Jahresabschluss in Spanien: Regeln und Fristen

Der Jahresabschluss in Spanien folgt heute dem Código de Comercio, der Ley de Sociedades de Capital und dem Plan General de Contabilidad (PGC) von 2007. Die frühere Ley de Sociedades Anónimas und der PGC von 1990 sind keine aktuellen Hauptgrundlagen mehr. Welche Dokumente, Fristen und Prüfungen gelten, hängt außerdem von Rechtsform, Größe, Gruppe und Geschäftsjahr ab.

Welche Regeln hat der Jahresabschluss in Spanien?

Das spanische Handelsgesetz (Código de Comercio) enthält in den Artikeln 34 bis 41 die allgemeinen Regeln für Einzelabschlüsse. Die Artikel 42 bis 49 betreffen zusätzlich Konzernabschlüsse. Für Kapitalgesellschaften konkretisieren die Artikel 253 bis 284 der Ley de Sociedades de Capital Aufstellung, Prüfung, Genehmigung und Offenlegung.

Der aktuelle allgemeine PGC wurde durch Real Decreto 1514/2007 genehmigt. Er gilt grundsätzlich für Unternehmen jeder Rechtsform, soweit diese nicht den besonderen PGC für kleine und mittlere Unternehmen (PGC PYMES) anwenden dürfen. Das Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) kann den PGC durch verbindliche Rechnungslegungsnormen weiterentwickeln.

Die Kontennummern, Kontenbezeichnungen und beschriebenen Kontobewegungen sind grundsätzlich nicht selbst zwingend, sofern sie keine Ansatz- oder Bewertungskriterien enthalten. Daraus folgt aber nicht, dass der gesamte PGC freiwillig wäre: Seine verbindlichen Grundsätze, Ansatz-, Bewertungs- und Abschlussregeln bleiben maßgeblich.

Aus welchen Dokumenten bestehen die cuentas anuales?

Der vollständige spanische Jahresabschluss (cuentas anuales) umfasst grundsätzlich fünf Dokumente, die gemeinsam eine Einheit bilden:

Bilanz (balance),
Gewinn- und Verlustrechnung (cuenta de pérdidas y ganancias),
Eigenkapitalveränderungsrechnung (estado de cambios en el patrimonio neto),
Kapitalflussrechnung (estado de flujos de efectivo),
Anhang (memoria).

Darf ein Unternehmen Bilanz und Anhang in Kurzform erstellen, sind Eigenkapitalveränderungs- und Kapitalflussrechnung nicht verpflichtend. Die oft genannte Liste von fünf Dokumenten gilt daher nicht ausnahmslos für jede Gesellschaft.

Ein Jahresabschluss für Unternehmen auf Mallorca folgt derselben staatlichen Systematik. Eine eigene balearische Bilanzordnung gibt es dafür nicht; zuständig für die Hinterlegung ist das Handelsregister am Gesellschaftssitz.

Was bedeutet imagen fiel?

Der Abschluss muss klar abgefasst sein und ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild (imagen fiel) von Vermögen, Finanzlage und Ergebnis vermitteln. Bei der Buchung ist die wirtschaftliche Realität einer Transaktion zu berücksichtigen und nicht allein ihre rechtliche Bezeichnung.

Reichen die gesetzlich verlangten Angaben für dieses Bild nicht aus, müssen im Anhang ergänzende Informationen stehen. Nur in außergewöhnlichen Fällen, in denen eine Rechnungslegungsvorschrift mit der Bildtreue unvereinbar wäre, darf von ihr abgewichen werden. Die Abweichung, ihre Begründung und ihre Auswirkungen sind dann im Anhang offenzulegen.

Zu den zentralen Grundsätzen gehören Unternehmensfortführung, Stetigkeit, Vorsicht, periodengerechte Zuordnung unabhängig von Zahlung, Saldierungsverbot, Einzelbewertung, verlässliche Bewertung und Wesentlichkeit. Diese Leitlinien ersetzen nicht die konkrete Ansatz- und Bewertungsvorschrift für den jeweiligen Bilanzposten.

Wann darf der PGC PYMES angewandt werden?

Der PGC PYMES kann grundsätzlich genutzt werden, wenn ein Unternehmen an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen mindestens zwei der folgenden drei Grenzen einhält:

Kriterium	PGC PYMES	Spezielle Mikrokriterien
Aktiva	höchstens 4 Millionen Euro	höchstens 1 Million Euro
Nettoumsatz	höchstens 8 Millionen Euro	höchstens 2 Millionen Euro
Durchschnittliche Beschäftigte	höchstens 50	höchstens 10

Im Gründungsjahr genügt, dass zwei Grenzen am Ende dieses Geschäftsjahres eingehalten werden. Die Wahl des PGC PYMES ist grundsätzlich mindestens drei Jahre beizubehalten, solange die Berechtigung nicht vorher verloren geht.

Bei einer Unternehmensgruppe sind für die PGC-PYMES-Grenzen die Werte der Gruppenunternehmen zusammenzurechnen; dabei werden die konsolidierungsrechtlichen Eliminierungen und Hinzurechnungen berücksichtigt. Die Größenberechtigung entfällt erst, wenn zwei der drei Grenzen an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr eingehalten werden.

Nicht jedes kleine Unternehmen darf dieses Regelwerk wählen. Ausgeschlossen sind unter anderem Unternehmen von öffentlichem Interesse, Unternehmen einer Gruppe, die Konzernabschlüsse erstellt oder erstellen müsste, Unternehmen mit einer anderen funktionalen Währung als dem Euro und bestimmte Finanzunternehmen.

Die speziellen Mikrokriterien setzen die Wahl des PGC PYMES und grundsätzlich zwei eingehaltene Mikrogrenzen an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen voraus; im Gründungs- oder Umwandlungsjahr genügt der erste Stichtag. Für den Mikrotest sind Gruppenwerte zusammenzurechnen und dem Aktivwert gegebenenfalls die noch offenen finanziellen Verpflichtungen aus den in Artikel 4 Absatz 3 Nummer 1 geregelten Leasingverträgen hinzuzurechnen. Auch die Wahl der Mikrokriterien bindet grundsätzlich für mindestens drei Geschäftsjahre, sofern die Berechtigung nicht vorher entfällt.

Wann ist ein spanischer Jahresabschluss in Spanien verkürzt zulässig?

Für eine Kurzbilanz und einen verkürzten Anhang gelten ebenfalls zwei von drei Grenzen über zwei aufeinanderfolgende Jahre: Aktiva höchstens 4 Millionen Euro, Nettoumsatz höchstens 8 Millionen Euro und durchschnittlich höchstens 50 Beschäftigte. Im ersten Jahr nach Gründung, Umwandlung oder Verschmelzung genügt die Einhaltung von zwei Kriterien am Stichtag.

Für eine verkürzte Gewinn- und Verlustrechnung gelten höhere Grenzen: Aktiva höchstens 11,4 Millionen Euro, Nettoumsatz höchstens 22,8 Millionen Euro und durchschnittlich höchstens 250 Beschäftigte. Kurzbilanz, Kurz-GuV, PGC PYMES und Prüfungsbefreiung dürfen deshalb nicht als identische Kategorien behandelt werden.

Auch bei den Kurzformaten sind grundsätzlich die Gruppenwerte unter Berücksichtigung der konsolidierungsrechtlichen Eliminierungen und Hinzurechnungen maßgeblich. Diese Zusammenrechnung entfällt, wenn die Finanzinformationen des Unternehmens in den Konzernabschluss des Mutterunternehmens einbezogen sind. Unternehmen von öffentlichem Interesse dürfen keine verkürzten Abschlüsse erstellen.

Wer stellt den Abschluss auf und unterschreibt ihn?

Die Geschäftsführer müssen den Abschluss spätestens drei Monate nach Geschäftsjahresende aufstellen. Gleichzeitig sind der gegebenenfalls erforderliche Lagebericht, der Vorschlag zur Ergebnisverwendung und bei Bedarf konsolidierte Unterlagen zu erstellen.

Alle Geschäftsführer müssen Jahresabschluss und Lagebericht unterzeichnen. Fehlt eine Unterschrift, ist in jedem betroffenen Dokument der Grund ausdrücklich anzugeben. Bei einem kalendergleichen Geschäftsjahr endet die dreimonatige Aufstellungsfrist regelmäßig am 31. März des Folgejahres.

Wann ist eine Abschlussprüfung erforderlich?

Kapitalgesellschaften sind grundsätzlich prüfungspflichtig, können aber von der gesetzlichen Prüfung befreit sein, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen mindestens zwei Grenzen einhalten: Aktiva höchstens 2,85 Millionen Euro, Nettoumsatz höchstens 5,7 Millionen Euro und durchschnittlich höchstens 50 Beschäftigte. Im ersten Geschäftsjahr nach Gründung, Umwandlung oder Verschmelzung genügt die Einhaltung von zwei Grenzen am Abschlussstichtag. Die Größenbefreiung geht erst verloren, wenn zwei Grenzen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr eingehalten werden; besondere gesetzliche Prüfungspflichten bleiben unberührt.

Eine Größenbefreiung schließt eine Prüfung nicht vollständig aus. In einer nicht gesetzlich prüfungspflichtigen Gesellschaft können Gesellschafter mit mindestens 5 Prozent des Kapitals innerhalb von drei Monaten nach Geschäftsjahresende beim Handelsregister die Bestellung eines Prüfers auf Kosten der Gesellschaft beantragen. Auch eine freiwillig beschlossene und registrierte Prüfung bleibt möglich.

Der Prüfer muss nach Übergabe der von den Geschäftsführern unterzeichneten Abschlüsse mindestens einen Monat Zeit für seinen Bericht erhalten. Dieser Zeitraum gehört in die Terminplanung vor der Gesellschafterversammlung.

Wann werden die Abschlüsse genehmigt und offengelegt?

Die ordentliche Gesellschafterversammlung tritt grundsätzlich innerhalb der ersten sechs Monate des Geschäftsjahres zusammen. Sie entscheidet über den Abschluss des Vorjahres, die Geschäftsführung und die Ergebnisverwendung. Ab Einberufung können Gesellschafter die vorzulegenden Dokumente und gegebenenfalls Lage- und Prüfungsbericht sofort und kostenlos erhalten.

Innerhalb eines Monats nach Genehmigung müssen die Geschäftsführer die Abschlüsse beim Registro Mercantil am Gesellschaftssitz hinterlegen. Beizufügen sind insbesondere die Bescheinigung über Genehmigung und Ergebnisverwendung sowie – soweit erforderlich – Lagebericht, nichtfinanzielle Erklärung und Prüfungsbericht.

Schritt bei kalendergleichem Jahr	Regulärer äußerster Zeitpunkt
Aufstellung und Unterzeichnung	31. März
Ordentliche Genehmigung	30. Juni
Hinterlegung bei Genehmigung am 30. Juni	30. Juli

Der Handelsregisterführer prüft grundsätzlich innerhalb von 15 Tagen, ob die vorgeschriebenen Dokumente, Genehmigungen und Unterschriften vorliegen. Diese Registerkontrolle ist keine inhaltliche Abschlussprüfung. Hinterlegte Unterlagen werden sechs Jahre aufbewahrt und sind öffentlich zugänglich.

Was passiert bei fehlender Hinterlegung?

Bleibt die Hinterlegung aus, tritt grundsätzlich nach Ablauf eines Jahres seit dem betreffenden Geschäftsjahresende eine Registersperre für weitere gesellschaftsbezogene Eintragungen ein. Ausgenommen sind unter anderem Abberufung oder Rücktritt von Geschäftsführern und Liquidatoren, Widerruf oder Niederlegung von Vollmachten, Auflösung der Gesellschaft und Bestellung von Liquidatoren sowie gerichtlich oder behördlich angeordnete Eintragungen. Die Neubestellung eines Geschäftsführers ist nicht allein deshalb ausgenommen, weil sie zu einem Organwechsel gehört.

Fehlt die Genehmigung des Abschlusses, kann die Registersperre nach Artikel 378 Absatz 5 der Handelsregisterverordnung durch einen fristgerecht eingereichten Nachweis verhindert werden: erforderlich ist eine Bescheinigung des Verwaltungsorgans mit beglaubigten Unterschriften und Begründung der fehlenden Genehmigung oder eine beglaubigte Ausfertigung des entsprechenden notariellen Versammlungsprotokolls. Das Fortbestehen dieses Zustands muss alle sechs Monate nachgewiesen werden. Die Hinterlegungspflicht für Folgejahre bleibt bestehen.

Zusätzlich ist eine Geldbuße von 1.200 bis 60.000 Euro je Gesellschaft und Jahr möglich. Bei einem Jahresumsatz der Gesellschaft oder gegebenenfalls ihrer Gruppe von mehr als 6 Millionen Euro steigt die Obergrenze je Verzugsjahr auf 300.000 Euro. Wird noch vor Einleitung des Bußgeldverfahrens hinterlegt, wird die Sanktion im Mindestmaß festgesetzt und um 50 Prozent reduziert. Die Gesellschaft wird durch die verspätete Hinterlegung nicht automatisch gelöscht.

Welche Pflichten bleiben getrennt?

Laufende Finanzbuchhaltung, Legalisierung der Handelsbücher, Einzelabschluss, mögliche Abschlussprüfung, Hinterlegung, Körperschaftsteuererklärung und gegebenenfalls Konzernabschluss sind eigenständige Pflichten. Ein beim Handelsregister eingereichter Abschluss ersetzt weder die Steuererklärung noch die laufende Buchführung.

Häufige Fragen (FAQ)

Muss jede spanische Gesellschaft fünf Abschlussdokumente erstellen?

Nein. Bei zulässiger Kurzbilanz können Eigenkapitalveränderungs- und Kapitalflussrechnung entfallen. Die Voraussetzungen sind anhand von Größe, Zeitraum und Sonderausschlüssen zu prüfen.

Ist der spanische Kontenplan vollständig zwingend?

Die Rechnungslegungs-, Ansatz- und Bewertungsregeln sind verbindlich. Kontennummern, Kontenbezeichnungen und typische Kontobewegungen sind grundsätzlich optional, soweit sie nicht selbst solche Kriterien enthalten.

Gelten für PGC PYMES und Prüfungsbefreiung dieselben Grenzen?

Nein. Beide Prüfungen verwenden unterschiedliche Schwellen und teilweise zusätzliche Ausschlüsse. Auch die Voraussetzungen für verkürzte Abschlussformate sind gesondert zu bestimmen.

Wer trägt die Verantwortung für den Abschluss?

Die Geschäftsführer müssen ihn fristgerecht aufstellen und vollständig unterschreiben. Fehlt eine Unterschrift, ist der Grund in jedem betroffenen Dokument anzugeben.

Ist der 30. Juli immer die Offenlegungsfrist?

Nein. Die gesetzliche Frist beträgt einen Monat nach der tatsächlichen Genehmigung. Der 30. Juli ergibt sich nur bei kalendergleichem Jahr und Genehmigung am 30. Juni.

Kann eine kleine Gesellschaft trotzdem geprüft werden?

Ja. Neben freiwilliger Prüfung kann eine Kapitalminderheit von mindestens 5 Prozent innerhalb von drei Monaten nach Geschäftsjahresende eine registerbestellte Prüfung beantragen.