Kurzdefinition: Art. 12 DSGVO ist die Klammer über die Informations- und Betroffenenrechte. Er verlangt, dass der Verantwortliche alle Informationen und Mitteilungen zur Verarbeitung in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in klarer und einfacher Sprache übermittelt. [N-DSGVO-12]
Der Normwortlaut
Art. 12 Abs. 1 DSGVO verpflichtet den Verantwortlichen, die Informationen nach Art. 13 und 14 und die Mitteilungen nach Art. 15 bis 22 und Art. 34 „in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln“; dies gilt insbesondere für Informationen, die sich speziell an Kinder richten. [N-DSGVO-12]
Was verlangt Art. 12 DSGVO?
Verständlichkeit und Zugänglichkeit. Die Norm setzt den formalen Rahmen für die Kommunikation mit der betroffenen Person: Informationen und Mitteilungen müssen präzise, transparent, verständlich und leicht zugänglich sein und in klarer, einfacher Sprache erfolgen. Sie gilt für die Informationspflichten (Art. 13, 14) ebenso wie für die Ausübung der Betroffenenrechte (Art. 15 bis 22, Art. 34). [N-DSGVO-12]
In welcher Form und Frist muss reagiert werden?
In zulässiger Form und fristgebunden. Art. 12 DSGVO sieht schriftliche, elektronische und unter bestimmten Voraussetzungen auch mündliche Kommunikation vor. Der Verantwortliche stellt der betroffenen Person unverzüglich, in der Regel innerhalb eines Monats, Informationen über die auf einen Antrag ergriffenen Maßnahmen bereit. [N-DSGVO-12]
Was gilt für die Kosten?
Grundsätzlich unentgeltlich. Die Information und die Ausübung der Rechte sind nach Art. 12 DSGVO im Grundsatz kostenlos. Nur bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen kann der Verantwortliche ein angemessenes Entgelt verlangen oder die Bearbeitung verweigern. [N-DSGVO-12]
Für welche Informationen gilt Art. 12 DSGVO?
Für Pflichtinformationen und Mitteilungen. Art. 12 Abs. 1 DSGVO erfasst die Informationen nach Art. 13 und 14 sowie die Mitteilungen nach Art. 15 bis 22 und Art. 34 DSGVO. Er ist damit die formale Klammer über die Betroffenenrechte. [N-DSGVO-12]
Welche sprachlichen Anforderungen gelten?
Klarheit und Zugänglichkeit. Die Informationen sind in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in klarer und einfacher Sprache zu übermitteln. Fachchinesisch oder unübersichtliche Darstellungen genügen nicht. [N-DSGVO-12]
Was gilt für Informationen an Kinder?
Besondere Verständlichkeit. Art. 12 Abs. 1 DSGVO hebt hervor, dass dies insbesondere für Informationen gilt, die sich speziell an Kinder richten. An sie gerichtete Informationen müssen besonders einfach und verständlich sein. [N-DSGVO-12]
Häufige Fehlannahmen
- „Datenschutzinformationen dürfen im Kleingedruckten stehen.“ Nein. Art. 12 DSGVO verlangt eine leicht zugängliche, verständliche Form. [N-DSGVO-12]
- „Für Auskünfte darf immer ein Entgelt verlangt werden.“ Nein. Sie sind grundsätzlich unentgeltlich; Ausnahmen gelten nur bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen. [N-DSGVO-12]
- „Der Verantwortliche kann sich beliebig Zeit lassen.“ Nein. Es gilt in der Regel eine Monatsfrist. [N-DSGVO-12]
- „Die Informationen können in juristischem Fachjargon abgefasst sein.“ Nein. Sie sind in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in klarer und einfacher Sprache zu übermitteln, insbesondere gegenüber Kindern. [N-DSGVO-12]
- „Auskunft gibt es nur schriftlich.“ Nein. Die Übermittlung erfolgt schriftlich oder in anderer Form, gegebenenfalls elektronisch; auf Verlangen kann sie mündlich erfolgen, wenn die Identität nachgewiesen ist. [N-DSGVO-12]
Was die Geschäftsleitung tun sollte
- Klar kommunizieren. Datenschutzhinweise verständlich und zugänglich gestalten.
- Fristen einhalten. Anträge in der Regel binnen eines Monats bearbeiten.
- Unentgeltlichkeit beachten. Auskünfte grundsätzlich kostenlos erteilen.
- Identität prüfen. Bei Zweifeln an der Identität zusätzliche Informationen anfordern.
Für die Geschäftsleitung
Art. 12 DSGVO ist der gemeinsame Nenner vieler Betroffenenrechte: Er bestimmt, wie das Unternehmen mit der betroffenen Person kommunizieren muss — verständlich, zugänglich, fristgerecht und in der Regel kostenlos. Wer diese Modalitäten sauber umsetzt, erleichtert die Erfüllung der einzelnen Rechte erheblich.
Quellen
- [N-DSGVO-12] Art. 12 DSGVO (Transparente Information, Kommunikation und Modalitäten für die Ausübung der Rechte). Konsolidierte Fassung (CELEX 02016R0679-20160504). Amtlich: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:02016R0679-20160504
