Umsatzsteuer zwischen Deutschland und Spanien: der vollständige Prüfpfad

Eine Rechnung von Deutschland nach Spanien ist nicht automatisch „ohne Umsatzsteuer“ und eine spanische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer löst nicht automatisch Reverse Charge aus. Das Mehrwertsteuersystem der Europäischen Union arbeitet mit einer Reihenfolge von Tatbestandsfragen. Wird ein früher Schritt falsch beantwortet, sind regelmäßig auch Rechnung, Erklärung, Vorsteuerabzug und Meldungen falsch.

Das Wichtigste im Überblick

Der Prüfpfad besteht aus zehn Fragen:

1. Welches Umsatzsteuergebiet ist betroffen? Das deutsche Umsatzsteuergebiet sowie das spanische Festland und die Balearen gehören zum EU-Mehrwertsteuergebiet; unter anderem Helgoland, Büsingen, die Kanarischen Inseln, Ceuta und Melilla nicht.
2. Handeln beide Seiten als Unternehmer? Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist ein wichtiges Indiz, aber nicht in jedem Fall allein entscheidend.
3. Liegt eine Lieferung oder eine sonstige Leistung vor? Für Waren und Dienstleistungen gelten verschiedene Ortsregeln.
4. Ist der Kunde Unternehmer (B2B) oder Privatkunde (B2C)? Besonders bei Dienstleistungen und Fernverkäufen ändert das den Leistungsort.
5. Wo liegt der Leistungsort? Erst dort kann die Steuerbarkeit und der nationale Steuersatz geprüft werden.
6. Greift eine Steuerbefreiung oder schuldet der Leistungsempfänger die Steuer? Innergemeinschaftliche Lieferung und Reverse Charge sind unterschiedliche Mechanismen.
7. Ist eine Registrierung nötig? USt-IdNr., spanische NIF-IVA/ROI-Eintragung, lokale Registrierung oder OSS sind voneinander zu trennen.
8. Wie muss die Rechnung aussehen? Steuerbetrag, Identifikationsnummern und Hinweise hängen vom konkreten Tatbestand ab.
9. Welche Meldungen und Erklärungen folgen? Umsatzsteuer-Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung, Modelo 303, Modelo 349 oder Modelo 369 können nebeneinander relevant sein.
10. Wie wird ausländische Vorsteuer zurückgeholt? Entweder über eine lokale Erklärung oder über das EU-Vorsteuervergütungsverfahren, nicht beliebig über beide Wege.

Der Gesamtprüfpfad als Entscheidungstabelle

1. Zuerst das Umsatzsteuergebiet bestimmen

Deutschland, spanisches Festland und Balearen

Das deutsche Umsatzsteuergebiet und das spanische Festland einschließlich der Balearen liegen im unionsrechtlichen Mehrwertsteuergebiet. Auf deutscher Seite sind die Ausnahmen des § 1 Absatz 2 UStG zu beachten, insbesondere Helgoland und Büsingen. Eine Warenbewegung von Hamburg nach Mallorca ist daher grundsätzlich eine innergemeinschaftliche Warenbewegung und keine Ausfuhr in ein Drittland.

Kanarische Inseln

Die Kanarischen Inseln gehören nicht zum spanischen Anwendungsgebiet der IVA und nicht zum EU-Mehrwertsteuergebiet. Dort gilt insbesondere die Impuesto General Indirecto Canario (IGIC). Warenbewegungen zwischen Deutschland oder den Balearen und den Kanaren sind umsatzsteuerlich nicht wie normale innergemeinschaftliche Lieferungen zu behandeln; Einfuhr-, Ausfuhr- und Zollfragen treten hinzu.

Ceuta und Melilla

Auch Ceuta und Melilla liegen außerhalb des EU-Mehrwertsteuergebiets. Dort gilt die Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación (IPSI). Eine spanische Postanschrift sagt deshalb noch nichts darüber aus, ob IVA, IGIC, IPSI oder deutsche Umsatzsteuer betroffen ist.

2. Unternehmerstatus und Handeln als Unternehmer klären

Umsatzsteuerlich ist nicht nur die Rechtsform entscheidend. Unternehmer ist, wer nachhaltig eine selbständige wirtschaftliche Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen ausübt. Auch eine natürliche Person, eine Personengesellschaft oder eine juristische Person kann Unternehmer sein; zugleich können einzelne Vorgänge dem nichtunternehmerischen Bereich zuzuordnen sein.

Für grenzüberschreitende Leistungen muss der Leistende feststellen, ob der Kunde bei genau diesem Bezug als Unternehmer handelt. Nach der Mehrwertsteuer-Durchführungsverordnung kann eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein wesentliches Nachweismittel sein. Sie ist aber nicht gleichbedeutend mit einer Betriebsstätte und ersetzt nicht in jedem Fall die Prüfung von Vertrag, Leistungsnutzung und Kundenstatus.

Praktische Nachweise

• deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers;
• spanische NIF-IVA und Eintragung im Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI);
• qualifizierte oder dokumentierte VIES-Prüfung zum Zeitpunkt des Umsatzes;
• Vertrag, Bestellung und Angaben zur geschäftlichen Verwendung;
• Name und Anschrift passend zur Identifikationsnummer;
• bei Zweifeln zusätzliche Unternehmens- oder Registerunterlagen.

Eine ungültige Nummer macht eine tatsächlich unternehmerische Leistung nicht automatisch zu B2C. Sie kann aber die Steuerbefreiung einer innergemeinschaftlichen Lieferung, die Rechnungsbehandlung und die Beweisposition gefährden.

3. Lieferung und sonstige Leistung trennen

Eine Lieferung verschafft die Verfügungsmacht an einem Gegenstand. Eine sonstige Leistung umfasst grundsätzlich alles, was keine Lieferung ist. Diese Unterscheidung ist vor jeder Ortsprüfung vorzunehmen.

Typische Lieferungen:

• Verkauf und Versand von Maschinen, Waren oder Möbeln;
• Verbringen eigener Gegenstände in ein anderes EU-Land;
• Werklieferungen bei Bearbeitung oder Verarbeitung eines fremden Gegenstands, wenn der Leistende dabei selbst beschaffte Stoffe verwendet, die nicht nur Zutaten oder sonstige Nebensachen sind;
• bestimmte Lieferungen über elektronische Schnittstellen.

Typische sonstige Leistungen:

• Beratung, Programmierung, Marketing und Lizenzierung;
• Vermietung, soweit keine Lieferung vorliegt;
• Bau-, Makler-, Architekten- und Verwaltungsleistungen;
• Veranstaltung, Personenbeförderung, Restaurant- und Cateringumsätze;
• Telekommunikations-, Rundfunk- und elektronische Leistungen.

Gemischte Verträge müssen nach ihrem wirtschaftlichen Gehalt beurteilt werden. Eine falsche Einordnung kann den Leistungsort vollständig ändern.

4. Waren von Deutschland nach Spanien: B2B

Grundmodell

Liefert ein deutscher Unternehmer Ware an einen spanischen Unternehmer und wird die Ware von Deutschland auf das spanische Festland oder die Balearen befördert oder versendet, kann in Deutschland eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung und in Spanien ein steuerpflichtiger innergemeinschaftlicher Erwerb vorliegen.

Die Steuerfreiheit setzt nach § 6a UStG und den unionsrechtlichen Vorgaben insbesondere voraus:

• tatsächliche Beförderung oder Versendung in einen anderen EU-Mitgliedstaat;
• Erwerber ist der richtige, für den Erwerb besteuerte beziehungsweise erfasste Unternehmer oder eine gleichgestellte Person;
• der Erwerber verwendet eine ihm von einem anderen Mitgliedstaat erteilte gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
• der Lieferer erfüllt die Beleg- und Buchnachweise;
• die Lieferung wird richtig und rechtzeitig in der Zusammenfassenden Meldung erklärt oder ein Fehler ordnungsgemäß berichtigt.

Der spanische Erwerber erklärt den innergemeinschaftlichen Erwerb nach den Artikeln 13 und 15 LIVA in Spanien. Soweit die allgemeinen Voraussetzungen vorliegen, kann er die Erwerbsteuer zugleich als Vorsteuer abziehen. Steuerentstehung und Vorsteuerabzug sind dennoch in den korrekten Feldern und Perioden abzubilden.

Was der deutsche Lieferer dokumentieren sollte

• Bestellung und Vertrag;
• gültige spanische NIF-IVA, vor Umsatz geprüft;
• Ausgangsrechnung ohne deutsche Umsatzsteuer mit Hinweis auf die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung;
• Transportnachweis, etwa Frachtbrief, Spediteursbescheinigung, Empfangsbestätigung oder die unionsrechtlich vorgesehenen Belegkombinationen;
• Zuordnung bei Abholfällen;
• richtige Zusammenfassende Meldung;
• Übereinstimmung von Rechnung, Buchhaltung, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Meldung.

Eigene Warenverbringung

Bringt ein Unternehmer eigene Ware dauerhaft von Deutschland in ein spanisches Lager, kann dies wie eine innergemeinschaftliche Lieferung an sich selbst und ein innergemeinschaftlicher Erwerb in Spanien behandelt werden. Ohne Verkauf kann daher eine spanische Registrierung nötig werden. Vereinfachungen wie die Konsignationslagerregel haben eigene Voraussetzungen und Aufzeichnungspflichten.

5. Waren von Spanien nach Deutschland: spiegelbildliche Prüfung

Ein spanischer Unternehmer benötigt für innergemeinschaftliche Umsätze regelmäßig eine NIF-IVA und ROI-Eintragung. Die Steuerbefreiung nach Artikel 25 LIVA setzt unter anderem voraus, dass die Ware in einen anderen Mitgliedstaat gelangt, der Erwerber eine gültige Identifikationsnummer eines anderen Mitgliedstaats mitteilt und die Operation in der spanischen Zusammenfassenden Meldung erfasst wird.

Der deutsche Erwerber erklärt den innergemeinschaftlichen Erwerb in Deutschland. Auch hier darf die Rechnung keine spanische IVA ausweisen, wenn die Voraussetzungen der steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung erfüllt sind.

6. B2C-Warenhandel und innergemeinschaftlicher Fernverkauf

Verkauft ein Unternehmer Ware an Privatkunden oder gleichgestellte Abnehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat und organisiert er den grenzüberschreitenden Transport, liegt regelmäßig ein innergemeinschaftlicher Fernverkauf vor. Der Leistungsort liegt grundsätzlich im Bestimmungsland, also dort, wo die Beförderung endet.

EU-weite 10.000-Euro-Schwelle

Für bestimmte in nur einem Mitgliedstaat ansässige Unternehmer gilt eine unionsweite Vereinfachung: Überschreiten die relevanten grenzüberschreitenden B2C-Fernverkäufe und bestimmten elektronischen Leistungen im vorangegangenen und laufenden Kalenderjahr zusammen nicht 10.000 Euro netto, kann der Leistungsort unter den gesetzlichen Voraussetzungen im Ursprungsstaat verbleiben. Der Unternehmer kann auf die Schwelle verzichten; die Entscheidung bindet grundsätzlich für zwei Kalenderjahre.

Die Schwelle gilt nicht pro Zielland. Sie ist unionsweit zusammenzurechnen. Außerdem erfasst sie nicht jeden denkbaren B2C-Umsatz.

One Stop Shop (OSS)

Liegt der Leistungsort bei privaten Kunden in mehreren Mitgliedstaaten, kann der Unternehmer das besondere Besteuerungsverfahren der Union – OSS – nutzen. Dann erklärt und zahlt er die ausländische Umsatzsteuer zentral im Mitgliedstaat der Identifizierung.

• In Deutschland ist das Bundeszentralamt für Steuern zuständig; die gesetzliche Grundlage liegt insbesondere in § 18j UStG.
• In Spanien erfolgt die Registrierung über Formulario 035 und die Erklärung über Modelo 369.
• Die OSS-Erklärung ist für das Unionsverfahren grundsätzlich vierteljährlich innerhalb eines Monats nach Quartalsende abzugeben.
• Im OSS werden nur geschuldete Ausgangssteuern erklärt; ausländische Vorsteuer wird dort nicht abgezogen.

OSS ersetzt nicht jede lokale Registrierung. Lokale Lager, eigene Warenverbringungen, Installationslieferungen oder nicht vom Verfahren erfasste Umsätze können zusätzliche Pflichten auslösen.

7. Dienstleistungen zwischen Unternehmern: B2B-Grundregel

Für sonstige Leistungen an einen Unternehmer gilt als Grundregel: Leistungsort ist dort, wo der Leistungsempfänger sein Unternehmen betreibt oder die empfangende Betriebsstätte liegt. Das folgt unionsrechtlich aus Artikel 44 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie, in Deutschland aus § 3a Abs. 2 UStG und in Spanien aus Artikel 69 LIVA.

Beispiel: deutsche Beratung an spanische SL

Eine deutsche Beratungsgesellschaft erbringt eine allgemeine Strategieberatung an eine in Madrid ansässige Sociedad Limitada (SL), die unter ihrer gültigen spanischen NIF-IVA handelt. Keine besondere Ortsregel greift.

• Leistungsort: Spanien.
• Deutsche Umsatzsteuer: grundsätzlich nicht ausweisen.
• Steuerschuld: regelmäßig spanischer Leistungsempfänger im Reverse-Charge-Verfahren.
• Rechnung: beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
• Deutschland: Umsatz in der Umsatzsteuer-Voranmeldung und in der Zusammenfassenden Meldung erfassen.
• Spanien: Empfänger erklärt die geschuldete IVA und gegebenenfalls den Vorsteuerabzug.

Betriebsstätte des Kunden

Hat der Kunde Betriebsstätten in mehreren Staaten, ist zu bestimmen, welcher Niederlassung die Leistung tatsächlich zugeordnet ist. Vertrag, Bestellung, Zahlungsfluss, Art und Nutzung der Leistung sowie personelle und technische Mittel sind relevant. Der bloße Besitz einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer begründet nach der Durchführungsverordnung keine feste Niederlassung.

8. Dienstleistungen an Privatkunden: B2C-Grundregel und Ausnahmen

Bei Dienstleistungen an Nichtunternehmer liegt der Leistungsort nach der Grundregel dort, wo der leistende Unternehmer sein Unternehmen betreibt. Viele praktisch wichtige Leistungen folgen jedoch besonderen Regeln.

Vor der B2C-Grundregel ist daher stets der Katalog der besonderen Ortsregeln zu prüfen.

9. Grundstücksbezogene Leistungen auf Mallorca

Leistungen mit hinreichend direktem Zusammenhang zu einem Grundstück werden dort besteuert, wo das Grundstück liegt. Das betrifft je nach konkreter Leistung etwa:

• Bau- und Installationsarbeiten;
• Architekten- und bestimmte Planungsleistungen;
• Maklerleistungen für ein konkretes Grundstück;
• Vermietung und Beherbergung;
• bestimmte Verwaltungs- und Bewertungsleistungen;
• Überwachung von Bauarbeiten.

Eine deutsche Firma, die eine grundstücksbezogene Leistung an einem Objekt auf Mallorca erbringt, hat daher grundsätzlich einen spanischen Leistungsort. Ob der spanische Kunde die Steuer im Reverse-Charge-Verfahren schuldet oder die deutsche Firma spanische IVA ausweisen und sich registrieren muss, hängt insbesondere von Kundenstatus, Ansässigkeit beziehungsweise fester Niederlassung des Leistenden und der konkreten spanischen Reverse-Charge-Regel des Artikels 84 LIVA ab.

„B2B = immer Reverse Charge“ ist hier ebenso falsch wie „deutsche Firma = deutsche Umsatzsteuer“.

10. Reverse Charge richtig einordnen

Reverse Charge verlagert die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger. Es ist keine Steuerbefreiung: Der Umsatz bleibt im Bestimmungsstaat steuerpflichtig, nur der Schuldner wechselt.

Typische Fälle sind:

• allgemeine B2B-Dienstleistung eines deutschen Unternehmers an einen spanischen Unternehmer;
• allgemeine B2B-Dienstleistung eines spanischen Unternehmers an einen deutschen Unternehmer;
• bestimmte lokale Leistungen eines im Steuerstaat nicht ansässigen Unternehmers;
• weitere nationale Sonderfälle, etwa bestimmte Bauleistungen, Abfall- oder Sicherungsgeschäfte.

Vor Anwendung sind zu prüfen:

1. Der Leistungsort und damit der Staat, dessen Reverse-Charge-Regel anzuwenden ist, stehen fest; der Empfänger muss nicht stets dort ansässig sein.
2. Die Leistung ist dort steuerpflichtig und nicht befreit.
3. Leistender und Leistungsempfänger erfüllen die persönliche Voraussetzung der konkreten Reverse-Charge-Norm.
4. Eine feste Niederlassung des Leistenden im Steuerstaat ist nicht oder nicht in der maßgeblichen Weise beteiligt.
5. Rechnung enthält keinen unzulässigen Steuerbetrag und den erforderlichen Hinweis.

Ein unberechtigter Steuerausweis kann eine eigene Steuerschuld auslösen und lässt sich nicht allein durch den Hinweis „Reverse Charge“ heilen.

11. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, ROI und VIES

Deutschland

Die deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird für innergemeinschaftliche Umsätze über das Bundeszentralamt für Steuern verwaltet. Für die Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung und die B2B-Ortsbestimmung ist die Nummer des Geschäftspartners zeitnah zu prüfen und das Ergebnis zu dokumentieren.

Spanien

Die spanische NIF-IVA setzt regelmäßig die Eintragung in den Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) voraus. Der Antrag erfolgt mit Modelo 036, insbesondere über die dafür vorgesehene ROI-Angabe. Die Agencia Tributaria stellt VIES-Abfragen für spanische und nichtspanische Unternehmer bereit.

VIES ist Beweis, nicht Vertragsprüfung

Eine gültige VIES-Bestätigung zeigt, dass eine Nummer für innergemeinschaftliche Zwecke aktiv ist. Sie beweist nicht automatisch:

• dass die bestellende Person vertretungsberechtigt ist;
• dass die Ware tatsächlich das Ursprungsland verlassen hat;
• dass die Leistung der angegebenen Niederlassung zugeordnet ist;
• dass eine Steuerbefreiung oder Reverse Charge im konkreten Fall greift.

Die Prüfung sollte mit Datum, Name, Nummer und Ergebnis archiviert werden. Bei wiederkehrenden Geschäftsbeziehungen sind Wiederholungsprüfungen sachgerecht.

12. Rechnungsstellung

Die Rechnung muss zum steuerlichen Tatbestand passen. Das anwendbare Rechnungsrecht folgt dabei nicht stets dem Leistungsort: Bei grenzüberschreitendem Reverse Charge richtet es sich unter den Voraussetzungen des § 14 Absatz 7 und § 14a Absatz 1 UStG grundsätzlich nach dem Ansässigkeitsstaat des Leistenden; für die Abrechnung durch den Kunden mittels Gutschrift gelten Ausnahmen. Für erfasste OSS-Umsätze ist grundsätzlich das Rechnungsrecht des Identifizierungsstaats maßgeblich.

Innergemeinschaftliche Lieferung

Regelmäßig erforderlich sind insbesondere:

• vollständige Namen und Anschriften;
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von Lieferer und Erwerber;
• Rechnungsdatum und fortlaufende Nummer;
• Menge und Art der Ware;
• Lieferdatum;
• Entgelt;
• Hinweis auf die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung;
• kein Ausweis deutscher beziehungsweise spanischer Umsatzsteuer.

B2B-Dienstleistung mit Reverse Charge

Regelmäßig erforderlich sind:

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Parteien;
• genaue Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt;
• Nettobetrag;
• Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Absatz 1 Satz 1 UStG) beziehungsweise englisch „Reverse charge“;
• kein Ausweis der Steuer des Ursprungsstaats.

Lokaler steuerpflichtiger Umsatz

Ist der Leistende selbst Steuerschuldner, muss die Rechnung grundsätzlich den zutreffenden Steuersatz und Steuerbetrag des Besteuerungsstaats ausweisen; welches nationale Rechnungsrecht gilt, ist einschließlich der OSS-Sonderregel gesondert zu bestimmen. Bei spanischem Leistungsort können spanische Rechnungs- und Registrierungsregeln maßgeblich sein, auch wenn der Leistende in Deutschland sitzt.

13. Erklärungen und Meldungen synchronisieren

Deutschland

Je nach Fall kommen insbesondere in Betracht:

• Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahreserklärung;
• Zusammenfassende Meldung nach § 18a UStG;
• OSS-Erklärung nach § 18j UStG;
• Aufzeichnungen und Nachweise für innergemeinschaftliche Lieferungen und Fernverkäufe.

Die Zusammenfassende Meldung ist bei innergemeinschaftlichen Warenlieferungen grundsätzlich bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalendermonats abzugeben. Bei einer Summe der maßgeblichen Bemessungsgrundlagen von höchstens 50.000 Euro im laufenden und in den vier vorangegangenen Quartalen ist unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine vierteljährliche Meldung möglich. Bestimmte grenzüberschreitende B2B-Dienstleistungen werden grundsätzlich vierteljährlich gemeldet. Für Kleinunternehmer, die § 19 Absatz 1 UStG anwenden, gilt die ZM-Ausnahme des § 18a Absatz 4; sie ist auch bei den nachfolgenden Dienstleistungsbeispielen zu beachten. Erkannte Fehler sind grundsätzlich innerhalb eines Monats zu berichtigen.

Spanien

Je nach Registrierung und Umsatz kommen insbesondere in Betracht:

• Modelo 303 für die laufende IVA-Selbstveranlagung;
• Modelo 349 als Zusammenfassende Meldung innergemeinschaftlicher Umsätze;
• Modelo 036 für Registrierung und Änderungen einschließlich ROI;
• Formulario 035 und Modelo 369 für OSS;
• weitere Jahres-, Buch- oder Sofortmeldungen abhängig von Größe und Regime.

Rechnung, Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung und Buchhaltung müssen dieselbe Operation mit zutreffenden Identifikationsnummern und abgestimmten Bemessungsgrundlagen abbilden. Die zeitliche Zuordnung folgt jeweils den gesetzlichen Entstehungs- und Meldevorschriften; Rechnungs-, Steuer- und ZM-Perioden müssen deshalb nicht identisch sein. Abweichungen sind nachvollziehbar abzustimmen.

14. Vorsteuerabzug und Vorsteuervergütung

Lokale Registrierung

Ist ein deutscher Unternehmer in Spanien registriert und gibt dort reguläre IVA-Erklärungen ab, zieht er spanische Vorsteuer grundsätzlich in diesen Erklärungen ab, soweit die materiellen Voraussetzungen erfüllt sind. Entsprechendes gilt spiegelbildlich in Deutschland.

EU-Vorsteuervergütungsverfahren

Ist der Unternehmer im Erstattungsstaat nicht ansässig und führt er dort grundsätzlich keine Umsätze aus, die eine lokale Erklärungspflicht auslösen, kann die Vorsteuervergütung nach der Richtlinie 2008/9/EG einschlägig sein.

• Ein in Deutschland ansässiger Unternehmer beantragt spanische Vorsteuer grundsätzlich elektronisch über den deutschen Erstattungsweg; der Antrag wird an Spanien weitergeleitet.
• Ein in Spanien ansässiger Unternehmer beantragt deutsche Vorsteuer über das spanische Portal, in Spanien regelmäßig mit Modelo 360 für Anträge an andere Mitgliedstaaten.
• Die Antragsfrist endet grundsätzlich am 30. September des Kalenderjahres nach dem Erstattungszeitraum.

Ob Vergütungsverfahren oder lokale Erklärung richtig ist, hängt besonders davon ab, ob im Erstattungsstaat eigene steuerpflichtige Umsätze, eine feste Niederlassung oder ausschließlich Reverse-Charge-Umsätze vorliegen. Vorsteuer aus dem OSS wird nicht in Modelo 369 oder der OSS-Erklärung abgezogen.

15. Steuersätze erst am Ende bestimmen

Der Steuersatz wird erst geprüft, wenn Besteuerungsstaat und Steuerpflicht feststehen.

• In Deutschland beträgt der allgemeine Umsatzsteuersatz nach § 12 UStG 19 Prozent; der ermäßigte Satz beträgt grundsätzlich 7 Prozent für gesetzlich bestimmte Umsätze.
• Im spanischen IVA-Gebiet beträgt der allgemeine Satz 21 Prozent; ermäßigte Sätze sind 10 Prozent und 4 Prozent, daneben gilt für bestimmte Umsätze ein Nullsatz.

Produkt- und Leistungszuordnung, zeitlich befristete Sonderregeln und konkrete Tatbestände sind anhand der jeweils aktuellen Norm und amtlichen Übersicht zu prüfen. Ein in Deutschland ermäßigter Gegenstand muss in Spanien nicht demselben Satz unterliegen.

16. Grenzüberschreitende Kleinunternehmerregel seit 2025

Seit 1. Januar 2025 besteht unionsrechtlich ein grenzüberschreitendes Kleinunternehmerverfahren. Ein in Deutschland ansässiger Unternehmer kann unter den Voraussetzungen des § 19a UStG die Kleinunternehmerbefreiung eines anderen Mitgliedstaats beantragen, wenn insbesondere

• sein unionsweiter Jahresumsatz im Vorjahr 100.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr nicht überschreitet;
• er die nationale Kleinunternehmerschwelle und weiteren Voraussetzungen des jeweiligen Befreiungsstaats erfüllt;
• er über das besondere Verfahren seines Ansässigkeitsstaats registriert ist.

Das Bundeszentralamt für Steuern erteilt dafür eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Es sind vierteljährliche Umsatzmeldungen innerhalb eines Monats nach Quartalsende abzugeben. Wird die unionsweite 100.000-Euro-Grenze überschritten, ist dies innerhalb von 15 Werktagen anzuzeigen und die Teilnahme endet.

Für in Spanien steuerbare Umsätze eröffnet § 19a UStG allein keine IVA-Befreiung: Nach der amtlichen AEAT-Information zum ROI besteht im spanischen Recht keine allgemeine Kleinunternehmerbefreiung (régimen de franquicia). Die unionsweite Grenze von 100.000 Euro ist daher keine spanische Umsatzsteuerfreigrenze.

Dieses Verfahren ist nicht OSS. OSS erklärt steuerpflichtige B2C-Umsätze im Bestimmungsland; das SME-Verfahren vermittelt unter Voraussetzungen eine Steuerbefreiung. Die Folgen für Vorsteuerabzug und Rechnungen sind gesondert zu prüfen.

17. Fünf typische Fälle

Fall 1: Softwareberatung von Berlin an Barcelona

Die spanische Kundin handelt als Unternehmerin mit gültiger NIF-IVA. Die allgemeine B2B-Regel gilt. Leistungsort ist Spanien, die Kundin schuldet regelmäßig die IVA im Reverse-Charge-Verfahren. Der deutsche Dienstleister stellt netto mit Reverse-Charge-Hinweis in Rechnung und meldet den Umsatz in Deutschland einschließlich Zusammenfassender Meldung.

Fall 2: Maschine von Valencia nach München

Der spanische Lieferer versendet an einen deutschen Unternehmer mit gültiger USt-IdNr. Bei erfüllten Transport-, Identifikations- und Meldevoraussetzungen liegt in Spanien eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung und in Deutschland ein innergemeinschaftlicher Erwerb vor.

Fall 3: Onlinehandel von Deutschland an Privatkunden auf Mallorca

Der deutsche Händler organisiert den Versand. Nach Überschreiten der unionsweiten 10.000-Euro-Schwelle oder wirksamem Verzicht liegt der Leistungsort in Spanien. Der Händler kann die spanische IVA über den deutschen OSS erklären, sofern keine Besonderheit wie lokales Lager oder Installationslieferung vorliegt.

Fall 4: Bauplanung für eine Villa auf Ibiza

Die Leistung bezieht sich unmittelbar auf ein konkretes Grundstück auf Ibiza. Leistungsort ist Spanien. Nun ist gesondert zu prüfen, ob der spanische Auftraggeber Reverse Charge anwendet oder der deutsche Planer sich in Spanien registrieren und spanische IVA ausweisen muss.

Fall 5: Lieferung nach Teneriffa

Teneriffa liegt auf den Kanarischen Inseln und damit außerhalb des EU-Mehrwertsteuergebiets. Die Operation ist nicht als normale innergemeinschaftliche Lieferung nach Spanien zu behandeln. Ausfuhr, Einfuhr, Zoll und IGIC sind gesondert zu prüfen.

18. Praktische Arbeitsfolge

1. Zielort bis zur konkreten Region bestimmen: Festland, Balearen, Kanaren, Ceuta oder Melilla.
2. Leistenden, Kunden, Niederlassungen und Handeln als Unternehmer identifizieren.
3. Lieferung, Werklieferung, sonstige Leistung oder nicht steuerbare Geschäftsveräußerung abgrenzen.
4. B2B oder B2C anhand des konkreten Bezugs bestimmen.
5. Allgemeine und besondere Ortsregeln anwenden.
6. Bei Waren Transportweg, Transportverantwortung und Warenbewegung dokumentieren.
7. Steuerbefreiung, innergemeinschaftlichen Erwerb oder Reverse Charge prüfen.
8. USt-IdNr./NIF-IVA in VIES prüfen und Nachweis speichern.
9. Lokale Registrierung, ROI, OSS oder SME-Verfahren auswählen.
10. Rechnung nach den für den Tatbestand anwendbaren Rechnungsvorschriften erstellen.
11. Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung, Modelo 303/349 oder OSS synchron buchen.
12. Vorsteuer entweder lokal oder im Vergütungsverfahren geltend machen.
13. Steuersatz und mögliche Sonderregel erst am Ende festlegen.
14. Belege und Korrekturen für jede Periode archivieren.

Typische Fehler

„Spanische USt-IdNr. bedeutet immer netto.“ Nummer, Leistungsart, Ort und Steuerbefreiung müssen zusammenpassen.

„Reverse Charge ist eine Steuerbefreiung.“ Die Steuer entsteht im Bestimmungsstaat beim Empfänger; sie wird nur nicht vom Leistenden geschuldet.

„Mallorca ist umsatzsteuerlich Drittland.“ Die Balearen gehören zum spanischen IVA- und EU-Mehrwertsteuergebiet. Die Kanaren, Ceuta und Melilla sind die Ausnahmen.

„B2B-Dienstleistungen sind immer am Sitz des Kunden.“ Grundstücks-, Veranstaltungs-, Beförderungs-, Restaurant- und weitere Sonderleistungen können abweichen.

„Die 10.000-Euro-Schwelle gilt je Land.“ Sie ist für die erfassten grenzüberschreitenden B2C-Umsätze unionsweit zu betrachten.

„OSS ersetzt jede spanische Registrierung.“ Lokale Lager, Warenverbringungen und nicht erfasste Umsätze können eine Registrierung erfordern.

„VIES beweist den Transport.“ VIES bestätigt die Nummer, nicht die Warenbewegung.

„Ausländische Vorsteuer gehört in OSS.“ OSS enthält nur geschuldete Ausgangsteuer; Vorsteuer läuft über lokale Erklärungen oder das Vergütungsverfahren.

Häufige Fragen

Muss eine deutsche Rechnung an eine spanische Firma immer ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden?

Nein. Bei einer allgemeinen B2B-Dienstleistung ist das häufig richtig. Bei grundstücksbezogenen oder anderen Sonderleistungen, lokalen Lieferungen, beteiligten Betriebsstätten oder fehlenden Reverse-Charge-Voraussetzungen kann der Leistende selbst spanische Steuer schulden.

Reicht eine gültige NIF-IVA für eine steuerfreie Warenlieferung?

Nein. Zusätzlich müssen insbesondere die tatsächliche Warenbewegung, Erwerbereigenschaft, korrekte Rechnung, Buch- und Belegnachweise sowie die Zusammenfassende Meldung stimmen.

Was ist der Unterschied zwischen innergemeinschaftlicher Lieferung und Reverse Charge?

Bei der innergemeinschaftlichen Warenlieferung ist die Lieferung im Ursprungsstaat steuerfrei und der Erwerber versteuert einen innergemeinschaftlichen Erwerb im Bestimmungsstaat. Beim Reverse Charge bleibt die konkrete Leistung im Bestimmungsstaat steuerpflichtig, aber der Empfänger wird Steuerschuldner.

Braucht ein deutscher Onlinehändler eine spanische NIF-IVA?

Nicht zwingend für reine, über OSS erklärte Fernverkäufe aus Deutschland. Ein Lager in Spanien, eigene Warenverbringungen oder andere lokale Umsätze können jedoch eine spanische Registrierung auslösen.

Welche spanischen Modelle sind besonders wichtig?

Je nach Fall vor allem Modelo 036 für Registrierung und ROI, Modelo 303 für IVA-Selbstveranlagungen, Modelo 349 für innergemeinschaftliche Umsätze sowie Formulario 035 und Modelo 369 für OSS. Das richtige Modell folgt aus dem Umsatz, nicht umgekehrt.

Kann spanische Vorsteuer über die deutsche Umsatzsteuer-Voranmeldung abgezogen werden?

Nein. Sie wird entweder in einer spanischen IVA-Erklärung oder über das unionsrechtliche Vorsteuervergütungsverfahren geltend gemacht.

Gilt auf den Balearen der allgemeine spanische IVA-Satz?

Ja, die Balearen gehören zum spanischen IVA-Gebiet. Der konkrete Satz richtet sich nach Ware oder Leistung. Kanarische IGIC-Regeln gelten dort nicht.

Was passiert bei einer falschen Rechnung?

Je nach Fehler können Steuerschuld kraft Ausweises, versagter Vorsteuerabzug, Verlust einer Steuerbefreiung, Säumnisfolgen und Berichtigungsbedarf entstehen. Rechnung, Meldungen und Erklärungen müssen gemeinsam korrigiert werden.

Amtliche Quellen und Rechtsstand

Rechtsstand dieses Artikels: 11. August 2026. Verwendet wurden insbesondere folgende amtliche Primär- und Originalquellen:

• Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz: Umsatzsteuergesetz, § 1 (steuerbare Umsätze, Geschäftsveräußerung und Steuergebiet), geltende Fassung; https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__1.html
• Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz: Umsatzsteuergesetz, § 3 (Lieferung und Ortsregeln), geltende Fassung; https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__3.html
• Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz: Umsatzsteuergesetz, § 3a (Ort sonstiger Leistungen), geltende Fassung; https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__3a.html
• Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz: Umsatzsteuergesetz, § 3c (innergemeinschaftlicher Fernverkauf und 10.000-Euro-Schwelle), geltende Fassung; https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__3c.html
• Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz: Umsatzsteuergesetz, § 6a (innergemeinschaftliche Lieferung), geltende Fassung; https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__6a.html
• Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz: Umsatzsteuergesetz, § 12 (Steuersätze), geltende Fassung; https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__12.html
• Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz: Umsatzsteuergesetz, § 13b (Leistungsempfänger als Steuerschuldner), geltende Fassung; https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13b.html
• Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz: Umsatzsteuergesetz, § 14a (Rechnungen in besonderen Fällen), geltende Fassung; https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14a.html
• Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz: Umsatzsteuergesetz, § 18a (Zusammenfassende Meldung einschließlich Fristen und Berichtigung), geltende Fassung; https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__18a.html
• Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz: Umsatzsteuergesetz, § 18j (Unionsregelung des OSS), geltende Fassung; https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__18j.html
• Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz: Umsatzsteuergesetz, § 19a (grenzüberschreitendes Kleinunternehmerverfahren), geltende Fassung; https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19a.html
• Bundesministerium der Finanzen: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, amtliche konsolidierte Fassung, Stand 2. Juni 2026; https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/Umsatzsteuer-Anwendungserlass-aktuell.pdf?__blob=publicationFile
• Rat der Europäischen Union / EUR-Lex: Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem, konsolidierte Fassung vom 1. Januar 2025, insbesondere Art. 44, 45, 47, 138, 196 und Titel XII Kapitel 6; https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:02006L0112-20250101
• Rat der Europäischen Union / EUR-Lex: Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011, konsolidierte Fassung, insbesondere Regeln zu Unternehmerstatus, Betriebsstätte und Leistungszuordnung; https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:02011R0282-20210701
• Rat der Europäischen Union / EUR-Lex: Richtlinie 2008/9/EG zur Vorsteuervergütung an in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Unternehmer, insbesondere Art. 15; https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2008/9/oj/deu
• Europäische Kommission: VIES – Prüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, amtliche Informationsseite; https://europa.eu/youreurope/business/finance-and-tax/vat/check-vat-number-vies/index_de.htm
• Europäische Kommission: VAT Special Schemes, insbesondere grenzüberschreitendes SME-Verfahren ab 2025 und unionsweite 100.000-Euro-Grenze; https://taxation-customs.ec.europa.eu/taxation/vat/vat-special-schemes_en
• Boletín Oficial del Estado: Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido, insbesondere Art. 3, 13, 15, 25, 68 bis 70, 84 und 164, konsolidierte Fassung; https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1992-28740
• Agencia Estatal de Administración Tributaria: Identificación para realizar operaciones con otros empresarios de la UE, ROI/VIES und Modelle 036/349, aktualisiert am 26. März 2026; https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/iva-operaciones-comercio-exterior/identificacion-realizar-operaciones-otros-empresarios-ue.html
• Agencia Estatal de Administración Tributaria: Operaciones intracomunitarias de no establecidos und Beantragung spanischer NIF-IVA mit Modelo 036; https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/no-residentes/iva-empresarios-profesionales-no-establecidos/operaciones-intracomunitarias-consulta-operadores.html
• Agencia Estatal de Administración Tributaria: Casilla 130, Registro de Operadores Intracomunitarios im Modelo 036, aktualisiert am 26. März 2026; https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/ayuda/manuales-videos-folletos/manuales-practicos/guia-practica-cumplimentacion-modelo-censal-036/capitulo-01-cuestiones-generales/causas-presentacion-obligados-declarar/modificacion-modelo-036/casilla-130-registro-operadores-intracomunitarios-036.html
• Agencia Estatal de Administración Tributaria: Gestiones IVA comercio electrónico, Formulario 035 und Modelo 369, aktualisiert am 26. März 2026; https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/iva-comercio-electronico/gestiones-iva-comercio-electronico.html
• Agencia Estatal de Administración Tributaria: Instrucciones Modelo 303 für 2026, veröffentlicht am 9. Juni 2026; https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/todas-gestiones/impuestos-tasas/iva/modelo-303-iva-autoliquidacion_/instrucciones-2026.html
• Agencia Estatal de Administración Tributaria: IVA-Steuersätze 2026, aktualisiert am 2. Juni 2026; https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/calculo-iva-repercutido-clientes/tipos-impositivos-iva.html
• Agencia Estatal de Administración Tributaria: Modelo 360, Vorsteuervergütung und Frist bis 30. September des Folgejahres, Anweisungen vom 9. Juni 2026; https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/todas-gestiones/impuestos-tasas/iva/modelo-360-modelo_____os-territorio-que-impuesto/instrucciones-modelo-360.html
• Boletín Oficial del Estado: Ley 20/1991 zum kanarischen IGIC, konsolidierte Fassung; https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1991-14463
• Boletín Oficial del Estado: Ley 8/1991 zur IPSI in Ceuta und Melilla, konsolidierte Fassung; https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1991-7645