KI-Systeme und das Steuerberatergeheimnis

Künstliche Intelligenz kann Steuerkanzleien bei Recherche, Zusammenfassung und Entwürfen unterstützen. Sobald dabei Mandatsdaten verarbeitet werden, treffen KI und Steuerberatergeheimnis jedoch auf Berufsrecht, Strafrecht und Datenschutz. Für grenzüberschreitende Kanzleien mit Mandaten in Spanien oder auf Mallorca kommt es deshalb auf den nachweisbaren Datenfluss und nicht auf das Werbeversprechen des Anbieters an.

Warum ist KI mit Mandatsdaten besonders sensibel?

Die Verschwiegenheitspflicht eines deutschen Steuerberaters erfasst grundsätzlich alles, was ihm in Ausübung seines Berufs bekannt geworden ist. Ausgenommen sind nur offenkundige Tatsachen und Umstände, die ihrer Bedeutung nach keiner Geheimhaltung bedürfen. Der Schutz beschränkt sich daher weder auf Steuererklärungen noch auf Angaben, die ausdrücklich als vertraulich gekennzeichnet wurden.

Auch die strafrechtliche Ebene ist zu beachten. § 203 Strafgesetzbuch schützt anvertraute oder sonst bekannt gewordene fremde Geheimnisse und bezieht weitere mitwirkende Personen in die Schutzkette ein. Beschäftigte und sonstige Hilfspersonen einer Steuerkanzlei müssen in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet und über die strafrechtlichen Folgen belehrt werden. Ausgenommen sind angestellte Personen, die hinsichtlich der Verschwiegenheit denselben Anforderungen wie der Steuerberater unterliegen (§ 62 Satz 4 StBerG).

Der Einsatz eines KI-Systems ändert nichts an der beruflichen Letztverantwortung. Steuerberater müssen unabhängig, eigenverantwortlich, gewissenhaft und verschwiegen handeln. Eine plausibel klingende Modellantwort darf deshalb nicht ohne fachliche Prüfung in ein Mandat übernommen werden.

Wann darf eine Kanzlei einen externen KI-Dienstleister einbinden?

Ein externer Dienstleister darf Berufsgeheimnisse nur insoweit kennenlernen, wie dies für die konkrete Dienstleistung erforderlich ist. Die Kanzlei muss ihn grundsätzlich sorgfältig auswählen und die Zusammenarbeit beenden, wenn der geforderte Geheimnisschutz nicht mehr gewährleistet ist. Das betrifft nicht nur den ersten Vertragsabschluss, sondern auch spätere Änderungen an Funktionen, Speicherorten oder Unterauftragnehmern.

Soweit keine Ausnahme nach § 62a Absätze 6 und 7 StBerG greift, muss der Dienstleistervertrag in Textform insbesondere die Verschwiegenheit, die Belehrung über strafrechtliche Folgen, die Beschränkung der Kenntnisnahme auf das Erforderliche und den Einsatz weiterer mitwirkender Personen regeln. Werden Unterauftragnehmer eingesetzt, müssen auch sie in eine belastbare Verpflichtungs- und Kontrollkette einbezogen sein.

Dient eine externe Leistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, darf der Steuerberater dem Dienstleister Zugang zu fremden Geheimnissen nur mit Einwilligung des Mandanten eröffnen. Die bloße Einwilligung ersetzt die Auswahl- und Vertragsanforderungen nicht. Nach § 62a Absatz 6 StBerG kann der Mandant allerdings ausdrücklich auf die Anforderungen der Absätze 2 und 3 verzichten. Soweit Dienstleister hinsichtlich der jeweiligen Dienstleistung bereits gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, entfällt nach Absatz 7 Satz 2 der dort bezeichnete Vertragsinhalt. Strafrechtliche Pflichten und Datenschutzanforderungen bleiben eigenständig zu beachten.

Sind Cloud-Speicherung und generative KI rechtlich verschieden?

Speichern, Übertragen, Indexieren und Abrufen sind bereits Verarbeitungen personenbezogener Daten. Eine generative KI ergänzt typischerweise weitere Vorgänge: Sie erhält eine Eingabe, ruft gegebenenfalls Dokumente oder Kontext ab, erzeugt eine Ausgabe und kann Nutzungs- oder Feedbackdaten verarbeiten. Cloud-Infrastruktur und KI sind deshalb keine Kategorien von „Nichtverarbeitung“ und „Verarbeitung“.

Für die Freigabe ist der tatsächliche Datenfluss maßgeblich. Dazu gehören Eingaben, Systemanweisungen, abgerufene Dokumente, erzeugte Antworten, Protokolle, Feedback, Supportzugriffe und Löschvorgänge. Auch eine Eingabe, die nicht für das Modelltraining genutzt wird, bleibt eine Verarbeitung und kann dem Steuerberatergeheimnis unterliegen.

Welche DSGVO-Rolle und Rechtsgrundlage braucht die Kanzlei?

Vor dem Einsatz muss für jeden Verarbeitungszweck geklärt werden, ob die Kanzlei Verantwortliche bleibt, der Anbieter als Auftragsverarbeiter handelt oder für einzelne Zwecke eine eigene beziehungsweise gemeinsame Verantwortlichkeit beansprucht. Maßgeblich sind die tatsächliche Funktion und die Entscheidungsmacht über Zwecke und Mittel, nicht allein die Bezeichnung im Vertrag.

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten braucht eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Je nach Zweck kommen insbesondere Vertragserfüllung, rechtliche Pflichten oder ein berechtigtes Interesse in Betracht. Für besondere Kategorien personenbezogener Daten muss zusätzlich eine Ausnahme nach Artikel 9 DSGVO greifen. Eine pauschale Mandanteneinwilligung ist deshalb weder automatisch erforderlich noch stets ausreichend.

Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung muss Gegenstand und Dauer, Art und Zweck, Datenarten, Betroffenengruppen, Weisungen, Vertraulichkeit, Sicherheit, Löschung, Nachweise und die Bedingungen für Unterauftragsverarbeiter abdecken. Die allgemeine Aussage, ein Produkt sei „DSGVO-konform“, ersetzt diese Festlegungen nicht.

Warum reicht die Zusage „kein Training mit Kundendaten“ nicht aus?

Der Ausschluss von Modelltraining beantwortet nur eine einzelne Zweckfrage. Zusätzlich muss die Kanzlei prüfen, wer auf die Daten zugreifen kann, wie lange Eingaben und Ausgaben gespeichert werden, welche Protokolle entstehen, ob Supportpersonal Einsicht nehmen kann und welche Unterauftragnehmer beteiligt sind. Auch Feedbackfunktionen, Löschmöglichkeiten, Zweckänderungen und Datenrückgabe beim Vertragsende gehören in die Prüfung.

Pseudonymisierung kann das Risiko senken, macht Daten aber nicht automatisch anonym. Entfernte Namen reichen nicht aus, wenn seltene Sachverhalte, Dokumentmetadaten oder der Mandatskontext eine erneute Zuordnung erlauben. Nur Daten, die tatsächlich nicht mehr einer Person zugeordnet werden können, fallen als anonymisierte Daten aus dem personenbezogenen Anwendungsbereich der DSGVO heraus.

Wann ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich?

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist nicht bei jedem KI-Einsatz automatisch vorgeschrieben. Sie muss aber vor Beginn erfolgen, wenn die geplante Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen verursacht. Bei der dokumentierten Schwellenprüfung zählen unter anderem neue Technik, Umfang, sensible Daten, systematische Bewertungen und mögliche Auswirkungen auf Betroffene.

Unabhängig vom Ergebnis gelten Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen. Standardmäßig sollen nur die für den festgelegten Zweck notwendigen Daten, Empfänger, Zugriffe und Speicherfristen aktiviert sein. Ein Assistent darf daher nicht vorsorglich sämtliche E-Mails, Akten und Dokumentenablagen einer Kanzlei durchsuchen.

Welche Bedeutung haben EU-Hosting und Drittlandzugriffe?

Personenbezogene Daten dürfen nur unter den Voraussetzungen des Kapitels V der DSGVO in ein Drittland übermittelt werden. Dabei zählt nicht allein der Standort des Rechenzentrums. Fernwartung, Support, Administration und Unterauftragnehmer können einen Drittlandbezug auslösen, obwohl die Daten in der Europäischen Union gespeichert werden.

Wird eine Kanzleidienstleistung im Ausland erbracht, verlangt § 62a Steuerberatungsgesetz grundsätzlich einen mit dem Inland vergleichbaren Schutz der Geheimnisse. Diese berufsrechtliche Prüfung steht neben den datenschutzrechtlichen Regeln. Je nach Zugriffskette sind ein Angemessenheitsbeschluss, geeignete Garantien und gegebenenfalls ergänzende Schutzmaßnahmen zu untersuchen.

Wie sieht eine sichere Kanzlei-KI in Spanien und auf Mallorca aus?

Eine sichere Kanzlei-KI in Spanien kann in einer geeigneten Cloud oder in eigener Infrastruktur betrieben werden. Keine der beiden Varianten ist allein wegen ihres Betriebsorts sicher. Entscheidend sind dokumentierte Datenflüsse, eng begrenzte Berechtigungen, belastbare Verträge, Verschlüsselung, Wiederherstellbarkeit, regelmäßige Wirksamkeitsprüfungen und ein beherrschter Betrieb.

Vor der Freigabe werden der konkrete Anwendungsfall und zulässige Datenklassen festgelegt. Unnötige Mandantendetails bleiben draußen, vorhandene Überberechtigungen werden bereinigt und erste Tests erfolgen mit synthetischen oder belastbar anonymisierten Daten. Je vertraulicher die Daten sind, desto enger müssen Freigabe, Zugriff und menschliche Kontrolle ausfallen.

Ein belastbarer Betriebsprozess umfasst mindestens ein Verzeichnis der eingesetzten Tools und Anwendungsfälle, eine benannte Freigabeverantwortung, die laufende Kontrolle von Anbieter und Unterauftragnehmern, Lösch- und Aufbewahrungsregeln, sichere Protokollierung, einen Vorfallprozess sowie einen Exit- und Datenrückgabeplan. Protokolle sollen Entscheidungen nachvollziehbar machen, ohne vollständige Prompts oder Mandatsinhalte unnötig zu vervielfältigen.

Was gilt für KI und Steuerberatergeheimnis bei Mandaten zwischen Deutschland und Spanien?

Für eine Kanzlei in Spanien gilt die DSGVO unmittelbar. Das spanische Datenschutzgesetz Ley Orgánica 3/2018 (Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten und zur Gewährleistung digitaler Rechte) ergänzt den europäischen Rahmen. Es verdrängt jedoch nicht die deutschen berufsrechtlichen Pflichten eines deutschen Steuerberaters, der am Mandat beteiligt ist.

Bei Mandantendaten in KI-Systemen aus Deutschland, Spanien oder Mallorca müssen die Beteiligten deshalb gemeinsam dokumentieren, wer welche Berufsrolle hat, wo die Verarbeitung stattfindet und welche Personen Zugriff erhalten. Mallorca ist datenschutzrechtlich Teil Spaniens und damit der EU; eine internationale Anbieter- oder Supportkette kann trotzdem Drittlandübermittlungen enthalten. Die Prüfung folgt dem konkreten Mandat und der tatsächlichen Zugriffskette.

Wie müssen Prompts und KI-Ausgaben kontrolliert werden?

Prompts sollen nur die Informationen enthalten, die für den freigegebenen Zweck benötigt werden. Sensible Originaldokumente oder vollständige Akten gehören nicht in ein System, nur weil dessen Oberfläche bequem erreichbar ist. Wo möglich, werden Daten reduziert, pseudonymisiert oder durch abstrahierte Sachverhalte ersetzt.

Ausgaben können überzeugend formulierte, aber falsche Tatsachen, Fundstellen oder Bewertungen enthalten. Jede mandatsrelevante Antwort muss daher von qualifiziertem Personal auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Angemessenheit geprüft werden. Ein zweites KI-System ist kein Ersatz für die Kontrolle anhand der einschlägigen Primärquellen.

Was verlangt die KI-Verordnung von einer Steuerkanzlei?

Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung verlangt in der seit dem 27. Juli 2026 geänderten Fassung Maßnahmen zur Unterstützung der KI-Kompetenzentwicklung bei Beschäftigten und weiteren im Auftrag mit KI befassten Personen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen muss nicht garantiert werden. Zu berücksichtigen sind technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Weiterbildung sowie der Einsatzkontext; ein bestimmtes Schulungsformat schreibt Artikel 4 nicht vor.

Die Verordnung gilt grundsätzlich seit dem 2. August 2026; einzelne Regelungen galten schon früher, während bestimmte weitere Pflichten später anwendbar werden. Typische Hilfen für Recherche, Zusammenfassung oder Entwurf werden nicht allein wegen des Einsatzes künstlicher Intelligenz zu Hochrisiko-Systemen. Maßgeblich sind die konkrete Zweckbestimmung und Verwendung. Bei Systemen zur direkten Interaktion mit natürlichen Personen können zudem Transparenzpflichten greifen.

Häufige Fragen (FAQ)

Darf ein Steuerberater öffentliche KI-Dienste mit Mandatsdaten nutzen?

Nur wenn Berufsrecht, Strafrecht und Datenschutz für den konkreten Dienst und Datenfluss nachweisbar erfüllt sind. Ohne geregelten Vertrag, erforderliche Zugriffsbeschränkung, geeignete Rechtsgrundlage und technische Schutzmaßnahmen dürfen vertrauliche Mandatsdaten nicht allein aufgrund einer allgemeinen Anbieterzusage eingegeben werden.

Reicht die Einwilligung des Mandanten für den KI-Einsatz?

Nein. Eine Einwilligung kann bei einer unmittelbar mandatsbezogenen externen Leistung berufsrechtlich erforderlich sein. Von ihr zu unterscheiden ist der ausdrückliche Verzicht auf Auswahl- und Vertragsanforderungen nach § 62a Absatz 6 StBerG. Auch dieser hebt strafrechtliche Pflichten, Rechtsgrundlage, Datensicherheit und sonstige Pflichten nach der DSGVO nicht auf.

Sind pseudonymisierte Mandatsdaten frei nutzbar?

In der Regel nicht. Solange eine Person mit Zusatzwissen, Metadaten oder Mandatskontext wieder zugeordnet werden kann, bleiben die Daten personenbezogen. Pseudonymisierung ist eine Schutzmaßnahme, aber keine Gleichsetzung mit echter Anonymisierung.

Ist eine lokal betriebene KI automatisch sicher?

Nein. Auch lokale Systeme können durch zu breite Rechte, fehlende Updates, unsichere Protokolle oder unkontrollierte Schnittstellen Risiken schaffen. Sicherheit ergibt sich aus Architektur, Berechtigungen, Betrieb, Prüfungen und dokumentierten Prozessen.

Darf eine Kanzlei auf Mallorca dieselbe KI-Freigabe wie in Deutschland verwenden?

Eine Freigabe kann gemeinsame europäische Anforderungen abdecken, muss aber die konkrete Verarbeitung in Spanien und die Berufsrollen der Beteiligten berücksichtigen. Bei KI und Steuerberatergeheimnis auf Mallorca sind außerdem die tatsächlichen Anbieter-, Support- und Drittlandzugriffe zu dokumentieren.

Kann eine zweite KI die fachliche Kontrolle übernehmen?

Nein. Mehrere Modelle können dieselbe unzutreffende Annahme wiederholen. Mandatsrelevante Ergebnisse müssen qualifizierte Personen anhand belastbarer Primärquellen prüfen; die berufliche Eigenverantwortung verbleibt beim Steuerberater.

Quellen

• Steuerberatungsgesetz, insbesondere §§ 57, 62 und 62a: https://www.gesetze-im-internet.de/stberg/BJNR013010961.html (abgerufen am 16. September 2026).
• Strafgesetzbuch, § 203: https://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__203.html (abgerufen am 16. September 2026).
• Datenschutz-Grundverordnung: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679 (abgerufen am 16. September 2026).
• Europäische Kommission, KI-Verordnung: Anwendungszeitplan und Änderungen durch den AI Omnibus sowie AI Literacy – Questions & Answers, geänderter Artikel 4 (abgerufen am 16. September 2026).
• Bundessteuerberaterkammer, FAQ-Katalog „KI im steuerberatenden Berufsstand“: https://www.bstbk.de/downloads/bstbk/digitalisierung/BStBK_FAQ-KI_end.pdf (abgerufen am 16. September 2026).
• Ley Orgánica 3/2018: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2018-16673 (abgerufen am 16. September 2026).
• Agencia Española de Protección de Datos, Leitfaden „Adecuación al RGPD de tratamientos que incorporan Inteligencia Artificial“, Abschnitte II.D–F, als in Überarbeitung gekennzeichnet: https://www.aepd.es/guias/adecuacion-rgpd-ia.pdf (abgerufen am 16. September 2026).
• Europäische Union: Verordnung (EU) 2026/1744 zur Änderung der KI-Verordnung, insbesondere Neufassung des Artikels 4 und Inkrafttreten, abgerufen am 16. September 2026.