglichen Befreiungen. Viele selbstständige Leistungen unterliegen dem allgemeinen Satz; Gesundheits-, Bildungs-, Finanz- oder Versicherungsleistungen können unter gesetzlichen Voraussetzungen befreit sein. Eine Befreiung ist nicht mit einem Nullsteuersatz gleichzusetzen und kann den Vorsteuerabzug ausschließen.

Bei steuerpflichtigen Umsätzen wird regelmäßig Modelo 303 eingereicht. Ob zusätzlich die jährliche Zusammenfassung Modelo 390 erforderlich ist, hängt von der konkreten Fallgruppe und geltenden Befreiungen ab. Detailfristen und Sonderregime sind für das jeweilige Jahr zu prüfen.

Innergemeinschaftliche Leistungen und Waren

Wer Leistungen oder Waren an Unternehmer in anderen EU-Staaten erbringt oder von dort bezieht, kann vor dem ersten einschlägigen Umsatz die Eintragung in das Register der innergemeinschaftlichen Unternehmer, das ROI, benötigen. Nach Eintragung wird die Identifikation im Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem VIES geführt. Je nach Vorgang kommt zusätzlich die Zusammenfassende Meldung Modelo 349 in Betracht.

Eine ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden, der tatsächliche Leistungsort und der Nachweis der Unternehmereigenschaft müssen dokumentiert werden. „Online“ bedeutet nicht automatisch, dass keine spanische IVA anfällt.

Einbehaltspflichten

Auf Rechnungen bestimmter spanischer Freiberufler kann ein IRPF-Einbehalt anzuwenden sein. Wer Geschäftsräume mietet, Arbeitnehmer beschäftigt oder bestimmte Vergütungen zahlt, kann selbst zum Einbehaltspflichtigen werden und zusätzliche Zensus-, Erklärungs- und Bescheinigungspflichten erhalten. Diese Pflichten sind im Modelo 036 anzumelden, bevor sie tatsächlich entstehen.

9. Rechnungen, Aufzeichnungen und Software

Rechnungen müssen die Vorgaben des Real Decreto 1619/2012 erfüllen. Dazu gehören je nach Rechnungsart insbesondere fortlaufende Nummer, Ausstellungsdatum, Identität und Steuerkennung der Parteien, Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag und erforderliche Hinweise auf Befreiung, Umkehr der Steuerschuld oder Sonderregime.

Der Autónomo muss die für seine IRPF- und IVA-Methode vorgeschriebenen Bücher und Belege führen. Elektronische Aufzeichnungen müssen lesbar, vollständig und mit den eingereichten Erklärungen abstimmbar bleiben.

Rechnungssoftware und VERI*FACTU

Das Real Decreto 1007/2023 regelt Anforderungen an Rechnungssoftware. Für andere Steuerpflichtige als Körperschaftsteuerpflichtige, zu denen typischerweise natürliche Personen als Autónomo gehören, wurde die Anpassungsfrist nach amtlicher Mitteilung bis vor den 1. Juli 2027 verlängert. Für körperschaftsteuerpflichtige Nutzer gilt grundsätzlich die frühere Frist vor dem 1. Januar 2027.

VERI*FACTU ist eine gesetzlich vorgesehene Betriebsart, bei der Rechnungsdatensätze an die Steuerverwaltung übermittelt werden. Die Softwarevorschriften dürfen nicht mit der gesonderten Pflicht zur elektronischen B2B-Rechnung verwechselt werden. Deren stufenweise Anwendung richtet sich nach dem Gesetz 18/2022, dem Real Decreto 238/2026 und den noch jeweils maßgeblichen technischen und zeitlichen Umsetzungsvorgaben. Vor einem Softwarekauf sollte daher geklärt werden, welche Pflicht den konkreten Autónomo ab wann trifft.

10. Beschäftigte, Räume und weitere Auslöser

Stellt der Autónomo Arbeitnehmer ein, wird er zusätzlich Arbeitgeber. Vor der ersten Beschäftigung sind unter anderem Arbeitgeberregistrierung und Beitragskonto, Anmeldung des Arbeitnehmers, Arbeitsvertrag, Arbeitsschutz, Lohnabrechnung und Steuerabzug zu organisieren. Für mitarbeitende Familienangehörige kann statt eines gewöhnlichen Arbeitsverhältnisses der besondere Status des autónomo colaborador einschlägig sein.

Bei angemieteten Geschäftsräumen können Einbehalte auf die Miete, lokale Genehmigungen und IVA-Fragen entstehen. Bei Barzahlungen, Datenschutz, Verbraucherverträgen, E-Commerce, Verpackungen, Lebensmitteln oder touristischen Leistungen kommen weitere sektorale Regeln hinzu. Der Grundsatz lautet: Je konkreter Tätigkeit, Kunde, Ort und Vertriebskanal beschrieben sind, desto zuverlässiger lässt sich der Pflichtenkreis bestimmen.

11. Grenzüberschreitende Tätigkeit

Wer gleichzeitig in Spanien und einem anderen EU-/EWR-Staat oder der Schweiz arbeitet, darf nicht automatisch in beiden Systemen Beiträge zahlen. Die Verordnungen über die Koordinierung der sozialen Sicherheit ordnen grundsätzlich nur das Recht eines Staates zu. Bei Entsendung oder Mehrstaatentätigkeit kann eine A1-Bescheinigung erforderlich sein.

Steuerlich sind davon getrennt Betriebsstätte, Leistungsort, Quellensteuer und Doppelbesteuerungsabkommen zu prüfen. Ein deutscher Auftraggeber macht eine in Spanien ausgeübte selbstständige Tätigkeit nicht automatisch zu einer deutschen Tätigkeit; umgekehrt können regelmäßige Arbeiten vor Ort in Deutschland dort steuerliche Anknüpfungspunkte schaffen.

12. Laufende Arbeitsfolge

Vor dem ersten Umsatz oder der ersten Betriebsausgabe

1. Tätigkeit und tatsächliche Selbstständigkeit einordnen.
2. Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis sichern.
3. NIE/NIF, Sozialversicherungsnummer und elektronischen Zugang organisieren.
4. Räume, Gemeinde- und Sektorgenehmigungen prüfen.
5. IAE-Abschnitt, IRPF-Methode und IVA-Status bestimmen.
6. Modelo 036 vor dem steuerlichen Tätigkeitsbeginn einreichen.
7. RETA-Anmeldung vor dem tatsächlichen Start beantragen und Mutua wählen.
8. Bankkonto, Rechnungsnummern, Bücher und Software einrichten.
9. ROI/VIES vor dem ersten qualifizierten EU-Umsatz beantragen.
10. Verträge auf Scheinselbstständigkeit und Einbehalte prüfen.

Während der Tätigkeit

• Einnahmen, Ausgaben, Rechnungen und Zahlungen laufend abstimmen;
• IRPF- und IVA-Voranmeldungen fristgerecht einreichen;
• Einkommensprognose und Beitragsbasis anpassen;
• Änderungen innerhalb der Zensus- und Sozialversicherungsfristen melden;
• Genehmigungsauflagen und Versicherungen überwachen;
• jährliche IRPF-Erklärung abgeben;
• grenzüberschreitende Tätigkeiten und A1-Status neu prüfen.

Bei Beendigung

Die steuerliche Abmeldung über Modelo 036 ist grundsätzlich innerhalb eines Monats nach vollständiger Beendigung aller Tätigkeiten einzureichen. Die RETA-Abmeldung ist grundsätzlich innerhalb von sechs Kalendertagen nach Aufgabe zu melden. Lokale Genehmigungen, Berufsregister, Arbeitgeberpflichten, ROI und offene Steuererklärungen sind separat zu schließen.

Eine Abmeldung darf nicht zu früh erfolgen, wenn noch Leistungen erbracht, Waren verkauft oder betriebliche Abwicklungen durchgeführt werden. Umgekehrt führt eine verspätete RETA-Abmeldung grundsätzlich zu weiteren Beiträgen. Abschlussrechnungen, Anlageverkäufe und Vorsteuerberichtigungen können noch nach dem operativen Ende steuerliche Folgen haben.

Typische Fehler

• Modelo 036 und RETA werden als ein einziges Verfahren behandelt.
• Die Tätigkeit beginnt vor der steuerlichen Anmeldung, obwohl bereits Vorlaufkosten und Verträge bestehen.
• Das seit Februar 2025 abgeschaffte Modelo 037 wird weiter verwendet.
• Die IAE-Zahlungsbefreiung natürlicher Personen wird mit fehlender IAE-Einordnung verwechselt.
• Ein Umsatz unter dem Mindestlohn wird als automatische RETA-Befreiung behandelt.
• Die 80-Euro-Angabe für den reduzierten Beitrag wird ohne zusätzlichen MEI-Beitrag und ohne Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen als Gesamtquote behandelt.
• Steuerlicher Nettogewinn und sozialversicherungsrechtliches Nettoeinkommen werden gleichgesetzt.
• Die Beitragsbasis wird trotz deutlich veränderter Prognose nicht angepasst.
• Eine umsatzsteuerfreie Leistung wird ohne Prüfung als vorsteuerabzugsberechtigt behandelt.
• ROI/VIES wird erst nach dem ersten innergemeinschaftlichen Umsatz beantragt.
• Eine Wohnung oder ein Laden wird genutzt, ohne die kommunale und balearische Zulässigkeit zu prüfen.
• Rechnungssoftware, VERI*FACTU und elektronische B2B-Rechnung werden miteinander verwechselt.
• Beim Ende wird nur Modelo 036 oder nur RETA abgemeldet.

Häufige Fragen

Muss jeder kleine Nebenverdienst als Autónomo angemeldet werden?

Nicht jede einmalige, nicht gewöhnliche Tätigkeit erfüllt zwingend den RETA-Tatbestand. Ein Einkommen unter dem Mindestlohn befreit aber nicht automatisch. Regelmäßigkeit, Organisation, Dauer, Außenauftritt und Art der Tätigkeit sind gemeinsam zu prüfen; die steuerliche Erklärungspflicht kann auch ohne RETA bestehen.

Was muss zuerst erfolgen: Modelo 036 oder RETA?

Beide Anmeldungen müssen vor dem jeweiligen Tätigkeitsbeginn stehen und inhaltlich zusammenpassen. Die Seguridad Social verlangt für die RETA-Anmeldung regelmäßig bereits Angaben zur steuerlichen Tätigkeit. Praktisch wird daher häufig zuerst oder unmittelbar parallel das Modelo 036 eingereicht und danach die RETA-Anmeldung abgeschlossen.

Zahlt eine natürliche Person IAE?

Natürliche Personen sind grundsätzlich von der IAE-Zahlung befreit. Sie müssen ihre Tätigkeit trotzdem im Modelo 036 dem richtigen IAE-Abschnitt zuordnen.

Wie hoch ist die normale Monatsquote 2026?

Sie hängt von der innerhalb des Einkommensbandes gewählten Beitragsbasis ab. Für gewöhnliche Fälle beträgt der kombinierte Satz regelmäßig 31,5 Prozent der Basis. Vergünstigungen, Sondergruppen und abweichende Deckungen können zu einem anderen Betrag führen.

Gilt 2026 weiterhin automatisch die 80-Euro-Startquote?

Nein, die Begünstigung gilt nicht automatisch. Importass nennt weiterhin 80 Euro monatlich zuzüglich MEI; 2026 beträgt dessen Satz 0,9 Prozent der maßgeblichen Beitragsbasis. Antrag, Vorversicherungszeiten und gegebenenfalls die Einkommensgrenze für die Verlängerung müssen erfüllt sein.

Brauche ich auf Mallorca immer eine Betriebserlaubnis?

Nicht jede Tätigkeit benötigt dieselbe Genehmigung. Ob eine verantwortliche Erklärung, Mitteilung, Lizenz oder fachliche Zulassung nötig ist, hängt von Tätigkeit, Räumen, technischen Anlagen und Gemeinde ab. Die steuerliche Anmeldung ersetzt diese Prüfung nicht.

Muss ich als Autónomo eine jährliche Einkommensteuererklärung abgeben?

Ja, wer im betreffenden Jahr zu irgendeinem Zeitpunkt im RETA angemeldet war, muss nach Artikel 96 IRPF-Gesetz grundsätzlich eine jährliche IRPF-Erklärung abgeben.

Amtliche Quellen und Rechtsstand

Geprüft wurden die folgenden amtlichen Quellen mit Rechtsstand 11. August 2026:

• Boletín Oficial del Estado: Ley 20/2007, Estatuto del trabajo autónomo, Artikel 1 zur Definition, Artikel 11 ff. zum wirtschaftlich abhängigen Selbstständigen und Artikel 38 ter zur reduzierten Beitragsquote. https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-13409
• Boletín Oficial del Estado: Real Decreto Legislativo 8/2015, Ley General de la Seguridad Social, Artikel 305 zum RETA-Personenkreis, Artikel 307 zu An- und Abmeldung sowie Artikel 308 zur einkommensabhängigen Beitragsberechnung und Regulierung. https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11724
• Boletín Oficial del Estado: Real Decreto-ley 13/2022, insbesondere Übergangsbestimmungen zu Einkommensbändern und die fünfte Übergangsbestimmung zur auf 2023 bis 2025 begrenzten 80-Euro-Quote. https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2022-12482
• Boletín Oficial del Estado: Real Decreto-ley 3/2026 vom 3. Februar 2026, Artikel 3 zu Höchstbasis, Mechanismus der Generationengerechtigkeit, Einkommensbändern 2026 und Pluriactivitätsgrenze. https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2026-2548
• Boletín Oficial del Estado: Orden PJC/297/2026 vom 30. März 2026 zur Entwicklung der Beitragsregeln 2026. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2026-7296
• Seguridad Social: „¿Cuánto se debe cotizar?“, amtliche Einkommensbänder, Mindest- und Höchstbasen, Beitragssätze sowie sechs Änderungszeitpunkte für 2026. https://www.seg-social.es/wps/portal/wss/internet/Trabajadores/CotizacionRecaudacionTrabajadores/10721/10724/1320/1322
• Seguridad Social: Fristen für RETA-Anmeldung vor Tätigkeitsbeginn bis zu 60 Tage im Voraus sowie Abmeldung und Datenänderung binnen sechs Kalendertagen. https://www.seg-social.es/wps/portal/wss/internet/InformacionUtil/44539/44113/44128
• Seguridad Social: Amtliche Gründungsanleitung vom 22. Juni 2026 zu Importass, erforderlichen Tätigkeits-, Einkommens-, Bank- und Mutua-Angaben. https://revista.seg-social.es/-/guia-para-darte-de-alta-en-la-seguridad-social-como-trabajador-autonomo
• Boletín Oficial del Estado: Real Decreto 2064/1995, Beitragsverordnung, Art. 44.2.a und 46.2, Regel 2; abgerufen am 15. September 2026.
• Agencia Estatal de Administración Tributaria: Modelo 036 im Steuerkalender 2026; Abschaffung des Modelo 037 seit 3. Februar 2025. https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/ayuda/calendario-contribuyente/calendario-contribuyente-2026/informacion-sobre-presentacion-modelos-no-periodicos/modelo-036.html
• Agencia Estatal de Administración Tributaria: Praktische Anleitung zum Modelo 036 und zu den Zensusangaben. https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/Ayuda/guia-practica-declaracion-censal.html
• Agencia Estatal de Administración Tributaria: Pflicht zur Zensusanmeldung vor Beginn unternehmerischer oder beruflicher Tätigkeiten. https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/ayuda/manuales-videos-folletos/manuales-practicos/guia-practica-cumplimentacion-modelo-censal-036/anexos/anexo-04-instrucciones-modelo-036-simplificada/obligacion-presentar-declaracion-censal.html
• Agencia Estatal de Administración Tributaria: Frist für die Zensusabmeldung nach vollständiger Beendigung der Tätigkeit. https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/censos-nif-domicilio-fiscal/tramites-censales-relacionados-empresarios-profesionales-retenedores/plazo-presentar-declaracion-censal/cuando-tengo-que-presentar-declaracion-baja.html
• Boletín Oficial del Estado: Real Decreto Legislativo 2/2004, Kommunalsteuergesetz, Artikel 78 ff. zur IAE und Artikel 82 Absatz 1 Buchstabe c zur Befreiung natürlicher Personen. https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2004-4214
• Agencia Estatal de Administración Tributaria: Amtliche IAE-Übersicht, Tätigkeitsabschnitte, Befreiungen und Erklärungsweg. https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/censos-nif-domicilio-fiscal/tramites-censales-relacionados-empresarios-profesionales-retenedores/impuesto-sobre-actividades-economicas.html
• Boletín Oficial del Estado: Ley 35/2006 del IRPF, Artikel 27 ff. zu wirtschaftlichen Tätigkeiten, Artikel 96 Absatz 2 zur jährlichen Erklärung von RETA-Versicherten und Artikel 99 ff. zu Einbehalten und Vorauszahlungen. https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2006-20764
• Agencia Estatal de Administración Tributaria: Übersicht zu Einkünften aus wirtschaftlichen Tätigkeiten im IRPF und zu direkter beziehungsweise objektiver Methode. https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/empresarios-individuales-profesionales/rendimientos-actividades-economicas-irpf.html
• Agencia Estatal de Administración Tributaria: Vorauszahlungen im IRPF, Modelo 130 und Modelo 131 einschließlich 70-Prozent-Regel für berufliche Tätigkeiten. https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/irpf/retenciones-ingresos-cuenta-pagos-fraccionados/pagos-fraccionados.html
• Boletín Oficial del Estado: Ley 37/1992 del IVA zu Steuerbarkeit, Befreiungen, Leistungsort, Vorsteuerabzug und Erklärungspflichten. https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1992-28740
• Agencia Estatal de Administración Tributaria: Modelo 303, Umsatzsteuer-Selbstveranlagung und elektronische Einreichung. https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/procedimientoini/G414.shtml
• Boletín Oficial del Estado: Real Decreto 1619/2012, Rechnungsverordnung, Pflichtangaben und Aufbewahrung. https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696
• Boletín Oficial del Estado: Real Decreto 1007/2023 zu Anforderungen an Rechnungssoftware. https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2023-24840
• Agencia Estatal de Administración Tributaria: Amtlicher Hinweis zur Verlängerung der Anpassungsfristen für Rechnungssoftware auf 1. Januar beziehungsweise 1. Juli 2027. https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/nota-informativa-ampliacion-plazo-adaptacion-facturacion.html
• Boletín Oficial del Estado: Real Decreto 238/2026 zur elektronischen Rechnung zwischen Unternehmern und Freiberuflern als von der Rechnungssoftware getrennte Regelung. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2026-7295
• Administración General del Estado: Registrierung von EU-/EWR-/Schweizer Bürgern bei Aufenthalt über drei Monate, einschließlich Nachweisen selbstständiger Tätigkeit. https://administracion.gob.es/pag_Home/Tu-espacio-europeo/derechos-obligaciones/ciudadanos/residencia/obtencion-residencia/inscribirte-residente.html
• Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones: Anfängliche Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis für selbstständige Drittstaatsangehörige, Voraussetzungen und EX-07. https://www.inclusion.gob.es/web/migraciones/w/autorizacion-inicial-de-residencia-temporal-y-trabajo-por-cuenta-propia
• Boletín Oficial del Estado: Real Decreto 1155/2024, Ausländerverordnung, Artikel 82 bis 85 zur selbstständigen Tätigkeit von Drittstaatsangehörigen. https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2024-24099
• Comunitat Autònoma de les Illes Balears: Ley 7/2013 über Installation, Zugang und Ausübung von Tätigkeiten auf den Balearen. https://www.caib.es/sites/institutestudisautonomics/f/176093
• Govern de les Illes Balears: Amtliches Aktivitätsregister und Hinweise zu Verfahren, Zuständigkeit und häufigen Fragen. https://apps.caib.es/sites/registre-activitats/ca/consultes/
• EUR-Lex: Verordnungen (EG) Nr. 883/2004 und Nr. 987/2009 zur Zuordnung nur eines Sozialversicherungssystems bei grenzüberschreitender Tätigkeit. https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2004/883/oj/deu
• Seguridad Social / Importass: Importass: Guía de trabajo autónomo, Abschnitt Cuota reducida / Tarifa plana; abgerufen am 15. September 2026.