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Aufbewahrungsfristen und Beweislast im spanischen Steuerrecht

Autor: Willi Plattes LinkedIn
Erstveröffentlichung: 24. Februar 2021 · Letzte Aktualisierung: 18. September 2026
Lesezeit: 12 Min.

Kurz & klar

Für Aufbewahrungsfristen in Spanien gibt es keine Einheitsfrist: Handelsunterlagen sind regelmäßig sechs Jahre, steuerliche Belege grundsätzlich vier Jahre aufzubewahren. Längere oder kürzere Sonderfristen gelten etwa für verrechenbare Steuerpositionen, Geldwäscheunterlagen, Beschäftigtendaten, Gästeregister und Videoaufnahmen. Entscheidend sind Dokumentart, Fristbeginn, mögliche Unterbrechungen und die jeweils längste einschlägige Vorschrift.

Die Aufbewahrungsfristen in Spanien richten sich nach Art der Unterlage, Zweck und Rechtsgebiet; eine einheitliche Frist gibt es nicht. Die hier behandelten staatlichen Regeln gelten auch auf Mallorca, wobei einzelne Dokumente wegen Steuerprüfungen, laufender Rechte oder besonderer Branchenpflichten deutlich länger aufzubewahren sind als andere.

Was bedeutet Aufbewahrung rechtlich?

Aufbewahren heißt nicht nur, eine Datei oder einen Papierbeleg irgendwo abzulegen. Die Unterlage muss während der maßgeblichen Frist vollständig, lesbar, auffindbar und bei einer zulässigen Anforderung verfügbar bleiben. Bei Rechnungen müssen insbesondere die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein.

Die Verjährung (prescripción) bestimmt, wie lange ein Recht noch geltend gemacht oder geprüft werden kann. Eine Aufbewahrungspflicht (obligación de conservación) verpflichtet dagegen unmittelbar dazu, bestimmte Unterlagen vorzuhalten. Beide Zeiträume hängen häufig zusammen, sind aber nicht dasselbe.

Wer muss Dokumente in Spanien aufbewahren?

Betroffen sind vor allem Unternehmer und Freiberufler, Arbeitgeber, Steuerpflichtige sowie Personen und Unternehmen mit besonderen Tätigkeiten. Dazu gehören beispielsweise Betreiber von Beherbergungsbetrieben, Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz, Wirtschaftsprüfer, Mediatoren, Telekommunikationsanbieter, private Ermittler und technische Zentren für Fahrtenschreiber.

Auch Privatpersonen sollten Belege behalten, wenn diese später einen steuerlichen Wert, Anschaffungskosten oder eine Forderung beweisen müssen. Bei einer Immobilie können etwa Kaufurkunde, Erwerbsnebenkosten und Belege über Investitionen oder Verbesserungen erst beim späteren Verkauf für die Berechnung des Veräußerungsgewinns benötigt werden.

Welche Aufbewahrungsfristen für Dokumente gelten auf Mallorca?

Für die hier dargestellten staatlichen Handels-, Steuer-, Arbeits- und Datenschutzregeln gelten auf Mallorca dieselben Fristen wie im übrigen Spanien. Die zitierten nationalen Vorschriften schaffen keine abweichende allgemeine Frist für die Balearen. Maßgeblich ist deshalb die konkrete Dokumentart, nicht der Aufbewahrungsort auf der Insel.

Unterlage oder Fall Frist Fristbeginn oder Besonderheit
Geschäftsbücher, Geschäftskorrespondenz, Geschäftsunterlagen und Belege 6 Jahre Ab dem letzten Eintrag im jeweiligen Buch; Art. 30 Handelsgesetzbuch (Código de Comercio)
Steuerlich relevante Rechnungen und Belege Grundsätzlich 4 Jahre Der Beginn richtet sich nach Art. 67 des Allgemeinen Steuergesetzes (Ley General Tributaria); Unterbrechungen können den Lauf neu starten
Unterlagen zu verrechneten oder noch verrechenbaren Steuerbemessungsgrundlagen beziehungsweise Steuerbeträgen sowie zu angewandten oder noch anwendbaren Abzügen 10 Jahre für das Prüfungsrecht Ab dem Tag nach Ende der Erklärungsfrist des Entstehungszeitraums; Art. 66 bis Ley General Tributaria
Lohnabrechnungen und Beitragsnachweise zur Sozialversicherung Mindestens 5 Jahre Unternehmenspflicht nach Art. 3 der Verordnung vom 27. Dezember 1994
Nachweise über Arbeitgeberanmeldung, Absicherung sowie An-, Ab- und Ummeldung von Beschäftigten Mindestens 4 Jahre Art. 52 Königliches Dekret 84/1996
Tägliche Arbeitszeitaufzeichnungen 4 Jahre Sie müssen Beschäftigten, Arbeitnehmervertretung und Arbeitsinspektion zur Verfügung stehen; Art. 34.9 Arbeitnehmerstatut (Estatuto de los Trabajadores)
Geldwäsche-Unterlagen verpflichteter Personen und Unternehmen 10 Jahre Je nach Dokument ab Ende der Geschäftsbeziehung oder Ausführung des Vorgangs; nach 5 Jahren ist der Zugriff gesetzlich beschränkt
Aufzeichnungen professioneller Beherbergungs- und Fahrzeugvermietungsbetriebe 3 Jahre Ab Ende der vertraglichen Dienstleistung; Art. 5 Königliches Dekret 933/2021

Treffen mehrere Vorschriften auf dieselbe Unterlage zu, ist praktisch die längste noch laufende Frist maßgeblich. Für ein Unternehmen kann daher die handelsrechtliche Sechsjahresfrist eine steuerliche Vierjahresfrist überdauern.

Wie werden steuerliche Fristen richtig berechnet?

Warum sind vier Jahre nicht immer vier Jahre ab Rechnungsdatum?

Bei den Aufbewahrungsfristen in Spanien ist die steuerliche Vierjahresfrist an die Verjährungsregeln der Ley General Tributaria gebunden. Das Recht der Steuerverwaltung, eine Steuerschuld festzusetzen, verjährt grundsätzlich vier Jahre nach dem Tag, der auf das Ende der gesetzlichen Abgabefrist der betreffenden Erklärung oder Selbstveranlagung folgt. Für andere steuerliche Rechte nennt Art. 67 andere Startpunkte.

Eine formell bekannte Prüfungs- oder Ermittlungshandlung der Steuerverwaltung, ein Rechtsbehelf oder eine nachweisbare Handlung des Steuerpflichtigen zur Festsetzung beziehungsweise Selbstveranlagung kann die Verjährung unterbrechen. Nach einer Unterbrechung beginnt die Frist grundsätzlich neu. Deshalb lässt sich das Löschdatum nicht zuverlässig allein aus dem Belegdatum ableiten.

Welche steuerlichen Unterlagen müssen länger bleiben?

Für verrechnete oder noch verrechenbare Bemessungsgrundlagen und Steuerbeträge sowie für angewandte oder noch anwendbare Abzüge besteht ein zehnjähriges Prüfungsrecht. Das ist keine allgemeine zehnjährige Rückschau für jede Buchungsbewegung. In einem späteren, noch nicht verjährten Zeitraum kann außerdem die Herkunft älterer Daten nachzuweisen sein, wenn diese Daten dessen Steuerschuld beeinflussen.

Bei Rechnungen zu Gegenständen, deren Vorsteuerabzug einem Berichtigungszeitraum unterliegt, verlangt die AEAT die Aufbewahrung während dieses Berichtigungszeitraums und für die folgenden vier Jahre. Rechnungen über Umsätze mit Anlagegold sind fünf Jahre aufzubewahren.

Warum sollten Immobilienbelege häufig über viele Jahre erhalten bleiben?

Beim späteren Verkauf einer Immobilie wird der Gewinn oder Verlust grundsätzlich aus der Differenz zwischen Übertragungs- und Anschaffungswert ermittelt. Zum Anschaffungswert können der Kaufpreis, bestimmte mit dem Erwerb verbundene Ausgaben und Steuern sowie Investitionen und Verbesserungen gehören. Wer eine Immobilie lange hält, sollte die dazugehörigen Nachweise deshalb bis zum Verkauf und anschließend bis zum Ablauf der für dessen Besteuerung maßgeblichen Fristen aufbewahren. Eine pauschale feste Zahl von Jahren lässt sich dafür nicht seriös angeben.

Welche besonderen Branchenfristen gelten?

Die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen einer professionell betriebenen Ferienunterkunft auf Mallorca umfassen insbesondere die dreijährige Speicherung der vorgeschriebenen Gästeregisterdaten ab Ende der gebuchten Leistung. Wer Beherbergung nicht berufsmäßig betreibt, ist nach Art. 5 Abs. 4 des Königlichen Dekrets 933/2021 von dessen Register- und Aufbewahrungspflicht ausgenommen, bleibt aber den dort geregelten Mitteilungspflichten unterworfen.

  • Geldwäscheprävention (prevención del blanqueo de capitales): Verpflichtete bewahren die einschlägigen Sorgfalts- und Transaktionsunterlagen zehn Jahre auf. Nach fünf Jahren ab Ende der Geschäftsbeziehung oder Ausführung des gelegentlichen Vorgangs dürfen nur die internen Kontrollorgane, einschließlich der technischen Präventionseinheiten, und gegebenenfalls die mit der Rechtsverteidigung befassten Personen darauf zugreifen. Nach zehn Jahren sind die Unterlagen zu löschen.
  • Zivil- und Wirtschaftsmediation (mediación en asuntos civiles y mercantiles): Unterlagen, die nach Abschluss nicht an die Parteien zurückgegeben werden, bilden eine Akte. Der Mediator oder die Mediationsstelle verwahrt sie vier Monate nach Verfahrensende.
  • Wirtschaftsprüfung (auditoría de cuentas): Wirtschaftsprüfer und Prüfungsgesellschaften verwahren die Dokumentation jeder Prüfung einschließlich der Arbeitspapiere fünf Jahre ab Datum des Prüfungsberichts.
  • Technische Zentren für Fahrtenschreiber (centros técnicos de tacógrafos): Die Kopie des technischen Berichts jeder berichtspflichtigen Intervention ist mindestens fünf Jahre aufzubewahren; von der Berichtspflicht ausgenommen sind Einbau beziehungsweise Einbau und Aktivierung digitaler Fahrtenschreiber während der Fahrzeug- oder Karosserieherstellung. Heruntergeladene Werkstattkartendaten sind mindestens fünf Jahre ab dem Herunterladen aufzubewahren. Die frühere Regelung des Königlichen Dekrets 425/2005 ist aufgehoben.
  • Handel und Recycling gebrauchter Edelmetallgegenstände: Die vorgeschriebenen Registerbücher sind fünf Jahre ab dem Ende ihrer jeweiligen Nutzung für Gerichte und Verwaltungsbehörden bereitzuhalten.
  • Telekommunikationsdaten: Die besondere gesetzliche Speicherpflicht der erfassten Verkehrs- und Standortdaten endet grundsätzlich zwölf Monate nach der Kommunikation. Durch Verordnung kann sie für bestimmte Datenkategorien auf mindestens sechs Monate verkürzt oder auf höchstens zwei Jahre verlängert werden. Diese gesetzlichen Fristen sind jedoch keine uneingeschränkte Speichererlaubnis: Nach der EuGH-Rechtsprechung ist eine allgemeine und unterschiedslose Vorratsspeicherung von Verkehrs- und Standortdaten zur Bekämpfung auch schwerer Kriminalität grundsätzlich unzulässig; nur eng begrenzte Ausnahmen, etwa bei einer ernsten Bedrohung der nationalen Sicherheit, kommen in Betracht (EuGH, Urteil vom 20. September 2022, C-793/19 und C-794/19).
  • Private Ermittlungen: Ermittlungsberichte sind mindestens drei Jahre zu archivieren. Im Rahmen der Ermittlungen aufgezeichnete Bilder und Töne sind drei Jahre nach Abschluss zu vernichten, außer sie stehen mit einem Gerichtsverfahren, einer polizeilichen Ermittlung oder einem Sanktionsverfahren in Verbindung.
  • Automatisierte Zutrittskontrolle in Casinos und Bingosälen: Die dafür erhobenen personenbezogenen Daten sind nach sechs Monaten seit dem letzten Zutritt zu vernichten.

Wie müssen Papier- und Digitalunterlagen aufbewahrt werden?

Dürfen Rechnungen digital archiviert werden?

Rechnungen dürfen auf Papier oder elektronisch aufbewahrt werden. Das Verfahren muss während des gesamten Aufbewahrungszeitraums die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleisten. Der Steuerverwaltung muss ohne ungerechtfertigte Verzögerung Zugriff möglich sein.

Wer Rechnungen außerhalb Spaniens aufbewahrt, erfüllt die Pflicht nach Art. 22 der Rechnungsverordnung nur bei elektronischer Speicherung, die der Steuerverwaltung Onlinezugriff, Fernabruf und Nutzung ermöglicht. Die Aufbewahrung außerhalb Spaniens ist der AEAT vorab mitzuteilen.

Reicht ein Scan aus?

Für Rechnungen erlaubt die Rechnungsverordnung elektronische Aufbewahrung unter den genannten Voraussetzungen. Daraus folgt jedoch nicht, dass jedes Originaldokument nach dem Scannen vernichtet werden darf. Urkunden, Verträge, notarielle Dokumente oder Unterlagen mit besonderer Beweis- oder Formfunktion sollten im Original erhalten bleiben, solange diese Funktion benötigt wird.

Wie werden personenbezogene Daten richtig gelöscht?

Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt Speicherbegrenzung (limitación del plazo de conservación): Personenbezogene Daten dürfen in identifizierbarer Form grundsätzlich nur so lange gespeichert werden, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist. Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht rechtfertigt die Speicherung innerhalb ihres Umfangs, aber nicht die uneingeschränkte weitere Nutzung.

Ist die Löschung oder Berichtigung fällig, verlangt Art. 32 des spanischen Datenschutzgesetzes grundsätzlich eine Sperrung (bloqueo). Die Daten werden dabei gegen normale Nutzung und Einsicht gesichert und nur für mögliche Verantwortlichkeiten gegenüber Gerichten, Staatsanwaltschaft oder zuständigen Behörden vorgehalten. Nach Ablauf der dafür geltenden Verjährung sind sie zu vernichten.

Wie lange dürfen Videoaufnahmen gespeichert werden?

Bilder aus gewöhnlicher Videoüberwachung sind spätestens einen Monat nach Aufnahme zu löschen. Müssen sie einen Angriff auf Personen, Sachen oder Einrichtungen belegen, dürfen sie hierfür erhalten bleiben; dann sind sie innerhalb von höchstens 72 Stunden ab Kenntnis der relevanten Aufnahme der zuständigen Behörde zur Verfügung zu stellen. Für private Ermittlungen gilt die besondere Dreijahresregel.

Wie lange sollten Verträge und Anwaltsakten erhalten bleiben?

Für Verträge gibt es keine einzige allgemeine Archivfrist. Entscheidend sind der Vertragstyp, noch offene Ansprüche, Gewährleistungs- oder Haftungsfragen und daneben anwendbare Handels-, Steuer-, Arbeits- oder Spezialvorschriften.

Art. 1964 Abs. 2 des Zivilgesetzbuchs (Código Civil) lässt persönliche Ansprüche ohne besondere Frist grundsätzlich fünf Jahre ab dem Zeitpunkt verjähren, zu dem die Leistung verlangt werden kann. Diese zivilrechtliche Verjährung ist keine eigenständige pauschale Fünfjahres-Aufbewahrungspflicht für sämtliche Anwaltsakten. Für die konkrete Akte sind zusätzlich Berufsauftrag, mögliche Ansprüche, Datenschutz und gegebenenfalls die Geldwäschevorschriften zu prüfen.

Was passiert, wenn Unterlagen fehlen oder zu früh gelöscht wurden?

Fehlende Unterlagen können dazu führen, dass Betriebsausgaben, Vorsteuer, Anschaffungskosten, Verbesserungen oder andere steuermindernde Tatsachen nicht nachgewiesen werden können. Das kann die steuerliche Berechnung verschlechtern, auch wenn das bloße Fehlen eines Belegs nicht in jedem Fall dieselbe Rechtsfolge auslöst.

Wer nach ordnungsgemäßer Aufforderung die Prüfung von Büchern, Rechnungen, Dateien oder sonstigen steuerlich relevanten Unterlagen nicht ermöglicht, kann eine schwere Steuerordnungswidrigkeit wegen Widerstands, Behinderung, Ausflucht oder Verweigerung nach Art. 203 Ley General Tributaria begehen. In Arbeits-, Datenschutz- und Sonderbereichen richten sich Folgen und Sanktionen nach der jeweils verletzten Pflicht.

Häufige Fragen (FAQ)

Genügen für alle Steuerunterlagen vier Jahre?

Nein. Die vier Jahre sind der steuerliche Grundfall, aber Fristbeginn und Unterbrechungen müssen geprüft werden. Handelsunterlagen unterliegen regelmäßig sechs Jahren; für bestimmte verrechenbare Steuerpositionen gilt ein zehnjähriges Prüfungsrecht. Bei Immobilien oder später wirksamen Sachverhalten können ältere Nachweise weiterhin benötigt werden.

Muss ich nach einer Betriebsaufgabe noch Unterlagen behalten?

Ja. Die handelsrechtliche Sechsjahrespflicht endet nicht allein durch die Aufgabe der Tätigkeit. Stirbt der Unternehmer, trifft sie nach Art. 30 Código de Comercio die Erben; bei einer aufgelösten Gesellschaft sind die Liquidatoren verantwortlich.

Darf ich meine spanischen Rechnungen auf einem Server in Deutschland speichern?

Grundsätzlich nur unter den Bedingungen für eine Aufbewahrung außerhalb Spaniens: Die Speicherung muss elektronisch erfolgen und der AEAT Onlinezugriff, Fernabruf und Nutzung ermöglichen. Außerdem ist die Aufbewahrung außerhalb Spaniens vorab mitzuteilen.

Wann kann ich Belege zu einer Immobilie entsorgen?

Nicht allein vier Jahre nach dem Kauf. Erwerbsurkunde, Erwerbsnebenkosten sowie Nachweise über Investitionen und Verbesserungen können erst bei einer viel späteren Veräußerung für den Anschaffungswert wichtig werden. Sinnvoll ist die Aufbewahrung bis zum Verkauf und danach bis zum Ende aller dafür maßgeblichen Steuer- und Rechtsfristen.

Dürfen personenbezogene Daten nach Ende der gesetzlichen Frist sofort gelöscht werden?

Der Verarbeitungszweck und weitere Rechtsgrundlagen sind zuerst zu prüfen. Ist die Löschung fällig, kann das spanische Datenschutzrecht zunächst eine gesicherte Sperrung für mögliche Verantwortlichkeiten verlangen. Nach Ablauf dieser Verjährungszeiträume müssen die Daten vernichtet werden.

Quellen

Alle Menschen sind klug.
Die einen vorher, die anderen nachher.

PlattesGroup – auf Mallorca verankert, weltweit vernetzt

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