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Buchführungssysteme | Grundlagen

Autor: Willi Plattes LinkedIn
Erstveröffentlichung: 05. März 2021 · Letzte Aktualisierung: 18. September 2026
Lesezeit: 8 Min.

Kurz & klar

Ein Buchführungs- oder Fakturierungssystem in Spanien muss Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Nachverfolgbarkeit und Unveränderbarkeit sichern. RRSIF und VERI*FACTU betreffen Fakturierungssysteme; SII führt dagegen IVA-Register über die AEAT. Persönlicher Anwendungsbereich, Ausnahmen und die Termine 1. Januar beziehungsweise 1. Juli 2027 müssen vor der Systemwahl geprüft werden.

Ein Softwareprodukt ist nicht allein deshalb geeignet, weil es buchen und Rechnungen erzeugen kann. Spanische Regeln verlangen je nach System, Nutzergruppe und Steuerstatus nachvollziehbare Aufzeichnungen, standardisierte Rechnungsdatensätze oder die elektronische Übermittlung an die AEAT. Vor der Auswahl müssen insbesondere RRSIF, VERI*FACTU und SII sauber voneinander getrennt werden.

Welche Anforderungen gelten für Buchführungssysteme in Spanien?

Die spanische Ley General Tributaria erfasst Hersteller, Anbieter und betriebliche Nutzer von Software für Buchführung, Fakturierung oder betriebliche Verwaltung. Die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Systemanforderungen liegt damit nicht ausschließlich beim Softwarehersteller.

Die Systeme müssen Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Nachverfolgbarkeit und Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen gewährleisten. Nicht dokumentierte Einfügungen, Auslassungen oder Änderungen sind unzulässig.

Eine spanische Buchhaltungssoftware muss für ihren Nutzer in Spanien deshalb in der tatsächlich eingesetzten Version und Konfiguration geprüft werden. Eine allgemeine Funktionsliste oder ein Anbieterlabel belegt nicht, dass konkrete Prozesse, Nutzergruppe und geltende Rechtslage zusammenpassen.

Was regelt das RRSIF für Fakturierungssysteme?

Das Real Decreto 1007/2023 konkretisiert die gesetzlichen Anforderungen für computergestützte Fakturierungssysteme (Sistemas Informáticos de Facturación). Dieses Regelwerk wird als RRSIF bezeichnet und standardisiert die von erfassten Systemen zu erzeugenden Rechnungsdatensätze.

Zum persönlichen Anwendungsbereich gehören grundsätzlich die folgenden Gruppen, sofern sie ein Fakturierungssystem nutzen:

  • Körperschaftsteuerpflichtige;
  • wirtschaftlich tätige Einkommensteuerpflichtige;
  • Nichtresidenten mit Betriebsstätte;
  • wirtschaftlich tätige Einheiten im Regime der Einkünftezurechnung.

Artikel 3 enthält Ausnahmen und Einschränkungen, unter anderem für bestimmte ganz oder teilweise körperschaftsteuerbefreite Einheiten. Die persönliche Einordnung muss daher vor einer Systemumstellung erfolgen.

Auch nicht jedes Programm mit Buchhaltungsfunktionen fällt automatisch in denselben sachlichen Anwendungsbereich. Das RRSIF richtet sich schwerpunktmäßig an computergestützte Fakturierung. Handelsrechtliche Buchführung, IVA-Register, Aufbewahrung und Datenschutz bleiben daneben eigenständig zu prüfen.

Welche RRSIF-Umstellungstermine gelten im Jahr 2027?

Nach dem am 25. Juli 2026 geltenden Zeitplan unterscheiden sich die Termine nach der steuerlichen Einordnung des Nutzers.

Nutzergruppe Anpassung des erfassten Fakturierungssystems
Körperschaftsteuerpflichtige Das System muss vor dem 1. Januar 2027 betriebsbereit angepasst sein.
Übrige in Artikel 3 Absatz 1 erfasste Steuerpflichtige Das System muss vor dem 1. Juli 2027 betriebsbereit angepasst sein.

Für die Terminwahl genügt es nicht, nur die Rechtsform aus der Benutzeroberfläche abzulesen. Zuerst müssen persönlicher und sachlicher Anwendungsbereich sowie mögliche Ausnahmen wie die SII-Führung geprüft werden.

Was ist VERI*FACTU?

VERIFACTU ist eine Betriebsart eines Fakturierungssystems und nicht die Bezeichnung jedes spanischen Buchhaltungssystems. Ein VERIFACTU-System übermittelt die erzeugten Rechnungsdatensätze automatisch und sicher elektronisch an die AEAT.

Daneben ist ein regelkonformes SIF ohne laufende Übermittlung zulässig. Diese Betriebsart benötigt insbesondere elektronische Signaturen, ein Ereignisprotokoll sowie rechtskonforme Aufbewahrung und Bereitstellung der Datensätze.

Die technischen Nachrichten werden nach der Orden HAC/1177/2024 im festgelegten XML-Format gesendet. Für eine Systemprüfung sind deshalb nicht nur sichtbare Rechnungen, sondern auch Datensatzstruktur, Übermittlungsprozess und technische Konfiguration relevant.

Kann ein Testbetrieb vor dem Pflichttermin beendet werden?

Vor dem jeweils einschlägigen Pflichttermin behandelt die AEAT die Nutzung von VERI*FACTU als Testbetrieb. Ein Steuerpflichtiger darf diesen Test beenden und bis zu seinem Pflichttermin wieder ein anderes System verwenden.

Nach Eintritt der RRSIF-Pflicht gilt eine andere Regel: Beginnt der Steuerpflichtige dann tatsächlich mit der VERI*FACTU-Übermittlung, muss er diese Betriebsart mindestens bis zum Ende des betreffenden Kalenderjahres beibehalten. Die Übergangsregel vor dem Pflichtbeginn darf nicht auf die Zeit danach übertragen werden.

Welche QR- und Rechnungshinweise sind erforderlich?

Papier- oder bildhafte Digitalrechnungen aus einem erfassten Fakturierungssystem müssen im persönlichen und sachlichen RRSIF-Anwendungsbereich grundsätzlich einen QR-Code tragen. Bei VERIFACTU kommt der gut sichtbare Hinweis „Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT“ oder „VERIFACTU“ hinzu (Art. 6 Abs. 5 Buchst. b Real Decreto 1619/2012).

Bei einer vollständig strukturierten elektronischen Rechnung ist eine grafische Wiedergabe des QR-Codes nicht erforderlich. Die im QR-Code enthaltene URL muss als eigenständiges Datenfeld enthalten sein.

Ein sichtbarer QR-Code allein beweist keine vollständige Konformität. Datensatzstruktur, Integrität, Nachverfolgbarkeit, Aufbewahrung, richtige Betriebsart und konkrete Konfiguration müssen ebenfalls stimmen.

Wie unterscheiden sich SII und VeriFactu in Spanien?

Das System der unmittelbaren Informationsübermittlung (Suministro Inmediato de Información, SII) dient der Führung der IVA-Register über die elektronische Plattform der AEAT. Es basiert auf der nahezu unmittelbaren Übermittlung von Rechnungsdatensätzen.

VERIFACTU ist dagegen eine Betriebsart eines Fakturierungssystems. SII und VERIFACTU haben somit unterschiedliche Regelungsgegenstände. Steuerpflichtige, die ihre IVA-Register nach Artikel 62 Absatz 6 der IVA-Verordnung über das SII führen, sind vom RRSIF grundsätzlich ausgenommen.

Ein freiwilliger Wechsel in das SII kann weitere Pflichten auslösen. Deshalb darf die mögliche RRSIF-Ausnahme nicht isoliert als Softwarevorteil beurteilt werden; die gesamte steuerliche Einordnung ist vorher zu prüfen.

Welche Übermittlungsfrist gilt im SII?

SII-pflichtige und freiwillig teilnehmende Steuerpflichtige übermitteln ausgestellte Rechnungen grundsätzlich binnen vier Tagen ab Ausstellung über die AEAT. Bei Ausstellung durch den Empfänger oder einen Dritten beträgt die Frist acht Tage. Zusätzlich muss die Übermittlung vor dem 16. des auf die Steuerentstehung folgenden Monats erfolgen.

Empfangene Rechnungen sind binnen vier Tagen ab buchhalterischer Erfassung und vor dem 16. des auf den Abzugszeitraum folgenden Monats zu melden. Bei den Vier- und Achttagefristen zählen Samstage, Sonntage und landesweite Feiertage nicht mit. Für weitere Registerarten und Sonderfälle gelten die besonderen Regeln des Art. 69 bis RIVA.

Teilnehmer am SII sind von der Abgabe der spanischen Informationsmodelle 347 und 390 befreit. Endet die SII-Zugehörigkeit, muss die dann geltende Erklärungspflicht neu geprüft werden.

Wie wählen Sie Buchhaltungssysteme auf Mallorca aus?

Für ein Unternehmen auf Mallorca gelten die nationalen spanischen System- und Steuerregeln. Es gibt für RRSIF, VERI*FACTU oder SII keine allein aus dem Inselstandort folgende Sonderlösung.

Die Systemauswahl richtet sich nach Nutzergruppe, Steuerstatus, Fakturierungsprozess, SII-Zugehörigkeit und den tatsächlich benötigten Buchhaltungsfunktionen. Bei einem deutsch-spanischen Prozess können Schnittstellen und Kontenzuordnungen organisatorisch wichtig sein; sie ersetzen jedoch keine Prüfung der spanischen Systemkonformität.

Welche Kriterien gehören in eine belastbare Systemauswahl?

  1. Nutzer einordnen: Steuerpflichtigenstatus, Rechtsform, Betriebsstätte und mögliche Ausnahme vom RRSIF feststellen.
  2. Systemgrenze bestimmen: Klären, welche Komponenten fakturieren, buchen, IVA-Register führen oder Daten übertragen.
  3. SII-Status prüfen: Pflicht, freiwillige Teilnahme und Folgen für RRSIF sowie Informationsmodelle bewerten.
  4. Termin festlegen: Den passenden Anpassungstermin 1. Januar oder 1. Juli 2027 anhand der Nutzergruppe bestimmen.
  5. Integrität testen: Unveränderbarkeit, dokumentierte Korrekturen, Lesbarkeit, Zugriff und Nachverfolgung praktisch prüfen.
  6. Rechnungsformat prüfen: QR-Code, VERI*FACTU-Hinweis oder URL-Datenfeld passend zur Rechnungsart umsetzen.
  7. Übermittlung validieren: XML-Datensätze, sichere AEAT-Kommunikation und Fehlerbehandlung testen.
  8. Version dokumentieren: Eingesetzte Programmversion, Konfiguration, Betriebsart und Zuständigkeiten festhalten. Die zu genau dieser Version gehörende Herstellererklärung (declaración responsable) muss schriftlich vorliegen und im System sichtbar sein; sie ist keine behördliche AEAT-Zertifizierung.
  9. Weitere Pflichten ergänzen: Buchführung, Aufbewahrung, IVA-Register, Datenschutz und Gesellschaftsrecht getrennt berücksichtigen.

Welche Fehlannahmen gefährden die Einführung?

  • SII mit VERI*FACTU gleichsetzen: SII führt IVA-Register; VERI*FACTU übermittelt Rechnungsdatensätze aus einer bestimmten Fakturierungsbetriebsart.
  • Einen Termin für alle anwenden: Der geltende Zeitplan unterscheidet zwischen Körperschaftsteuerpflichtigen und den übrigen erfassten Steuerpflichtigen.
  • Jede Software pauschal erfassen: Persönlicher und sachlicher RRSIF-Anwendungsbereich sowie Ausnahmen müssen geprüft werden.
  • Nur den QR-Code kontrollieren: Vollständige Konformität umfasst wesentlich mehr als das sichtbare Rechnungselement.
  • Test- und Pflichtbetrieb vermischen: Vor dem individuellen Pflichttermin kann der Test beendet werden; nach Pflichtbeginn bindet die begonnene VERI*FACTU-Übermittlung mindestens bis zum Kalenderjahresende.
  • Anbieterangaben ungeprüft übernehmen: Version, Konfiguration und tatsächlicher Nutzungsfall müssen zur geltenden Rechtslage passen.

Häufige Fragen (FAQ)

Sind SII und VERI*FACTU dasselbe System?

Nein. Das SII dient der Führung der IVA-Register über die AEAT. VERI*FACTU ist eine Betriebsart eines Fakturierungssystems, die Rechnungsdatensätze automatisch an die AEAT übermittelt.

Gilt das RRSIF automatisch für jede Buchhaltungssoftware?

Nein. Maßgeblich sind computergestützte Fakturierung, der persönliche Anwendungsbereich und gesetzliche Ausnahmen. SII-Teilnehmer sind vom RRSIF grundsätzlich ausgenommen.

Wann müssen erfasste Systeme angepasst sein?

Körperschaftsteuerpflichtige müssen ihre erfassten Fakturierungssysteme vor dem 1. Januar 2027 betriebsbereit angepasst haben. Für die übrigen erfassten Steuerpflichtigen gilt der Termin vor dem 1. Juli 2027.

Beweist ein QR-Code die vollständige Systemkonformität?

Nein. Auch Datensatzstruktur, Integrität, Aufbewahrung, Lesbarkeit, Nachverfolgbarkeit, Unveränderbarkeit und die konkrete Systemkonfiguration müssen den Anforderungen entsprechen.

Kann der VERI*FACTU-Test vor dem Pflichttermin beendet werden?

Ja. Vor dem individuellen Pflichtbeginn kann der Test beendet werden. Beginnt die Übermittlung dagegen nach Eintritt der Pflicht, ist diese Betriebsart mindestens bis zum Ende des betreffenden Kalenderjahres beizubehalten.

Quellen

Alle Menschen sind klug.
Die einen vorher, die anderen nachher.

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