Aufbewahrungsfristen in Spanien: Warum sechs Jahre nicht immer ausreichen

Unternehmer müssen ihre Geschäftsbücher, Korrespondenz, Belege und sonstigen Geschäftsunterlagen nach Artikel 30 des spanischen Handelsgesetzbuchs (Código de Comercio) grundsätzlich sechs Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem letzten Eintrag in den jeweiligen Geschäftsbüchern. Wer daraus jedoch ableitet, sämtliche Unterlagen könnten nach sechs Jahren ohne Weiteres vernichtet werden, übersieht die steuerrechtlichen Besonderheiten. Denn steuerliche Nachweis- und Prüfungsfristen können dazu führen, dass einzelne Dokumente erheblich länger benötigt werden.

Nach der spanischen Abgabenordnung (Ley General Tributaria) beträgt die allgemeine steuerliche Verjährungsfrist grundsätzlich vier Jahre. Innerhalb dieses Zeitraums kann die Finanzverwaltung unter anderem Steuererklärungen überprüfen und gegebenenfalls Steuern nachfordern.

Diese Vierjahresfrist bedeutet jedoch ebenfalls nicht, dass Unterlagen grundsätzlich nach vier Jahren entsorgt werden dürfen. Für bestimmte Sachverhalte gelten längere Nachweiszeiträume. Besonders relevant sind dabei Anlagevermögen, Immobilieninvestitionen, Vorräte, steuerliche Verlustvorträge und noch nicht genutzte Steuerabzüge.

Anlagevermögen: Unterlagen können Jahrzehnte relevant bleiben

Besitzt ein Unternehmen abnutzbare Wirtschaftsgüter wie Maschinen, Fahrzeuge, Mobiliar, immaterielle Vermögenswerte oder Immobilieninvestitionen, sollten die Unterlagen über deren Anschaffung grundsätzlich während der gesamten Nutzungs- oder Abschreibungsdauer aufbewahrt werden. Hinzu kommt die steuerliche Verjährungsfrist nach Abschluss der Abschreibung.

Wird zum Beispiel im Jahr 2026 ein Wirtschaftsgut erworben, das über zehn Jahre abgeschrieben wird, endet die Abschreibung grundsätzlich erst 2036. Die Körperschaftsteuererklärung wird im Folgejahr eingereicht. Die Anschaffungsunterlagen können daher noch bis in das Jahr 2041 steuerlich relevant sein.

Auch bei einem Verkauf des Vermögensgegenstands bleibt die ursprüngliche Anschaffungsdokumentation wichtig. Sie dient insbesondere dazu, den steuerlich maßgeblichen Veräußerungsgewinn oder -verlust nachzuweisen.

Bei Vorräten und anderen Umlaufvermögenswerten gilt ein vergleichbarer Grundsatz. Solange deren Anschaffungskosten Auswirkungen auf ein späteres Steuerjahr haben können, sollten die Rechnungen und Nachweise erhalten bleiben. Maßgeblich ist daher nicht allein das Jahr des Einkaufs, sondern auch der Zeitpunkt, in dem der Vermögenswert verkauft oder steuerlich berücksichtigt wird.

Verlustvorträge: Zehnjährige Prüfungsfrist beachten

Besondere Vorsicht ist bei steuerlichen Verlustvorträgen geboten. Hat ein Unternehmen sogenannte negative steuerliche Bemessungsgrundlagen (Bases Imponibles Negativas) erzielt, kann die spanische Finanzverwaltung deren Entstehung grundsätzlich während eines Zeitraums von zehn Jahren überprüfen. Die Unterlagen, mit denen diese Verluste nachgewiesen werden – beispielsweise Buchhaltung, Rechnungen und sonstige Kostenbelege –, sollten deshalb lange genug verfügbar bleiben.

Wird der Verlustvortrag allerdings bereits in einem späteren Jahr zur Verrechnung mit positiven Ergebnissen genutzt, ist zusätzlich die steuerliche Verjährungsfrist dieses späteren Steuerjahres zu berücksichtigen. Die tatsächlich erforderliche Aufbewahrungsdauer lässt sich deshalb auch hier nur anhand des konkreten Einzelfalls bestimmen.

Vergleichbare Regel für Steuerabzüge

Eine ähnliche Zehnjahresfrist gilt für noch nicht in Anspruch genommene steuerliche Abzüge. Auch deren Entstehung darf die Finanzverwaltung innerhalb dieses verlängerten Zeitraums überprüfen. Die zugrunde liegenden Nachweise sollten daher so lange aufbewahrt werden, wie sie für eine spätere steuerliche Prüfung noch von Bedeutung sein können.

Sechs Jahre sind nur die Ausgangsregel

Für Unternehmen bedeutet dies in der Praxis: Die sechsjährige Frist des Handelsgesetzbuchs ist eine wichtige Mindestregel, aber keine generelle Freigabe zur Vernichtung älterer Dokumente. Vor der Entsorgung sollte insbesondere geprüft werden:

• ob noch nicht vollständig abgeschriebene oder erst kürzlich veräußerte Vermögenswerte vorhanden sind
• ob ältere Anschaffungskosten weiterhin steuerlich relevant sind
• ob Verlustvorträge bestehen oder in jüngeren Steuerjahren genutzt wurden
• ob noch nicht ausgeschöpfte steuerliche Abzüge vorhanden sind
• ob andere steuerliche Sachverhalte eine längere Dokumentation erforderlich machen

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: "Sind sechs Jahre vergangen?", sondern vielmehr: "Kann dieses Dokument für ein steuerlich noch relevantes Jahr oder einen weiterhin relevanten Vermögenswert benötigt werden?"

Wer ältere Buchhaltungsunterlagen vernichten möchte, sollte deshalb die konkrete steuerliche Situation prüfen. Eine pauschale Aufbewahrungsfrist, die unabhängig von den Umständen eines Unternehmens für jedes Jahr gleichermaßen gilt, gibt es aus steuerlicher Sicht nicht.