Außenprüfung

Eine Außenprüfung, häufig Betriebsprüfung genannt, klärt steuerlich erhebliche Sachverhalte anhand von Erklärungen, Buchführung, Belegen und weiteren Informationen. Für Deutsche mit Unternehmen, Einkünften oder steuerlichen Anknüpfungspunkten in mehreren Staaten kann eine Außenprüfung in Deutschland oder eine steuerliche Inspektion (procedimiento de inspección) in Spanien relevant werden; beide Verfahren folgen jedoch ihrem eigenen nationalen Recht.

Was ist eine Außenprüfung?

Die deutsche Außenprüfung ist ein förmliches Verfahren der Finanzverwaltung. Sie dient der Ermittlung der steuerlichen Verhältnisse und kann eine oder mehrere Steuerarten, einen oder mehrere Besteuerungszeiträume oder nur bestimmte Sachverhalte umfassen. Der Prüfer muss die maßgeblichen Verhältnisse zugunsten wie zuungunsten des Steuerpflichtigen prüfen.

Rechtsgrundlage sind vor allem die §§ 193 bis 203 der Abgabenordnung (AO). Die Betriebsprüfungsordnung 2000 (BpO 2000) ergänzt diese gesetzlichen Vorschriften als Verwaltungsanweisung für Außenprüfungen der Landesfinanzbehörden und des Bundeszentralamts für Steuern.

Die spanische Allgemeine Abgabenordnung (Ley General Tributaria, LGT) unterscheidet zwischen der Prüfung bereits erklärter Angaben und der Ermittlung steuerlich relevanter, nicht oder unrichtig erklärter Tatsachen. Das spanische Verfahren kann anschließend zu einer oder mehreren Steuerfestsetzungen (liquidaciones) führen.

Wie unterscheidet sich die Außenprüfung in Deutschland von der Steuerinspektion in Spanien?

In Deutschland bestimmt die Finanzbehörde den Umfang in einer schriftlichen oder elektronischen Prüfungsanordnung. Sie nennt insbesondere die betroffenen Steuerarten, Zeiträume oder Sachverhalte. Die Anordnung, der voraussichtliche Beginn und die Namen der Prüfer sind grundsätzlich angemessene Zeit vor Prüfungsbeginn bekannt zu geben, sofern dadurch der Prüfungszweck nicht gefährdet wird.

In Spanien wird der Betroffene zu Beginn über Art und Umfang der Inspektion sowie über seine Rechte und Pflichten informiert. Die Maßnahmen können allgemein oder teilweise sein. Die staatliche spanische Steuerbehörde (Agencia Estatal de Administración Tributaria, AEAT) beschreibt den Ablauf mit Einleitung, Sachverhaltsermittlung, Anhörung, Unterzeichnung der Niederschriften und abschließender Steuerfestsetzung.

Ein wichtiger Unterschied betrifft die Dauer: Das deutsche Recht nennt keine allgemeine Höchstdauer für jede Außenprüfung. Die Fünfjahresregel des § 171 Absatz 4 AO betrifft grundsätzlich das Ende der prüfungsbedingten Ablaufhemmung der Festsetzungsfrist und darf nicht mit einer starren Prüfungsdauer verwechselt werden. Für das spanische Inspektionsverfahren legt Artikel 150 LGT dagegen konkrete Verfahrensfristen fest.

Wer kann geprüft werden?

Nach § 193 Absatz 1 AO ist eine Außenprüfung in Deutschland insbesondere bei Steuerpflichtigen zulässig, die einen Gewerbebetrieb oder einen land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten, freiberuflich tätig sind oder unter § 147a AO fallen. Andere Steuerpflichtige können nach § 193 Absatz 2 AO unter anderem geprüft werden, wenn ihre für die Besteuerung erheblichen Verhältnisse aufgeklärt werden müssen und eine Prüfung an Amtsstelle nach Art und Umfang des Sachverhalts nicht zweckmäßig ist. Eine Außenprüfung ist deshalb nicht auf Kapitalgesellschaften oder große Betriebe beschränkt.

In Spanien erfasst ein Inspektionsverfahren steuerlich Verpflichtete (obligados tributarios), also je nach Steuer unter anderem natürliche Personen, Unternehmen, Steuerschuldner, Einbehaltende oder Personen mit formellen steuerlichen Pflichten. Eine Betriebsprüfung auf Mallorca richtet sich bei spanischen staatlichen Steuern nach den nationalen spanischen Regeln; eine besondere mallorquinische Verfahrensordnung für die AEAT-Prüfung gibt es nicht.

Die Auswahl eines konkreten Falls ist von der Zulässigkeit der Prüfung zu unterscheiden. Aus einer Prüfungsanordnung lässt sich daher nicht ohne Weiteres auf ein Fehlverhalten oder den Verdacht einer Steuerstraftat schließen.

Was steht in der Prüfungsanordnung und wie beginnt das Verfahren?

Wie beginnt die deutsche Außenprüfung?

Die Prüfungsanordnung legt den Prüfungsumfang fest und enthält eine Rechtsbehelfsbelehrung. Zusammen mit ihr können aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtige Unterlagen angefordert werden. Elektronisch erstellte Unterlagen sind auf Verlangen in einem maschinell auswertbaren Format zu übertragen. Sind Unterlagen vorab vorgelegt worden, sollen die beabsichtigten Prüfungsschwerpunkte mitgeteilt werden; diese Mitteilung begrenzt den rechtlichen Prüfungsumfang jedoch nicht.

Bei Erscheinen müssen sich die Prüfer unverzüglich ausweisen. Datum und Uhrzeit des tatsächlichen Prüfungsbeginns werden aktenkundig gemacht. Aus wichtigem Grund kann der Steuerpflichtige beantragen, den Beginn zu verlegen. Das ist eine Ermessensentscheidung der Behörde und keine automatische Fristverlängerung.

Wie beginnt die spanische Inspektion?

Das spanische Verfahren wird grundsätzlich von Amts wegen eingeleitet. Bei einer zunächst teilweisen Prüfung kann der Betroffene unter den Voraussetzungen des Artikels 149 LGT beantragen, dass sie für die betreffende Steuer und die betroffenen Zeiträume zu einer allgemeinen Prüfung erweitert wird. Der Antrag ist innerhalb von 15 Tagen nach Mitteilung des Beginns der teilweisen Prüfung zu stellen.

Prüfungsmaßnahmen können nach Artikel 151 LGT am steuerlichen Wohnsitz, am Sitz des Vertreters, am Ort der besteuerten Tätigkeit, in den Diensträumen der Behörde oder mit Zustimmung des Betroffenen über gesetzlich vorgesehene digitale Systeme stattfinden. Für den Zugang zu einem verfassungsrechtlich geschützten Wohnbereich gelten zusätzliche Anforderungen; eine normale Prüfungsmitteilung ist keine allgemeine Durchsuchungserlaubnis.

Welche Unterlagen und Mitwirkung darf die Behörde verlangen?

In Deutschland muss der Steuerpflichtige bei der Feststellung steuerlich erheblicher Sachverhalte mitwirken. Dazu gehören insbesondere Auskünfte, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden, notwendige Erläuterungen sowie Unterstützung beim gesetzlichen Datenzugriff. Die Prüfung findet während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit statt; Grundstücke und Betriebsräume dürfen im Rahmen der gesetzlichen Prüfungsbefugnisse betreten und besichtigt werden.

In Spanien darf die Inspektion unter anderem Bücher, Haupt- und Nebenbuchhaltung, Dateien, Rechnungen, Belege, steuerlich relevante Korrespondenz, Datenbanken, Programme sowie elektronische Register und Archive untersuchen. Wer wirksam aufgefordert wurde, muss selbst oder durch einen Vertreter am genannten Ort und Termin erscheinen und die verlangten Unterlagen bereitstellen. Eine persönliche Anwesenheit darf die Behörde ausnahmsweise und mit Begründung verlangen, wenn die Art der Maßnahme sie erfordert.

Für Sie heißt das: Prüfen Sie zuerst Behörde, Steuerart, Zeitraum, verlangte Unterlagen, Format und Abgabefrist. Reichen Sie Daten geordnet und vollständig ein, dokumentieren Sie jede Übergabe und bewahren Sie den unveränderten Ausgangsbestand auf. Unklare oder zu weit erscheinende Anforderungen sollten fristgerecht und konkret geklärt werden, nicht durch Schweigen.

Welche Fristen und Grenzen gelten?

Die spanische Frist beträgt 27 Monate, wenn der Jahresnettoumsatz mindestens die für eine Pflichtprüfung des Jahresabschlusses maßgebliche Größe erreicht, wenn der Betroffene einer gerade geprüften steuerlichen Konsolidierungs- oder Umsatzsteuergruppe angehört oder wenn das Verfahren die Ergänzungssteuer (Impuesto Complementario) betrifft. Bei verbundenen Personen oder Unternehmen kann eine solche Voraussetzung nach Artikel 150 LGT auch auf die parallel geprüften verbundenen Beteiligten durchschlagen. Die gesetzlich vorgesehenen Aussetzungen und Verlängerungen sind gesondert zu prüfen. Ein Überschreiten der spanischen Prüfungsfrist beendet das Verfahren nicht automatisch. Nach Artikel 150 Absatz 6 LGT verlieren die bis dahin durchgeführten Prüfungsmaßnahmen grundsätzlich ihre verjährungsunterbrechende Wirkung; spätere, dem Steuerpflichtigen förmlich bekannt gegebene Maßnahmen können die Verjährung erneut unterbrechen. Für den Zeitraum ab Fristüberschreitung bis zum Verfahrensabschluss werden keine Verzugszinsen verlangt.

Was passiert bei verspäteter Mitwirkung in Deutschland?

Nach Ablauf von sechs Monaten seit Bekanntgabe der Prüfungsanordnung kann die Finanzbehörde ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO erlassen. Es muss schriftlich oder elektronisch ergehen, eine Rechtsbehelfsbelehrung enthalten und grundsätzlich innerhalb eines Monats erfüllt werden; in begründeten Einzelfällen kann die Frist verlängert werden.

Bei nicht oder nicht hinreichend fristgerechter Erfüllung ist grundsätzlich ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro für jeden vollen Kalendertag festzusetzen, höchstens für 150 Kalendertage. Davon ist abzusehen, wenn der Steuerpflichtige glaubhaft macht, dass die Verzögerung entschuldbar ist; das Verschulden eines Vertreters oder Erfüllungsgehilfen wird zugerechnet. Unter zusätzlichen gesetzlichen Voraussetzungen kann ein Zuschlag festgesetzt werden.

Die Anwendungsregeln sind wichtig: Nach Artikel 97 § 37 EGAO gelten die modernisierten Vorschriften grundsätzlich erstmals für Steuern und Steuervergütungen, die nach dem 31. Dezember 2024 entstehen. Bestimmte Vorschriften zum qualifizierten Mitwirkungsverlangen gelten auch für frühere Steuern, wenn die Prüfungsanordnung nach dem 31. Dezember 2024 bekannt gegeben wurde.

Wie enden die Verfahren?

Wie endet die deutsche Außenprüfung?

Über das Ergebnis findet grundsätzlich eine Schlussbesprechung statt. Sie entfällt, wenn sich keine Änderung der Besteuerungsgrundlagen ergibt oder der Steuerpflichtige darauf verzichtet. Strittige Tatsachen, ihre rechtliche Bewertung und die steuerlichen Auswirkungen sollen dort erörtert werden.

Danach ergeht ein schriftlicher oder elektronischer Prüfungsbericht. Er stellt die steuerlich erheblichen Feststellungen und Änderungen dar. Ergibt die Prüfung keine Änderung, genügt eine entsprechende schriftliche oder elektronische Mitteilung. Auf Antrag ist der Prüfungsbericht vor seiner Auswertung zu übersenden und Gelegenheit zur Stellungnahme in angemessener Zeit zu geben. Steuerliche Änderungen werden regelmäßig erst durch die anschließenden Steuer- oder Feststellungsbescheide verbindlich umgesetzt.

Wie endet die spanische Inspektion?

Die spanischen Prüfungsmaßnahmen werden unter anderem in Mitteilungen, Vermerken, Berichten und Prüfungsniederschriften (actas de inspección) dokumentiert. Eine Niederschrift hält das Ergebnis fest und schlägt eine Berichtigung vor oder erklärt die geprüfte steuerliche Lage für zutreffend.

Je nach Reaktion kommen insbesondere eine Niederschrift mit Einigung (acta con acuerdo), mit Zustimmung (acta de conformidad) oder mit Widerspruch (acta de disconformidad) in Betracht. Vor einer Zustimmung oder einem Widerspruch ist eine Anhörung vorgesehen. Unterschreiben Sie nicht allein aus Zeitdruck: Die Art der Niederschrift hat unterschiedliche verfahrensrechtliche Folgen. Das Verfahren endet mit dem abschließenden Verwaltungsakt, insbesondere der Steuerfestsetzung.

Welche Rechtsbehelfe gibt es?

In Deutschland kann gegen die Prüfungsanordnung als Verwaltungsakt Einspruch eingelegt werden. Die Regelfrist beträgt einen Monat nach Bekanntgabe. Der Prüfungsbericht dokumentiert dagegen die Feststellungen; werden diese in geänderten Steuerbescheiden umgesetzt, müssen Einwendungen gegen die Steuerfestsetzung grundsätzlich gegen diese Bescheide gerichtet werden. Deshalb ist stets zu unterscheiden, ob die Anordnung, eine einzelne Verfahrensmaßnahme oder der spätere Steuerbescheid angegriffen werden soll.

In Spanien können anfechtbare Akte grundsätzlich mit einem fakultativen Wiedererwägungsbehelf (recurso de reposición) oder einer wirtschaftsverwaltungsrechtlichen Beschwerde (reclamación económico-administrativa) angefochten werden. Die jeweilige Frist beträgt grundsätzlich einen Monat ab dem Tag nach Bekanntgabe. Wird zuerst der Wiedererwägungsbehelf eingelegt, kann für denselben Akt nicht gleichzeitig die wirtschaftsverwaltungsrechtliche Beschwerde betrieben werden.

Was bedeutet eine Außenprüfung für grenzüberschreitende Fälle zwischen Deutschland und Mallorca?

Ein Wohnsitzwechsel beendet nicht automatisch alle steuerlichen Beziehungen zum früheren Staat. Maßgeblich ist, welche Steuer, welcher Zeitraum und welcher steuerliche Anknüpfungspunkt geprüft werden. Bei Tätigkeiten, Konten, Immobilien, Gesellschaften oder Geschäftsbeziehungen in beiden Staaten sollten Unterlagen deshalb nach Staat, Rechtsträger, Steuerart und Zeitraum getrennt, aber miteinander abstimmbar geführt werden.

Deutsche und spanische Behörden können im Rahmen der europäischen Amtshilfe steuerlich relevante Informationen austauschen. Die Richtlinie 2011/16/EU sieht außerdem gleichzeitige Kontrollen und gemeinsame Prüfungen vor. Eine gemeinsame Prüfung wird koordiniert, doch Maßnahmen in einem Staat richten sich grundsätzlich nach dessen Recht und Verfahrensanforderungen.

Praktisch entscheidend ist eine widerspruchsfreie Tatsachendokumentation: Verträge, Rechnungen, Zahlungsflüsse, Buchungen und Angaben zur steuerlichen Ansässigkeit sollten in beiden Staaten denselben wirtschaftlichen Vorgang nachvollziehbar abbilden. Übersetzungen sollten das Original ergänzen und nicht ersetzen.

Häufige Fragen (FAQ)

Werden nur Unternehmen geprüft?

Nein. Unternehmen, Gewerbetreibende, Freiberufler sowie land- und forstwirtschaftliche Betriebe gehören zu den typischen Fällen. Unter den Voraussetzungen des § 193 Absatz 2 AO kann eine Außenprüfung aber auch bei anderen Steuerpflichtigen zulässig sein.

Kann ich den angekündigten Prüfungsbeginn verschieben lassen?

In Deutschland soll die Finanzbehörde den Beginn auf Antrag verlegen, wenn wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden. Der Antrag sollte den Hinderungsgrund belegen und einen realistischen Ersatztermin nennen. Bis zur Entscheidung dürfen angeforderte Unterlagen und laufende Fristen nicht einfach ignoriert werden.

Ist die deutsche Fünfjahresregel eine maximale Prüfungsdauer?

Nein. § 171 Absatz 4 AO begrenzt grundsätzlich die durch die Prüfung ausgelöste Ablaufhemmung der Festsetzungsfrist. Verschiebungen oder Unterbrechungen auf Antrag, zwischenstaatliche Amtshilfe, Mitwirkungsverzögerungen und andere gesetzliche Tatbestände können die Frist beeinflussen.

Muss ich eine spanische Prüfungsniederschrift sofort unterschreiben?

Die Einordnung als Niederschrift mit Einigung, Zustimmung oder Widerspruch hat unterschiedliche Folgen. Vor einer Zustimmung oder einem Widerspruch ist eine Anhörung vorgesehen. Inhalt, Tatsachenfeststellungen, Berechnung und Rechtsfolgen sollten deshalb vor der Erklärung geprüft werden.

Was geschieht, wenn die Prüfung keine Änderungen ergibt?

In Deutschland genügt eine schriftliche oder elektronische Mitteilung, dass sich keine Änderung der Besteuerungsgrundlagen ergeben hat. In Spanien kann die Prüfungsniederschrift erklären, dass die geprüfte steuerliche Lage zutreffend ist.

Quellen

• Abgabenordnung, insbesondere §§ 171 und 193 bis 203: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/, abgerufen im Juli 2026.
• Einführungsgesetz zur Abgabenordnung, Artikel 97 § 37: https://www.gesetze-im-internet.de/aoeg_1977/art_97__37.html, abgerufen im Juli 2026.
• Bundesministerium der Finanzen, Betriebsprüfungsordnung 2000: https://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Themen/Steuern/Steuerverwaltungu-Steuerrecht/Betriebspruefung/Betriebspruefungsordnung/betriebspruefungsordnung.html, abgerufen im Juli 2026.
• Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2003-23186, abgerufen im Juli 2026.
• Agencia Estatal de Administración Tributaria, Procedimiento inspector de comprobación e investigación: https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/procedimientos/IZ01.shtml, abgerufen im Juli 2026.
• Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung: https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2011/16, abgerufen im Juli 2026.